2. Quá trình tổ chức Hội chợ thơng mại của VINEXAD
2.2 Tiến hành Hội chợ thơng mại
a. Lễ khai mạc
Hết sức quan trọng vì nó mở đầu cho một Hội chợ thơng mại có thành công hay không . Tầm quan trọng thể hiện qua việc hiện diện của các quan chức Chính phủ , các nhà lãnh đạo, các tổ chức trong và ngoài nớc , nhà tổ chức , khách tham dự và đông đảo các khách tham quan chuyên nghiệp , cơ quan thông tin báo chí .
Chẳng hạn nh trong lễ khai mạc VN EXPO hàng năm , sự có mặt của các vị lãnh đạo trong các Bộ , ngành là không thể thiếu vì đây là Hội chợ thơng mại mang tầm cỡ Quốc gia .
Nh trong lễ khai mạc của VN EXPO 2005 ,Chủ tịch Quốc hội Nguyễn văn An đã cắt băng khành thành ,
đó là một vinh dự đồng thời nói lên đợc tầm quan trọng , uy tín của VN EXPO .ĐàI Truyền hình Việt nam đa tin trên các bản tin thời sự , các cơ quan thông tấn báo chí hàng ngày , đặc biệt là các phơng tiện truyền
thông qua mạng nh các thời báo điện tử : Thời báo Kinh tế Việt nam , Việt nam Net , Việt nam express, trang Web của Cục Xúc tiến ( www.vietrade.gov.vn) .…
b. Tiến hành Hội chợ thơng mại theo đúng lịch trình
Sau khi mọi công việc chuẩn bị đã hoàn thành , nhà tổ chức tiến hành Hội chợ thơng mại theo đúng lịch trình đã dự định .Đây là thời gian và công việc chủ yếu của khách tham dự và nhà tổ chức , các nhà thầu phụ , và cung cấp dịch vụ .
+ Đối với nhà tổ chức
Tại đây các hoạt động XTTM đợc thể hiện cụ thể sinh động đa dạng .
NgoàI khâu chuẩn bị cơ sở hạ tầng cho các doanh nghiệp tham dự một cách chu đáo dịch vụ cơ bản , Thì việc phát triển các dịch vụ mở rộng là thực sự– quan trọng , đó mới chính là điều làm tăng uy tín cho nhà tổ chức , làm tăng sức cạnh tranh trớc các đối thủ ngày một gia tăng .
Đố là sự xuất hiện của Ban tổ chức thông qua các hoạt động về hỗ trợ an toàn , thu thập ý kiến , giải quyết các phát sinh .Hiện tợng cháy nổ ,chấp điện rất hiếm khi xảy ra trong Hội chợ thơng mại , triển lãm nhng cẩn thận cũng không
thừa . Mới đây , tại khu triển lãm Giảng Võ trong khâu Chuẩn bị cho triển lãm Hoa Đăng Trung Quốc - đã bị hoả hoạn do chập điện , hệ thống trần xốp của khu– triển lãm nhanh chóng bắt lửa , dù đã đợc chuẩn bị kỹ nhng vẫn bị tổn thất khá nặng nề ,số Băng để làm triển lãm bị h hỏng phần nào , rất may là sự cố này không xảy ra trong tiến trình diễn ra Hội chợ thơng mại , nếu không ảnh hởng đến ngời và của còn lớn hơn.
+ Các dịch vụ hỗ trợ
Trong thời gian diễn ra Hội chợ thơng mại , có thể có các cuộc thi trao giải do nhà tố chức đặt ra , kết hợp với các cơ quan chuyên môn , chức năng , hay các buổi trình diễn thời trang , ca nhạc do Ban tổ chức hay nhiều đơn vị phối hợp cùng làm , các cuộc họp báo của doanh nghiệp tham gia với các cơ quan thông tấn báo chí nhằm làm tăng hình ảnh của Doanh nghiệp đối với công chúng .
Chú ý hoàn thành việc sắp xếp hàng hoá trng bày vào các gian . Trong thời gian diễn ra Hội chợ thơng mại phải luôn sẵn sàng giải quyết mọi rắc rối xảy ra , tạo điều kiện thuận lợi cho khách tham quan các gian hàng .
Ngời tổ chức cần tổ chức các cuộc hội thảo gắn với chủ đề Hội chợ thơng mại nhằm cung cấp những kiến thức mới nhất cũng nh các luật định mới đợc ban hành có liên quan . Chuẩn bị đầy đủ các dịch vụ cho ngời tham gia cũng nh khách tham quan Hội chợ thơng mại .
Bảo đảm an ninh là một vấn đề không thể thiếu , nhà tổ chức phối hợp với các cơ quan ban ngành về an ninh nh cơ quan công an , các đơn vị bảo vệ có uy tín trà trộn vào trong hội chợ để có thể giữ vững an ninh một cách tối u.
Ta có thể thấy ngay từ cửa soát vé của VN EXPO , lực lợng an ninh đã có mặt ngay từ những vòng ngoàI của Hội chợ thơng mại , điều đó vừa để răn đe , vừa thể hiện đợc tầm cỡ của VN EXPO.
+ Thời gian duy trì Hội chợ thơng mại
Thời gian duy trì Hội chợ thơng mại phản ánh quy mô của Hội chợ thơng mại . Tại nớc ta Hội chợ thơng mại chủ yếu thờng diễn ra trong vòng 1 tuần lễ .Nh VN EXPO diễn ra trong khoảng thời gian đầu tháng 4 , ngay sau Hội chợ Hàng Việt nam chất lợng cao ( do VEFAC- công ty tổ chức triển lãm Giảng Võ cùng Báo SàI
gòn tiếp thị tổ chức ) diễn ra ngay trớc đó .
Theo ông Nguyễn văn Ngân- Phó Tổng Giám đốc VINEXAD thì việc tổ– chức sau có thể cũng có bất lợi về số lợng khách tham quan nhng công ty nhất định sẽ không vì thế mà di chuyển thời gian tổ chức sang dịp khác Việc 2 Hội– chợ thơng mại tổ chức gần nhau nh vậy cũng là cơ hội để VN EXPO khẳng định sự vợt trội hơn hẳn về quy mô , tầm cỡ của mình . Đó cũng chính là một trong những chiến lợc cạnh tranh của VINEXAD để vợt trội đối thủ của mình thực sự phảI nỗ lực hết mình!
Thời gian duy trì Hội chợ thơng mại trong vòng 1 tuần lễ là vừa đủ , không dàI, không ngắn . nếu thời lợng quá dàI , sẽ ảnh hởng đến việc kinh doanh cũng nh uy tín của công ty vì vào những ngày cuối số lợng khách tham quan sụt giảm đáng kể sẽ ảnh hởng đến môI trờng Hội chợ thơng mại , vừa gây cách nhìn không tốt của các đơn vị tham gia đói với nhà tổ chức.
Nếu thời gian quá ngắn , sẽ rất phí phạm công sức của nhà tổ chức cũng nh các đơn vị tham gia vì một trong những mục tiêu của việc tham dự Hội chợ thơng mại là làm tăng khả năng nhận biết của công chúng đối với doanh nghiệp .
+ Bố trí các cán bộ tổ chức tham quan Hội chợ thơng mại
Công ty tổ chức Hội chợ thơng mại luôn bố trí những nhân viên của mình tại Hội chợ thơng mại một phần để giảI quyết những thắc mắc đối với các doanh nghiệp , một phần để giám sát , bảo đảm thành công cho Hội chợ thơng mại .
+ Quan hệ của công ty với Doanh nghiệp và khách tham quan - hoạt động công chúng (PR)
Quan hệ công chúng là một cách sống , một chính sách đợc công ty thực hiện nhằm tác động tới công chúng của mình theo hớng có lợi nhất .( Công chúng ở đây không chỉ gói gọn trong các doanh nghệp tham gia , khách tham quan mà còn là các nhân viên của chính công ty , nhân viên tiềm năng ,đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , nhà đầu t , nhà phân phối , , giới truyền thông , các giới có ảnh h- ởng đến d luận ..)
Quan hệ giữa công ty và công chúng đợc thể hiện ở :
+ Ban lãnh đạo của công ty gần gũi voí công chúng
+ điều chỉnh chính sách của công ty phù hợp với tháI độ của công chúng. + Sửa chữa và định hớng quan niệm của công ty .
+ Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới
+ Phản hồi , giảI thích những chỉ trích , phê bình của công chúng .
Công ty phảI biết đợc công chúng của họ nghĩ thế nào về họ thông qua các nghiên cứu , điều tra , thờng kỳ , thông báo các hoạt động đúng đắn của mình cho công chúng biết . Khi mọi côngchúng đợc thông tin đúng , đầy đủ và chân tình sẽ tạo đợc niệm tin dối với công ty ,nhờ vậy là tăng đợc uy tín và ảnh hởng của công ty đối với công chúng .