Giải pháp thực hiện tốt hơn các hợp đồng nhập khẩu tại công ty

công ty VIRASIMEX

Khi ký kết hợp đồng phải xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng, phải đàm phán sao cho có lợi nhất với công ty và tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng sau này.

Khi thực hiện hợp đồng luôn cố gắng giữ uy tín trong kinh doanh của mình với bạn hàng, tự giác thực hiện nghĩa vụ của mình đúng tíên độ được quy định trong hợp đồng.

Phát hiện và khắc phục những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng như những lỗi về mở L/C, lỗi về nhận hàng, lỗi về thủ tục hải quan…sao cho hạn chế đến mức tối thiểu những chi phí phát sinh do những lỗi đó gây ra.

3.2. Giải pháp thực hiện tốt hơn các hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX. ty VIRASIMEX.

• Khi đàm phán ký kết hợp đồng phải xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng, phải lưu ý danh mục các mặt hàng xem số lượng mặt hàng

giá trị lớn nhiều không để đàm phán số tiền bảo lãnh hàng hoá tại ngân hàng. Nếu cần thiết có thể tách thành 2 hợp đồng.

• Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên

Công ty phải chú ý vấn đề đào tạo và đào tạo lại cán bộ công nhân viên nhằm mục đích nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đó tăng hiệu quả của công tác ký kết và thực hiện hợp đồng. Công ty cần có sự đầu tư thích đáng:

− Cấp chi phí đào tạo nhằm nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên xuất nhập khẩu.

− Cử cán bộ tham gia vào các cuộc hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh.

− Cho cán bộ nhân viên tham gia các lớp ngoại ngữ, tin học để nâng cao trình độ.

Sử dụng có hiệu quả nguồn lực con người có thể xem như đã thành công một phần trong kinh doanh. Chính vì vậy công ty phải quan tâm hơn nữa vấn đề nâng cao trình độ cho cán bộ kinh doanh xuất nhập thích đáng với vị trí của nó trong tiến trình hoàn thiện và phát triển của công ty nói chung và phòng kinh doanh nói riêng.

• Hoàn thiện các nghiệp vụ:

Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt công tác trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng, tạo điều kiện cho khách hàng thực hiện nghĩa vụ của mình.

- Mở L/C : Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu, việc đầu tiên công ty cần hoàn thiện nghiệp vụ mở L/C, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và

tránh tối đa các sai sót có thể mắc phải. Để hoàn thành tốt nhất việc mở L/C cần :

+ Hoàn thiện nghiệp vụ , chuyên môn của các cán bộ thanh toán.

+ Mời chuyên gia của ngân hàng tư vấn cho cán bộ thanh toán về quy trình và thủ tục mở L/C.

+ Xây dựng và củng cố mối quan hệ của công ty với ngân hàng để nhờ tư vấn và thông qua đơn mở L/C nhanh hơn.

+ Kê khai đầy đủ các loại giấy tờ có liên quan phải có trong bộ chứng từ thanh toán, kiểm tra lại để không mắc sai sót nào, đề phòng các rủi ro về chứng từ sau này.

+Hạn chế dùng L/C chuyển nhượng để đề phòng L/C sau này L/C có thể được chuyển nhượng cho 1 hãng không đáng tin cậy, có thể phát sinh nhiều rắc rối cho công ty.

+ Xác định chính xác thời điểm mở L/C để tránh ứ đọng vốn nhưng vẫn đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.

+ Gửi một bản mẫu L/C cho phía đối tác thông qua trước khi chính thức mở L/C để tránh việc phải sửa đổi, bổ sung L/C dẫn đến phát sinh thêm chi phí cho thanh toán.

- Thuê phương tiện vận tải : Do hiện nay nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải của các nhân viên công ty còn yếu nên công ty thường phải nhường quyền thuê tàu cho phía nhà xuất khẩu. Như vậy sẽ phải chịu rất nhiều thiệt thòi về chi phí. Để hoàn thiện nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cần :

+ Tìm hiểu thông tin về việc vận chuyển hàng hoá : giá cả, phương thức thuê phương tiện vận tải, thời gian, khối lượng vận chuyển để tích luỹ thông tin tạo thuận lợi khi tiến hành thuê phương tiện vận tải.

+ Tìm hiểu thông tin về các hãng vận chuyển : Chất lượng tàu, cước phí thuê tàu, uy tín hãng tàu,thời gian tàu đến, tàu đi

+ Tạo dựng mối quan hệ với các hãng vận chuyển : Liên lạc, gây dựng quan hệ với các hãng vận chuyển hàng cho công ty, tạo mối quan hệ tốt để công ty có thể tiến hành thuê tàu sau này.

+ Đánh giá, lựa chọn hãng vận tải thích hợp, có uy tín, chất lượng, thời gian nhanh, chi phí thấp.

Ngoài ra cũng cần phải nâng cao năng lực đàm phán hợp đồng của các cán bộ công ty để khi đàm phán có thể dành được quyền thuê vận chuyển cho công ty.

- Mua bảo hiểm cho hàng hoá : Hiện tại công ty cũng chưa dành được quyền mua bảo hiểm, nên còn bị mất một số quyền lợi từ việc mua bảo hiểm và cũng gặp khó khăn khi khiếu nại và yêu cầu đòi bồi thường. Vì vậy cần hoàn thiện nghiệp vụ này và cố gắng dành được quyền mua bảo hiểm. Để hoàn thiện nghiệp vụ này cần :

+ Xác định nhu cầu bảo hiểm : phân tích đánh giá tính chất của lô hàng, mức độ rủi ro và giá trị lô hàng để xác định nhu cầu bảo hiểm : giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

+ Xác định loại hình bảo hiểm : xác định loại bảo hiểm thuận tiện nhất cho hàng hoá nhập khẩu của công ty là đầu máy-toa xe là bảo hiểm theo loại bảo hiểm chuyến vì công ty nhập khẩu của nhiều đối tác khác nhau, bảo hiểm bao không thuận tiện.

+Lựa chọn hãng bảo hiểm : Công ty nên lựa chọn hãng bảo hiểm có uy tín và quan hệ thường xuyên .

+ Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm, nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận baoe hiểm.

- Làm thủ tục hải quan :

+ Hoàn tất và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như hợp đồng nhập khẩu, tờ khai hải quan, bản kê khai hàng hoá, hoá đơn thương mại, vận đơn, bộ chứng từ xuất trình phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Tránh các rắc rối phát sinh khi làm thủ tục hải quan :

Lập hồ sơ đúng với quy định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết.

Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng.

Cử người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tốt đảm nhận việc này.

Nộp thuế đầy đủ

- Nhận hàng hoá : Trong giao nhận hàng, khi hàng về đến cảng công ty sẽ đến cơ quan hải quan để tiến hành thông quan hàng hoá. Để quá trình này dễ dàng công ty cần :

+ Xuống đại lý tàu trình vận đơn để đổi lệnh giao hàng D/O : Hoàn tất và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan và các chứng từ cần thiết.

+ Nộp đầy đủ các chi phí : phí cho đại lý tàu, phí hải quan, phí kho bãi. + Tổ chức tốt đội ngũ có chuyên môn để nhận hàng, kiểm tra hàng và vận chuyển hàng về nhập kho.

- Kiểm tra hàng hoá :Chất lượng hàng hoá là yếu tố quan trọng, không những quyết định giá cả mà còn quyết định khả năng tiêu thụ, khả năng đáp ứng mong muốn của người mua, uy tín của công ty. Để thực hiện tốt công tác kiểm tra hàng hoá cần :

+ Xây dựng đội ngũ cán bộ vừa có nghiệp vụ thương mại quốc tế, vừa có kiến thức cơ bản về hàng hoá công ty nhập khẩu( đầu máy-toa xe lửa).

+ Giám sát, đôn đốc các cán bộ kiểm hàng làm việc tích cực, nhận hàng kịp thời.

+ Khi có sai sót cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời để thuận tiện cho việc làm thủ tục khiếu nại

- Làm thủ tục thanh toán :

Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của công ty với nhà xuất khẩu. Công ty cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nhưng cũng phải hết sức cẩn thận để tránh sai sót, thiệt thòi lợi ích của mình. Với nghiệp vụ nầy công ty cần :

+ Nhờ ngân hàng kiểm tra hộ chứng từ cũng như tư vấn cho công ty về công tác kiểm tra chứng từ hàng hoá.

+ Kiểm tra kĩ bộ chứng từ, cả cán bộ thương mại và cán bộ thanh toán đều kiểm tra chứng từ.

+ Cố gắng đàm phán đổi sang thanh toán bằng D/P hoặc T/T để được kiểm tra hàng hoá trước khi thanh toán, đảm bảo độ an toàn cao hơn.

• Một số biện pháp khác :

Hiện nay, trong hoạt động nhập khẩu của công ty còn gặp nhiều khó khăn do vốn còn hạn hẹp. Điều này nhiều khi làm lỡ mất cơ hội kinh doanh đem lại lợi nhuận cao cho công ty. Do hiện tại, công ty VIRASIMEX chủ yếu nhập khẩu dựa trên số lượng đơn đặt hàng của khách hàng, vì vậy khi có nhu cầu đột xuất nhất là đối với mặt hàng có giá trị kinh tế lớn, công ty còn chưa đáp ứng được ngay nên nhiều khi mất thời gian của khách hàng. Điều này dẫn đến không gây được cảm tình, uy tín đối với khách hàng.Trong tình trạng thiếu thốn còn làm cho cán bộ xuất nhập khẩu của công ty bị động trong việc đàm phán kí kết hợp đồng.

Vì vậy, vấn đề huy động vốn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả là điều đáng quan tâm của công ty. Công ty VIRASIMEX có thể huy động vốn từ:

+ Từ cán bộ, công nhân viên của công ty, khuyến khích mọi người tham gia góp vốn và sẽ được công ty trả lãi cao.

+Tạo lập uy tín trong quan hệ với các nước xuất khẩu, bằng uy tín của mình để thoả thuận trong việc thanh toán chậm, kéo dài thời gian chờ cho việc tiêu thụ đạt hiệu quả thu hồi vốn. Công ty cũng cần tạo lập uy tín với các ngân hàng đứng ra bảo lãnh cho công ty vay bằng cách trả nợ đúng hạn, tạo sự tin tưởng. Có như vậy, không những công ty được hưởng mức lãi suất ưu đãi, mà còn có thể tăng hạn mức tín dụng hàng năm, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu của công ty.

- Nghiên cứu và mở rộng thị trường:

Để giữ vững thị trường trong nước đã có công ty luôn cần phải chú ý thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng như thanh toán và giao hàng đúng hạn, hàng hoá luôn đảm bảo chất lượng, giữ uy tín với khách hàng hiện tại. Mở

rộng được thị trường công ty sẽ chủ động hơn trong việc tiêu thụ hàng hoá qua đó tạo điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng.

3.2 Một số kiến nghị với nhà nước

- Nhà nước nên áp dụng một số biện pháp nhằm đẩy mạnh nhập khẩu như: Nhà nước cần đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tạo sự thông thoáng cho hoạt động xuất nhập khẩu, giảm thiểu thời gian và các chi phí không cần thiết. Nhà nước cần có sự ưu đãi hơn cho việc nhập khẩu thiết bị vật tư đường sắt vì điều này cũng góp phần phát triển ngành đường sắt của nước ta.

- Một số các quy chế của Nhà nước được áp dụng vẫn chưa thực sự phù hợp như quy định về thời gian hàng được phép lưu kho sẽ không bị phạt giảm từ 7 ngày xuống 5 ngày. Trên lý thuyết thì vẫn đảm bảo hợp lý nhưng do cơ quan hải quan còn gây nhiều khó khăn nên thực tế hàng luôn phải lưu kho quá 5 ngày, do đó tiền phạt mà công ty phải chịu gây không ít thiệt hại cho hoạt động kinh doanh của công ty. Hơn nữa theo quy định của tổng cục hải quan, thời gian để nhận giải quyết thủ tục là trong vòng 24 giờ nhưng thực tế thời gian để nhận tất cả của hải quan từ 3 đến 4 ngày. Có trường hợp do thiếu trách nhiệm của cán bộ hải quan, không nắm rõ các đặc tính của mặt hàng nhập gây ra nhiều khó khăn trong việc giải quyết, dẫn đến mất rất nhiều thời gian.

Do vậy Nhà nước cần phải nhanh chóng khắc phục những bất hợp lý trong quy chế, chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu, công khai hoá những vấn đề đã được cải tiến nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho chủ hàng nhận hàng và đề cao trách nhiệm quản lý của hải quan. Đồng thời phải xử lý nghiêm minh những cán bộ hải quan có hành vi tiêu cực trong quá trình thực thi công vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay.

- Phát triển hệ thống thông tin liên lạc. Hiện nay, thông tin đóng vai trò rất quan trọng đối với tất cả các hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng. Nó không chỉ đơn thuần là việc truyền tải tin tức mà còn chứa đựng cả những cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Để kinh doanh thành công thì doanh nghiệp cần có các thông tin chính xác về thị trường, công nghệ, đối thủ cạnh tranh, cung cầu hàng hoá, giá cả, sự thay đổi chính sách của Chính Phủ và các thông tin khác. Hơn nữa, thông tin liên lạc phát triển sẽ giúp cho quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi.

KẾT LUẬN

Trong nền kinh tế hiện nay, có nhiều doanh nghiệp gặp phải lúng túng, hoạt động kém hiệu quả nhưng công ty VIRASIMEX vẫn phát triển ổn định, hoạt động kinh doanh có lãi, đóng góp cho ngân sách nhà nước, giải quyết công ăn việc làm cho người lao động. Có được kết quả này, ngoài những nhân tố khách quan là sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.

Thông qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với những kết quả đạt được công ty đã trang bị cho ngành đường sắt những vật tư thiết bị hiện đại với chất lượng cao góp phần không nhỏ vào công cuộc phát triển mạng lưới giao thông quốc gia và sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Tuy nhiên trong hoạt động này công ty vẫn còn thiếu xót, hạn chế ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh nói chung và công tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng đòi hỏi phải có sự tập trung nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viển trong công ty.

Trên cơ sơ kết hợp lý luận và thực tế tình hình kinh doanh tại công ty, đề tài “Thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (VIRASIMEX) - thực trạng và giải pháp” đã được hoàn thành. Căn cứ vào những điểm mạnh và điểm yếu cùng với mục tiêu của công ty, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. GS.TS Võ Thanh Thu- Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu- Nhà xuất bản thống kê, tái bản năm 2005.

2. Nguyễn Minh Kiều- Giáo trình Thanh toán quốc tế- Nhà xuất bản thống kê, xuất bản năm 2006

3. Đỗ Hữu Vinh- Hướng dẫn thực hành kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương-Nhà xuất bản Lao Động xã hội, xuất bản năm 2006.

4. Triệu Hồng Cảm-Vận tải quốc tế bảo hiểm vận tải quốc tế- Nhà xuất bản văn hoá Sài Gòn, xuất bản năm 2006.

5. Website www.customs.gov.vn 6. Website www.virasimex.com

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……… ……… ……… ……… ………