Để thấy đợc tình hình quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần xem xét bảng số liệu dới đây:
Bảng 2.4: số liệu hàng tồn kho
( Đơn vị:Tr.Đ)
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
1. Hàng đang đi đờng 2. NVL tồn kho 3. Công cụ, dụng cụ 4. CFSXKD dở dang 5. Hàng hoá tồn kho 6. Hàng gửi đi bán 7. Dự phòng giảm giá T/K 3,468 - 53 262 - 20,635 1,712 - - - - - - - 6,071 - - - 5,996 - - 31,391 - - - 9,308 - - Tổng 26,130 - 12,067 40,699
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Qua số liệu trên ta thấy tình hình hàng tồn kho của công ty có một số đặc điểm sau:
- Quy mô hàng tồn kho của công ty không ổn định qua các năm:
+ Năm 2002 giảm xuống bằng 0, trong khi năm 2001 là 26,130 triệu đồng.
+ Năm 2003 tăng lên 12,067 Triệu đồng.
+ Năm 2004 tăng lên 26,632 Triệu đồng tơng đơng với 237.28%
Điều này chứng tỏ quy mô của hàng tồn kho có xu hớng tăng lên kể từ năm 2002. Ta cần quan tâm đến cơ cấu hàng tồn kho trong hai năm 2003 và 2004
- Hai nhân tố chích dẫn đến sự tăng lên của hàng tồn kho đó là:
+ Hàng mua đi trên đờng:
Năm 2003 chiếm tỷ trọng 50.31%, năm 2004 chiếm tỷ trọng 77.13% Năm 2004 tăng lên so với năm 2003 là 25.32 Triệu đồng (417.06%)
Điều này chứng tỏ, hàng đi trên đờng có sự tăng lên cả về tỉ trọng và quy mô và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng hàng tồn kho. Hàng mua đi đ- ờng của công ty chính là hàng hoá nhập khẩu của công ty, số hàng hoá nhập khẩu tăng và tỷ trọng trong hàng tồn kho tăng chứng tỏ tình hình làm ăn của công ty tiến triển tốt, công ty có đợc nhiều đơn hàng và hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra nhộn nhịp. Điều này là tốt, công ty cần phát huy hơn nữa.
+ Hàng hoá tồn kho:
Năm 2003 chiếm tỷ trọng 49.69%, năm 2004 chiếm tỷ trọng 22.87%. Năm 2004 tăng lên 3.312 Triệu đồng (55.24%).
Nh vậy, hàng hoá tồn kho của công ty có sự tăng về lợng nhng tỷ trọng thì giảm xuống. Hàng hoá tồn kho của công ty là hàng hoá mới nhập về và cha kịp giao cho khách hàng hoặc trờng hợp hợp đồng nôị có liên quan đến nhiều hợp đồng ngoại thì việc gom hàng để khi nào đủ thì mới giao cũng… là nguyên nhân dẫn đến khoản mục này của công ty tăng lên.
Qua bảng số liệu trên cũng cho thấy, bên cạnh thực tế là hàng tồn kho tăng cao trong năm 2003, và 2004 nhng công ty lại không có khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đặc biệt mặt hàng kinh doanh của công ty lại có giá trị lớn. Đây có thể coi là một điều bất cập mà công ty cần phải xem xét trong thời gian tới.
Bảng số liệu cũng cho thấy hiện tại công ty đang tồn đọng quá nhiều vốn với 40 tỷ đồng hàng tồn kho. Đây quả là một con số đáng kể và đáng lo ngại bởi vì nếu công ty tài trợ cho lợng tồn kho này bằng vay ngắn hạn ngân hàng thì hàng tháng công ty phải bỏ ra số tiền tơng đơng 600 Tr.Đ để trả lãi.
Vậy công ty đã quản lý khoản hàng tồn kho này nh thế nào ?
Để trả lời câu hỏi này, ta xem xét vòng tồn kho và số ngày một vòng quay qua bảng sau:
Bảng 2.5: Vòng quay một vòng quay hàng tồn kho
Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2001 2002 2003 2004
Doanh thu thuần Tr.Đ 128,053 55,792 93,016 115,351
Hàng tồn kho bình quân Tr.Đ 26,130 - 12,067 40,699
Vòng quay hàng tồn kho Vòng 4.90 - 7.71 2.83
Thời gian một vòng quay Ngày 73.47 - 46.69 127.21
(Nguồn: Phòng Hành chính Kế toán)
• Vòng quay hàng tồn kho.
Chỉ tiêu này phản ánh số lần luân chuyển của hàng tồn kho trong một thời gian nhất định thờng là một năm. Hệ số này đợc xác định bằng thơng số giữa doanh thu tiêu thụ thuần và hàng tồn kho bình quân trong năm.
Qua chỉ tiêu này ta có thể xác định đợc mức dự trữ hàng hoá hợp lý trong kỳ kinh doanh. Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ giá trị hàng tồn kho là nhỏ tức là hoạt động tiêu thụ của công ty là tốt, đó là dấu hiệu tốt đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Ngợc lại, chỉ tiêu này mà thấp chứng tỏ hàng tồn kho của công ty là rất lớn, hoạt động tiêu thụ kém hiệu quả, khả năng hoạt động của vốn là kém. Công ty cần có những biện pháp kích thích tiêu thụ và có kế hoạch điều chỉnh mức dự trữ cho kỳ sau.
Thông thờng vòng quay hàng tồn kho > 9 là có thể chấp nhận đợc. Qua bảng số liệu cho thấy vòng quay hàng tồn kho của công ty là không ổn định qua các năm. Năm 2003 số vòng quay hàng tồn kho là 7.71 nhng sang năm 2004 số vòng quay hàng tồn kho của công ty lại giảm xuống 4.88 (63.29%) so với năm 2003.
Vòng quay hàng tồn kho của công ty là tơng đối nhỏ là vì giá trị hàng tồn kho của công ty là lớn và tăng khá nhanh so với tốc độ tăng của doanh thu thuần . Năm 2004 hàng tồn kho của công ty tăng lên 272.46% so với năm 2003 trong khi doanh thu thuần của công ty lại chỉ tăng lên 24.01%.
Do đó công ty cần có những biện pháp nhằm làm tăng lợng tiêu thụ và có kế hoạch điều chỉnh lợng dự trữ cho năm tới.
• Thời gian một vòng quay hàng tồn kho.
Chỉ tiêu này cho biết trong chu kỳ SXKD, hàng tồn kho quay một vòng hết bao nhiêu thời gian ( ngày). Chỉ tiêu này càng nhỏ thì càng đợc coi là tốt.
Qua bảng số liệu cho thấy: thời gian một vòng quay hàng tồn kho của công ty là không ổn định trong thời gian từ năm 2001- năm 2004 .Trừ năm 2002, chỉ tiêu này không xác định còn những năm còn lại là khá lớn. Năm 2001 thời gian một vòng quay hàng tồn kho của công ty là 73.45 ngày đến năm 2003 là 46.67 ngày, giảm xuống 26.78 ngày tơng ứng với 36.46 %. Năm 2004 là 127.21 ngày tăng lên 80.54 ngày tơng đơng với 172.57% so với năm 2003. Thời gian một vòng quay dài cũng có nghĩa là thời hạn thu hồi vốn chậm, điều này sẽ làm giảm khả năng sử dụng vốn của công ty và ảnh hởng tới hiệu qủa sử dụng vốn của công ty và ảnh hởng tới hiệu quả sử dụng VLĐ. Phân tích trên chứng tỏ công ty đang ở trong tình trạng cần nhiều thời gian để chuyển đổi hàng tồn kho thành tiền , điều này là không tốt. Công ty cần nỗ lực cải thiện tình trạng này trong thời gian tới.
Nhìn chung, trong công tác quản lý hàng tồn kho của công ty còn có nhiều vấn đề phải đợc xem xét và giải quyết nh: lợng tồn kho là quá lớn cả về giá trị cũng nh tỷ trọng trong VLĐ của công ty, việc lập kế hoạch dự trữ cha chính xác dẫn đến tình trạng thiếu hụt vốn nếu không kịp thời huy động, vòng quay hàng tồn kho là nhỏ dẫn đến thời gian một vòng quay lớn. Công ty cần có biện pháp làm giảm lợng hàng tồn kho của công ty, cụ thể là: Giảm thời gian vận chuyển của hàng hoá đang đi đờng và hàng hoá tồn kho. Điều này sẽ làm tăng vòng quay và rút ngắn thời gian một vòng quay hàng tồn kho nhằm cải thiện tình trạng ứ đọng và tăng đợc hiệu quả sử dụng VLĐ.