của ngân hàng AT do Công ty TNHH KPMG thực hiện
1. Chuẩn bị kiểm toán quy trình cho vay tại ngân hàng AT
Ngân hàng AT Việt Nam là một chi nhánh ngân hàng nớc ngoài của Ngân hàng Quốc tế AT, một trong số 50 ngân hàng lớn nhất châu á. Tại Việt Nam, Ngân hàng có các chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, Công ty đã tiến hành thu thập các thông tin cơ sở dựa trên hồ sơ kiểm toán năm trớc, trao đổi trực tiếp với nhân viên và Ban Giám đốc của Ngân hàng, thu thập các giấy tờ quan trọng có liên quan... để hiểu biết về công việc kinh doanh của khách hàng. Quy trình cho vay là một phần hành chính trong toàn bộ công việc mà kiểm toán viên phải thực hiện kiểm toán và đợc tìm hiểu chung cùng với các quy trình khác trong giai đoạn này.
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên tìm hiểu:
Mục tiêu, chiến lợc cho vay và các thành phần của hoạt động kinh doanh: thị trờng, sản phẩm dịch vụ, khách hàng, các liên minh và quy trình quản lý chính;
Các nhân tố kinh doanh bên ngoài liên quan: môi trờng kinh doanh chung, đặc điểm riêng của ngành ngân hàng, phản ứng của ban quản lý với các kỳ vọng của các cổ đông chính;
Cách thức ngân hàng xây dựng và thực hiện các mục tiêu và chiến lợc (quy trình quản lý chiến lợc);
Môi trờng kiểm soát mà ban quản lý tạo lập để hỗ trợ các mục tiêu và chiến lợc;
Trang bị và sử dụng hệ thống công nghệ thông tin trong ngân hàng;
Môi trờng báo cáo tài chính.
Những hiểu biết này sẽ giúp tìm hiểu các rủi ro kinh doanh đe doạ các mục tiêu của ngân hàng.
Do công việc kiểm toán có khối lợng lớn, để tránh thực hiện một cách sơ sài do “thiếu thời gian”, kiểm toán viên của công ty KPMG đã thực hiện một cuộc kiểm toán giữa năm vào tháng 7 năm 2004. Vào thời gian này, kiểm toán viên sẽ tập trung đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và các nghiệp vụ phát sinh trong 6 tháng đầu năm. Sang năm sau, khi báo cáo tài chính năm đã lập xong, kiểm toán viên sẽ cập nhật thông tin dữ liệu và thực hiện nốt công việc kiểm toán còn lại. Nh vậy, đội kiểm toán sẽ không gặp phải tình trạng thiếu thời gian, dẫn đến áp lực
công việc lớn có thể làm tăng khả năng rủi ro kiểm toán. Dới đây là các hiểu biết của kiểm toán viên đối với quy trình cho vay của Ngân hàng AT:
a) Thông tin chung về quy trình cho vay
Ngân hàng hoạt động tại Việt Nam theo Giấy phép hoạt động số AA/NH- GPĐT, đợc cấp bởi NHNN Việt Nam và bắt đầu đi vào hoạt động năm 1995. Chi nhánh tại Hà Nội đợc cấp giấy phép ngày XX/YY/1995, và chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh ngày XX’/YY’/1997.
Vốn đầu t của Ngân hàng hiện là 25 triệu đôla Mỹ. Ngân hàng bắt đầu làm ăn có lãi từ năm 1997.
Hoạt động của Ngân hàng nằm dới sự kiểm soát trực tiếp của Hội sở đặt tại Singapore. KPMG đã liên tục thực hiện kiểm toán cho tập đoàn AT kể từ năm 1998.
Hoạt động chính của ngân hàng AT bao gồm cả dịch vụ ngân hàng bán lẻ và dịch vụ ngân hàng công ty, trong đó hoạt động cho vay chiếm tới 68% thu nhập của ngân hàng và cũng là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất. Chi tiết nh sau:
Dịch vụ ngân hàng công ty:
- Cho vay thơng mại; - Ngân quỹ;
- Tài trợ thơng mại.
Dịch vụ ngân hàng bán lẻ:
- Các loại tiền gửi, ký quỹ; - Séc du lịch;
- Chuyển tiền bằng điện tín.
Vào ngày 31/12/2004, tỷ trọng thu nhập từ các hoạt động kinh doanh của ngân hàng AT nh sau:
Hà Nội Tp Hồ Chí Minh Tổng
Lãi thu từ cho vay 25% 43% 68%
Lãi thu từ thị trờng tiền tệ 15% 2% 17%
Thu dịch vụ 4% 8% 12%
Thu nhập khác 1% 2% 3%
Tổng 45% 55% 100%
Ngân hàng cung cấp các dịch vụ chính trên cơ sở toàn quốc gia, trong đó xét riêng về cho vay, chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có cơ sở khách hàng lớn hơn.
Mục tiêu của Ngân hàng đối với hoạt động cho vay nói riêng là tăng cờng hồ sơ vay vốn trong khi vẫn duy trì chính sách thận trọng trong việc phê chuẩn các mức tín dụng mới. Cụ thể: tăng số d khoản cho vay lên 12,8%, đạt mức 120 triệu đôla Mỹ vào cuối năm 2004.
Chiến lợc kinh doanh của Ngân hàng là duy trì và phát triển mối quan hệ với các khách hàng hiện thời; mở rộng các khoản vay cho các nhà đầu t Singapore mới; thúc đẩy hợp tác với các ngân hàng khác, đặc biệt là các Ngân hàng nhà nớc với các cơ hội cho vay đồng tài trợ. Ngoài ra, Ngân hàng cũng chủ trơng một chính sách lãi suất linh hoạt.
Hiện nay, có 79 ngân hàng hoạt động tại Việt Nam, trong đó có 5 ngân hàng nhà nớc, 36 ngân hàng cổ phần, 4 ngân hàng liên doanh và 27 chi nhánh của các ngân hàng nớc ngoài. Sự cạnh tranh giữa các khu vực là không lớn, vì các ngân hàng thờng nhắm tới những phân đoạn thị trờng khác nhau. Đối thủ trực tiếp của Ngân hàng AT tại Việt Nam là Ngân hàng thơng mại AYE có chung chiến lợc và cơ sở khách hàng mục tiêu với Ngân hàng. Tuy nhiên, AYE mới chỉ đi vào hoạt động từ giữa năm 2001.
b) Các nhân tố của quy trình cho vay
Kiểm toán viên tìm hiểu và mô tả sơ bộ về quy trình cho vay của Ngân hàng AT và ảnh hởng của chúng tới báo cáo tài chính bao gồm mục tiêu hoạt động, các lớp nghiệp vụ chủ yếu, các ớc tính kế toán, thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính.
Mục tiêu của quy trình
- Thu hút các khách hàng đáng tin và có thể đem lại lợi nhuận; - Phục vụ các khách hàng quan trọng/ khách hàng quốc tế; - Quyết định về lãi suất dựa trên rủi ro và chiến lợc;
- Giám sát các rủi ro tín dụng; và
- Bảo vệ tài sản và tuân thủ các quy định của nớc sở tại.
Các lớp nghiệp vụ chủ yếu
- Chi phát và thu hồi các khoản cho vay và ứng trớc; - Dự phòng, xoá sổ và thu hồi nợ xấu;
- Ghi nhận lãi phải thu/ lãi đã nhận.
Ước tính kế toán:
Trình bày và báo cáo:
- Dự phòng, xoá sổ và thu hồi nợ xấu;
- Khoản cho vay và ứng trớc, cam kết cho vay cha thực hiện;
- Quy định của Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam về lập dự phòng cho các khoản nợ xấu và khó đòi;
- Thu lãi từ cho vay và thu nhập tơng tự khác.
Các nhân tố kinh doanh bên ngoài
Kiểm toán viên thu thập hiểu biết về các nhân tố kinh doanh bên ngoài ảnh hởng đến Ngân hàng thông qua mẫu hình PEST (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ và khung pháp lý) và kỹ thuật 5 tác động của Porter.
Rủi ro có thể ảnh hởng tới mục tiêu của quy trình
- Ngân hàng không đánh giá đợc đầy đủ khả năng và ý thức ngời vay về thanh toán đầy đủ và đúng hạn.
- Ngân hàng không tuân thủ chiến lợc quản lý tơng ứng với danh mục cho vay. - Ngân hàng không thể giám sát liên tục chất lợng danh mục cho vay.
- Sự giảm sút trong danh mục cho vay không đợc ghi nhận và xử lý kịp thời.
c) Hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro ảnh hởng tới quy trình cho vay
Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng AT, kiểm toán viên tập trung tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, phong cách và triết lý hoạt động, các chính sách về nhân lực, chế độ báo cáo, các thủ tục quản lý, hệ thống thông tin... Trong đó, kiểm toán viên đi sâu tìm hiểu về chính sách quản lý rủi ro tín dụng của Ngân hàng.
Do tầm quan trọng của quy trình cho vay, hoạt động của ngân hàng AT đòi hỏi một sự quan tâm đúng mực của các cấp lãnh đạo trong việc quản lý rủi ro tín
dụng. Ngân hàng đối phó với rủi ro này bằng cách:
• Thực hiện một danh mục cho vay ít rủi ro. Ngân hàng hớng về các khoản cho vay các công ty Singapore tại Việt Nam, các thành viên của tập đoàn AT và các doanh nghiệp nhà nớc lớn làm ăn có lãi. Ngân hàng cũng tham gia một số khoản cho vay đồng tài trợ lớn với các ngân hàng của nhà nớc.
• Ngân hàng theo đuổi một quy trình phân tích và phê chuẩn tín dụng hết sức nghiêm ngặt. Rà soát tín dụng đợc thực hiện thờng xuyên cho tất cả các khách hàng, ít nhất nửa năm một lần để đảm bảo hạn mức tơng ứng với rủi ro đi kèm.
Việc khảo sát tài sản thế chấp đợc thực hiện hàng quý. Các khoản cho vay từ 500.000 USD trở lên phải đợc sự phê chuẩn của Hội sở.
• Ngân hàng thực hiện chấm điểm tín dụng bằng một thẻ điểm đánh giá khả năng thực hiện nghĩa vụ của khách hàng theo nhiều tiêu chí. Ngân hàng cũng theo dõi thờng xuyên việc sử dụng các khoản cho vay của khách hàng, định kỳ lập các báo cáo cập nhật về những thay đổi và phát triển trong tình hình kinh doanh của khách hàng.
• Tuân thủ một hệ thống báo cáo nghiêm ngặt tới Hội sở hàng tháng và bất thờng (nếu cần).
• Thực hiện kiểm toán nội bộ thờng xuyên để xác định các điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nhằm mục đích cải thiện. Chơng trình kiểm toán nội bộ đợc thiết kế bởi Hội sở và các báo cáo đợc gửi tới Hội sở rà soát theo lịch trình.
Thông qua tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của ngân hàng AT, kiểm toán viên phân tích rủi ro chiến lợc kinh doanh và các lớp nghiệp vụ trọng yếu ảnh h- ởng tới báo cáo tài chính và liên hệ tới các quy trình khác và tổng kết trên Tài liệu phân tích quy trình. Khi phân tích kiểm soát nội bộ với quy trình cho vay của Ngân hàng, kiểm toán viên không thể bỏ qua việc phân tích rủi ro. Nó sẽ giúp kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán thích hợp, không bỏ sót những điểm quan trọng cần kiểm toán. KPMG thực hiện phân tích tập trung theo hai hớng sau đây:
Thứ nhất là rủi ro chiến lợc kinh doanh của Ngân hàng.
Thứ hai là các nghiệp vụ trọng yếu của quy trình cho vay bao gồm nghiệp vụ giải ngân và thu nợ cho vay, và nghiệp vụ thu lãi từ cho vay.
Các tài liệu phân tích rủi ro đợc trình bày trong các bảng biểu ở các trang kế bên.
Dựa trên kết quả đánh giá ban đầu từ các tài liệu phân tích trên, đồng thời trên cơ sở kết quả kiểm toán năm trớc và 6 tháng đầu năm, Kiểm toán viên nhận xét rằng ngân hàng AT có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, từ thiết kế đến thực hiện các thủ tục đều có hiệu lực, đảm bảo tốt cho việc tiến hành các nghiệp vụ cho vay. Nhân viên tham gia vào quy trình cho vay đều là những ngời có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn. Kết quả kiểm tra về hệ thống công nghệ thông tin áp dụng trong chu trình cho vay cũng hoạt động hiệu quả, và cha xẩy ra sự cố nào trong quá khứ. Vì vậy, Kiểm toán viên xác định chú trọng đến việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát cho quy trình. Riêng thu nhập từ lãi và phí sẽ đợc thực hiện kiểm tra chi tiết.
2. Thực hiện kiểm toán quy trình cho vay Ngân hàng AT
2.1- Phân tích quy trình cho vay
Trong phân tích quy trình cho vay, Kiểm toán viên đi sâu tìm hiểu về phơng cách ban quản lý ngân hàng sử dụng để kiểm soát rủi ro tín dụng trong quy trình cho vay đã đợc nhận diện ở phần trớc. Bao gồm: tìm hiểu về các thủ tục hoạt động trong quy trình, ảnh hởng tới các cơ sở dẫn liệu trên báo cáo tài chính, các kiểm soát tơng ứng, từ đó đề ra các mục tiêu kiểm toán đặc thù cho quy trình và chuẩn bị lập chơng trình kiểm toán để đáp ứng các mục tiêu đó.
Các công việc cần làm gồm:
Xem xét hồ sơ về cơ cấu tín dụng: Cơ cấu tín dụng có thể đợc phân chia theo lĩnh vực hoạt động, theo quy mô hoạt động, theo khả năng tài chính của khách hàng vay vốn… Hồ sơ về cơ cấu tín dụng còn bao gồm một bản danh mục tổng nợ của khách hàng với các bộ phận của ngân hàng. Qua đó, ta thấy đợc tổng quan về rủi ro trong quan hệ kinh doanh với một khách hàng, tránh tình trạng cho vay vợt hạn mức.
Lập danh sách các hạn mức tín dụng đã duyệt cho vay nhng cha giải ngân. ở đây tiểm ẩn một mức rủi ro nào đó, cơ sở đánh giá việc cấp khoản tín dụng lớn đó có đảm bảo yêu cầu cha.
Lu ý tới danh sách các khoản vay gặp khó khăn về hoàn trả, các khoản cho vay phải điều chỉnh giá trị, danh sách khách hàng đợc cấp thấu chi ở một mức giới hạn nào đó.
Thủ tục Kiểm soát nội bộ Xét duyệt và cho vay
1.1 Giao dịch cho vay bắt đầu khi cán bộ
tín dụng gặp gỡ khách hàng, thu thập các thông tin cơ sở về công việc kinh doanh của khách hàng, lĩnh vực hoạt động, tình hình tài chính... và thoả thuận về điều kiện cho vay, phơng thức cho vay và chấm điểm tín dụng.
1.2 Trởng phòng tín dụng cao cấp và Giám
đốc chi nhánh Ngân hàng đánh giá ban đầu và chấp nhận về giá trị tín dụng của ngời vay.
1.3 Đơn xin vay vốn đợc Trởng phòng tín
dụng cao cấp (bà Vơng) và Giám đốc chi nhánh phê duyệt.
2.1 Đơn xin vay vốn và các tài liệu đi
kèm đợc đa ra tại cuộc họp xét duyệt hạn mức tín dụng để thảo luận về các điều kiện vay vốn. Cuộc họp có sự tham gia của:
- Cán bộ tín dụng; - Trởng phòng tín dụng;
- Trởng phòng kinh doanh cao cấp; - Giám đốc chi nhánh.
2.2 Biên bản cuộc họp đợc lập và ghi nhận
tất cả các ý kiến tham gia, có chữ ký của tất cả các thành viên.
2.3 Công việc khảo sát thực tế (tham quan
nhà xởng, tài sản thế chấp...) là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện để kiểm tra về thực tế hoạt động kinh doanh của khách hàng và giá trị của tài sản đảm bảo. Tài sản đảm bảo đợc đăng ký với Phòng Đăng ký các Giao dịch Bảo đảm.
3.1 Đơn xin vay vốn đợc trình lên các cấp
phê duyệt tín dụng và gửi tới Hội sở (nếu cần) bằng Email.
3.2 Phê duyệt hạn mức tín dụng:
- Hội sở phê duyệt tất cả các khoản cho vay liên quan đến tài khoản của tập đoàn không kể số tiền là bao nhiêu.
- Giám đốc chi nhánh cấp 1: phê duyệt các hạn mức không quá 500.000 Đô la Mỹ với các khoản cho vay có bảo đảm, và nhỏ hơn 300.000 Đô la Mỹ đối với các khoản cho vay không có bảo đảm.
- Giám đốc chi nhánh cấp 2: phê duyệt hạn mức không quá 150.000 Đô la Mỹ - Các khoản khác: phê chuẩn bởi Hội sở.
4.1 Hợp đồng vay đợc ký kết giữa Giám
đốc chi nhánh và ngời vay. Nếu khoản vay đợc bảo đảm bằng tài sản thế chấp hoặc cầm cố..., hợp đồng bảo đảm tài sản cũng đợc ký kết.
4.2 Đối với các khoản cho vay vợt quá
thẩm quyền của Giám đốc chi nhánh phải có uỷ quyền từ văn phòng chính.
5.1 Trên cơ sở hợp đồng vay đợc ký kết,