2.2.2.1. Quy trỡnh cỏc bước thanh toỏn xuất khẩu
Chuyển tiền đến từ nước ngoài
- Bước 1-Nhận điện đến: Thanh toỏn viờn (TTV) nhận hồ sơ điện đến từ mạng SWIFT sau đú chuyển điện thanh toỏn từ SWIFT vào T24.
- Bước 2-Hạch toỏn giao dịch: TTV kiểm tra thụng tin người hưởng. Nếu thụng tin khụng hợp lệ, thụng bỏo cho ngõn hàng đại lý. Nếu thụng tin hợp lệ thực hiện cỏc bước tiếp sau. Sau đú TTV hạch toỏn thu phớ và chuyển số tiền cũn lại vào tài khoản người hưởng lợi.
- Bước 3- Duyệt giao dịch: Kiểm soỏt viờn kiểm tra cỏc bỳt toỏn đợi duyệt và thụng tin điện chuyển tiền, sau đú thực hiện duyệt giao dịch.
- Bước 4- Phõn phối chứng từ: TTV lưu lại trung tõm thanh toỏn: điện chuyển tiền gốc và phiếu hạch toỏn. Giao dịch viờn tại chi nhỏnh tiến hành in bỏo cú và in điện chuyển tiền, sau đú chuyển cho khỏch hàng.
L/C xuất khẩu
* Thụng bỏo L/C và sửa đổi L/C xuất khẩu: - Bước 1: Tiếp nhận L/C, sửa đổi L/C
TTV nhận L/C gốc hoặc sửa đổi L/C từ ngõn hàng đại lý. Nếu L/C hoặc sửa đổi L/C bằng thư, TTV đúng dấu RECEIVED và ghi nhận ngày giờ. Sau đú TTV xỏc thực và kiểm tra tớnh hợp lệ của L/C và sửa đổi.
- Bước 2: Thụng bỏo L/C
Thụng bỏo trực tiếp cho người hưởng lợi: TTV nhập thụng tin của L/C gốc, sửa đổi L/C vào hệ thống, thu phớ và hạch toỏn ngoại bảng, in thụng bỏo L/C cho khỏch hàng. Nếu L/C cú yờu cầu xỏc nhận kốm theo, TTV tiến hành thụng bỏo L/C kốm xỏc nhận và thu phớ xỏc nhận. Tiếp theo kiểm soỏt viờn duyệt giao dịch trờn hệ thống, ký nhỏy lờn thụng bỏo L/C, trong trường hợp cần thiết điện SWIFT MT730
40
sẽ được đẩy lờn trung tõm thanh toỏn. Tiếp theo Giỏm đốc ký duyệt thụng bỏo L/C hoặc sửa đổi L/C.
Thụng bỏo qua Ngõn hàng thụng bỏo khỏc: TTV cú thể gửi thụng bỏo bằng 2 cỏch: thụng bỏo bằng SWIFT hoặc thụng bỏo bằng thư gửi theo đường bưu điện, biờn lai bưu điện là chứng từ giao nhận với khỏch hàng. Sau đú kiểm soỏt viờn đẩy điện MT710, MT711 (nếu cú) rồi giỏm đốc tiến hành duyệt điện.
* Thanh toỏn L/C xuất khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ
TTV tiếp nhận bộ chứng từ như quy định trong L/C, kiểm tra loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ trước khi ký nhận chứng từ, đúng dấu RECEIVED và ghi rừ ngày, giờ nhận chứng từ trờn thư yờu cầu gửi chứng từ hàng xuất.
- Bước 2: Thực hiện đũi tiền + Nếu chứng từ phự hợp:
Đũi tiền ngõn hàng phỏt hành: TTV nhập thụng tin chứng từ L/C xuất, nhập ngày tra soỏt tự động, hạch toỏn ngoại bảng và thu phớ, in chỉ thị thanh toỏn theo mẫu, in hối phiếu đũi tiền. Sau đú trỡnh giỏm đốc ký duyệt thư chỉ thị thanh toỏn, ký hậu hối phiếu, TTV đúng thành bộ gồm thư chỉ thị thanh toỏn cựng bộ chứng từ và hối phiếu để gửi ngõn hàng phỏt hành.
Đũi tiền ngõn hàng hoàn trả: tương tự như đũi tiền ngõn hàng phỏt hành, thờm vỏo đú, TTV đúng thành bộ thư chỉ thị thanh toỏn cựng hối phiếu đũi ngõn hàng hoàn trả.
+ Chứng từ khụng phự hợp:
Đũi tiền trực tiếp ngõn hàng phỏt hành: TTV lập điện đũi tiền nờu rừ cỏc điểm khụng phự hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận, lập thư chỉ thị thanh toỏn, in hối phiếu đũi tiền. Tiếp theo giỏm đốc ký duyệt thư chỉ thị thanh toỏn, ký hậu hối phiếu.
Đũi tiền Ngõn hàng hoàn trả: TTV khụng điện đũi tiền ngõn hàng hoàn trả ngay mà chỉ lập thư gửi chứng từ yờu cầu ngõn hàng phỏt hành khi chấp nhận thanh toỏn điện bỏo cho SeABank đũi tiền ngõn hàng hoàn trả. Khi nhận được điện chấp nhận
41
thanh toỏn từ ngõn hàng phỏt hành, TTV điện đũi tiền ngõn hàng hoàn trả hoặc gửi thư đũi tiền cho ngõn hàng hoàn trả.
- Bước 3: Chuyển tiền về
Trung tõm thanh toỏn nhận được bỏo Cú của ngõn hàng nước ngoài thỡ tiến hành ghi Cú vào tài khoản treo TTQT của chi nhỏnh liờn quan.
- Bước 4: Thanh toỏn hoặc tất toỏn
Thanh toỏn: TTV tại chi nhỏnh tiến hành ghi cú vào tài khoản của khỏch hàng, hoặc tài khoản vay, hoặc tất toỏn tài khoản chiết khẩu nếu L/C đó được chiết khấu trước đú, thu lói chiết khấu trờn số ngày thực tế chiết khấu, thu phớ theo biểu phớ dịch vụ hiện hành, hạch toỏn ngoại bảng tất toỏn L/C, in bỏo cú, bỏo nợ gửi cho khỏch hàng. Kiểm soỏt viờn duyệt bản ghi thanh toỏn L/C.
Tất toỏn (nếu chứng từ khụng được thanh toỏn): TTV xử lý chứng từ khụng được thanh toỏn, hạch toỏn ngoại bảng.
Nhờ thu xuất khẩu
- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ nhờ thu
TTV tiếp nhận từ khỏch hàng cỏc loại chứng từ, kiểm tra lại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kể trờn trước khi ký nhận chứng từ, đúng dấu RECEIVED và ghi rừ ngày, giờ nhận chứng từ trờn thư yờu cầu gửi chứng từ hàng xuất của khỏch hàng và gửi ttrả lại cho khỏch hàng 01 liờn.
- Bước 2: Thực hiện đũi tiền
Nhập liệu: TTV nhập thụng tin chứng từ nhờ thu xuất, nhập ngày tra soỏt tự động, hạch toỏn ngoại bảng và thu phớ, in thư nhờ thu kốm chứng từ.
Duyệt giao dịch: Kiểm soỏt viờn kiểm tra sự trựng khớp giữa thư yờu cầu nhờ thu của khỏch hàng và thư nhờ thu do thanh toỏn viờn lập. Nếu thư nhờ thu chưa hợp lệ, kiểm soỏt viờn gửi lại cho thanh toỏn viờn sửa, nếu thư nhờ thu hợp lệ, kiểm soỏt viờn ký duyệt chuyển sang bước tiếp theo, sau đú duyệt bản ghi trờn hệ thống.
Gửi chứng từ: TTV gửi thu nhờ thu kốm bộ chứng từ đến ngõn hàng nhờ thu, theo dừi đường đi của chứng từ (lấy thụng tin từ cụng ty chuyển phỏt nhanh/bưu điện), lập hồ sơ theo dừi bộ chứng từ nhờ thu xuất với đầy đủ thụng tin cần thiết.
42
Trung tõm thanh toỏn thực hiện ghi cú tài khoản treo chờ thanh toỏn của chi nhỏnh theo quy trỡnh chuyển tiền đến từ nước ngoài.
- Bước 4: Thanh toỏn
Ngõn hàng nước ngoài thanh toỏn: Trung tõm thanh toỏn nhận được bỏo Cú từ ngõn hàng nước ngoài thỡ thực hiện ghi cú tiền về vào tài khoản treo chờ thanh toỏn tương ứng của chi nhỏnh. TTV nhập liệu thanh toỏn nhờ thu tại chi nhỏnh, kiểm soỏt viờn duyệt thanh toỏn nhờ thu.
Ngõn hàng nước ngoài khụng thanh toỏn: Khi phớa nước ngoài từ chối thanh toỏn nhờ thu, TTV phải thụng bỏo ngay cho khỏch hàng vào yờu cầu khỏch hàng cú ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ. Căn cứ cụng văn trả lời của khỏch hàng, TTV lập ngay điện MT499 trỡnh phụ trỏch phũng ký gửi ngõn hàng thu hộ. Sau 15 ngày làm việc kể từ ngày thụng bỏo cho khỏch hàng, nếu khụng nhận được ý kiến về việc xử lý bộ chứng từ đú, ngõn hàng sẽ yờu cầu ngõn hàng thu hộ trả lại chứng từ
2.2.2.2. Quy trỡnh cỏc bước thanh toỏn nhập khẩu
Chuyển tiền đi nước ngoài
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ
TTV kiểm tra số lượng: lệnh chuyển tiền 02 bản gốc, cỏc chứng từ khỏc tựy thuộc vào mục đớch của người chuyển tiền được quy định trong phụ lục; kiểm tra thụng tin chứng từ phải cú đầy đủ thụng tin theo quy định; kiểm tra hạn mức đảm bảo giỏ trị lệnh chuyển tiền nằm trong hạn mức (nếu cú). Nếu chứng từ khụng đạt yờu cầu, TTV chuyển trả lại và yờu cầu khỏch hàng bổ sung làm mới.
- Bước 2: Phờ duyệt hồ sơ
Kiểm soỏt viờn ký duyệt chấp nhận hồ sơ, giỏm đốc phờ duyệt hồ sơ, thanh toỏn viờn gửi lại khỏch hàng liờn 02 lệnh chuyển tiền.
- Bước 3: Nhập liệu vào hệ thống:
TTV kiểm tra số dư trờn cỏc tài khoản ghi nợ: tài khoản tiền gửi của khỏch hàng, tài khoản treo chờ thanh toỏn nội bộ của phũng cú giao dịch phỏt sinh, tài khoản tiền mặt tại quỹ trong trường hợp chuyển tiền bằng tiền mặt.
43 - Bước 4: Duyệt cấp 1
Duyệt trong hạn mức: kiểm soỏt viờn kiểm tra nội dung lệnh chuyển tiền như nội dung kiểm tra bước 1: kiểm tra cỏc bỳt toỏn đợi duyệt và thụng tin điện chuyển tiền, nếu giao dịch hợp lệ, duyệt trờn T24, nếu khụng hợp lệ, thụng bỏo để TTV sửa chữa, bổ xung lệnh chuyển tiền. Kiểm soỏt viờn chịu trỏch nhiệm khi duyệt những cảnh bỏo của hệ thống.
Duyệt ngoài hạn mức: giỏm đốc duyệt thấu chi trong trường hợp tài khoản ghi nợ bị thấu chi.
- Bước 5- Duyệt cấp 2 : Phụ trỏch trung tõm thanh toỏn hoặc người được phõn cụng duyệt điện theo thời gian nhận điện trong quy định.
L/C nhập khẩu
* Phỏt hành L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ mở LC:
Bộ phận Tớn dụng tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C từ khỏch hàng đối với cỏc nguồn vốn thanh toỏn: Vốn tự cú ký quỹ dưới 100%, Vốn vay theo mún hoặc bảo lónh, Nguồn vốn khỏc (Vốn hỗn hợp, vốn đối ứng, vốn bảo lónh của bờn thứ ba). Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ xin mở LC: từ khỏch hàng ký quỹ 100%, từ bộ phận Tớn dụng đối với cỏc nguồn vốn nờu trờn.
TTV kiểm tra nội dung Yờu cầu mở LC. Nếu nội dung khụng rừ ràng, cỏc điều kiện, chỉ thị cú sự mõu thuẫn, TTV hướng dẫn và yờu cầu khỏch hàng hoàn chỉnh bổ sung trước khi phỏt hành L/C. Thư yờu cầu phỏt hành L/C phải cú đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của Kế toỏn trưởng nếu cú. Mọi sửa chữa trờn Thư yờu cầu phỏt hành L/C phải cú chữ ký xỏc nhận của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền yờu cầu phỏt hành L/C. TTV khụng tự động sửa chữa hoặc bổ sung cỏc chi tiết thay khỏch hàng.
- Bước 2: Duyệt hồ sơ mở LC:
TTV lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với hồ sơ mở L/C ký quỹ 100% bằng vốn tự cú. Cỏn bộ tớn dụng lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với cỏc trường hợp khỏc. Tựy theo điều kiện cụ thể tại cỏc đơn vị chi nhỏnh, TTV cú thể lập “Tờ trỡnh duyệt mở L/C” đối với cỏc khỏch hàng đó cú hạn mức bảo lónh và tớn dụng thường xuyờn.
44
Kiểm soỏt viờn duyệt kiểm soỏt bộ hồ sơ cựng “Trỡnh duyệt mở L/C” và chuyển cho Ban Giỏm đốc đơn vị thành viờn phờ duyệt. Nếu hạn mức liờn quan đến L/C vượt quỏ thẩm quyền của Giỏm đốc, hồ sơ được chuyển qua phũng Tỏi thẩm định chờ duyệt.
- Bước 3: Nhập liệu phỏt hành LC thụng thường
Khi hồ sơ mở L/C đó được duyệt, nếu khỏch hàng chưa cú tài khoản ký quỹ thỡ TTV tiến hành mở tài khoản ký quỹ và tài khoản thanh toỏn cho khỏch hàng, tiến hành nhập thụng tin mở L/C trờn T24
- Bước 4: Duyệt cấp 1
Cỏc thụng tin hợp lệ: Kiểm soỏt viờn kiểm tra cỏc thụng tin khớp đỳng hồ sơ mở L/C. Giỏm đốc căn cứ trờn hồ sơ mở L/C do kiểm soỏt viờn chuyển tới, Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người phụ trỏch được ủy quyền ký duyệt điện MT700. TTV gửi điện đó ký duyệt cho khỏch hàng.
Cỏc thụng tin khụng hợp lệ: nếu cú sai sút, kiểm soỏt viờn thụng bỏo cho TTV để sửa chữa.
- Bước 5- Duyệt cấp 2 : Trung tõm thanh toỏn nhận hồ sơ L/C liờn quan đến nội dung điện và hạn mức nếu cú gửi lờn bởi chi nhỏnh (qua fax…), phụ trỏch trung tõm thanh toỏn thực hiện duyệt điện trờn menu quy định.
* Sửa đổi, hủy L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ mở sửa đổi, hủy LC
Bộ phận Tớn dụng tiếp nhận hồ sơ sửa đổi tăng giỏ trị L/C từ khỏch hàng đối với cỏc nguồn vốn thanh toỏn: Vốn tự cú ký quỹ dưới 100%, Vốn vay theo mún hoặc bảo lónh, Nguồn vốn khỏc (Vốn hỗn hợp, vốn đối ứng, vốn bảo lónh của bờn thứ ba. Bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ sửa đổi, hủy L/C đối với cỏc trường hợp sửa đổi cũn lại.
- Bước 2: Nhập liệu sửa đổi, hủy L/C thụng thường
Kiểm soỏt viờn duyệt kiểm soỏt hồ sơ sửa đổi, hủy L/C và chuyển cho Ban Giỏm đốc đơn vị thành viờn phờ duyệt. Giỏm đốc ký duyệt hồ sơ sửa đổi, hủy LC nếu đồng ý.
45
TTV nhập thụng tin sửa đổi, hủy LC trờn T24 . Sửa đổi, hủy khụng yờu cầu sự đồng ý của người hưởng: chỉ thực hiện khi cú giấy tờ chỉ rừ yờu cầu sửa đổi của người hưởng. Sửa đổi, hủy cú yờu cầu sự đồng ý của người hưởng: chỉ nhập Gửi điện yờu cầu sửa đổi, khụng sửa đổi bản ghi L/C trờn hệ thống, thu phớ, ký quỹ (nếu cú), in bản thảo điện MT707 và kiểm tra lại.
- Bước 4: Duyệt cấp 1
Kiểm soỏt viờn kiểm tra thụng tin sửa đổi, hủy và cỏc bỳt toỏn chưa duyệt, nếu cú sai sút, kiểm soỏt viờn thụng bỏo cho TTV để sửa chữa, duyệt cấp 1 bản ghi sửa đổi, hủy L/C. Giỏm đốc ký duyệt điện in MT707. TTV gửi điện đó ký duyệt cho khỏch hàng.
- Bước 5: Duyệt cấp 2
Trung tõm thanh toỏn nhận hồ sơ sửa đổi, hủy L/C liờn quan đến nội dung điện và hạn mức nếu cú gửi lờn bởi chi nhỏnh (qua fax,..). Phụ trỏch trung tõm thanh toỏn thực hiện duyệt điện trờn Menu quy định.
* Thanh toỏn L/C nhập khẩu:
- Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
TTV nhận được bộ chứng từ cựng Thư đũi tiền từ nước ngoài gửi về, thanh toỏn viờn đúng dấu “RECEIVED” ghi ngày giờ nhận lờn chứng từ. Trong vũng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ, SeABank phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ.
- Bước 2: Kiểm soỏt viờn duyệt Phiếu kiểm tra chứng từ. - Bước 3: Đăng ký chứng từ
TTV nhập liệu đăng ký chứng từ vào hệ thống. Kiểm soỏt viờn duyệt đăng ký chứng từ trờn hệ thống căn cứ trờn quyết định thanh toỏn hay khụng thanh toỏn của giỏm đốc/trung tõm thanh toỏn.
Đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút thỡ in Giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập gửi khỏch hàng. Đối với bộ chứng từ cú sai sút thỡ in Thụng bỏo chứng từ hàng nhập cú sai sút, yờu cầu khỏch hàng trả lời trong vũng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thụng bỏo của ngõn hàng.
46
Kiểm soỏt viờn ký nhỏy lờn giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập. Giỏm đốc phờ duyệt Giấy thụng bỏo chứng từ hàng nhập.
- Bước 4: Thanh toỏn hoặc từ chối thanh toỏn
Đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút: TTV hạch toỏn tiền thanh toỏn L/C, hạch toỏn thu phớ và ngoại bảng, lập điện thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn vào ngày đỏo hạn, trỡnh cho kiểm soỏt hoặc phụ trỏch phũng duyệt, chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soỏt viờn. Sau đú TTV trỡnh giỏm đốc ký hậu vận đơn và thực hiện bàn giao chứng từ cho khỏch hàng.
Đối với bộ chứng từ cú sai sút: TTV lập điện thụng bỏo chứng từ sai sút và từ chối thanh toỏn gửi ngõn hàng nước ngoài ghi rừ „Chỳng tụi đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của cỏc ụng‟. Nếu khỏch hàng chấp nhận sai sút và đồng ý thanh toỏn thỡ thực hiện như đối với bộ chứng từ khụng cú sai sút. Nếu khỏch hàng từ chối, thực hiện tra soỏt với ngõn hàng đại lý. Trong vũng 05 ngày khụng cú phản hồi của ngõn hàng nước ngoài thỡ tiến hành trả lại chứng từ cho ngõn hàng nước ngoài.
- Bước 5- Duyệt cấp 1 : Kiểm soỏt viờn duyệt điện thanh toỏn hoặc từ chối tạo ở