CHƯƠNG II:THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG AIRIME
1.3.3. Phòng XN K
Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất, sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đậu, sân khai thác thuộc khu vực sân bay.
1.3.4. Phòng XNK II
Thực hiện công tác xuất nhập khẩu toàn bộ những nội dung liên quan dến xuất nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sửa chữa máy bay động cơ.
Phòng XNK I và phòng XNK II thực hiện các công việc sau trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu:
- Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng
- Quản lý các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng như:
+ Nhận đơn đặt hàng của đơn vị cần mua hàng từ trong nước + Gửi các văn bản đặt hàng cho các hãng cung cấp của nước ngoài + Đấu thầu (hoặc chọn thầu) để chọn đối tác ký hợp đống
+ Thông báo kết quả cho khách hàng đặt hàng trong nước
+ Thực hiện công tác quản lý các thủ tục, văn bản có liên quan, có tính pháp lý cho việc ký kết hợp đồng
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài
- Quản lý các hợp đồng xuất nhập khẩu theo nội dung của hợp đồng: số thứ tự của hợp đồng, điều kiện mua hàng, bên bán, bên mua, thời gian thanh toán, phương thức thanh toán.
- Quản lý hợp đồng theo các bước: dịch hợp đồng và đăng ký với Bộ Thương mại, giao dịch, thông tin trước ngày hàng về (thuê tàu, mua bảo hiểm, thuê phương tiện vận chuyển trên bộ,…)
- Nhận các chứng từ đi kèm từ người bán - Làm thủ tục nhập khẩu
- Khiếu nại ( nếu có), thanh lý hợp đồng
- Thực hiện quản lý chi tiết cho các hợp đồng theo các nội dung:
+ Theo yêu cầu của người đặt hàng, đơn hàng của người đặt hàng, xác nhận đã trả tiền của phòng tài chính, các văn bản thông báo của người đặt hàng và người bán.
+ Theo đơn hàng ngoại cho người bán, các văn bản cho cơ quan pháp lý (Bộ Thương mại, hải quan,…), biên bán đề nghị chuyển tiền, các văn bản trả cho người bán, các chứng từ thanh toán của người bán cho tài chính.
- Thường xuyên báo cáo về tiến độ trong việc thực hiện hợp đồng, bao gồm các báo cáo sau:
+ Tổng số hàng đã nhận + Tổng số tiền đã thanh toán
+ Tổng số hàng đã về nhưng chưa thanh toán + Tình trạng hàng hoá đã nhập về
+ Những khó khăn trong việc thực hiện hợp đồng