3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng
Hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là phần việc cơ bản nhất bởi vì nó quyết định đến chất lượng toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp vì vậy cần thường xuyên kiểm tra các chỉ tiêu mua bán hàng hoá, chí phí phát sinh trong quá trình bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và kết quả bán hàng, phản ánh tình hình biến động của vốn hàng hoá một cách đầy đủ cũng như tổ chức sổ kế toán chi tiết , tổng hợp khoa học để theo dõi, xác định đúng doanh thu, kết quả, ứng dụng phương pháp hạch toán là công cụ hiện đại trong quản lý. Đồng thời hoàn thiện việc lập kiểm tra và lưu chuyển chứng từ kế toán là cơ sở tổ chức đúng đắn kế toán ban đầu của cả quá trình tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ hàng hoá.
Cần tăng cường hơn nữa vai trò công tác hạch toán quản lý sản xuất kinh doanh biệt lập, tăng cường vai trò công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa
phục vụ cung cấp thông tin và làm cơ sở để ra quyết định quản lý kinh doanh đúng đắn.
Để phát huy vai trò chủ đạo không để thị trường đột biến thi công tác tài chính kế toán phải vừa là công cụ thúc đẩy hoạt động kinh doanh vừa phải là người giám sát và nâng cao tính hiệu quả kinh tế cân đối của kế hoạch kinh doanh mặt hàng. Để làm tốt việc này thì kế toán phải tham gia từ khâu đầu đến khâu cuối , làm chức năng tham mưu về giá mua, giá bán chênh lệch, giúp Giám đốc chỉ đạo các đơn vị trong công ty kinh doanh chuyên sâu theo nghành nhóm hàng nhằm phát huy thế mạnh từng đơn vị, chiếm lĩnh thị trường kinh doanh. Trên cơ sở thực hiện tốt việc tiết kiệm chi phí lưu thông, hạch toán trung thực kết quả giám sát kế hoạch tài chính, tiêu thụ, đồng thời tham gia vào các khâu nghiên cứu nhu cầu thị trường,quản lý vốn có hiệu quả tránh những sơ hở không để các đơn vị khác chiếm dụng vốn.
Quá trình bán hàng của công ty cần phải được tính toán khoa học , cân nhắc căn cứ vào tiềm tàng sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt công tác Marketing trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mại, thưởng hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ hàng hoá thường xuyên cho công ty,có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ hàng hoá một cách vững bền, lâu dài và sâu rộng. Mục tiêu của việc xác định kế hoạch là mua hàng với số lượng đủ tối thiểu mà vẫn đảm bảo đến các chủng loại hàng, mùa vụ….Trong điều kiện mới điều này cần quan tâm hơn vì nó giúp công ty sử dụng vốn linh hoạt tránh được tồn đọng hàng hoá. Trên cơ sở đó mà cần phải đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng, giảm được chi phí vận chuyển, kho bãi…
- Áp dụng phương pháp này công ty cần tăng cường công tác thông tin kinh tế, nắm chắc nguồn hàng, chân hàng, bạn hàng lâu dài, về thực tại và lâu dài
công ty cần nâng cao trình độ cán bộ nhất là cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tích cực tìm kiếm thị trường trong nước và nước ngoài. Tăng cường quản lý kinh doanh ở các khâu bán hàng khoán thực hiện phương pháp hạch toán hợp lý để đạt được mục tiêu và yêu cầu tối đa.
- Biện pháp trong thời gian tới Công ty cần đi sâu đánh giá, phân loại các điểm bán hàng có lợi thế để xây dựng định mức khoán cho phù hợp. Việc làm đó phải được dựa trên cơ sở khoa học và thực tế thay đổi không ngừng của sự hình thành và dần mất đi các tụ điểm bán hàng để có kế hoạch điều chỉnh thường xuyên.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán
- Về kế toán chi phí bán hàng:
Về tài khoản chi phí bán hàng, Chi nhánh nên chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
TK 6411 Chi phí nhân viên theo dõi toàn bộ tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, vận chuyển bốc dỡ hàng hóa tiêu thụ.
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên ( giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dựng cho sửa chữa quầy hàng...
TK 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng là loại chi phí cho dụng cụ dùng để cân đong đo đếm ...
TK 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác là các chi phí phát sinh trong khi bán hàng ngoài các chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hóa, quảng cáo, chào hàng giới thiệu sản phẩm...
- Về kế toán giá vốn hàng bán
Công ty nên sử dụng phương pháp giá bình quân cuối kỳ để vừa đơn giản trong việc hạch toán, vừa xác định chính xác giá vốn hàng bán. Từ đó có thể tính chính xác doanh thu của chi nhánh cũng như toàn công ty. Đem lại cái nhìn tổng thể cho các nhà quản lý để điều hành hoạt động của công ty tốt hơn.
- Về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong nền kinh tế thị trường, việc bán hàng đã trở thành một nghệ thuật kinh doanh, bán hàng như thế nào để thu hút khách hàng là một nhu cầu cấp bách đối với mỗi doanh nghiệp,đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại.Vì vậy, Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói chung và tại chi nhánh cần thực hiện các biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng như: có chiết khấu thanh toán đối với khách hàng thanh toán sớm, chiết khấu thương mại đối với khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn..
Như vấy kế toán công ty sẽ hạch toán khi phát sinh chiết khấu như sau: Nợ 635: chiết khấu thanh toán
Nợ 111.112: số tiền thực thu
Có 131: tổng giá thanh toán phải thu ở người mua
Đối với khoản chiết khấu thương mại: Đây là khoản khách hàng được hưởng khi mua hàng hoá với khối lượng lớn và đây là hình thức khuyến khích khách hàng đến với doanh nghiệp mua hàng hoá với số lượng lớn.Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại kế toán hạch toán như sau:
Nợ 521 Nợ 3331
Đối với giảm giá hàng bán:cũng tương tự như là chiết khấu bán hàng công ty có thể dựa vào một lý do nào đó để thực hiện giảm giá cho khách hàng, chẳng hạn như hàng kém phẩm chất, do khách hàng mua với số lượng lớn...Khi đó kế toán sẽ hạch toán như sau:
Nợ 532: giảm giá hàng bán Nợ 3331: thuế GTGT
Có 111,112: Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng
Có 131: ghi giảm nợ phải thu của khách( nếu khách hàng chưa thanh toán)
Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại: Công ty có thể chấp nhận hàng bán
bị trả lại trong một số trường hợp: hàng kém phẩm chất, không dúng quy cách
hợp đồng...Trong trường hợp này kế toán hạch toán như sau:
(1) Nợ 531
Có 111,112,131 Theo giá bán chưa có thuế GTGT (2) số tiền thuế GTGT của hàng bán bị trả lại cho khách:
Nợ 3331
Có 111,112,131
(3) Các khoản chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại( nếu có) chẳng hạn như chi phí nhận hàng về, được hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi:
Nợ 641
Có 111,112,141
(4)Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại: Nợ 156 (hàng về nhập kho)
Nợ 157( hàng chưa về nhập kho) Trị giá xuất kho Có 632
Cuối kỳ kết chuyển để tính doanh thu thuần: Nợ 511: giảm trừ doanh thu
Có 532: giảm giá hàng bán Có 521: chiết khấu thương mại
Như vậy nếu công ty thực hiện bán hàng có tính đến các khoản giảm trừ một cách hợp lý thì sẽ thu hút thêm nhiều khách hàng đồng thời tính chính xác được doanh thu thuần của doanh nghiệp trong hoạt động bán hàng
- Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho.
Vì vậy, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gía ghi sổ của kế toán hàng tồn kho.Cuối kỳ Nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đông thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Công thức tính trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mức lập
DFGGHTK ==
Số vtư, hàng hoá bị giảm giá tại tđiểm
lập
* Giá đơn vị ghi sổ
kế toán -
Giá đơn vị trên thị
trường Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Căn cứ vào bảng tổng hợp về mức lập dự phòng giảm giỏ của các loại vật tư hàng hoá đã được duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 159
- Theo quy định của bộ tài chính Nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
- Nếu số lập DFGGHTK cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục.
Nợ TK 632 Có TK 159
Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh
lệch giảm phải được hoàn nhập
Nợ TK 159 Có TK 632
Ví dụ: Trong tháng 10, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Nợ TK 632: 10 000 000 Có TK 159 : 10 000 000
- Về lập dự phòng phải thu khó đòi
Do phương thức bán hàng thực tế tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu .
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó đòi đã xử lý.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi
Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi: Số DPPTKĐ cho
tháng kế hoạch của khách hàng đáng ngờ i
= Số nợ phải thu của khách hàng i *
Tỷ lệ ước tính không thu được của
khách hàng i Ta có thể tính dự phòng nợ PT khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu.
Số DFPTKĐ lập cho tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bán chịu * Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
Cách lập được tiến hành như sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng:
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi
Thực tế tại công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa, khách hàng của công ty rất nhiều không thể đánh giá được khả năng trả nợ của khách hàng vì mỗi một nhân viên bán hàng thì có hàng chục khách hàng.
Ở đây, ta có thể lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên sự đánh giá về khă năng thu tiền hàng của nhân viên bán hàng.
- Về việc hạch toán khấu hao TSCĐ
Trong tháng 10 công ty không trích lập khấu hao TSCĐ để tính vào chi phí kinh doanh. Điều này hơi bất thường. Hoặc công ty không tính chi phí khấu hao này hoặc do kế toán có sai sót trong việc hạch toán. Công ty nên xem xét lại vấn đề này để có thể tính chính xác chi phí bán hàng. Từ đó có thể xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác nhất để đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn.
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, vì thế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì mỗi đơn vị trực thuộc tự tổ chức hạch toán theo quy định của nhà nước.
Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: ngoài các chứng từ bắt buộc của nhà nước, còn có các chứng từ có tính chất hướng dẫn cần phải được thống nhất về biểu mẫu nội dung, cách ghi chép.Từ các cửa hàng, chi nhánh và cả văn phòng công ty đều phải tuân theo một chứng từ thống nhất. Có như vậy mới tạo điều kiện đối chiếu được tiện lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty.
Việc thực hiện đánh mã số hàng hóa của công ty nên được thực hiện theo một quy luật rõ ràng để tiện trong việc quản lý và hạch toán.
Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ ràng chế độ trách nhiệm của mỗi đơn vị, cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán.Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ: chứng từ về tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ về thanh toán..Rồi quy định rõ người lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ,người ký duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ..Mục đích cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả
3.2.4. Tin học hoá công tác kế toán
Một trong những mục tiêu cải cách hệ thống kế toán lâu nay của nhàd nước là tạo điều kiện cho việc ứng dụng tin học vào hạch toán kế toán, bởi vì tin học đã và sẽ trở thành một trong những công cụ quản lý kinh tế hàng đầu . Trong khi đó công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty kinh doanh thương mại , trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần phải ghi chép mà công việc kế toán chủ yếu được tiến hành bằng phần mềm Excel do vậy các công thức tính toán khi sao chép từ sheet này sang sheet khác có thể bị sai lệch dòng dẫn đến đưa ra các báo cáo không chính xác làm cho chúng không được
