II. Thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Trách nhiệm
1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
1.1Kết quả chung
Bảng II.2: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của Công ty
( Đơn vị tính: USD)
Chỉ tiêu Năm
2001 2002 2003 2004
Chi phí 1.206.591 1.435.739 1.806.934 2.365.517
Lợi nhuận 50.275 62.945 87.127 114.061
Nộp ngân
sách 276.510 326.713 409.117 530.630
( Nguồn: Phòng tài chính Công ty TNHH Thanh Phong )
Qua bảng phân tích trên ta thấy hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Phong trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 là khá tốt. Cụ thể là:
- Doanh thu liên tục tăng qua các năm từ năm 2001 đến năm 2004. Năm 2001 doanh thu của Công ty mới đạt $ 1.256.866 thì đến năm 2004 doanh thu của Công ty đã đạt $ 2.479.578, tăng gần gấp đôi so với năm 2001. Doanh thu tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty đã đạt đợc kết quả cao trong hoạt động kinh doanh của mình.
- Lợi nhuận của Công ty cũng khá cao và liên tục tăng qua các năm: năm 2001 lợi nhuận của Công ty là $ 50.275, năm 2002 là $ 62.945 đến năm 2004 đã là $ 114.061. Lợi nhuận tăng liên tục qua các năm chính tỏ Công ty làm ăn khá hiệu quả.
- Số tiền nộp ngân sách hàng năm của Công ty ( Bao gồm: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp…và các khoản lệ phí khác mà Công ty nộp cho nhà nớc ) cũng tăng nhanh qua các năm. Năm 2001 Công ty nộp $ 276.510 vào ngân sách nhà nớc, đến năm 2004 thì con số này đã là $ 530.630. Số tiền mà Công ty nộp vào ngân sách Nhà nớc hằng năm tăng nhanh chính tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển và Công ty thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ đối với Nhà nớc.
Hoạt động nhập khẩu là hoạt động chính của Công ty TNHH Thanh Phong, nó cung cấp hầu hết nguồn linh kiện đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong đó, mặt hàng đợc Công ty nhập khẩu nhiều nhất là linh kiện động cơ Diesel các loại. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty qua các năm đợc thể hiện qua bảng sau: ( Bảng II.3, trang 36 )
Bảng II. 3: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu
( Đơn vị tính:USD)
Số
TT Tên hàng
Năm
2001 2002 2003 2004
1 Phụ tùng máy xớicác loại 88.238 109.348 135.048 172.352
2 Phụ tùng máy cày các loại 56.351 67.249 82.465 103.568 3 Phụ tùng máy bơm nớc các loại 16.738 19.886 22.346 33.195
4 Dynamo máy phátđiện các loại 34.651 43.285 48.238 67.152
5 Linh kiện động cơDiesel các loại 664.889 779.745 983.085 1.276.785
Tổng 860.867 1.019.513 1.271.182 1.653.052
( Nguồn: báo cáo tổng hợp hàng nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong )
Qua bảng phân tích trên, có thể thấy:
Thứ nhất, các mặt hàng mà Công ty TNHH Thanh Phong nhập là các linh kiện, phụ tùng máy nông nghiệp và linh kiện động cơ Diesel. Trong đó, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong suốt các năm vẫn là linh kiện động cơ Diesel. Cụ thể là, trong năm 2001 tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty là $ 860.867 thì đã có tới $ 664.889 là linh kiện động cơ Diesel các loại; năm 2004 Công ty
nhập $ 1.276.785 linh kiện động cơ Diesel trong tổng kim ngạch nhập khẩu là $ 1.653.052. Lý do mà linh kiện động cơ Diesel luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty là: số linh kiện này sau khi nhập về sẽ đợc Công ty lắp ráp thành động cơ Diesel theo tỷ lệ nội địa hoá ( Quy định tại công văn số 3002/CV-KHCN của Bộ Công nghiệp về việc xác nhận điều kiện kĩ thuật, năng lực công nghệ sản xuất và tỷ lệ nội địa hoá tại Công ty Thanh Phong ). Sau đó, một phần động cơ sẽ đợc Công ty sử dụng làm động cơ cho các loại máy nông, lâm, ng nghiệp mà Công ty sản xuất và phần còn lại Công ty cung cấp cho thị trờng trong nớc.
Biểu đồ II.1: Tổng kim ngạch nhập khẩu
860867 1019513 1271182 1653052 0 400000 800000 1200000 1600000 2000000 2001 2002 2003 2004 Năm G iá tr ị ( U SD ) Series1
Thứ hai, kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty khá tốt, kim ngạch nhập khẩu của Công ty năm sau luôn cao hơn năm trớc ( Biểu đồ II.1). Điều này chứng tỏ Công ty đã tạo đợc uy tín trong kinh doanh nên doanh số bán ngày càng cao, kéo theo lợng linh kiện máy móc nhập về để lắp ráp, bán tăng nhanh theo từng năm.
Ngoài bảng phân tích trên ta cũng còn có thể đánh giá kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty thông qua bảng tổng hợp số lợng và giá trị hợp đồng nhập khẩu đã đợc kí kết và thực hiện trong các năm từ 2001 đến 2004 qua bảng phân tích sau: ( Bảng II.4, trang 38).
Bảng II.4: Bảng phân tích tổng hợp số lợng và giá trị hợp đồng nhập khẩu
Chỉ tiêu Năm So sánh 01 02 03 04 02- 01 03- 02 04- 03 Lợng Tỉlệ (%) Lợng Tỉlệ (%) Lợng Tỉlệ (%) Tổng số hợp đồng 84 90 98 106 6 7,1 8 8,9 8 8,2 Tổng giá trị (USD) 860.867 1.019.513 1.271.182 1.653.052 158.646 18,4 251.669 24,7 381.870 23,1
( Nguồn: Tổng hợp nhập khẩu Công ty TNHH Thanh Phong các năm 2001 đến 2004 )
Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy, trong suốt các năm từ năm 2001 đến năm 2004 việc kí kết và thực hiện hợp đồng của Công ty Thanh Phong tăng cả về số lợng hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng. Cụ thể là:
- Về mặt số lợng: số lợng hợp đồng nhập khẩu đợc Công ty kí kết và thực hiện năm 2002 tăng lên 6 hợp đồng so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 7,1%; năm 2003 tăng 8 hợp đồng so với năm 2002, tỉ lệ tăng 8,9%; năm 2004 tăng 8 hợp đồng so với năm 2003, tỉ lệ tăng 8,2%. Điều này phần nào thể hiện sự tiến bộ của Công ty trong sản xuất kinh doanh và việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá.
- Về mặt giá trị: Tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty đã thực hiện trong các năm từ năm 2001 đến năm 2004 luôn tăng. Năm 2002,
tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty thực hiện đạt $ 1.019.513, tăng $ 158.646 so với năm 2001, đạt tỉ lệ tăng 18,4% ; năm 2003 tăng $ 251.669 so với năm 2002, đạt tỉ lệ tăng 24,7%; năm 2004 tăng $ 381.870 so với năm 2003, đạt tỉ lệ tăng 23,1%. Năm 2001, tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu đợc Công ty thực hiện mới chỉ đạt $ 860.687 đến năm 2004 con số này đã là $ 1.653.052, tức là tăng gần gấp đôi chỉ trong vòng 3 năm. Các số liệu kể trên chứng tỏ định hớng kinh doanh của Công ty là đúng đắn; hiệu quả kinh doanh của Công ty là khá cao; thị trờng máy nông, lâm, ng nghiệp thực sự rất hấp dẫn và Công ty có nhiều cơ hội để phát triển.
2. Quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong
Nh đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Thanh Phong là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực sản xuất, lắp ráp máy nông, lâm, ng nghiệp với linh kiện chủ yếu đợc nhập khẩu từ Trung quốc. Tuy đã thành lập và tham gia hoạt động nhập khẩu đợc 6 năm ( từ năm 1999 ) nhng kinh nghiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên trong Công ty về hoạt động nhập khẩu vẫn còn hạn chế. Do đó, trong khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu thì Công ty thờng chủ động áp dụng các điều kiện cơ sở giao hàng sao cho số nghiệp vụ mà Công ty phải thực hiện là ít nhất, chẳng hạn nh nhập khẩu theo điều kiện CIF, DAF – Incoterms 2000. Vì vậy, trong quy trình nhập khẩu của Công ty không có các nghiệp vụ thuê phơng tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hoá. Ngoài ra, các mặt hàng và Công ty nhập khẩu đều không thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu cho nên Công ty cũng không thực hiện nghiệp vụ này trong hoạt động nhập khẩu của mình. Trên thực tế, các nghiệp vụ chủ yếu mà Công ty TNHH Thanh Phong thực hiện trong quy trình nhập khẩu của mình là: nghiên cứu thị trờng; giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng; đôn đốc bên bán giao hàng; làm
tra, giám định hàng nhập khẩu; làm thủ tục thanh toán; khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( trong một số trờng hợp ).
2.1 Nghiên cứu thị trờng
Trên thực tế, Công ty cha quan tâm nhiều đến việc nghiên cứu thị trờng. Cụ thể, công việc này đợc Công ty thực hiên nh sau:
2.1.1 Nghiên cứu thị trờng trong nớc
Công việc nghiên cứu thị trờng trong nớc để quyết định nhập hàng gì, số l- ợng bao nhiêu, vào thời điểm nào đợc thực hiện bởi Ban Giám đốc Công ty. Thực ra, Công ty không có bộ phận chuyên trách về việc nghiên cứu thị tr- ờng( vì Ban Giám đốc cho rằng: quy mô của Công ty là không lớn, cha cần bộ phận nghiên cứu thị trờng riêng ). Ban Giám đốc thờng dựa vào thực tế sản xuất và tiêu thụ hàng hoá của Công ty, lợng hàng mà các bạn hàng của Công ty đặt, tình hình thời tiết, mùa vụ… rồi ra quyết định nhập hàng về để sản xuất, lắp ráp rồi cung cấp cho thị trờng. Chẳng hạn, nhu cầu về máy Diesel tăng mạnh vào mùa khô và những năm hạn hán ( do nông dân trồng các cây công nghiệp cần máy để bơm nớc ). Thực tế, đầu Quý II năm 2005 ban giám đốc Công ty đã quyết định sẽ nhập 1000 Dynamô máy phát điện ( xấp xỉ lợng nhập của cả năm 2004 ) do nhận thấy tình hình hạn hán từ cuối năm 2004 đến nay và khả năng thiếu điện trên diện rộng, thời tiết nắng nóng. Chỉ trong tháng 04 và tháng 05 năm 2005 Công ty đã sản xuất và tiêu thụ hơn 800 Dynamô và Công ty đã tiếp tục kí hợp đồng số 45 – 05/ TP-RC với nhà máy Disel Thành Phố Rucao nhập tiếp 900 Dynamô nữa.
2.1.2 Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài
Hiện nay, Công ty chỉ nhập những hàng hoá từ các nhà cung cấp Trung quốc. Các nhà cung cấp này hầu hết là đối tác lâu năm và có quan hệ hữu nghị
với Ban Giám đốc Công ty. Việc nghiên cứu thị trờng nớc ngoài thực sự cha đợc Ban Giám đốc Công ty chú ý.
2. 2 Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng
Phơng thức giao dịch đợc Công ty sử dụng thờng xuyên là giao dịch trực tiếp bằng cách thông qua các phơng tiện điện tín, điện thoại, fax hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tác trong trờng hợp có nhà cung cấp mới hay trong trờng hợp kí kết hợp đồng lớn . Phơng thức này cho phép Công ty có thể đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách nhanh chóng, ít tốn kém và vẫn đảm bảo tính an toàn cao.
- Thông thờng, dựa vào sự phân tích nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong n- ớc, sự biến động và xu thế biến đổi của cầu, nhu cầu linh kiện phục vụ sản xuất của Công ty, lợng hàng tồn kho…mà Công ty chủ động gửi “th chào mua” ( hay còn gọi là “th hỏi hàng”- Letter of enquiry) tới các nhà sản xuất, cung cấp Trung quốc có khả năng đáp ứng nhu cầu của Công ty mà Công ty đã có quan hệ từ trớc. Trong th chào mua, Công ty thể hiện rõ nhu cầu của mình về loại hàng hoá nhất định và đề nghị phía nhà cung cấp cho biết thông tin về giá cả và các thông tin khác có liên quan đến hàng hoá kể trên. Nhận đợc th chào mua của Công ty thì phía Trung quốc sẽ có “th chào bán thụ động” ( còn gọi là “th trả lời th chào hàng”- Reply to enquiry) để cung cấp các thông tin mà Công ty Thanh Phong đề nghị. Việc sử dụng các th hỏi hàng thông qua fax, email… nh trên thờng cung cấp cho Công ty những thông tin khá đầy đủ, rõ ràng và chính xác với chi phí thấp.
- Sau khi thực hiện việc gửi th chào mua, nhận th trả lời thì Công ty đã có cơ sở soạn thảo nội dung của bản hợp đồng có thể sẽ đợc kí kết, các thông tin mà Công ty thờng yêu cầu bao gồm:
+ Hàng hóa: Biết đợc chủng loại, quy cách, đặc tính, chất lợng... của hàng nhập khẩu mà mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp cho Công ty.
+ Giá cả: Biết đợc giá cả hàng hoá theo từng điều kiện giao hàng cụ thể. + Số lợng: Quyết định đợc chính xác số lợng hàng hóa mà mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp cho Công ty.
+ Phơng thức thanh toán: Trả ngay hay trả chậm qua L/C, thanh toán một lần hay nhiều lần…để có thể đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty.
Ví dụ nh sau khi gửi th chào mua “ 800 Bộ linh kiện động cơ Diesel 18 HP” vào ngày 02 tháng 03 năm 2004 tới các nhà cung cấp Trung quốc, Công ty đã nhận đợc th trả lời của: Công ty TNHH Changfa, tập đoàn Giang động, nhà máy Diesel tỉnh An huy, nhà máy Diesel thành phố Rucao, tập đoàn Changchai…Sau khi xem xét các th trả lời của các nhà cung cấp trên, Công ty thấy th trả lời của Công ty TNHH Changfa là có lợi cho mình nhất ( Số lợng hàng 800 bộ; hàng mới, đạt tiêu chuẩn chất lợng theo tiêu chuẩn của Trung quốc; giá mỗi bộ linh kiện là 65 USD – CIF Hải phòng; thanh toán bằng L/C trả ngay;…).
- Khi nhận đợc đầy đủ thông tin trên thì phòng Kinh doanh của Công ty lập dự thảo hợp đồng nhập khẩu trình lên Giám đốc xem xét. Giám đốc sẽ trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc xem xét và trên cơ sở đó sẽ đi đến đàm phán, ký kết hợp đồng bằng cách gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua các phơng tiện nh máy fax, điện tín. Việc lập hợp đồng cũng không nhất thiết do phía Công ty thực hiện mà có thể do chính bạn hàng lập hợp đồng và ký trớc gửi sang bằng fax. Trong trờng hợp này Công ty sẽ xem xét kỹ lỡng từng điều khoản quy định trong hợp đồng có phù hợp với thỏa thuận đã đạt đợc khi đàm phán không, nếu không có vấn đề gì thì giám đốc ký và fax lại cho bên bán. Hợp đồng này coi là hợp đồng chính thức giữa hai bên. Chữ ký và con dấu qua fax có giá trị pháp lý nh khi ký kết trực tiếp. Ví dụ, trong năm 2004 Công ty đã kí kết 98 trên tổng số 106 hợp đồng với các đối tác Trung quốc thông qua máy fax. Tiêu biểu là các hợp đồng sau: ( Bảng II.5, trang 43).
Bảng II.5: Một số hợp đồng tiêu biểu đợc kí kết qua máy Fax
S
TT Số hợp đồng Nhà cung cấp Tên hàng Giá trị(USD)
1 02- 04/TP-RC Thành phố RucaoNhà máy Diesel Bộ linh kiện động cơDiesel 18HP 15.350
2 08- 04/TP-CF Công ty Changfa Bộ linh kiện động cơDiesel 24HP 10.125
3 16- 04/TP-EM Nhà máy Nga miEmei Dynamô phát điện 8.578
4 21- 04/TP-QX Nhà máy Diesel tỉnhQuảng Tây Bộ linh kiện động cơDiesel 19HP 18.235 5 38- 04/TP-QC Nhà máy Quanchai Hộp số máy xới 9.238
( Nguồn: Kết quả thực hiện hợp đồng Công ty TNHH Thanh Phong, năm 2004)
- Tùy từng trờng hợp cụ thể mà nội dung chi tiết hợp đồng có thể khác nhau, phù hợp với thỏa thuận mà Công ty đã đạt đợc với nhà xuất khẩu Trung quốc. Hợp đồng thờng đợc lập thành 04 bản bằng tiếng Việt nam, mỗi bên giữ 02 bản với các điều khoản chính sau ( Các ví dụ đợc trích ra từ Hợp đồng số 18 - 05/TP-RC ):
+ Điều khoản tên hàng: Ghi rõ, chính xác. Ví dụ: “ Động cơ Diesel 18 HP”.
+ Về số lợng hàng hóa: Quy định rõ số lợng hàng nhập và đơn vị của nó nh chiếc, cái, kg, tấn, bộ. Ví dụ: “ 300 bộ”.
+ Về giá cả: Thờng là giá CIF - Hải phòng hoặc DAF - Hữu Nghị. Ví dụ: “ đơn giá: 65 USD - CIF Hải Phòng, tổng giá trị hợp đồng tính theo giá CIF-