I, Định hướng phát triờ̉n của cụng ty gia
2. Một số giải phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc lập dự ỏn tại cụng ty cổ phần đầu tư xuất nhập khẩu Đoàn Minh Giang
phần đầu tư xuất nhập khẩu Đoàn Minh Giang
2.1, Xõy dựng các chiờ́n lược và kờ́ hoạch phát triờ̉n đúng hướng cho cụng ty nói chung và cụng tác lọ̃p dự án nói riờng.
Xõy dựng chiờ́n lược phát triờ̉n đúng hướng cho cụng ty là viợ̀c làm hờ́t sức quan trọng và cõ̀n thiờ́t bṍt cứ cụng ty nào, đờ̉ đờ̀ ra được mụ̣t chiờ́n lược phát triờ̉n đúng đắn thì cụng viợ̀c trước hờ́t là phải nghiờn cứu chiờ́n lược cũng như kờ́ hoạch phát triờ̉n chung của cả nước, của các địa phương sau đó cõ̀n căn cứ vào thị trường cũng như thực tờ́ của cụng ty mình mà lọ̃p ra được chiờ́n lược phát triờ̉n hợp lý nhṍt cho cụng ty.
Xõy dựng chiờ́n lược phát triờ̉n thì cõ̀n phải tiờ́p tục xõy dựng các kờ́ hoạch đờ̉ thực hiợ̀n các chiờ́n lược đó thành hiợ̀n thực. Viợ̀c lọ̃p ra các kờ́ hoạch phát triờ̉n đòi hỏi có sự tham gia của các phòng ban và nhõn viờn trong cụng ty và phải tham khảo ý kiờ́n của các chuyờn gia kinh tờ́.
Khi đã có được chiờ́n lược và những kờ́ hoạch phát triờ̉n đúng hướng thì cụng ty sẽ có tiờ̀m cơ hụ̣i và tiờ̀m lực rṍt lớn đờ̉ phát triờ̉n, tṍt cả còn lại chỉ phụ thuụ̣c vào viợ̀c thực hiợ̀n các kờ́ hoạch đã đờ̀ ra. Trong viợ̀c thực hiợ̀n các
kờ́ hoạch nờu trờn thì người lãnh đạo giữ vai trò rṍt quan trọng đờ̉ điờ̀u chỉnh cụng viờc đi đúng hướng.
Trong cụng tác lọ̃p dựa án cũng cõ̀n có chiờ́n lược và kờ́ hoạhc phát triờ̉n cho triờng mình căn cứ vào các nụ̣i dung của chiờ́n lược và kờ́ hoạch phát triờ̉n cuả cả cụng ty. Đờ̉ đưa cụng tác đi lờn và thích ứng với sự biờ́n đụ̉i rṍt nhanh của thị trường và các mụi trường phát triờ̉n khác đòi hỏi người thực hiợ̀n cụng tác dự án cõ̀n có mụ̣t tõ̀m nhìn chiờ́n lược và thờm vào đó là các giải pháp cụ thờ̉ mang tính thiờ́t thực và hiợ̀u quả cao.
2.2, Thực hiợ̀n cải tụ̉ cụng ty trong cơ cṍu tụ̉ chức, quy trình và tác phong làm viợ̀c.
Ban dự án là mụ̣t bụ̣ phọ̃n trong tụ̉ng thờ̉ toàn cụng ty đờ̉ cụng tác lọ̃p dự án nõng cao được chṍt lượng cơ cṍu và tác phong làm viợ̀c phải được cải tụ̉ nhằm tạo ra sự phụ́i hợp tụ́t nhṍt giữa các phòng ban và tác phong của nhõn viờn trở nờn chuyờn nghiợ̀p hơn. Mụ̣t sụ́ giải pháp được cõ̀n được nờu ra như:
Ban giám đụ́c cõ̀n phõn cụng nhiợ̀m vụ rõ ràng cho từng phòng ban và cho chính từng thành viờn trong ban giám đụ́c.
Hiợ̀n nay các phòng ban nhiờ̀u lúc làm viợ̀c chụ̀ng chéo với nhau, do vọ̃y đụi khi cụng viợ̀c khụng rõ là của bụ̣ phọ̃n nào, dõ̃n tới đùn đõ̉y cụng viợ̀c cho nhau và thực hiợ̀n khụng đúng chức năng nhiợ̀m vụ của từng phòng ban và của từng người. Do đó cõ̀n phõn cụng nhiợ̀m vụ cho từng phòng ban mụ̣t cách rõ ràng là nhiợ̀m vụ hờ́t sức cõ̀n thiờ́t hiợ̀n nay.
Cõ̀n thiờ́t lọ̃p cơ cṍu điờ̀u hành tọ̃p trung và phát huy được thờ́ mạnh của mụ̃i người.
Đờ̉ thiờ́t lọ̃p cơ cṍu điờ̀u hành tọ̃p trung đụ̀ng thời lại phát huy được thờ́ mạnh của từng người cụng ty cõ̀n đưa ra nụ̣i quy làm viợ̀c mới, cách thức làm viợ̀c mới, viợ̀c này cõ̀n có sự tham gia đóng góp của tṍt cả thành viờn
trong cụng ty và các chuyờn gia. Cơ chờ́ điờ̀u hành tọ̃p trung là cơ chờ́ mà trong đó cṍp dưới chịu sự điờ̀u hành của cṍp trờn, và được sự điờ̀u hành của mụ̣t lãnh đạo cao nhṍt, tuy nhiờn cơ chờ́ này có thờ̉ gõy đờ́n tình trạng mṍt dõn chủ trong các hoạt đụ̣ng tại cụng ty, do đó bờn cạnh cơ chờ́ tọ̃p trung cõ̀n thiờ́t lọ̃p mụ̣t cơ chờ́ dõn chủ cụ thờ̉ là khi các vṍn đờ̀ liờn quan tới quyờ̀n lợi của các nhõn viờn thì cõ̀n phải có sự đóng góp của các nhõn viờn này. Bờn cạnh đó tinh thõ̀n làm viợ̀c dõn chủ cũng sẽ phát huy được thờ́ mạnh của từng người. Các lãnh đạo của các phòng ban trong cụng ty nói chung và ban dự án nói riờgn cõ̀n nắm bắt được những thờ́ mạnh riờng ở các nhõn viờn của mình, qua đó phõn cụng lao đụ̣ng sao cho hợp lý nhṍt. Đụ̀ng thời cụng ty cũng cõ̀n phải thực hiợ̀n đúng luọ̃t lao đụ̣ng của Nước cụ̣ng hoà XHCN Viợ̀t Nam.
Tuyờ̉n thờm các nhõn viờn có trình đụ̣ và thành lọ̃p mụ̣t tụ̉ bán hàng mới. Hiợ̀n nay cụng ty đang rṍt thiờ́u nhõn lực đờ̉ làm cụng tác thị trường, đụ̣i ngũ này cõ̀n năng đụ̣ng trong sự biờ́n đụ̣ng của thị trường. Cõ̀n thành lọ̃p tụ̉ bán hàng mới là cụng tác mang tính chiờ́n lược trong cụng ty, hiợ̀n nay tụ̉ do thiờ́u nhõn viờn thị trường, tụ̉ bán hàng sẽ phụ trách viợ̀c tìm kiờ́m và lụi kéo khách hàng vờ̀ cho cụng ty. Trong thời gian tới cụng ty sẽ mở rụ̣ng ngành nghờ̀ kinh doanh và tụ̉ bán hàng này sẽ phụ trách toàn bụ̣ cụng viợ̀c chuyờ̉n giao sản phõ̉m tới người tiờu dùng.
Quy trình làm viợ̀c cõ̀n được thiờ́t lọ̃p lại, trong đó mụĩ phòng ban chỉ làm chuyờn mụn của minh và chỉ chịu sự điờ̀u hành của mụ̣t thủ trưởng duy nhṍt. Khụng đờ̉ nhõn viờn của phòng này làm nhiợ̀m vụ vủa phòng khác. Viợ̀c phõn cụng cụng viợ̀c này tạo ra sự chuyờn mụn hóa trong các cụng viợ̀c tạ cụng ty, qua đó làm tăng chṍt lượng cụng viợ̀c.
Thiờ́t chặt giờ giṍc làm viợ̀c, khụng đờ̉ lãng phí thời gian của cụng nhõn viờn. Bờn cạnh đó cõ̀n giao viợ̀c cho các phòng ban cũng như là các nhõn viờn mụ̣t cách hợp lý hơn.
Hiợ̀n nay giờ giṍc làm viợ̀c của các thành viờc trong ty được quản lý khá lỏng lẻo do vọ̃y gõy ra lãng phí cả vờ̀ thời gian và tiờ̀n bạc cho cụng ty. Trong ban dự án tình trạng này võ̃n còn xảy ra, các thành viờn đụi lúc nghỉ viợ̀c khụng rõ lý do, viợ̀c này cõ̀n sớm được giải quyờ́t bằng cách thiờ́t lọ̃p mụ̣t chờ́ đụ̣ khờn thưởng và sử phạt trong viợ̀c thực hiợ̀n giờ giṍc làm viợ̀c. Thực hiợ̀n đõ̀y đủ chờ́ đụ̣ tiờ̀n lương, khen thưởng rõ ràng.
Tiờ̀n lương, tiờ̀n thưởng cũng như tiờ̀n phạt trong cụng ty cõ̀n thực hiợ̀n nghiờm minh rõ ràng làm đụ̣ng lực cho nhõn viờn phṍn đṍu hờ́t mình vì cụng viợ̀c. Đờ̉ làm được điờ̀u này trước hờ́t lãnh đạo phải gương mõ̃u, người thực hiợ̀n phải hờ́t sức cương quyờ́t.
Triờ̉n khai được những nghị quyờ́t của các cuụ̣c họp thành hiợ̀n thực.
Mụ̣t thực tờ́ của cụng ty hiợ̀n nay là chưa biờ́n được các nghị quyờ́t của các cuụ̣c họp vào thực tờ́ làm viợ̀c của cụng ty. Các cuụ̣c họp trong cụng ty diờ̃n ra khá nhiờ̀u và cũng đã đờ̀ ra những cải tụ̉ và biợ̀n pháp cho cụng ty nói chung ban dự án nói riờng song sau đó các biợ̀n pháp này dường như bị quờn lãng mà khụng được triờ̉n khai. Thực trạng này ở trogn ban dự án tuy ít song đụi lúc võ̃n diờ̃n ra. Đờ̉ khăc phục được điờ̀u này, điờ̀u quan trọng nhṍt là lãnh đạo phải chỉ đạo nhõn viờn thực hiợ̀n cụng viợ̀c của họ theo các kờ́ hoạch trong các cuụ̣c họp đã đờ̀ ra.
2.3. Cỏc giải phỏp hoàn thiện phương phỏp lập dự ỏn:
Hoàn thiện phương phỏp lập dự ỏn trong cụng tỏc lập dựa ỏn ở cụng ty đầu tư xuất nhập khẩu Đoàn Minh Giang hiện nay chưa được trỳ trọng đỳng mức. Cụng ty núi chung và ban dự ỏn núi riờng chưa thiết lập được hệ thống cỏc phương phỏp lập dựa ỏn cú hệ thống để chat lượng cỏc dự ỏn được lập
nõng cao hơn nữa, hay núi cỏch khỏc là mang tớnh khoa học và tớnh khả thi cao. Cỏc phương phỏp mà cụng ty đang ỏp dụng để lập dự ỏn là phương phỏp phõn tớch đỏnh giỏ, phương phỏp dự bỏo và phương phỏp so sỏnh. Khớ cỏc thành viờn trong ban dự ỏn tiến hành lập một dự ỏn nào đú cỏc thành viờn ba đầu được hướng dẫn cỏch làm một dự ỏn theo cỏch như thế nào chứ khụng núi tới là sử dụng phương phỏp nào trong lập dự ỏn. Do đú để nõng cao cụng tỏc lập dự ỏn, ban dự ỏn của cụng ty cần thiết lập hệ thống cỏc phương phỏp lập dự ỏn cú tớnh khoa học cao đối với từng dự ỏn và từng nội dung trong mỗi dự ỏn. Việc phõn tớch độ nhạy trong lập dự ỏn tại cụng ty cũng chưa được quan tõm đỳng mức vỡ vậy bờn cạnh việc xõy dựng hệ thống phương phỏp lập dự ỏn cần phải tiến hành bổ xung một số phương phỏp mới cho phự hợp với điều kiện thực tế của cụng ty và của từng dự ỏn.
2.4, Giải pháp khắc phục các nhược điờ̉m trong quy trình lọ̃p dự án.
Trong quy trình lọ̃p dự án hiợ̀n nay là cụ̀ng kờ̀nh và phải trải qua nhiờ̀u bước, ban dự án cõ̀n nhọ̃p bước mụ̣t và bước hai là bước tiờ́p nhọ̃n dự ỏn và bước đánh giá dự án lại làm mụ̣t, bởi hai cụng viợ̀c này nờn tiờ́n hành song song, trong quá trình tiờ́p nhọ̃n phải vừa đánh giá qua đó nờn xem có tiờ́p nhọ̃n dự án hay khụng và sau đó lại đánh giá lõ̀n nữa trước ban dự án xem thuụ̣c loại dự án, cách thức làm dựa án. Bờn cạnh đó cõ̀n tăng cường thờm mụ̣t nhõn viờn vào bước này đờ̉ phụ trách vṍn đờ̀ chuyờn mụn khi tiờ́p nhọ̃n dự án.
Cõ̀n có giải pháp tăng cường sự theo dừi giỏm sỏt viợ̀c thực hiện quy trỡnh lập dự ỏn, trờn thực tờ́ do khụng có sự giám sát đõ̀y đủ nờn một số bước trong quy trỡnh ở một số dự ỏn đó bị bỏ qua. Viợ̀c này đụi khi được sự cho phép của trưởng ban dự án và mụ̣t sụ́ các lãnh đạo. Đờ̉ làm cú thờ̉ khắc phục được điờ̀u này thì ban dự án cõ̀n mở rụ̣ng cách thức lọ̃p dự án theo cách trích
viờn trong ban dự án giám sát chặt hẽ quy trình làm viợ̀c của dự án. Các lãnh đạo cõ̀n bụ́ trí cụng viợ̀c hợp lý hơn nữa đờ̉ có thờ̉ kiờ̉m tra được cụng viợ̀c của nhõn viờn một cỏch thường xuyờn hơn nữa.
Trú trọng cụng tác nghiờn cứu thị trường khi lọ̃p dự án.
Nghiờn cứu thị trường là cụng tác được xem là mụ̣t trong những cụng tác quan trọng nhṍt trong lọ̃p dự án. Đụi khi trong quy trình lọ̃p dự án cụng tác này bị xem nhẹ, do đó cụng ty cõ̀n tạo điờ̀u kiợ̀n hơn nữa cho nhõn viờn thực hiợ̀n cụng tác nghiờn cứu thị trường và trưởng ban dự án cõ̀n quan tõm chỉ đạo cụng viợ̀c nghiờn cứu thị trường này. Hiợ̀n nay cụng tỏc nghiờn cứu thị trường mặc dự đó được quan tõm hơn song vẫn chưa chi tiết và đầyđủ, đặc biệt trong một số dự ỏn cụng tỏc này lại bị xem nhẹ, cú nhiều yếu tố chủ quan. Mức kinh phí mà cụng ty duyợ̀t cho cụng tác nghiờn cứu thị trường đã tăng lờn đáng kờ̉ song như vọ̃y võ̃n chưa đủ do đó cụng ty cõ̀n tăng cường thờm kinh phí cho cụng tác thị trường này, bờn cạnh đó cõ̀n kiờ̉m soát chặt chẽ hơn các nguụ̀n kinh phí này đờ̉ tránh thṍt thoát lãng phí. Kinh phớ cho cụng tỏc nghiờn cứu thị trường là yếu tố rất quan trọng, khi cú đủ kinh phớ thỡ cỏc tành viờn trogn ban dự ỏn mới cú thể thực hiện đươc việc tỡm hiểu và lấy cỏc thong tin từ thị trường một cỏch đầy đủ nhất, đặc biệt là việc nghiờn cứu cỏc điều kiện ở vựng thực hịờn dự ỏn và cỏc thụng tin khỏc cú liờn quan. Cụng ty cần lưu ý khụng được vỡ thiếu kinh phớ mà bỏ qau cụng tỏc này vỡ như vậy dựa ỏn được lập nờn sẽ khụng sỏt với thực tế thậm chớ là cũn xa vời, khụng khả thi, làm ảnh hưởng tới uy tớn của cụng ty.
Cõ̀n tăng cường thực hiợ̀n cụng tác kiờ̉m tra đánh giá dự án sau khi dự án
hoàn thành nhằm tránh các thiờ́u sót khụng đáng có trong dự án. hiện nay tại
cụng ty do đại đa sụ́ các dựa án khi hoàn thành sau khi kiờ̉m tra đánh giá
khụng phải sửa lại nờn cụng tỏc kiểm tra đỏnh giỏ dự ỏn đụi khi bị xem nhẹ.
Do đú sau khi hoàn thành dự ỏn cỏc thành viờn trong ban dự ỏn là những
người lập nờn dự ỏn cần kiểm tra đỏnh giỏ lại xem cú thiếu xút gỡ khụng sau đú trỡnh trưởng ban dự ỏn kiểm tra lại lần nữa, trưởng ban dự ỏn cần quan tõm hơn nữa đến việc kiểm tra này trỏnh tỡnh trạng dự ỏn cú nhiều thiếu sút mà vẫn dược gửi cho đối tỏc, điều này có thờ̉ gõy ảnh hưởng lớn đờ́n nụ̣i dung dự án và uy tín cụng ty.
2.5, Giải pháp trong khõu tụ̉ chức thực hiợ̀n.
Phõn cụng cụng viợ̀c rõ ràng cho các thành viờn, tránh tình trạng người làm khụng hờ́t viợ̀c người lại khụng có viợ̀c.
Hiợ̀n nay sụ́ lượng dự án mà cụng ty đang tiờ́p nhọ̃n là khá lớn, do vọ̃y đòi hỏi các thành viờn trong ban dự án cõ̀n hờ́t sức làm viợ̀c, tuy nhiờn đụi khi viợ̀c phõn cụng cụng viợ̀c khụng rõ ràng làm cho mụ̣t sụ́ thành viờn hoàn thành sớm cụng viợ̀c hoặc khụng có sụ́ liợ̀u đờ̉ làm viợ̀c, có nhiờ̀u thời gian rảnh rụ̃i., trong khi đó mụ̣t sụ́ thành viờn khác lại làm khụng hờ́t viợ̀c. Tỡnh trạng này xảy ra chủ yếu là do việc cứng nhắc khi phõn cụng cụng việc, theo đú khi tiến hành lập một dự ỏn cỏc cụng việc được giao cho cỏc thành viờn thường cố định, ớt tớnh đến thời gian hoàn thành trong mỗi nội dung. Do đú cú những nội dung hoàn thành được trong một thời gian ngắn thỡ lại phải chờ nội dung khỏc hoàn thành hoặc là chờ phõn cụng dự ỏn tiếp theo. Vỡ thế để khắc phục được tỡnh trạng này người phõn cụng cụng việc cho cỏc thành viờn ban dựa ỏn cần cập nhật việc lập dự ỏn của cỏc thành viờn sỏt sao hơn để khi một thành viờn hoàn thành cụng viợ̀c nào đó cõ̀n có cụng viợ̀c hụ̃ trợ các thành viờn khác. Mặt khác phải có cơ chờ́ làm viợ̀c đờ̉ tăng khả năng làm viợ̀c nhóm của các thành viờn trong ban dự án.
Cụng việc tổ chức thực hiện lập dự ỏn tại cụng ty cũn nhiều bất cập làm cho việc hoàn thành dự ỏn bị ảnh hưởng nhiều, thậm chớ là bị ngưng trệ. Tuy nhiờn đụi lỳc cỏc lónh đạo trong cụng ty laị khụng nhận thấy vấn đề này và
cỏ nhược điểm trong khõu tổ chức thực hiện việc đầu tiờn là ban lónh dạo cụng ty cần quan tõm đỳng mực cỏc vấn đề mà cỏc thành viờn trong cụng ty đề xuất.
Cõ̀n thực hiợ̀n cụ́ định cho mụ̣t sụ́ thành viờn thực hiợ̀n đánh giá dựa án trong và sau khi tiờ́p nhọ̃n vì hiợ̀n tại cụng việc đỏnh giỏ cỏc dự ỏn trong lỳc tiếp nhận cũng như là sau khi tiếp nhận được bố trớ cho nhiều người thay phiờn nhau nờn hay bị thay đổi vỡ thế việc thực hiện thường qua loa đại khỏi khiến cho cỏc cụng việc tiếp theo bị ảnh hưởng. Việc bố trớ cố định thành viờn làm cụng việc này khụng phải chỉ cho thành viờn này chỉ làm mỗi cụng việc đỏnh giỏ dựa ỏn mà cần kết hợp với cỏc cụng việc khỏc cho hợp lý. Cụng việc này nờn giao cho trưởng nhúm dự ỏn đảm nhận vỡ qua đỏnh giỏ thỡ trưởng nhúm sẽ phối hợp với cỏc thành viờn khỏc thực hiện lập dự ỏn tốt hơn.
Quan tõm nhiờ̀u hơn và đúng mực hơn với cụng viợ̀c tụ̉ chức viờ́t dự án sau khi có các thụng tin từ nghiờn cứu thị trường đờ̉ có thờ̉ có được mụ̣t dự án hoàn chỉnh với chṍt lượng tụ́t nhṍt. Sau khi cú đầy đủ cỏc thụng tin và số liệu cần thiết cho một dự ỏn thỡ việc hũan chỉnh một dự ỏn chỉ diễm ra tại văn phũng làm việc, cỏc thành viờn đảm nhận cụng việc này phải làm việc lien tục là tập trung cao độ với mỏy tớnh, do vậy việc mệt mỏi là khụng thể trỏnh khỏi. Cụng ty cấn cú chế độ đói ngộ thoả đỏng để kớch thớch cho mọi ngờu làm việc, song song với đú là cú biện phỏp xử lý kỉ luật nghiờm khắc với cỏc thành viờn vi phạm kỷ luật tại cụng ty.
Thiờ́t lọ̃p quy chờ́ phụ́i hợp giữa các phòng ban linh đụ̣ng hơn nữa trong
