a/ Lập lệnh, kiểm soát, xử lý lệnh
* Kế toán giao dịch: có nhiệm vụ nhận và kiểm soát, xử lý chứng từ
theo quy định.
+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của việc lập chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ, hợp pháp, chuyển kiểm soát duyệt, kế toán hạch toán vào tài khoản thích hợp, ghi sổ bút toán lên góc bên phải chứng từ chuyển tiền. Nếu chứng từ có sai sót trả lại khách hàng yêu cầu lập lại.
+ Nhập dữ liệu trên chứng từ vào chơng trình chuyển tiền nội tỉnh (tạo dữ liệu gốc chuyển tiền) gồm các yếu tố nh sau: Tên, địa chỉ, số giấy CMND, tài khoản, tên ngân hàng, mã ngân hàng phục vụ của ngời phát lệnh và ngời nhận, nội dung chuyển tiền, số tiền bằng số, số tiền bằng chữ…
+ Kiểm soát lại thông tin đã nhập vào máy, ký trên chứng từ giấy (chứng từ gốc chuyển tiền), sau đó chuyển chứng từ gốc đồng thời với việc truyền dữ liệu qua mạng máy tính cho kế toán xử lý
* Kế toán chuyển tiền:
+ Kiểm soát: Nhận chứng từ và dữ liệu qua mạng máy tính, kế toán chuyển tiền nhập lại but toán, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hợp pháp của nghiệp vụ, chữ ký của kế toán giao dịch, kiểm tra sự khớp dữ liệu trên máy và chứng từ.
- Lập lệnh chuyển tiền:
+ Lệnh chuyển tiền đợc lập riêng cho từng chứng từ chuyển tiền
+ Căn cứ vào chứng từ chuyển tiền, kế toán chuyển tiền bổ xung thêm các yếu tố còn lại để hoàn chỉnh một lệnh chuyển tiền trên cơ sở dữ liệu kế
chuyển tiền và chuyển toàn bộ dữ liệu lệnh chuyển tiền cùng với chứng từ gốc cho ngời kiểm soát.
- In, xử lý lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền đã gửi đi, tùy theo số l- ợng giao dịch thực tế phát sinh hoặc cách tổ chức lu chứng từ, đơn vị có thể l- u trữ lệnh chuyển tiền dới dạng chứng từ điện tử hoặc in một liên lệnh chuyển tiền, đóng kèm với chứng từ gốc vào nhật ký chứng từ.
* Ngời kiểm soát: Ngời kiểm soát kiểm tra sự khớp đúng giữa lệnh
chuyển tiền trên máy với chứng từ gốc do kế toán chuyển tiền đến.
Đảm bảo dữ liệu đã nhập đầy đủ, chính xác, khớp đúng với chứng từ chuyển tiền của khách hàng. Kiểm tra các chữ ký của kế toán giao dich, kế toán chuyển tiền trên chứng từ giấy. Nếu có sai sót chuyển lại cho kế toán giao dịch hoặc kế toán chuyển tiền xử lý. Nếu đúng nén file gửi lệnh chuyển tiền đi.
b/ Hạch toán, xử lý các khoản chuyển tiền đi
* Hạch toán:
+ Đối với lệnh chuyển tiền Nợ: TK thích hợp
Có: TK chuyển tiền đị nội tỉnh năm nay + Đối với lệnh chuyển nợ:
Nợ: TK chuyển tiền đi nội tỉnh năm nay Có: TK thích hợp
* Xử lý các lệnh chuyển tiền:
Trờng hợp sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin file chuyển tiền điện tử đi có thể bị lỗi hoặc thất lạc, Ngấn hàng phải gửi lại file cho ĐVTCTT. Nếu không thể gửi đợc lệnh chuyển tiền đi trong ngày, Ngân hàng thoái duyệt lệnh chuyển tiền đồng thời ghi sổ theo dõi chứng từ chuyển tiền cha chuyển đi do
sự cố kỹ thuật. Ngày làm việc tiếp theo ngân hàng phải xuất sổ theo dõi lập lệnh chuyển tiền gửi đi.