II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than
4.Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu
4.1. Thủ tục nhập kho
Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về nguyên vật liệu do nhà n-ớc ban hành.
Tại Xí nghiệp than 917, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài do phòng vật t- mua. Khi nguyên vật liệu về đến Xí nghiệp nếu nhập kho đều phải đ-ợc hội đồng kiểm nhập của Xí nghiệp đ-ợc tiến hành kiểm tra về chất l-ợng, số l-ợng, quy cách, đơn giá, nguồn thu mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và còn phảI kèm theo hợp đồng mua hàng (hoá đơn GTGT)
Phiếu nhập kho ( Xem phụ lục số 16,17,18) đ-ợc chia làm 3 liên với đầy đủ các chữ ký:
-Một liên giao cho thủ kho để nhập nguyên vật liệu vào thẻ kho. (Xem phụ lục số 23)
-Một liên giao cho phòng kế toán giữ và l-u lại.
-Một liên giao cho ng-ời đi mua gửi cùng hoá đơn bán hàng và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
4.2. Thủ tục xuất kho
Đơn vị sử dụng vật t- phải có phiếu lĩnh vật t- để yêu cầu cung cấp chủng loại vật t-- số l-ợng, phiếu này đ-ợc ký duyệt của cơ quản lý về kỹ thuật vật t- và phòng Cơ Điện Vận tải, báo cáo Giám đốc duyệt.
Ng-ời lĩnh mang phiếu đ-ợc duyệt đến kho lĩnh vật t-, khi lĩnh thủ kho xem phiếu cấp hàng nếu thấy đủ đúng điều kiện cấp phát ký vào phiếu xuất kho, ng-ời lính vật t- ký xác nhận.Tuỳ vào mục đích của việc xuất kho nguyên vật liệu mà kế toán ghi theo mẫu quy định.
Phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20,21,22) đ-ợc chia làm 3 liên:
- Một liên l-u gốc
- Một liên mang xuống phân x-ởng đ-a thủ kho
- Một liên gắn vào bảng kê xuất vật t- cuối tháng