Chứng từ kế toán sử dụng:
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn giá trị gia tăng Biên bản giao nhận Phiếu nhập kho Thẻ kho
Đối với nguyên vật liệu về nhập kho, trước khi nhập kho phải làm thủ tục kiểm tra về số lượng, quy cách phẩm chất. Nếu đạt yêu cầu như đã thỏa thuận trong hợp đồng thì sẽ được nhập kho. Khi đó, nhân viên thu mua sẽ lập biên bản giao nhận và phiếu đề nghị nhập kho. Cán bộ phòng cung ứng vật tư căn cứ vào hóa đơn của người bán để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để lưu còn liên 2 thì giao cho thủ kho. Sau đó, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư ghi sổ.
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập như sau:
- Nhân viên KCS kiểm tra vật tư về số lượng, quy cách phẩm chất
- Nhân viên thu mua lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho.
- Cán bộ phòng cung ứng vật tư lập phiếu nhập kho, ghi số lượng cần nhập theo yêu cầu vào phiếu nhập kho, ký và chuyển xuống cho thủ kho.
- Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư.
- Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, ghi định khoản và ghi sổ kế toán.
VD2: Ngày 14/12/2007 sau khi ban kiểm nghiệm kiểm tra NVL, Tổng công ty Giấy Việt Nam tiến hành nhập kho một số loại NVL thu mua của Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng theo hóa đơn LH/2007B số 0084301, nhập tại kho phân xưởng nguyên liệu.
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: LH / 2007B Số hóa đơn: 0084301 LIÊN 2: Giao khách hàng
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Địa chỉ: Xã Tây Cốc - Đoan Hùng - Phú Thọ Tài khoản:
MST: 2600357502 – 015 Điện thoại:
Tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh Đơn vị: Tổng công ty Giấy Việt Nam Địa chỉ: Phù Ninh - Phú Thọ
Tài khoản:
MST: 2600357502
Hình thức thanh toán: tiền mặt
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng tiền hàng: 9.220.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế giá trị gia tăng: 922.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 10.142.000 Số tiền bằng chữ: Mười triệu một trăm bốn mươi hai nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.2: Biên bản giao nhận đường bộ BIÊN BẢN GIAO NHẬN ĐƯỜNG BỘ
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Số hóa đơn: 0084301
Số xe: 19L2829
Đơn vị giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng Bên giao: Mai Thanh Hải
Bên nhận: 1- Nguyễn Văn Mạnh 2- Phạm Thị Hà
Chủng loại Khối lượng giao nhận (Tấn)
Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 18,44 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy cách phẩm chất: Đủ quy cách phẩm chất.
Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Tổng công ty Giấy Mẫu số: 01 - VT
Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Bộ phận:…………. ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Nợ TK: 1520113 Số: 04 Có TK: 33621 Họ và tên người giao hàng: Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng
Nhập tại kho: Phân xưởng nguyên liệu địa điểm: …
S TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá M ã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 18,44 500.000 9.220.000 Cộng 9.220.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo:…
Ngày 14 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4.2. Quá trình xuất kho
Chứng từ kế toán sử dụng:
Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Các chứng từ khác có liên quan
Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng NVL sẽ viết phiếu đề nghị xuất vật tư gửi lên cho Giám đốc đơn vị xem xét. Giám đốc đơn vị sau khi ký duyệt lệnh xuất vật tư sẽ gửi lệnh này cho phòng cung ứng vật tư. Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào đó để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập
thành 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, liên 2 giao cho đơn vị nhận vật tư, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất như sau:
- Đơn vị sản xuất viết phiếu đề nghị xuất vật tư - Giám đốc đơn vị ký duyệt lệnh xuất vật tư
- Phòng cung ứng vật tư căn cứ vào lệnh xuất vật tư để lập phiếu xuất kho gửi cho thủ kho
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để tiến hành xuất vật tư, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư ghi sổ.
- Đến cuối tháng, sau khi tính ra đơn giá xuất, kế toán vật tư sẽ tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền lên phiếu xuất kho và ghi sổ kế toán.
VD3: ngày 31/12/2007 phân xưởng giấy đề nghị xuất Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm phục vụ cho sản xuất. Giám đốc nhà máy giấy đã ký lệnh xuất kho. Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm xuất tại kho phân xưởng nguyên liệu.
Biểu số 2.4: Phiếu xuất kho
Đơn vị: …… PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02 – VT
………. Ngày 31 tháng 12 năm 2007 QĐ số: 1141-TC/CĐKT ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
01-11-1995 của Bộ Tài chính
Số: 198 Nợ: 621022 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng giấy
Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất Xuất tại kho: phân xưởng nguyên liệu
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư Mã Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm 10020 Tấn 787,68 787,68 Cộng 787,68 787,68 Tổng số tiền (viết bằng chữ): ………
Xuất, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.5. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả 2 nơi: ở kho và ở phòng kế toán, là việc ghi chép thường xuyên liên tục tình hình biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị. Tổng công ty Giấy Việt Nam hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán như sau:
Sơ đồ 2.1: Trình tự hạch toán chi tiết NVL
Sổ kế toán Phiếu nhập
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
* Ở kho
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu để thực hiện nhập hoặc xuất kho vật liệu, ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho về hiện vật. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Sau khi ghi xong thẻ kho, định kỳ thủ kho chuyển cho kế toán vật liệu chứng từ là phiếu nhập và phiếu xuất. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn của từng loại vật liệu trên thẻ kho.
* Ở phòng kế toán
Định kỳ, sau khi nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu ghi đơn giá nhập và tính thành tiền vào phiếu nhập kho. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính giá bình quân cả kỳ dự trữ rồi mới ghi đơn giá và tính thành tiền lên phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán tiến hành định khoản trên các chứng từ, phân loại phiếu nhập, phiếu xuất theo thời gian và số chứng từ. Từ các chứng từ phiếu nhập và phiếu xuất này, kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động lên các bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất, báo cáo tổng hợp hàng nhập mua và bảng nhập, xuất, tồn kho cho từng loại vật liệu. Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật tư cho từng
loại vật liệu để theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Biểu số 2.5: Thẻ kho
Đơn vị: Tổng công ty Giấy THẺ KHO Mẫu số 06 - VT Việt Nam Ngày lập thẻ: 01/01/2007
Địa chỉ:………... Tờ số:………..
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bạch đàn bộ 2m P ≥ 4cm Đơn vị tính: Tấn
Số TT Chứng từ Trích yếu Ngày N - X Số lượng Xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tháng 11 242,52 01 12/12 Nhập kho PXNL 12/12 10,84 02 12/12 Nhập kho PXNL 12/12 5,92 03 14/12 Nhập kho PXNL 14/12 13,98 04 14/12 Nhập kho PXNL 14/12 18,44 05 17/12 Nhập kho PXNL 17/12 12,36 … … ……….. …… ……… 45 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 12,45 46 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 13,54 47 31/12 Nhập kho PXNL 31/12 49,87 198 31/12 Xuất NL cho SX 31/12 787,68 Cộng 577,64 787,68 Tháng12 32,48 Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.6: Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp
TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP NHÓM THEO NHÀ CUNG CẤP
Vật tư: Tất cả các vật tư Tháng 12 Năm 2007 Chứng từ Vật tư Mã vật tư Số lượng
Đơn giá Thành tiền Ngày Số 00000040 - Công ty TNHH Nam Thắng 17/1 2 PN 00000006 B đàn bộ 4m P ≥ 6,1cm Tấn 10014 201,42 600.000 120.852.000 … … ……….. . ………. ……. . …… … ………. ………….. 31/1 2 PN 00000035 Mảnh keo mua Tấn 10012 35,399 530.000 18.761.470
Cộng: 467,939 266.837.470 00000184 – Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng
14/1 2 PN 00000004 B đàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 10020 18,44 500.000 9.220.000 ….. ……… ……….. …… …… … ………. …………. 31/1 2 PN 00000038 B đàn bộ 4m P ≥ 4cm Tấn 10015 7,4 500.000 3.700.000 Cộng: 1.588,18 930.806.000 … … ……….. . ………. 00000180 – Công ty Lâm nghiệp – Ngòi Sảo
26/1 2 PN 00000016 Keo bộ 4m P ≥ 8,1cm Tấn 10029 117,8 600.000 70.680.000 Cộng: 117,8 70.680.000 Tổng cộng: 32.557,03 19.268.175.205 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.7: Bảng kê phiếu xuất
TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT
Quý 4 Năm 2007
Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số
31/10 PX 0000076 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất
ZK012 621022
11031 Bột ngoại sợi dài Tấn 1.316,097 12.234.048,85 16.101.194.991 Cộng: 1.316,097 16.101.194.991
30/11 PX 0000093 NM giấy – PX giấy – 00000365 Xuất vào sản xuất
ZK012 621022
11030 Bột ngoại sợi ngắn Tấn 407,824 10.438.094,83 4.256.905.587 Cộng: 407,824 4.256.905.587 31/12 PX 0000198 NM giấy – PX giấy – 00000365
Xuất vào sản xuất
ZK012 621022 10020 Bđàn bộ 2m P ≥ 4cm Tấn 787,68 498.240,0934 392.453.756,8 Cộng: 787,68 392.453.756,8 …… …………... ……. ……….. ………... ……… ……….. 31/12 PX 0000203 NM giấy – PX giấy – 00000365
Xuất vào sản xuất
ZK012 621022
11031 Bột ngoại sợi dài Tấn 1.105,79 12.481.314,31 13.801.712.553 Cộng: 1.105,79 13.801.712.553 Tổng cộng: 7.001,415 82.213.467.979 Ngày 11 tháng 01 năm 2008
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam
Tổng công ty Giấy Việt Nam áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp kế toán có thể theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vậy mà kế toán có thể xác định được giá trị vật tư trên sổ kế toán ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm NVL ngành giấy rất đa dạng, phong phú nên để thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán thì Tổng công ty đã tiến hành phân công công việc, ở tổ vật tư, mỗi kế toán quản lý một nhóm vật tư khác nhau:
kế toán nguyên liệu chính; kế toán vật liệu phụ, công cụ dụng cụ; kế toán kho phụ tùng;…
2.6.1. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế. Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên Nợ: phản ánh giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công hoặc nhập từ các nguồn khác.
Bên Có: phản ánh giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, để thuê ngoài gia công chế biến…
Dư Nợ: phản ánh giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ
Tại Tổng công ty Giấy Việt Nam, tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản sau:
+ TK 15201 “Nguyên liệu, vật liệu chính”
TK 15201 được chi tiết cho từng nhóm nguyên vật liệu chính (tre, nứa, gỗ, bột giấy nội, bột giấy ngoại,…)
+ TK 15202 “Vật liệu phụ” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ TK 15203 “Nhiên liệu”
+ TK 15204 “Phụ tùng”
+ TK 15205 “Vật liệu XDCB”
+ TK 15206 “Vật liệu thuê ngoài chế biến”
+ TK 15207 “Phế liệu thu hồi”
+ TK 15208 “Phụ tùng nhập khẩu”
Ngoài ra còn kế toán còn sử dụng các tài khoản sau:
* TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” (TK này được chi tiết cho từng nhà cung cấp).
* TK 336 “Phải trả nội bộ” (TK này được chi tiết cho từng đơn vị).
* TK 1331 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ”
* TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp” (TK này được chi tiết cho từng nhà máy, xí nghiệp).
*TK 627 “Chi phí sản xuất chung” (TK này được chi tiết cho từng loại NVL, từng nhà máy, xí nghiệp).
* TK 641 “Chi phí bán hàng”
* TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.6.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.6.2.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.6.2.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài. Do số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL nhiều và với khối lượng lớn nên đòi hỏi công tác hạch toán NVL phải phản ánh được một cách chính xác, kịp thời giá thực tế NVL cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Khi có nhu cầu về NVL, Tổng công ty sẽ soạn thảo hợp đồng mua hàng căn cứ vào phiếu báo giá của nhà cung cấp và gửi cho nhà cung cấp. Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong về các điều khoản trong hợp đồng như số lượng, đơn giá, chủng loại, quy cách, phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, … và ký kết hợp đồng thì nhà cung cấp sẽ vận chuyển số vật liệu theo yêu cầu đến cho Tổng công ty. Đối với trường hợp thu mua trọn gói (bên bán vận chuyển) thì mọi chi phí liên quan đều được tính vào giá của NVL ghi trên hóa đơn. Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:
Nợ TK 1331
Có TK 331 (Chi tiết từng nhà cung cấp)
Nếu nguồn cung ứng NVL là đơn vị nội bộ thì kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 152
Có TK 336 (Chi tiết từng đơn vị cung cấp) Khi thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331, 336
Có TK 111, 112, 141,…
Tất cả các nghiệp vụ mua NVL đều được phản ánh qua 2 tài khoản trung gian là TK 331 và TK 336.
Các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ, đây cũng là cơ sở lên nhật ký chứng từ số 5 và nhật ký chứng từ số 10. Sổ chi tiết công nợ được mở chung cho các nhà cung cấp.
VD4: Theo VD2 trang 31 ta có thể tính được giá trị NVL mua về ngày 14/12/2007 là 9.220.000 đồng, thuế GTGT 10% là 922.000 đồng.