II I Kiểm toán quy trình cho vay trong kiểm toán tài chính của ngân
2. Thực hiện kiểm toán quy trình cho vay Ngân hàng AT
2.2- Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Thử nghiệm kiểm soát đợc thiết kế trong chơng trình kiểm toán hớng tới từng mục tiêu kiểm toán của quy trình. Kiểm toán viên thực hiện đầy đủ các bớc thử nghiệm kiểm soát cần thiết đã đợc thiết kế để thu thập các bằng chứng đầy đủ và thích hợp để đa ra các kết luận cho từng mục tiêu kiểm toán.
Kiểm soát 1: Đánh giá ban đầu về giá trị tín dụng
Mục tiêu:
Đạt đợc sự đảm bảo thích hợp rằng việc đánh giá ban đầu về các khoản cho vay đã đợc thực hiện đúng trớc khi phê duyệt cấp hạn mức mới cho khách hàng tiềm năng nhằm đảm bảo khả năng và ý thức trả nợ đầy đủ của ngời vay đã đợc đánh giá thích đáng. Đồng thời, các hạn mức tín dụng đợc đúng cấp quản lý phê chuẩn.
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
1. Xem xét kỹ danh mục cho vay tại ngày 31.12.2003 và thảo luận với nhân viên tín dụng về các khách hàng mới trong kỳ.
2. Xem xét kỹ hồ sơ tín dụng của những khách hàng mới để đảm bảo việc thẩm định đánh giá ban đầu đã đợc thực hiện và hạn mức đợc phê chuẩn đúng cấp có thẩm quyền.
3. Rà soát các đánh giá lập bởi Ngân hàng về khả năng tín dụng của các khách hàng và thảo luận với ngời có trách nhiệm để củng cố thêm cho các bằng chứng.
Trong kỳ Ngân hàng cấp hạn mức tín dụng mới cho một số khách hàng hiện thời. Tuy nhiên, không có khách hàng vay mới đợc cấp hạn mức tín dụng. Hạn mức tín dụng cho các công ty trên gồm th tín dụng (Pikachiu, VN Nex), vay ngắn hạn (Pikachiu, VN Nex, Gadget Latex), vay trung hạn (VN Nex, Gadget Latex).
Kiểm toán viên chọn Công ty Gadget Latex để xem xét kỹ thủ tục phê chuẩn tín dụng, thu đợc các hiểu biết sau:
- Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là sản xuất thiết bị giáo dục, mức vốn pháp định 4 triệu đôla Mỹ.
- Công ty có tổng hạn mức đợc phê chuẩn 1 triệu đôla Mỹ, trong đó hạn mức A là 500.000 USD (ngắn hạn) tài trợ vốn hoạt động, hạn mức B là 500.000 USD (trung hạn) tài trợ chi phí vốn nh chi phí xây dựng và nhập khẩu máy móc.
- Lãi suất cao hơn lãi suất SIBOR tơng ứng là 1,75% và 2% một năm. Kỳ hạn rút vốn cho hạn mức A là 1 năm, hạn mức B là 5 năm kể từ lần rút vốn đầu tiên.
- Tài sản đảm bảo là bất động sản gồm nhà xởng, văn phòng và động sản gồm máy móc và trang thiết bị.
- Hồ sơ có đầy đủ các giấy tờ cần thiết, hạn mức đợc Giám đốc chi nhánh và Hội sở phê chuẩn sau khi phân tích thận trọng hoạt động tài chính, năng lực quản lý, tiềm năng ngành/ thị trờng của bên vay.
Kiểm toán viên kết luận Ngân hàng đã thực hiện thích đáng đánh giá ban đầu về khả năng tín dụng của khách hàng để đảm bảo khả năng và ý thức trả nợ đầy đủ và đúng hạn của bên vay.
Kiểm soát 2: Định kỳ đánh giá về giá trị tín dụng của khách hàng
Mục tiêu:
Đạt đợc sự đảm bảo thích hợp rằng việc đánh giá định kỳ về giá trị tín dụng của khách hàng đã đợc thực hiện đầy đủ (bao gồm theo dõi, tái thẩm định tín dụng và rà soát hàng năm) trên cả hai mặt chất lợng và số lợng, định kỳ khảo sát thực tế và đánh giá lại các tài sản đảm bảo nh nguồn thanh toán nợ thứ hai. Quy trình này đợc xem xét và phê chuẩn bởi các cấp quản lý liên quan.
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
1. Thu thập biểu các báo cáo hàng tháng của phòng Kinh doanh. Thảo luận với cán bộ tín dụng về cơ sở lập các biểu này.
Ngân hàng lập các biểu thực hiện theo dõi tín dụng (3 tháng/ lần), tái thẩm định tín dụng (6 tháng/ lần) và rà soát hàng năm (hàng năm đối với vay ngắn hạn) cho tất cả các khách hàng vay và đợc kiểm soát bởi Ban Quản lý.
2. Chọn 4 hồ sơ tín dụng để kiểm tra việc rà soát phân tích các hồ sơ này đã đ- ợc thực hiện định kỳ và đầy đủ các bớc. Đối chiếu số d cho vay của 4 khách hàng vay đợc chọn với sổ cái vào ngày 31/12/2004.
3. Phỏng vấn cán bộ tín dụng thực hiện giao dịch với 4 khách hàng trên nhằm mục đích đánh giá hiểu biết và kết hợp với kết quả rà soát hồ sơ tín dụng ở trên.
Khách hàng Theo
dõi Tái thẩm định Kiểm tra bởi ban quản lý Xếp hạng của Ngân hàng Xếp hạng của KPMG Số d khớp với Sổ cái VN Nex Bình thờng Tốt M-TEN Bình thờng Tốt Gadget Latex Bình thờng Tốt CHIP Jell Bình thờng Tốt
4. Cô Ba, Trởng phòng tín dụng của Ngân hàng, với kinh nghiệm rộng trong lĩnh vực tín dụng, là ngời quản lý kế toán cho tất cả các khách hàng tín dụng. Kiểm toán viên nhận thấy danh mục cho vay hiện thời gồm chủ yếu các khách hàng có mối quan hệ lâu năm với Ngân hàng, còn lại là những khoản vay nhỏ. Qua phỏng vấn và quan sát, Trởng phòng tín dụng tỏ ra có năng lực vững chắc trong các công việc cần giải quyết.
Kết luận: Dựa trên công việc thực hiện của mình, kiểm toán viên đã thu đ-
ợc bằng chứng thích hợp rằng giá trị tín dụng của ngời vay đợc đánh giá thích hợp và rà soát tín dụng đợc thực hiện đầy đủ định kỳ.
Kiểm soát 3: Kiểm tra Lãi thu từ cho vay
Mục tiêu: Thu thập đầy đủ bằng chứng có hiệu lực đảm bảo rằng lãi thu từ
cho vay đã đợc kiểm tra đúng và đối chiếu với các tài liệu thích hợp, nhằm đảm bảo tính đầy đủ, có thật và định giá của thu nhập từ lãi cho vay.
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
1. Chọn ngẫu nhiên Báo cáo số d cho vay trong 7 ngày và kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu và kiểm tra lãi thu từ cho vay hàng ngày bởi Trởng phòng Tín dụng và ban quản lý. Các khoản cho vay quá hạn đợc nêu bật tới ban quản lý. Kiểm toán viên nhận thấy không có khoản thanh toán quá hạn nào về cả gốc lẫn lãi vay:
Ngày Kiểm tra
bởi Trởng phòng Tín dụng Xem xét bởi Ban quản lý Ghi chú khoản
cho vay quá hạn Số d cho vay khớp với Sổ cái 31/12/2004 Không có ghi chú 30/11/2004 Không có ghi chú 28/10/2004 Không có ghi chú 30/9/2004 Không có ghi chú 31/8/2004 Không có ghi chú 29/7/2004 Không có ghi chú 30/6/2004 Không có ghi chú
2. Kiểm tra sự tính toán và cách ghi chép hệ thống cho một giao dịch thu lãi vay. Giao dịch đợc chọn:
Khách hàng: VN Nex
Thời hạn: từ 25/09/2004 đến 25/03/2005 Tỷ lệ lãi suất: 4,00% /năm
Cha thanh toán: USD 85.725
Theo tính toán lại một giao dịch lãi cho vay của kiểm toán viên và so sánh với số d trên báo cáo, không có sự chênh lệch nào đợc ghi chú.
3. “Báo cáo kinh doanh” cho biết xếp hạng từng khoản cho vay bởi Ngân hàng đợc cán bộ tín dụng lập hàng tháng và giám sát tín dụng kiểm tra. Xem xét “Báo cáo kinh doanh” từ tháng 7 đến tháng 12 để đảm bảo chất lợng danh mục cho vay đợc kiểm soát thích đáng.
Kiểm toán viên nhận thấy các báo cáo này đợc lập cho ban quản lý xem xét trong kỳ; các khoản cho vay đợc ghi nhận “Bình thờng”, tức là các khoản cho vay đang đợc thực hiện tốt theo quan điểm của Ngân hàng.
4. Trong khi thực hiện rà soát tín dụng với các khách hàng đợc lựa chọn, thu thập bằng chứng về sự theo dõi của ban quản lý với các khoản cho vay quá hạn, vi phạm hợp đồng, khó khăn về tài chính hay kinh doanh của khách hàng.
5. Thảo luận với Trởng phòng tín dụng (cô Ba) về các thủ tục giám sát thanh toán để đánh giá xem liệu ban quản lý có đầy đủ hiểu biết và sự giám sát với các khoản cho vay quá hạn. Thu thập các bằng chứng bổ trợ thông qua rà soát tín dụng với các khách hàng đợc lựa chọn.
Theo thảo luận, danh mục cho vay về cơ bản đợc thực hiện tốt, tính cho đến nay không có khoản cho vay nào đợc ghi nhận là nghi ngờ hay nợ xấu, không có khoản thanh toán quá hạn. Do hệ thống tự động cao, ban quản lý có thể dễ dàng từng ngày tiếp cận tất cả các thông tin liên quan đến các khoản cho vay nh số tiền đã giải ngân, số cha thanh toán, số đã rút, ngày đáo hạn và thu lãi. Cuối ngày, Báo cáo Số d cho vay có tất cả các thông tin này đợc in và đối chiếu với Sổ cái. Nh vậy, ban quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ danh mục cho vay và biết chính xác khi nào gốc/ lãi vay đến hạn. Đồng thời, thông báo về gốc/ lãi vay đến hạn từ hệ thống đợc gửi cho các khách hàng mỗi tháng.
Kết luận: Dựa trên các thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện, kiểm toán viên đã thu thập đợc sự đảm bảo hợp lý rằng các thủ tục kiểm soát của Ngân hàng với danh mục cho vay đã đợc thiết kế và thực hiện đúng để giảm thiểu các khoản cho vay quá hạn.
Mục tiêu: Đạt đợc sự đảm bảo hợp lý rằng hàng tháng, một báo cáo “Tổng
kết các hạn mức khách hàng” đợc lập bởi Trởng phòng Tín dụng (cô Ba) nhằm mục đích giám sát việc sử dụng hạn mức của các khách hàng.
Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
1. Thu thập các Báo cáo về hạn mức tín dụng đợc lập từ tháng 7 năm 2004 để đảm bảo ngân hàng giám sát các hạn mức của danh mục cho vay trong kỳ một cách hiệu quả.
Kiểm toán viên nhận thấy Ngân hàng giám sát chất lợng của các khoản cho vay bằng cách thiết lập hạn mức tín dụng cho từng khoản. Cuối mỗi tháng, các báo cáo giám sát về hạn mức tín dụng (gọi là “Tổng kết Hạn mức Tín dụng”) đợc lập cho tất cả các khoản cho vay và tài trợ thơng mại, chi tiết thành các khoản cho vay và các khoản mục ngoại bảng (th tín dụng, th bảo lãnh, bão lãnh dự thầu).
2. Xem xét báo cáo tới tháng 12, khớp số d các khoản cho vay ngắn hạn, trung hạn cũng nh th tín dụng, th bảo lãnh với Sổ cái. Trởng phòng Tín dụng đã giám sát các hạn mức tín dụng hàng tháng trong suốt kỳ kế toán. Không có hạn mức nào bị vợt quá.
3. Qua thảo luận với cô Ba, Trởng phòng Tín dụng, danh mục cho vay bao gồm chủ yếu những khách hàng vay có quan hệ lâu năm với Ngân hàng, nh VN Nex, CPPH, K-Sugar Company, và các công ty nhỏ khác. Hạn mức tín dụng… và việc sử dụng hạn mức của các khách hàng đều đợc giám sát sử dụng những báo cáo chi tiết về thông tin các khoản cho vay của từng khách hàng về hạn mức tín dụng hiện thời, số còn lại, thời hạn và việc thanh toán lãi theo loại hình cho vay.
Kết luận: Dựa trên các thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện, kiểm toán viên đã thu thập đợc sự đảm bảo hợp lý rằng hàng tháng, một báo cáo “Tổng kết hạn mức tín dụng các khách hàng” đợc lập bởi Trởng phòng Tín dụng (cô Ba) để giám sát việc sử dụng các hạn mức của khách hàng.
Tóm lại, qua việc thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên đã thu thập đợc đầy đủ bằng chứng có hiệu lực đảm bảo các thủ tục kiểm soát của Ngân hàng đã đợc thiết kế và thực hiện đúng, không có những sai phạm trọng yếu xẩy ra.