Xác định đúng nhu cầu VLĐ nhằm đảm bảo nhu cầu về VLĐ tối thiểu cho quá trình kinh doanh của công ty đợc tiến hành liên tục, tránh tình trạng ứ đọng vốn, thúc đẩy tốc độ luân chuyển của vốn. Nhằm đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng của VLĐ.
Hàng năm công ty luôn xác định số VLĐ cần thiết để đảm bảo cho các nhu cầu phát sinh của quá trình kinh doanh. Để xác định nhu cầu phát sinh của quá trình kinh doanh, xác định nhu cầu VLĐ cần thiết trong tháng, quý hoặc năm công ty căn c vào tình hình thực tế sử dụng VLĐ ở kỳ trớc, số VLĐ sử dụng kỳ trớc, tình hình luân chuyển về tiền tệ, các khoản phải thu, hàng tồn kho, đồng thời xem xét tới tình hình thay đổi quy mô sản xuất kinh doanh và sự cải thiện tổ chức sử dụng VLĐ của công ty. Công ty cũng luôn theo dõi sự thay đổi của thị trờng, tình hình của các nhà cung ứng, các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi nhu cầu khách hàng, các chính sách của Nhà n- ớc. Từ đó có kế hoạch về giá trị và hình thức sử dụng VLĐ sao cho tránh ứ đọng và đạt hiệu quả cao.
Hàng năm công ty lập kế hoạch về tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu, các khoản VLĐ khác từ đó xác định kế hoạch tổng lợng VLĐ cần thiết cho năm tới. Cuối mỗi thời điểm: cuối tháng, cuối quý, cuối năm công ty tiến hàng đối chiếu so sánh giữa kế hoạch đăt ra và tình hình thực hiện để làm cơ sở cho xác định nhu cầu kế hoạch VLĐ cho kỳ sau.
Ta hãy phân tích công tác xây dựng kế hoạch VLĐ định mức của công ty trong các năm gần đây để đánh giá xem công tác này của công ty đã chính xác cha để từ đó điều chỉnh cho hợp lý.
Bảng 2.13: Tình hình thực hiện kế hoạch VLĐ định mức
(Đơn vị: Tr.Đ)
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
KH TH KH TH KH TH 1. Tiền măt 2. Hàng tồn kho 3. Các khoản phải thu 50 50 14,020 - - 15,00 0 20,604 11,065 16,738 21,603 12,067 18,710 15.855 14,342 33,563 16,832 19,452 40,670
(Nguồn: Phòng Kế toán- Tài chính)
Qua bảng số liệu cho thấy:
• Về công tác lập kế hoạch tiền mặt:
Năm 2002 lợng tiền mặt kế hoạch của công ty là 50Tr.Đ nhng đã không hoàn thành kế hoạch đặt ra về lợng tiền mặt. Thực hiện là không đáng kể so với kế hoạch. Tuy nhiên có thể đây là thời điểm mà công ty vừa mới thực hiện thanh toán hoặc là công ty cha kịp nhập tiền vào quỹ. Sang năm 2003 và 2004 tình hình lại ngợc lại, công ty lại sử dụng VLĐ vợt mức kế hoạch đăt ra. Năm 2003 công ty đã sử dụng tiền mặt vợt mức kế hoạch 999 Tr.Đ tơng ứng với 45.85%. Năm 2004 công ty đã sử dụng vợt kế hoạch 977 Tr.Đ ứng với 6.12%. Điều này sẽ dẫn đến hiện tợng thiếu hụt vốn để đảm bảo cho khả năng thanh toán và khả năng chi trả của công ty nếu công ty không kịp thời huy động. Trong công tác xây dựng kế hoạch về tiền mặt của công ty còn có nhiều điều phải bàn để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu
tiền mặt phục vụ cho nhu cầu phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty.
• Về công tác lập kế hoạch hàng tồn kho:
Năm 2002 công ty không hoàn thành kế hoạch về tồn kho của công ty. Kế hoạch đặt ra của công ty là 50 Tr. Đ nhng hàng tồn kho thực hiện của công ty là không đáng kể. Điều này có thể gây nên hiện tợng ứ đọng vốn thanh toán. Sang năm 2003,2004 công ty thực hiện vợt mức kế hoạch về hàng tồn kho đặt ra. Năm 2003 lợng tồn kho của công ty vợt kế hoạch là 1,002 Tr.Đ (9.06%). Năm 2004 lợng tồn kho của công ty tăng lên 5,110 Tr.Đ(35.62%) .Tuy nhiên điều này cha hẳn đã tốt. Vì nếu khối lợng hàng đi trên đờng tăng là dấu hiệu chứng tỏ công ty đang hoạt động thuận lợi nhng nếu khối lợng hàng hoá tồn kho tăng thì công ty sẽ phải tăng chi phí lu kho, chi phí quản lý.
• Về công tác lập kế hoạch khoản phải thu:
Từ bảng trên cho thấy công ty luôn có khoản phải thu cao hơn kế hoạch. Điều này chứng tỏ công ty luôn bị chiếm dụng vốn lớn hơn là theo kế hoạch. Cụ thể vào năm 2002 khoản phải thu tăng lên 1,000 Tr.Đ, năm 2003 khoản phải thu tăng so với kế hoạch là 2,002 Tr.Đ (11.98%), sang năm 2004 khoản phải thu của công ty thực tế tăng so với kế hoạch là 7,107 Tr.Đ tơng ứng với 21.18%. Nh vậy công tác lập kế hoạch các khoản phải thu của công ty cũng cha chính xác. Điều này sẽ gây khó khăn cho công ty trong việc chủ động tìm nguồn vốn kinh doanh. Công ty cần phải có biện pháp thích hợp để xây dựng chính xác kế hoạch về khoản phải thu cho thời gian tới để tránh tình trạng thiếu hụt vốn kinh doanh.
2.3.1.4.Cơ cấu VLĐ của công ty
* Dựa vào hình thái biểu hiện và theo chức năng của các thành phần VLĐ. Thì VLĐ của công ty bao gồm: vốn bằng tiền, các khoản phải thu, hàng tồn kho và VLĐ khác. Cách phân loại này sẽ cho ta thấy đợc ảnh hởng của chúng tới hiệu quả sử dụng VLĐ ở các khâu trong quá trình sử dụng VLĐ
của công ty. Theo phân tích ở trên cho thấy cơ cấu các khoản phải thu (khoản mục chính: phải thu ngời mua) của công ty luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong VLĐ của Công ty và ảnh hởng đến chu kỳ vận động của VLĐ. Hàng tồn kho của công ty là khá lớn với số lợng lớn nhất là hàng đi trên đ- ờng. Hàng tồn kho của công ty là một khoản mục chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong VLĐ, ảnh hởng đến tốc độ luân chuyển của VLĐ. Tiền mặt của công ty bao gồm: khoản tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển. Tiền đợc lu chuyển hàng ngày hàng giờ liên tục để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục. Lợng tiền mặt của công ty ảnh hởng đến khả năng thanh toán đặc biệt là khả năng thanh toán tức thời, tới khả năng hoạt động và khả năng sinh lời của VLĐ.
* Theo nguồn tài trợ VLĐ của công ty đợc tài trợ từ hai nguồn cơ bản là: nguồn VLĐ tạm thời và nguồn VLĐ thờng xuyên.
- Nguồn VLĐ tạm thời: là những khoản nợ ngắn hạn của công ty, nguồn vốn này không tồn tại lâu dài trong DN mà chỉ mang tính tạm thời công ty chỉ có quyền sử dụng mà không có quyền sở hữu. Nguồn vốn này ảnh hởng trực tiếp tới hình thức sử dụng VLĐ tới khả năng thanh toán của công ty.
- Các khoản nợ ngắn hạn của công ty bao gồm : vay ngắn hạn, phải trả ngời, ngời mua trả tiền trớc, thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc, phải trả nhân viên, phải trả đơn vị nội bộ...Trong đó vay ngắn hạn là khoản chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các khoản nợ ngắn hạn của công ty.
- Phải trả ngời bán: khoản này ít nhiều là do quy mô của công ty và do uy tín cũng nh tiềm lực tài chính của công ty.Với khoản này công ty phải chịu chi phí vốn rất thấp hoặc không có. Công ty nên tìm cách để tranh thủ càng nhiều vốn này thì càng tốt.
- Ngời mua trả trớc: khoản này sẽ giúp công ty sử dụng ít VLĐ của mình đồng thời vẫn đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hoá.
- Các khoản khac: thuế phải nộp, phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên, công ty chỉ có thể trả chậm hoặc nộp chậm trong thời gian rất ngắn. Công ty có thể tập trung nguồn vốn này để tranh thủ cơ hội trong kinh doanh.
• Nguồn VLĐ thờng xuyên:
Là phần còn lại của vốn sản xuất kinh doanh dài hạn sau khi đã tài trợ đủ cho nhu cầu TSCĐ và đợc tính bằng hiệu số của TSLĐ với nợ ngắn hạn. Nguồn vốn này quyết định đến khả năng hoạt động của công ty trong luân chuyển vốn và trong quan hệ thanh toán. Tại công ty thì tỷ trọng của VLĐ thờng xuyên chiếm tỷ trọng tơng đối nhỏ và tỷ lệ này đang giảm xuống trong các năm gần đây. Điều này cho thấy công ty đang có xu hớng tăng vốn ngắn hạn phục vụ cho hoạt động kinh doanh.