1. Thu tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ:
Việc luân chuyển chứng từ thu tiền mặt phải đảm bảo thực hiện theo nguyên tắc: “thu tiền trớc, ghi sổ sau”, tức là thủ quỹ sau khi đã thu đủ tiền, ký trên chứng từ, vào sổ quỹ sau đó kế toán mới vào sổ kế toán.
Khi khách hàng có yêu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ Ngân hàng thì tùy theo nội dung khoản nộp để viết giấy nộp tiền. Nếu nộp để chuyển đi Ngân hàng khác thì lập 2 liên giấy nộp tiền.
Quy trình luân chuyển chứng từ nh sau: Sau khi nhận đợc giấy nộp tiền của khách hàng, kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các yếu tố ghi trên giấy nộp tiền, tiến hành vào máy, ký tên trên chứng từ rồi chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra lại chứng từ, chuyển sang bộ phận quỹ. Kiểm ngân nhận đợc bảng kê nộp tiền của khách hàng và giấy nộp tiền , sẽ kiểm đếm số tiền khách hàng nộp vào sao cho khớp đúng với bảng kê khớp đúng với chứng từ. Sau đó tiến hành ghi sổ quỹ, ký tên len chứng từ và trả lại kế toán viên để chuyển sang bộ phận nhật ký chứng từ và lu trữ.
* Nếu khách hàng nộp tiền vào tài khoản tiền gửi:
Nợ tài khoản tiền mặt tại đơn vị: Số tiền Có tài khoản tiền gửi của ngời nộp: Số tiền + Xử lý 2 liên chứng từ:
- Liên 1 dùng làm chứng từ ghi có vào TKTG của ngời nộp - Liên 2 dùng làm biên lai thu tiền cho ngời nộp
* Nếu khách hàng nộp tiền để chuyển đi ngân hàng khác:
+ Hạch toán:
Nợ tài khoản tiền mặt tại đơn vị: Số tiền Có chuyển tiền điện tử: Số tiền
+ Xử lý 2 liên giấy nộp tiền:
- Liên 1 dùng làm chứng từ ghi TK có - Liên 2 dùng làm biên lai thu tiền Ví dụ thực tế:
Ngày 20/9/2008 tại Ngân hàng Công Thơng Hai Bà Trng nhận đợc 2 liên giấy nộp của ông Trần Thế Kôi ở Ngõ Quỳnh có tài khoản 650760038950 (tại Ngân hàng Công Thơng Hai Bà Trng) yêu cầu nộp tiền vào tài khoản số tiền là: 80.000.000 đồng. Khi nhận đợc 2 liên giấy nộp tiền của ông Kôi, kế toán viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các yếu tố ghi trên chứng từ: họ tên ngời nộp, tên tài khoản, ngân hàng mở tài khoản vào máy. Ký tên lên chứng từ rồi chuyển cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, ký tên lên chứng từ rồi trả lại cho kế toán viên. Kế toán báo cáo xin chữ ký của Giám đốc xong chuyển sang bộ phận quỹ để thực hiện thu tiền. Kiểm ngân thu tiền xong, ký tên chứng từ rồi trả lại kế toán viên hạch toán:
Liên 1 dùng làm chứng từ ghi cho TKTG của ông Kôi Liên 2 trả lại cho ông Kôi làm biên lai thu tiền
Kết luận: Nh vậy so với lý thuyết đã học ở trờng và chế độ đang áp dụng tại Ngân hàng Công Thơng Hai Bà Trng em thấy số lợng các liên chứng từ mà khách hàng phải nộp là khác nhau.
Nếu khách hàng nộp vào TKTG thì nộp vào 2 liên giấy nộp tiền mà theo lý thuyết đa học là 3 liên, liên 3 dùng làm giấy báo có tiền gửi đơn vị nộp tiền.
Nếu khách hàng nộp tiền để chuyển đi ngân hàng khác thì nộp vào 2 liên giấy nộp tiền mà theo lý thuyết đã học thì nộp vào 4 liên, liên 3 và liên 4 kèm giấy báo liên hàng gửi sang ngân hàng chấp nhận trả tiền.
Còn về quy trình chuyển chứng từ thu tiền mặt giữa lý thuyết với chế độ đang áp dụng tại ngân hàng là giống nhau.
2. Chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ ngân hàng:
Để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng, việc luân chuyển chứng từ chi tiền mặt phải thực hiện theo nguyên tắc “ghi sổ trớc, chi tiền sau”, tức là kế toán phải kiểm soát xem số d tài khoản có đủ khả năng chi trả không, nếu đủ thì sau khi ghi sổ mới chuyển sang thủ quỹ để chi tiền.
* Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt nh sau:
Khách hàng có nhu câu lĩnh tiền thì nộp séc lĩnh tiền mặt, hoặc giấy lĩnh tiền (rút tiền bằng giấy CMND), giấy lĩnh tiền mặt (rút tiền từ TK) cho kế toán viên giữ tài khoản của mình. Sau khi hoàn thành kiểm soát và ghi sổ, kế toán viên chuyển chứng từ cho kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra, ký tên rồi chuyển cho thủ quỹ để thực hiện chi tiền. Thủ quỹ kiểm tra lại chứng từ một lần nữa, kiểm soát giấy tờ CMND sau đó chi tiền cho khách hàng và ký vào nơi quy định. Sau khi hoàn thành chi tiền, vào sổ quỹ, thủ quỹ chuyển chứng từ cho kiểm soát đa vào bộ phận nhật ký chứng từ và lu trữ.
* Nếu khách hàng lĩnh tiền mặt bằng séc:
- Hạch toán:
Nợ TKTG của ngời phát hành séc: Số tiền Có TK tiền mặt tại đơn vị: Số tiền
Xử lý: Tờ séc ngân hàng lu lại chứng từ ghi nợ TKTG của khách hàng. Cuốn séc trả lại ngời phát hành
* Nếu khách hàng viết giấy lĩnh tiền:
Hạch toán:
Nợ TKTG của ngời lĩnh tiền: Số tiền Có TK tiền mặt đơn vị: Số tiền Ví dụ thực tế:
Ngày 22/9/2008 tại Ngân hàng Công Thơng Hai Bà Trng có phát sinh nghiệp vụ sau: nhận đợc giấy lĩnh tiền mặt của bà Nguyễn Thuý Hoà yêu cầu rút tiền từ tài khoản 471101.010001, số tiền là: 25.000.000 đồng.
Khi nhận đợc giấy lĩnh tiền mặt của bà Hoà, kế toán viên yêu cầu bà xuất trình giấy CMND để đối chiếu,kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, chữ ký của chủ tài khoản, các yếu tố ghi trên chứng từ, kiểm tra số d trên TKTG của bà Yến. Sau đó hạch toán vào máy:
Nợ TK gửi khách hàng : 25.000.000 đ Có TK tiền mặt : 25.000.000 đ
Chứng từ đợc chuyển sang kiểm soát viên để kiểm tra lại các yếu tố theo quy định, ký tên và chuyển cho thủ quỹ để chi tiền. Thủ quỹ chi tiền xong, vào sổ quỹ rồi chuyển trả chứng từ để đa vào bộ phận đóng tập lu trữ.
Kết luận: Nh vậy, so vơi lý thuyết đã học ở trờng và chế độ đang áp dụng tại Ngân hàng Công Thơng Hai Bà Trng em thấy về quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt không có gì khác nhau.
3. Mối quan hệ giữa kế toán và quỹ.
Để đảm bảo khớp đúng số liệu thu chi, tồn quỹ tiền mặt cuối ngày giữa kế toán và ngân quỹ thì hàngn ngày khi kêt thúc giao dịch với khách hàng phải tiến hành đối chiếu số liệu giữa kế toán và ngân quỹ. Yêu cầu phải đảm bảo khi đối chiếu.
Tổng thu trên mặt nhật ký quỹ của kế toán phải bằng tổng thu tiền mặt trên sổ do thủ quỹ quản lý.
Tổng chi trên nhật ký của kế toán phải bằng tổng cho tiền mặt trên sổ quỹ do thủ quỹ quản lý.
D nợ TK tiền mặt (tồn quỹ cuối ngày) do kế toán quản lý phải bằng tồn quỹ trên sổ quỹ và số tiền mặt thực so do quỹ bảo quản trong két.
* Trình tự đôic chiếu:
Kiểm soát tiền mặt cộng sổ nhật ký quỹ để tìm ra tổng thu, tổng chi, tồn quỹ cuối ngày:
Tồn quỹ tồn quỹ cuôi ngày tổng thu TM tổng chi TM cuối ngày = hôm trớc + trong ngày - trong ngày
Thủ quỹ cộng sổ quỹ để tìm ra tổng thu, tổng chi, tồn quỹ cuối ngày và kiểm đếm số tiền mặt thực tế còn trong kho, két, sau đó công bố số liệu để kiểm soát tiền mặt đối chiếu theo.
Khi đối chiếu đảm bảo đợc 3 yêu cầu trên thì thủ quỹ, kế toán, giám đốc cùng ký tên vào sổ quỹ do thủ quỹ bảo quản.
Về nguyên tắc, tồn quỹ thực tế cuối ngày phải bằng tồn quỹ trên sổ sãhs nhng do nhiều nguyên nhân khác nhau so thể xảy ra chênh lệch thừa quỹ hay thiếu quỹ. Khi xảy ra thừa, thiếu quỹ phải xử lý theo đúng chế độ.
Về phần xử lý tồn quỹ cuối ngày, trong quá trình thực tập em không đợc tiếp cận nên trong báo cáo em không trình bày.
4. Kế toán điều chuyển tiền mặt thuộc quỹ nghiệp vụ.
Trong thời gian thực tập em không đợc tiếp cận với phần thực hành kế toán này nên trong báo cáo em không đề cập.