II. Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
5. Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Có thể nói vào đầu những năm 90, nền kinh tế của nớc ta mới thực sự chuyển mình hoạt động theo cơ chế thị trờng. Đây là thời gian rất nhiều doanh nghiệp nhà nớc làm ăn thua lỗ đứng trớc bờ vực phá sản. Vì vậy các doanh nghiệp đều phải tổ chức lại sản xuất để có thể thích nghi với tình hình mới.
Năm 1994, công ty cơ khí chính xác số 1 thực hiện chia tách theo phơng án tổ chức lại sản xuất, tổ chức cán bộ, mặt bằng sản xuất, máy móc thiết bị, vật t giá cả và lao động...
38 Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán tài sản cố định Kế toán hàng tồn kho Kế toán tiền mặt kiêm kế toán tiền l- ơng, BHXH, BHYT và KPCĐ Kế toán thành phẩm tiêu thụ, bán hàng và theo dõi công nợ Thủ quỹ
Từ năm 1995, công ty đã thoát khỏi tình trạng làm ăn thua lỗ và cho tới nay, lợi nhuậ ngày càng tăng.
Chỉ tiêu đạt đợc qua các năm (1996 – 1999).
Đơn vị 1.000 đồng.
Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999
- Giá trị tổng sản lợng. 14.000.000 16.000.000 17.200.000 19.500.000- Doanh thu bán hàng. 11.000.000 11.500.000 14.200.000 15.200.000 - Doanh thu bán hàng. 11.000.000 11.500.000 14.200.000 15.200.000 - Nguồn vốn kinh doanh. 7.050.000 7.106.000 7.125.000 7.140.000 Trong đó:
+ Vốn ngân sách. 5.530.000 5.530.000 5.530.000 5.530.000 + Vốn tự bổ sung. 1.520.000 1.576.000 1.595.000 1.610.000
- Vốn vay. 6.200.000 4.500.000 4.000.000 3.800.000
III. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu ở công ty. 1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá vật liệu ở công ty.
1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty.
Để có thể sản xuất ra các loại quạt điện và một số sản phẩm khác nh bơm BRA, bàn nâng hạ, giá đỡ vận chuyển xe Honda cung cấp cho thị trờng, công ty cơ khí chính xác số 1 phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (trên dới lớn hơn 1000 thứ các loại).
Vật liệu của công ty chủ yếu là các kim loại màu nh sắt thép, đồng nhôm, các loại sơn, dây emay... Các loại vật liệu này trớc đây phải nhập ngoại, nay trong nớc đã sản xuất đợc nên rất thuận lợi cho công ty. Ngoài ra còn có một số chi tiết khác của quạt nh công tắc, cánh quạt, bầu quạt, lồng quạt, các loại nhãn mác quạt không ảnh hởng đến tính chất và chất lợng của quạt thì công ty mua của các đơn vị khác trong nớc. Do đó nguồn cung cấp vật liệu rất phong phú, đa dạng cho phép công ty chủ động đợc trong sản xuất. Tất cả các loại nguyên vật liệu sau khi mua về đều đợc kiểm nghiệm, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho. Các loại vật liệu trên là dùng cho sản xuất quạt
điện các loại, ngoài ra vật liệu còn đợc xuất dùng cho sản xuất bàn nâng tạ, bơm BRA, tủ sắt...
Với những đặc điểm trên khiến cho công tác quản lý vật liệu có những nét riêng biệt, yêu cầu công ty phải đa ra những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả vật liệu. Chính vì vậy, tiến hành phân loại vật liệu cũng là một trong những biện pháp góp phần quản lý tốt nguyên vật liệu.
1.2. Phân loại vật liệu.
Với một khối lợng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại khác nhau, mỗi loại có vai trò công dụng rất khác nhau. Muốn quản lý tốt đợc vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý. ở công ty căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý vật liệu thì vật liệu đợc chia thành các loại sau đây:
• Vật liệu chính: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Ví dụ nh thép, đồng, nhôm, dây emay... hay các bán thành phẩm mua ngoài nh môtơ, bầu quạt, cánh quạt...
• Vật liệu phụ: tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất nh: làm thay đổi màu sắc, tăng vẻ đẹp bên ngoài cho sản phẩm (sơn cẩm thạch, sơn đỏ tổng hợp). Hay những vật liệu liệu phụ cần thiết tạo điều kiện cho quá trình chế tạo ra sản phẩm nh: keo dán mác, dung môi pha sơn, xăng (để rửa chi tiết cho sạch)...
• Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu hoả, than củi,, phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty.
• Phụ tùng thay thế sửa chữa: đó là các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh dây curoa, vòng bi...
• Phế liệu thu hồi: chủ yếu là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất nh: sắt thép, đồng, nhôm vụn.
Để phục vụ yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu thì trong từng loại vật liệu lại đợc phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm vật liệu và trong từng nhóm lại phân chia thành từng thứ vật liệu khác nhau.
Ví dụ: Vật liệu chính trong công ty đợc chia thành các nhóm vật liệu sau đây: TK 1521 bao gồm:
TK 1521.N: Nhôm các loại.
TK 1521.T: Thép các loại.
TK 1521.E: Dây emay các loại.
TK 1521.BTP: Bán thành phẩm các loại.
Trong nhóm vật liệu chính, thép lại đợc chia thành các thứ thép khác nhau nh:
Thép góc 25 x 25 x 4.
Thép gió vuông P18.
Thép lục giác S17.
Thép calíp ∅10.
Thép ∅70 x 80.
Nói chung để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu công ty đã tiến hành phân chia vật liệu thành từng loại, từng nhóm, từng thứ khác nhau và việc phân loại tơng đối cụ thể rõ ràng.
Tuy nhiên, với đặc điểm của vật liệu mà công ty sử dụng bao gồm nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất khác nhau nhng công ty cha xây dựng đợc sổ danh điểm vật t, việc mã hoá cho từng thứ vật liệu vẫn cha đợc thực hiện. Điều này gây không ít khó khăn cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu nhật là việc thực hiện cơ giới hoá công tác kế toán.
1.3 Đánh giá vật liệu.
Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện vật liệu bằng chỉ tiêu thớc đo tiền tệ theo nguyên tắc nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu. Đánh giá vật liệu là khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán vật liệu. Đánh giá vật liệu có đầy đủ, chính xác mới biết đợc chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí
vật liệu trong giá thành sản phẩm. Vật liệu công ty sử dụng đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau ở trong nớc. Với các nguồn thu mua khác nhau thì giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho cũng khác nhau.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Phần lớn các đơn vị dịch vụ cung cấp NVL cho công ty đều chịu trách nhiệm chuyên chở đến tận nơI và chi phí vận chuyển đợc tính vào giá mua. Do đó giá vốn thực tế vật liệu nhập kho chính là giá trị ghi trên hoá đơn dòng “cộng tiền hàng”. Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên nếu tiền hoá đơn mua hàng có thuế GTGT thì giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho không bao gồm thuế GTGT, mà thuế GTGT đợc đ- ợc theo dõi ở TK 133 “thuế GTGT đợc khấu trừ”.
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 034911 ngày 15/1/2000 công ty mua thép hợp kim ∅70 x 80 của công ty vật t thiết bị toàn bộ. Tiền hoá đơn GTGT ghi rõ ràng:
Cộng tiền hàng: 36.066.964đ. Cộng tiền GTGT (10%): 3.606.696đ. Cộng tiền thanh toán: 39.673.660đ.
Nhng giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho chỉ là: 36.066.964. Đối với vật liệu công ty tự chế:
Giá vốn thực tế của = Giá thực tế của vật liệu + Chi phí chế biến (tiền lơng vật liệu nhập kho xuất kho chế biến công nhân trực tiếp, gián tiếp * * Đối với vật liệu thu hồi:
Giá thực tế là giá ớc tính có thể tiêu thụ đợc trên thị trờng. Ngoài ra do công ty sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục. Vì vậy sử dụng giá thực tế để hạch toán hàng ngày tình hình biến động (nhập, xuất) vật liệu là khá phức tạp và tốn nhiều công sức. Do vậy, để giảm bớt đợc khối lợng công tác kế toán hàng ngày và phát huy đợc vai trò của kế toán trong công tác quản lý vật liệu, công ty đã sử dụng giá hạch toán phục vụ cho hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Giá hạch toán của vật liệu là giá do kế toán vật liệu tự qui định và đợc sử dụng ổn định trong thời gian dài. Giá hạch toán đợc lấy là giá ghi trên hoá đơn mua đầu tiên của vật liệu đó trong năm (nếu đầu năm vật liệu đó không có tồn kho). Trong trờng hợp vật liệu nào đó đầu năm có tồn kho thì giá hạch toán đợc sử dụng trong năm vẫn chính là giá hạch toán của vật liệu tồn kho đầu năm. Giá hạch toán ở công ty thờng đợc sử dụng trong 2 niên độ kế toán.
Ví dụ: Ngày 1.1.2000 số lợng tồn kho đầu năm trên thẻ kho của vật liệu “sơn cẩm thạch” là 6kg với đơn giá hạch toán là 23.000đ/1kg. Do đó trong năm 2000, kế toán vẫn sử dụng giá 23.000đ/1kg làm giá hạch toán cho vật liệu “sơn cẩm thạch”.
Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về vật liệu, khi sử dụng giá hạch toán hàng ngày, kế toán ghi sổ về nhập xuất, tồn kho vật t theo giá hạch toán.
Giá hạch toán = Số lợng vật t * Đơn giá hạch toán. vật t (nhập, xuất) (nhập, xuất)
Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bớc sau:
- Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu.
- Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ.
Ví dụ: Trong tháng 1/2000 vật liệu phụ sơn cẩm thạch số lợng xuất kho là 63 kg, đơn
giá hạch toán 23.000 đ/1kg. Trị giá hạch toán sơn cẩm thạch xuất kho trong tháng là: 63kg x 23.000 đ/kg = 1.449.000 đ. Giá thực tế của VL đầu kỳ Giá thực tế của VL nhập trong kỳ Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ
Giá hạch toán của VT nhập trong kỳ Hệ số giá (H) Giá HT VL xuất trong kỳ Hệ số giá Giá thực tế của VL xuất trong kỳ.
Căn cứ vào bảng kê số 3 (bảng tính gí thực tế vật liệu) tháng 1/2000, hệ số giá tính chung cho tất cả các loại nguyên vật liệu trong tháng H=1,0036. Vậy giá vốn thực tế của vật liệu phụ sơn cẩm thạch xuất kho trong tháng 1/2000 là: 1.449.000 x 1,0036 = 1.454.216đ.
2. Tổ chức công tác thu mua vật t ở công ty.
* Kế hoạch thu mua vât t.
Hàng năm, cùng với việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch - vật t cũng tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Kế hoạch thu mua vật liệu đợc xây dựng dựa trên cơ sở là kế hoạch sản xuất để xác định nhu cầu về bguyên vật liệu ở từng tháng, quý trong năm kế hoạch. Sở dĩ phải làm nh vậy bởi nhu cầu thu nguyên vật liệu cho từng tháng, quý là khác nhau, thờng là tháng 1, 2, 3 ,4 nhu cầu về nguyên vật liệu là rất lớn để sản xuất quạt phục vụ thị trờng trong mùa hè. Do vậy, hàng năm căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty, khả năng đáp ứng của các nguồn cung cấp vật t trong năm thì phòng kế hoạch vật t tiến hành cân đối giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng vật t của từng nguồn cung cấp để xây dựng kế hoạch thu mua vật t.
Nguồn cung cấp vật t:
Vật t phục vụ cho cả quá trình sản xuất của công ty chỉ mua ở các đơn vị trong nớc (không phải nhập khẩu) đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu. Bởi địa điểm thu mua vật t sẽ ảnh hởng đến giá cả thu mua vật liệu (do bao gồm cả chi phí vận chuyển) từ đó sẽ ảnh hởng đến chi phí sản xuất, thu nhập và lợi nhuận.
Các đơn vị thờng xuyên cung cấp vật liệu cho công ty nh: Công ty vật t thiết bị toàn bộ cung cấp thép, công ty hoá chất sơn Hà Nội cung cấp sơn các loại, công ty Minh Thành (Bộ Quốc Phòng) cung cấp các chi tiết quạt, công ty vật liệu điện cung cấp các loại dây... Ngoài ra công ty còn mua một số vật liệu khác của các tổ chức sản xuất nh: HTX Khơng Trung mua nhãn mác quạt, cơ sở Tiến Phát - miền Nam mua chi tiết quạt.
Với các khách hàng thờng xuyên trên, công ty chủ yếu áp dụng phơng pháp mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phơng thức trả tiền ngay. Trong một vài trờng hợp, nếu ngời cung cấp đồng ý thì công ty mua theo phơng thức hàng đổi hàng. Ví dụ: đổi quạt điện
lấy nhôm... Theo quy định của công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu phải có hoá đơn đỏ do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trờng hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì nhân viên tiếp liệu phải yêu cầu ngời bán viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về số lợng, đơn giá, thành tiền.
Tình hình công tác quản lý vật t ở công ty.
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nó chung và hạch toán vật liệu nói riêng đòi hỏi phải có những điều kiện nhất định. Điều kiện quan trọng đầu tiên là các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu.
Thực tế cho thấy rằng nếu vật liệu mua về nhập kho dù có đảm bảo quy cách, chất l- ợng nhng nếu khâu tổ chức bảo quản không tốt, không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng vật liệu bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất. Điều này sẽ gây ảnh hởng không nhỏ tới quá trình sản xuất, tới chất lợng của sản phẩm.
Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật t là điều cần thiết và không thể thiếu đợc ở bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào, ở công ty, vật t đợc tổ chức thành 4 kho:
- Kho 1: Toàn bộ sắt thép, nhôm, đồng, xăng, sơn, dầu...
- Kho 2: Bao gồm dây emay, dây điện từ, các loại vít, gen...
- Kho 3: Bao gồm toàn bộ bán thành phẩm mua ngoài nh mô tơ, tụ điện, cánh quạt, lồng quạt...
- Kho 4: Kho BTP tự chế nh: stato, rôto, thân, bệ quạt...
ở mỗi kho do 1 thủ kho quản lý và đợc trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo. Hệ thống kho vật liệu ở công ty đều đợc xây dựng gần với các phân xởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyên trở vật liệu từ kho đến phân xởng.
Ví dụ: Kho sắt thép, đồng, nhôm đợc xây dựng gần với phân xởng cơ khí. Kho BTP gần phân xởng lắp ráp.
Để phục vụ cho công tác quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả, công ty đã tiến hành xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Bởi mỗi một loại sản phẩm khác nhau thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu các loại cũng khác nhau.
Ví dụ: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu các loại để sản xuất ra quạt cây khác với quạt bàn và quạt treo tờng.
Phòng kỹ thuật công nghệ có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết của quạt, từng loại quạt. Khi các phân xởng có nhu cầu lĩnh vật t thì phòng kế hoạch - vật t sẽ viết phiếu xuất kho (PXK) dựa trên nhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà công ty giao cho từng phân xởng và định mức tiêu hao vật liệu cho từng chi tiết, từng sản phẩm.
Nói đến công tác quản lý vật t thì không thể không nói đến vai trò của thủ kho. Bởi