Ký kết hợp đồng là một trong những khâu mở đầu quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Để ký kết được các hợp đồng TMQT và là những hợp đồng có lợi nhất, có thể thực hiện được, ít rủi ro và mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh là một nghệ thuật đòi hỏi không chỉ ở sự linh hoạt, tinh tế, có kinh nghiệm của đàm phán ký kết mà còn đòi hỏi cả một quá trình chuẩn bị, nghiên cứu, tìm hiểu kỹ các yếu tố liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng.
Việc ký kết hợp đồng của công ty được tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau, có thể là hình thức trực tiếp gặp gỡ hoặc thông qua con đường thư điện từ, điện tín. Hoạt động ký kết đi liền với hoạt động đàm phán. Khi đàm phán thành công, nghĩa là bên công ty và bên cung ứng (bên xuất khẩu) đã có sự thống nhất về cách nhận định, quan niệm về các điều khoản nêu ra thì lúc này hai bên sẽ tiến hành ký kết vào làm thành một hợp đồng.
Đối với những bạn hàng quen thuộc của công ty như: Trung Quốc, Bỉ, Ấn Độ có quan hệ tốt, tin tưởng lẫn nhau, công ty sử dụng đàm phán bằng thư, điện tín hoặc thư nhanh fax và khi có sự thống nhất của hai bên sẽ tiến hành hoạt động ký kết. Điều này có nghĩa là khi công ty nhận đơn chào hàng của người bán hoặc người bán nhận được đơn đặt hàng của công ty, nếu hai bên thống nhất về mọi điều khoản thì cùng ký vào làm thành một hợp đồng.
Việc sử dụng hình thức giao dịch này giúp công ty có nhiều thời gian để nghiên cứu, cân nhắc, suy nghĩ và đưa ra mọi phương án có thể xảy ra.
Có 3 hình thức ký kết hợp đồng bao gồm hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, hợp đồng nhập khẩu liên doanh liên kết, hình thức ký kết trực tiếp được công ty sử dụng duy nhất trong kinh doanh. Hợp đồng của công ty có giá trị rất lớn và hàng nhập khẩu thường đòi hỏi kỹ thuật chính xác theo bản vẽ nên hợp đồng của công ty được rà soát rất kỹ để đem lại hiệu quả cao trong việc nhập khẩu.
Như vậy, để thực hiện hợp đồng nhập khẩu được tiến hành tốt, các bên nhanh chóng thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty xem xét kỹ lưỡng mọi điều khoản ghi trong hợp đồng trước khi ký kết, cân nhắc xem đã đầy đủ những thoả thuận đã đàm phán chưa. Trong đó, công ty thường chú trọng vào các điều khoản mà nếu thoả thuận, xem xét không kỹ càng sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, tranh chấp khó giải quyết như:
- Điều khoản về giá cả: xác định rõ đồng tiền tính giá là đồng tiền nào, mức giá tính là bao nhiêu, phương pháp quy định giá là giá cố định hay giá linh hoạt. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán là đôla Mỹ. Ngoài ra, việc xác định mức giá trong hợp đồng, công ty còn căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng. Do hàng hoá của công tu chủ yếu nhập khẩu bằng đường biển, công ty nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân. Vì vậy, mức giá nhập khẩu của công ty chịu mức giá cao vì khoản chi phí về vận tải, về bảo hiểm, các khoản thuế như thuế nhập khẩu, thuế VAT, các chi phí liên quan khác bên bán đều đưa vào giá.
- Điều khoản về tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng theo từng mặt hàng nhập khẩu cũng được công ty xem xét kỹ. Ví dụ như: nhập khẩu mặt
hàng “Đầu máy toa xe”, số lượng (1 chiếc), loại mấy tấn (5 tấn), công suất bao nhiêu để bên bán giao hàng một cách thuận lợi, nhanh chóng cho công ty.
- Điều khoản thuê tàu: điều kiện này cũng đòi hỏi công ty phải thoả thuận, xem xét các vấn đề đưa ra một cách thận trọng trong hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều thoả thuận ký kết việc thuê tàu là do bên bán. Công ty nhập khẩu hàng theo giá CIF – điều đó có nghĩa là: bên bán phải chịu các chi phí về thuê tàu, về bảo hiểm, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng (nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước). Nhưng khác với các điều kiện giao hàng khác, khi nhập CIF thì địa điểm phân chia rủi ro và điểm phân chia chi phí là khác nhau, do đó nếu thoả thuận không kỹ nhất là về điều kiện bảo hiểm thì hàng hoá trên đường vận chuyển gặp phải sự cố bất thường thì công ty sẽ phải chịu mức thiệt hại, rủi ro nhiều hơn.
- Điều khoản trọng tài: Để đảm bảo quyền lợi khi xét xử tranh chấp, công ty VIRASIMEX đã chú ý chọn trọng tài xét xử là trọng tài Việt Nam. Hiện nay, cơ quan là Trung tâm trọng tài quốc tế bên cạnh Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam.
- Điều khoản bào hành: Đây cũng là một trong các điều khoản mà công ty cũng rất quan tâm vì các sản phẩm nhập khẩu của công ty chủ yếu là đầu máy toa xe, thép, răng kích các loại…và chế độ bảo hành, bảo dưỡng là rất cần thiết. Muốn tạo uy tín với khách hàng, công ty thường xuyên yêu cầu bên cung ứng kéo dài thời hạn bảo hành (1 năm) để đảm bảo hiệu quả sử dụng chúng.
2.3Thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX
Nhìn chung, trong thời gian qua, bằng sự nỗ lực, tích cực của các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty VIRASIMEX, số lượng hợp đồng mà công ty ký kết và thực hiện đã tăng lên đáng kể. Công ty đã luôn chủ động trong việc tìm kiếm các hợp đồng mới cũng như tích cực trong công tác nghiên cứu thị trường để nhập khẩu các mặt hàng có chất lượng tốt hơn, mẫu mã, chủng loại đa dạng hơn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước.
Số hợp đồng nhập khẩu đã ký kết và thực hiện của công ty từ năm 2005 – 2007: Đơn vị tính: tỷ VND Năm 2005 2006 2007 Số hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 108 117 125 Tổng giá trị hợp đồng 88,81 111,86 307,53
Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật
Từ bảng trên ta thấy: Trong năm 2006, số hợp đồng mà công ty ký kết tăng lên 9 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 23,05 tỷ (26%) so với năm 2005. Năm 2007 tăng lên 8 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 195,67 tỷ (174,9%) so với năm 2006, điều này đã phản ánh những cố gắng trong công tác thực hiện hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều là hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, không có hợp đồng nhập khẩu uỷ thác hoặc hợp đồng nhập khẩu liên doanh. Hình thức nhập khẩu này giúp công ty có thể đàm phán trực tiếp với bên cung ứng, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng một cách trực tiếp, thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được nhanh chóng đông thời công ty cũng chủ động
trong hoạt động kinh doanh của mình tại thị trường trong nước, xem xét, nghiên cứu mặt hàng nào đang có nhu cầu tăng để tiến hành ký kết thêm nhiều hợp đồng nhập khẩu. Trước mắt, các đơn vị cung ứng cho công ty thường là những bạn hàng quen thuộc như Trung Quốc, Bỉ,…nên việc nhập khẩu các mặt hàng cung trở nên dễ dàng hơn vì công ty nhiều sự lựa chọn về giá cả, chủng loại. Trong các bạn hàng quen thuộc này thì Trung Quốc vẫn là bạn hàng xuất khẩu nhiều nhất. Giá trị một số hợp đồng còn nhỏ khoảng 45.000 đến 55.000 $, còn hợp đồng với giá trị lớn thường 100.000 đến 150.000 $ (đầu máy toa xe lửa), những hợp đồng lớn này còn chiếm tỷ lệ nhỏ.
Trong quá trình thực hiện hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hầu hết các hợp đồng mà công ty đã ký kết đều được thực hiện cả. Tuy nhiên không phải hợp đồng nào công ty cũng tiến hành một cách thuận lợi, công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt là làm thủ tục hải quan, nhận hàng và việc giao nhận hàng thường bị chậm.
2.3.2Quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng
Do các mặt hàng nhập khẩu của công ty không nằm trong danh mục các mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu nên khi thực hiện hợp đồng công việc đầu tiên của công ty là mở L/C.