a. Kế hoạch nhân sự
■ Kế hoạch tuyển dụng
Đối với các DNVVN, làm sao để có được một lực lượng lao động ổn định, có chất lượng và có thể đem lại lợi thế so sánh là tương đối khó vì môi trường của các DNVVN nói chung chưa thực sự hẫp dẫn những người tài, nhất là bước đầu hình
thành doanh nghiệp phải cần những người đứng đầu các bộ phận có năng lực, kinh nghiệm để giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.
Trên những yêu cầu đó, quy trình thiết lập hệ thống quản trị công việc được thực hiện theo các bước sau:
+ Xác định nội dung của những công việc cần làm và mục tiêu cần đạt đến.
+ Thu thập và phân tích thông tin có liên quan đến công việc, đưa ra một định mức công việc, đánh giá năng lực con người phù hợp với công việc.
+ Thiết kế công việc thành những phần việc mang nội dung cụ thể, có công cụ để đánh giá mức độ hoàn thành
+ Xây dựng các phương án tổ chức, thực hiện công việc + Lựa chọn phương án tốt nhất cho công ty
+ Tổ chức thực hiện, đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. + Rút kinh nghiệm để hoàn thiện dần cơ cấu tổ chức công việc
Yếu tố để hoạch định nguồn nhân lực được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3.4 Hoạch định nguồn nhân sự
■ Kế hoạch đào tạo
Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình học tập làm cho người lao động có thể thực hiện được chức năng, nhiệm vụ có hiệu quả hơn trong công tác của họ.
Sau khi hoạch định nhân sự và tuyển dụng, các doanh nghiệp cũng phải lên kế hoạch đào tạo cho phù hợp với mục tiêu công việc của doanh nghiệp mình. Kế hoạch đào tạo thực hiện qua các bước sau:
- Phân loại hình thức đào tạo cho phù hợp với thực tiễn công việc của từng thời kỳ. - Xây dựng và thực hiện một kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của toàn doanh nghiệp bằng những hoạt động phát triển và đào tạo có tổ chức của những nhóm
Yêu cầu
Chức danh
Điều kiện làm việc Kết hợp nhu cầu và điều kiện
Ứng viên Đặc điểm
khác nhau, thực hiện phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo của người lao động ở mọi trình độ.
- Chuẩn bị chuyên gia để quản lý, điều khiển và đánh giá chương trình đào tạo. - Xây dựng một phương án nghề nghiệp và một kế hoạch phát triển từng thời kỳ nhất định, phù hợp với tiềm năng của công ty, sắp xếp theo thứ tự những nghề nghiệp chủ yếu.
- Nghiên cứu về nhân lực, chuẩn bị những số liệu về cơ cấu lao động và lĩnh vực có liên quan.
Có nhiều hình thức đào tạo nhưng với các DNVVN mới thành lập thì hình thức đào tạo trên công việc là phù hợp vì nó hướng trực tiếp người lao động đến công việc.
b. Tổ chức doanh nghiệp
Có nhiều cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như: Cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến- chức năng, cơ cấu tổ chức chương trình-mục tiêu, cơ cấu vệ tinh, cơ cấu ma trận… Mỗi loại hình doanh nghiệp tuỳ theo quy mô và sản phẩm mà ta có thể chọn một cơ cấu tổ sao cho phù hợp. Đối với các DNVVN thì cần một bộ máy tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, có tính năng động cao.
- Cơ cấu tổ chức ma trận
Nếu doanh nghiệp dự tính kinh doanh nhiều mặt hàng hoặc những mặt hàng phức tạp thì có thể chọn mô hình cơ cấu ma trận, trong cơ cấu này, dễ dàng chuyển nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang dự án khác, sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn. Một điểm nữa là cơ cấu này thường sử dụng cho mục tiêu trung và ngắn hạn nên phù hợp với các doanh nghiệp mới thành lập, nhân viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ. Trong cơ cấu này, ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. Trong cơ cấu này, mỗi nhân viên hoặc bộ phận của một của bộ phận trực tuyến được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. Đối với doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu trên vẫn phù hợp vì hoạt động của doanh nghiệp coi như một đề án. Những người thực hiện trong các bộ phận sản xuất cũng là những người thực hiện trong các bộ phận chức năng, nhất là vị trí lãnh đạo.
Sơ đồ 3.5 cơ cấu tổ chức ma trận
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Đối với hầu hết các DNVVN mới thành lập thì sản phẩm, thị trường còn đơn giản nên ta có thể dùng cơ cấu trực tuyến là phù hợp nhất. Với cơ cấu này, tổ chức phân theo nhóm để lãnh đạo từ trên xuống dưới. Công ty Minh Hiếu cũng áp dụng cơ cấu quản lý này, giám đốc trực tiếp điều hành 3 bộ phận chính là bộ phận thu mua, bộ phận nghiên cứu và chế biến, bộ phận giao hàng. Trong đó mỗi bộ phận lại chia ra các bộ phận nhỏ hơn do nhóm trưởng quản lý.
Sơ đồ 3.6 Mô hình tổ chức trực tuyến Công ty Minh Hiếu
Nói tóm lại, cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô, trình độ sản xuất và quản lý và cả vấn đề sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp. Xét ở khía cạnh khởi nghiệp các DNVVN, thì mô hình tổ chức phải đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt và tránh chồng chéo, lãng phí. Trưởng phòng bán hàng Trưởng phòng mua hàng Bếp trưởng GIÁM ĐỐC KV3 KV2 KV1
3.1.2.5 Một số chiến lược cho doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh có rất nhiều chiến lược chức năng được thực hiện, trong bản kế hoạch kinh doanh cần xây dựng các chiến lược cơ bản sau:
a. Chiến lược marketing
Xây dựng chiến lược marketing để xác định cho công ty một hướng đi bằng việc xác định các hướng đi cụ thể về những vấn đề sau:
+ Xác định vị thế trong phân khúc của mình.
Chiến lược marketing trước hết phải hướng công ty đến một vị trí nào đó trong phân khúc thị trường mình kinh doanh. Như công ty Minh Hiếu định hình công ty của mình nhằm có được vị trí hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ thức ăn lưu động tại những trung tâm thương mại lớn trong thành phố.
+ Xác định thị trường mục tiêu.
Minh Hiếu nhằm vào các đối tượng là nhân viên văn phòng, cán bộ công sở trở lên, những người muốn có bữa sáng hay bữa trưa nhanh, thuận tiện và linh hoạt.
+ Định vị sản phẩm.
Minh Hiếu tạo sự khác biệt và định vị khác hẳn so với các đối thủ cạnh tranh như các cửa hàng đồ ăn nhanh hay các cửa hiệu bán đồ ăn sẵn mang về, đó là sản phẩm cung cấp độ dinh dưỡng cao, 100% nguyên chất, không phẩm màu, chất phụ gia hay chất bảo quản, kèm theo là thức uống xanh, đồ ăn và khẩu phần ăn hết sức tiện lợi. Cách đóng gói và vận chuyển vệ sinh, dùng hộp và gói vệ sinh, dễ phân huỷ để bảo vệ môi trường.
+ Định giá sản phẩm
Sản phẩm của Minh Hiếu có giá bằng hoặc cao hơn một chút so với đối thủ cạnh tranh. Do đó, các hoạt động xúc tiến bán hàng và quảng cáo như cho dùng thử hàng mẫu miễn phí, có các thông tin tư vấn dinh dưỡng cho khách hàng để khách hàng nhận ra sự khác biệt và chấp nhận giá bán của công ty.
+ Quảng cáo và xúc tiến bán hàng.
Để hỗ trợ mở rộng bán hàng, mỗi một công ty phải sử dụng những loại hình thức quảng cáo khác nhau tuỳ từng đối tượng khách hàng mục tiêu. Hiện nay có rất nhiều kênh quảng cáo và cách làm quảng cáo như: Quan hệ công chúng (PR), truyền hình, internet, báo, tạp chí…Khi tổ chức quảng cáo, xúc tiến bán hàng cần chú ý hai vấn đề sau:
Thứ nhất, việc chọn loại hình quảng cáo phụ thuộc vào đối tượng khách hàng. Ví dụ các sản phẩm dành cho trẻ sơ sinh và trẻ em thì quảng cáo trên các kênh dành cho phụ nữ, bà mẹ, các sản phẩm dành cho nam giới thì quảng cáo trên các chương trình thể thao…Ngày nay, thói quen tiêu dùng có nhiều thay đổi nên cách quảng cáo cũng
có thể thay đổi. Ví dụ như phụ nữ thường hay mua sắm cho chồng hay bạn trai, do đó các sản phẩm dành cho đàn ông có thể quảng cáo trên các kênh mà phụ nữ hay xem.
Thứ hai, Dự tính chi phí và tác động của quảng cáo lên doanh thu của công ty. Như công ty Minh Hiếu xem xét việc sử dụng các phương tiện quảng cáo như ti vi, báo rao vặt, báo tiếp thị để quảng cáo với kế hoạch dành ít nhất 10% lợi nhuận trong năm đầu cho quảng cáo, tiếp thị. Căn cứ vào quyết định đó, hoạt động quảng cáo và hỗ trợ bán hàng được ưu tiên theo tính hiệu quả thực tế với chi phí như sau: Bảng 3.1: Chi phí quảng cáo và hỗ trợ bán hàng dự tính dự tính
Quảng cáo Hỗ trợ bán hàng
TV (5 triệu /30 giây QC/ 1 Kênh Hàng miễn phí (20000x100 phần/ngày)
Đài FM (khoảng 1 triệu /60 giây) Phiếu mua hàng (2phiếux200000d/ngày)
Quảng cáo báo chí (5 triệu /kỳ) Thẻ giảm giá mua thường xuyên ( 5%)
Quảng cáo trên xe hàng (5 triệu) QC trên tờ bướm ( 10 triệu/2000 tờ)
Thưởng đồ uống nhẹ (do công ty nước giải khát tài trợ.
Qua tính toán nếu quảng cáo thường xuyên trên báo và đài thì ngân sách sẽ tốn ít nhất 10% nên Minh Hiếu tiến hành quảng cáo trên xe giao hàng của công ty và xe Bus với chi phí chỉ 10 triệu 1 năm, còn lại là phát tờ rơi đến các văn phòng và thực hiện tặng đồ uống nhẹ…
Tóm lại, trong chiến lược marking doanh nghiệp chú ý xác định rõ các mục tiêu của công ty hướng tới, trong đó xác định cho được phân khúc thị trường, khách hàng mục tiêu để định vị đúng sản phẩm và giá bán, có các chương trình quảng cáo và xúc tiến bán hàng phù hợp tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
b. Chiến lược bán hàng
+ Dự báo bán hàng. Dự tính doanh thu chỉ tiêu trong tháng và hằng năm, trên cơ sở là năm năm tiếp theo. Đây là yếu tố chính của bản kế hoạch kinh doanh.
Ước tính doanh số bán hàng được tính toán dựa trên cơ sở khách hàng, quy mô thị trường và thị phần dự tính sẽ thâm nhập, tham khảo doanh số của đối thủ sẵn có, mức độ tăng trưởng của ngành, số liệu của các cơ quan thống kê, cơ quan quản lý hay các hiệp hội có liên quan. Khi diễn giải số liệu cần phân tích môi trường và xu hướng phát triển, nhận dạng những nhân tố ảnh hưởng đến doanh số và những giải pháp kèm theo. Những con số trên có ý nghĩa quan trọng trong các kế hoạch khác như kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính…
Doanh nghiệp sẽ triển khai hoạt động kinh doanh dựa vào bảng ước tính doanh số, trong đó các chỉ tiêu được cụ thể hoá thành các con số như ngày tháng, ngân sách, nguồn lực.
- Kênh phân phối trực tiếp là phù hợp với các DNVVN mới thành lập. - Phân chia vùng thị trường, phương tiện vận chuyển, bảo quản, trưng bày. - Một số vấn đề liên quan đến bán hàng như giao hàng, bảo hành.
- Phương thức thanh toán cũng phải tính đến như là một nhân tố quan trọng. Với các doanh nghiệp mới hình thành, nguồn vốn là một khó khăn nên khả năng thu hồi công nợ luôn phải được đặt ngang hàng với khả năng tiêu thụ.
Kế hoạch bán hàng tách rời với hoạt động marketing nhưng luôn song hành và đi đôi với nhau. Marketing là phát hiện nhu cầu khách hàng, cho khách hàng biết đến sản phẩm của mình, nhưng bán hàng là hoạt động đưa hàng tới tay khách hàng một cách tốt nhất, nó phải làm sao cho tương xứng với hoạt động marketing. Có những công ty làm rất tốt công tác quảng cáo và nhiều khách hàng chú ý đến sản phẩm nhưng khi muốn mua lại rất khó khăn vì kênh bán hàng của doanh nghiệp không đến được với khách hàng.
Đối với công ty Minh Hiếu, những hiệu ăn và xe bán đồ ăn lưu động có một lợi thế nhất định so với đối thủ. Một số những khẩu phần ăn sáng được gói sẵn, không cần đầu bếp, loại bỏ chi phí cho nhân viên chờ đợi để phục vụ nên chi phí bán thấp. Minh Hiếu cũng đề phòng đối thủ hiện tại và tương lai bằng cách tìm hiểu và ký hợp đồng thuê địa điểm tại các trụ sở cơ quan và toà nhà văn phòng. Bên cạnh đó, công ty cũng tính toán xây kho hàng bảo quản đồ ăn để phân phối hiệu quả hơn.
c. Chiến lược định vị doanh nghiệp
Địa điểm của doanh nghiệp là yếu tố cần thiết để giảm chi phí hoặc tăng cơ hội của khách hàng dừng chân tại nơi kinh doanh để xem các sảm phẩm hoặc đưa ra các yêu cầu dịch vụ của bạn.
Cho dù doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh thương mại dịch vụ thì địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng đóng góp vào thành công của doanh nghiệp. Việc thành công hay thất bại của một doanh nghiệp bán lẻ phụ thuộc rất lớn vào địa điểm.
Tiêu chí về địa điểm - Tiêu chí về quy hoạch
Mọi thành phố, khu phố đều có quy hoạch phát triển, trong đó có quy hoạch phát triển sản xuất, nhất là những ngành nghề có nguy cơ đe dọa đến môi trường sống, văn hóa… Nếu am hiểu về quy hoạch thì bạn cũng đón đầu được cơ hội có những địa điểm tốt tại thời điểm hiện tại hay tương lai, điều này có ý nghĩa đặc biệt cho việc phát triển của doanh nghiệp sau này, nhất là các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như ăn uống, bán lẻ, siêu thị…
+ Có thể mở rộng trong tương lai. Điều này rất quan trọng vì hiện tại không đủ tiền để mua hay thuê đất lớn nhưng phải dự trù cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
+ Thuận tiện cho giao thông. Vận chuyển luôn làm gia tăng chi phí đầu vào và đầu ra cho các doanh ghiệp. Nó còn ảnh hưởng đến khả năng giao hàng nhanh của doanh nghiệp đến những thị trường trọng điểm đã dự trù.
+ Cơ sở hạ tầng phù hợp + Có sẵn nguồn lực lao động
- Tiêu chí cho các doanh nghiệp bán lẻ
Mỗi doanh nghiệp bán lẻ hay thương mại đều có tiêu chí chọn địa điểm riêng nhưng nhìn chung là phải thuận tiện. Ví dụ các con đường một chiều thì chiều thuận luôn làm gia tăng doanh số đáng kể, hay một cửa hàng bán bánh cần ở thuận chiều buổi sáng đi làm, mặt khác, cửa hàng bán rượu thì nên ở bên đường khi đi làm về. + Chọn một trung tâm phù hợp. Một số doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả trong các trung tâm lớn nhưng một số khác thì lại thành công ở những trung tâm nhỏ hơn tùy mặt hàng.
+ Thông tin về nhân chủng học có thể cung cấp thông tin về vùng lân cận, cung cấp về dân số, gia đình, độ tuổi, thu nhập… trong vòng bán kính thị trường doanh nghiệp hướng đến.
+ Mật độ lưu thông: Mật độ lưu thông nói lên sức mua và sự thu hút của doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng mà người tiêu dùng tiện ghé qua.
+ Khoảng cách với đối thủ cạnh tranh. Phải biết các doanh nghiệp cạnh tranh đang ở đâu, họ đang làm gì và họ thực hiện như thế nào?
+ Có thuận tiện cho việc đỗ xe. Đảm bảo có chỗ đỗ xe thuận tiện, khách hàng thường thích những nơi thuận tiện đỗ xe.
+ Người khởi nghiệp cũng có thể dùng chính nhà mình để làm địa điểm kinh doanh, điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí bỏ ra ban đầu.
• Những điều cần cân nhắc mua hoặc thuê địa điểm.