4/ Giỏ tr c a vi c phõn tớch đi m hoà v n là gỡ?ị ủ ệ ể ố
5/ N p văn hoỏ c a m t t ch c tỏc đ ng đ n phế ủ ộ ổ ứ ộ ế ương th c ki m soỏt.ứ ể
6/ Ki m tra ch t lể ấ ượng s n ph m. u nhả ẩ Ư ược đi m c a phể ủ ương th c l y m uứ ấ ẫ nghi m thu.ệ
B. N i dungộ
I. KHÁI NI M, M C ĐÍCH VÀ TÁC D NG C A CễNG TÁC KI MỆ Ụ Ụ Ủ ỂTRA TRA
1. Khỏi ni mệ
Ki m tra là ti n trỡnh đ m b o hành vi và thành tớch tuõn theo cỏc tiờu chu n c aể ế ả ả ẩ ủ t ch c bao g m quy t c, th t c và m c tiờu, đ m b o cho m i ho t đ ng c a doanhổ ứ ồ ắ ủ ụ ụ ả ả ọ ạ ộ ủ nghi p đệ ược th c hi n theo đỳng k ho ch. Đú là ti n trỡnh giỏm sỏt vi c th c hi n vàự ệ ế ạ ế ệ ự ệ thu th p nh ng thụng tin ph n h i đ k p th i s a ch a, đi u ch nh đ m b o k ho chậ ữ ả ồ ể ị ờ ử ữ ề ỉ ả ả ế ạ được hoàn thành nh d đ nh.ư ự ị
Đú là nh ng t l , tiờu chu n, nh ng con s th ng kờ mà nhà qu n tr đ a ra đ đoữ ỉ ệ ẩ ữ ố ố ả ị ư ể lường và đi u ch nh nh ng k t qu ho t đ ng c a c p dề ỉ ữ ế ả ạ ộ ủ ấ ưới nh m hoàn thành m c tiờuằ ụ c a doanh nghi p. B ng cỏch đú nhà qu n tr đ m b o r ng nh ng gỡ c p dủ ệ ằ ả ị ả ả ằ ữ ấ ưới đó làm là đỳng ho c ch a đỳng v i k ho ch đó đ ra.ặ ư ớ ế ạ ề
2. M c đớchụ
- Làm sỏng t và chớnh xỏc h n cỏc m c tiờu k ho ch.ỏ ơ ụ ế ạ
- Xỏc đ nh và d đoỏn nh ng chi u hị ự ữ ề ướng chớnh và nh ng thay đ i c n thi t liờnữ ổ ầ ế quan đ n ho t đ ng c a doanh nghi p nh : th trế ạ ộ ủ ệ ư ị ường, s n ph m, tài nguyờn,…ả ẩ - Phỏt hi n k p th i nh ng v n đ sai và nh ng đ n v ch u trỏch nhi m đ s a sai.ệ ị ờ ữ ấ ề ữ ơ ị ị ệ ể ử - Làm đ n gi n hoỏ cỏc v n đ u quy n ch huy, quy n hành và trỏch nhi m.ơ ả ấ ề ỷ ề ỉ ề ệ - Phỏt th o cỏc tiờu chu n tả ẩ ường trỡnh bỏo cỏo đ lo i b t nh ng gỡ khụng c nể ạ ớ ữ ầ
thi t.ế
- Ph bi n nh ng ch d n c n thi t m t cỏch liờn t c, đi u ch nh k p th i cỏc ho tổ ế ữ ỉ ẫ ầ ế ộ ụ ề ỉ ị ờ ạ đ ng nh m c i ti n s hoàn t t cụng tỏc ti t ki m thỡ gi cụng s c c a m iộ ằ ả ế ự ấ ế ệ ờ ứ ủ ọ ngườ ểi đ gia tăng năng su t và l i nhu n cao.ấ ợ ậ
3. Tỏc d ngụ
- Gi m b t gỏnh n ng c a c p ch huy nh cú s theo dừi thả ớ ặ ủ ấ ỉ ờ ự ường xuyờn cụng vi c.ệ - Đ bi t để ế ược nh ng cụng vi c mà nhõn viờn đó làm, ch a làm ho c làm ch a đ t.ữ ệ ư ặ ư ạ
T đú nhà qu n tr cú hừ ả ị ướng đi u ch nh.ề ỉ
Nhiệm vụ chung của kiểm tra trong doanh nghiệp là thông qua kiểm tra phải phát hiện ra những sai lệch của thực tế so với mục tiêu, từ đó đề ra các biện pháp thích hợp và kịp thời để cải tiến, hoàn thiện quá trình xây dựng kế hoạch cũng nh tổ chức thực hiện kế hoạch. Về mặt cụ thể, công tác kiểm tra phải đạt đợc những mục đích cơ bản sau: ư Bảo đảm kết quả đạt đợc phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
ư Bảo đ ảm các nguồn lực của tổ chức đợc sử dụng m ột cách hữ u hiệ u.
ư Làm sáng tỏ và đ ề ra nhữ ng kế t quả m ong m uốn chính xác hơ n theo thứ tự quan trọng
ư Xác đ ịnh và dự đ oán nhữ ng chiề u hớng chính và nhữ ng thay đ ổ i cần th iế t trong các vấn đ ề nh: Thị trờng, sản phẩm , tà i nguyên, tiệ n nghi, cơ sở vật chất...
ư Phát hiệ n kịp thời nhữ ng vấn đ ề và nhữ ng đ ơn vị bộ phận chịu trách nhiệm đ ể sửa sai.
ư Làm đ ơn giản hoá các vấn đ ề uỷ quyề n, chỉ huy, quyề n hành và trách nhiệm
ư Phác thảo các tiêu chuẩn tờng trì nh báo cáo đ ể loại bớt nhữ ng gì ít quan trọng hay không cần th iế t.
ư Phổ biế n nhữ ng chỉ dẫn cần th iế t m ột cách liên tục đ ể cải tiế n sự hoàn tất công tác tiế t kiệm thời gian, công sức của m ọi ngời đ ể gia tăng năng suất và đ em lại lợi nhuận cao. ư Các đ iểm kiểm tra th iế t yế u là nhữ ng đ iểm th ờng xảy ra th iế u sót, hạn chế và khi xảy ra thì th ờng có ảnh hởng lớn tới kế t quả hoạt đ ộng của doanh nghiệ p
Để thấy rõ đ iề u này, chúng ta có thể tham khảo m ột số đ iểm kiểm tra th iế t yế u trong nhữ ng lĩ nh vực quan trọng của doanh nghiệ p nh sau:
Sản xuất Marketing Quản trị nhân
sự Tài chính kế toán ư Chủng loại SP ư Số lợng SP ư Chất lợng SP ư Doanh thu tiêu thụ ư Chi phí bán hàng ư Chi phí ư Năng suất lao động ư Mối quan hệ giữa những ngời lao động ư Tài sản của doanh nghiệp ư Kết quả sản xuất kinh doanh
ư Chi phí SX ư M ức đ ộ hoàn thành kế hoạch SX quảng cáo ư M ức đ ộ hài lòng của ngời tiêu dùng ư Kế t quả bán hàng của từng nhâ n viên ư Nhữ ng cá nhâ n tập thể đ iể n hì nh ư Phát triể n lực lợng quản trị viên ư Dự trữ ư Lu chuyể n tiề n tệ
Trên thực tế , việ c xác đ ịnh đợc nhữ ng đ iểm th iế t yế u trong kiểm tra không phải khi nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tì m đợc nhữ ng nội dung kiểm tra hữ u hiệ u, chúng ta cần phải trả lờ i đợc nhữ ng câ u hỏi cơ bản nh sau:
ư Nhữ ng đ iểm nào phản ảnh rõ nhất m ục tiêu của tổ chức? ư Nhữ ng đ iểm nào phản ảnh rõ nhất tì nh trạng không đ ạt đợc m ục tiêu?
ư Nhữ ng đ iểm nào đ o lờng tốt nhất sự sai lệ ch?
ư Nhữ ng đ iểm nào xác đ ịnh rõ nhất trách nhiệm của các cá nhâ n, bộ phận có liên quan
ư Nhữ ng đ iểm nào thực hiệ n m ột cách thuận tiệ n nhất và ít tốn kém nhất
5. Cỏc nguyờn t c ki m traắ ể
- B mỏy ki m tra c n ph i độ ể ầ ả ược thi t k phự h p v i k ho ch ho t đ ng c aế ế ợ ớ ế ạ ạ ộ ủ doanh nghi p, cỏc ch c v , c p b c c a đ i tệ ứ ụ ấ ậ ủ ố ượng ki m tra, cỏc k thu t và hể ỹ ậ ệ th ng ki m tra ph i ph n ỏnh đố ể ả ả ược cỏc k ho ch mà chỳng đế ạ ược thi t k ra đế ế ể theo dừi.
- Cụng tỏc ki m tra c n ph i để ầ ả ược thi t k theo c p b c và cỏ tớnh c a nhà qu nế ế ấ ậ ủ ả tr .ị
- Vi c ki m tra c n ph i v ch rừ nh ng ch khỏc bi t t i cỏc đi m thi t y u t c làệ ể ầ ả ạ ữ ỗ ệ ạ ể ế ế ứ nhà qu n tr ph i quan tõm đ c bi t đ n cỏc y u t cú ý nghĩa quan tr ng nh tả ị ả ặ ệ ế ế ố ọ ấ đ i v i ho t đ ng c a doanh nghi p.ố ớ ạ ộ ủ ệ
- Vi c ki m tra c n ph i khỏch quan trỏnh nh ng đ nh ki n đỏnh giỏ sai l m k tệ ể ầ ả ữ ị ế ầ ế qu th c hi n c a c p dả ự ệ ủ ấ ưới và đi u đú s d n đ n h u qu ph n tỏc d ng c aề ẽ ẫ ế ậ ả ả ụ ủ nú. - Ki m tra c n ph i linh ho t.ể ầ ả ạ - H th ng ki m tra ph i phự h p v i b u khụng khớ c a t ch c.ệ ố ể ả ợ ớ ầ ủ ổ ứ - Ki m tra c n ph i ti t ki m.ể ầ ả ế ệ - Ph i d n đ n tỏc đ ng đi u ch nh.ả ẫ ế ộ ề ỉ 6. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và t iến hành công tác kiểm tra cần tuân theo các yêu cầu sau đây:
1. Kiểm tra phải có trọng điểm
Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra , cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông th ờng đó là các khu vực hoạt động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra . Nếu không xác định đợc chính xác khu vực trọng điểm, nh kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, l ãng phí t iền bạc, nguyên vật l iệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
2. Kiểm tra tạ i nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ ràng kế hoạch rõ ràng
Yêu cầu này đòi hỏi việc kiểm tra không chỉ dựa vào các số l iệu và báo cáo thống kê mà phải đợc t iến hành ngay tạ i nơi diễn ra các hoạt động và phải đợc thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, rõ ràng.
3. Kiểm tra cần chú trọng tớ i số l ợng nhỏ các nguyên nhân các nguyên nhân
Yêu cầu này nêu rõ: Trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số l ợng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một yêu cầu rất quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản trị khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu, các điểm kiểm tra thiết yếu. Yêu cầu này cũng đòi hỏi trong quá trình kiểm tra phải xem xét kỹ càng mọi nguyên nhân gây nên những sai lệch của hoạt động so vớ i kế hoạch để có thể đề ra các biện pháp điều chỉnh có hiệu quả
4. Bản thân ngời thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra kiểm tra
Yêu cầu này đòi hỏi mỗi ngời , mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. Khả năng tự kiểm tra để tự hoàn thiện thể hiện trình độ phát tr iển cao của một hệ thống.
5. Ki ểm t ra phải đợ c thi ết kế căn cứ trên kế hoạ ch hoạ t động của tổ chức và căn cứ t heo cấp bậc của hoạ ch hoạ t động của tổ chức và căn cứ t heo cấp bậc của đối t ợ ng đợ c ki ểm tra
Cơ sở để t iến hành kiểm tra th ờng là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải đợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần đợc thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối t ợng đợc kiểm tra
6. Kiểm tra phải đợc thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị cá nhân các nhà quản trị
Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm đợc những gì đang xảy ra, cho nên những thông t in thu thập đợc trong quá trình kiểm tra phải đợc nhà quản lý thông hiểu. Những thông t in hay cách diễn đạt thông t in kiểm tra mà nhà quản lý không hiểu đợc , thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn tác dụng.
7. Kiểm tra phải công khai, khách quan, chính xác chính xác
Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị , nhng việc xem xét các bộ phận cấp dớ i có làm tốt công việc hay không, không thể là sự phán đoán chủ quan. Nếu nh thực hiện kiểm tra vớ i những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta có đợc những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối t ợng đợc kiểm tra , kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất l ớn
8. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức văn hoá của tổ chức
Để việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp vớ i nét văn hoá của doanh nghiệp. Nếu nhà quản trị trong tổ chức có phong cách l ãnh đạo dân chủ, nhân vien làm việc tự giác, luôn sáng tạo và có t inh thần trách nhiệm thì việc kiểm tra hoạt động của cấp dớ i và nhân viên không nên thực hiện quá th ờng xuyên. Ng- ợc l ạ i , nếu nhân viên cấp dớ i quen làm việc vớ i các nhà quản trị có phong cách độc đoán, th ờng xuyên chỉ đạo chặt chẽ , chi t iết và nhân viên có tính ỷ l ạ i , không có khả năng l inh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra , trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi ngời .
9. Ki ểm t ra phải hi ệu quả, ti ết ki ệm
Các kỹ thuật và cách t iếp cận kiểm tra đợc coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch t iềm tàng và thực tế so vớ i kế hoạch vớ i mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi l ợ i ích của kiểm tra phải t ơng xứng vớ i chi phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhng khó trong thực hành. Thông th ờng các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhng kết quả thu đợc do kiểm tra l ạ i không t ơng xứng.
10. Kiểm tra phải đa đến hành động
Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp l ạ i tổ chức, điều chỉnh l ạ i kế hoạch, cắt giảm chi t i êu , đào tạo l ạ i nhân viên, thay đổi phong cách l ãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so vớ i kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất tác dụng, ý nghĩa.
11. Kiểm tra phải đồng bộ, l inh hoạt đa dạng
Muốn cho việc kiểm tra đem l ạ i hiệu quả thiết thực thì cần t iến hành đồng bộ ở nhiều khâu, kết hợp nhiều phơng pháp vớ i nhau. Các phơng pháp kiểm tra , hình thức kiểm tra cũng phải đợc áp dụng l inh hoạt , uyển chuyển, phù hợp vớ i từng đối t ợng, quy mô, mục đích của kiểm tra .
II. QUÁ TRèNH KI M TRAỂ1. Thi t l p cỏc tiờu chu nế ậ ẩ