- Thanh toán quốc tế:
2.2.2.1. Phương thức tín dụng chứng từ
a) Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ
* Quy trình L/C hàng xuất.
Bước 1: Nhận, thông báo, xác nhận L/C:
Chi nhánh Láng Hạ được phép nhận, thông báo L/C và các sửa đổi liên quan cho khách hàng của mình.
- Trước khi thông báo cho khách hàng, L/C và các sửa đổi liên quan đến L/C, ngân hàng phải đảm bảo tính xác thực thông qua các ký hiệu mật đã được thỏa thuận từ trước hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký của ngân hàng thông báo đầu tiên. Trong trường hợp chưa có sự đăng ký của ngân hàng thông báo đầu tiên. Trong trường hợp chưa có sự đăng ký mẫu dấu, chữ ký hoặc không thể xác thực thì thanh toán viên phải thông báo cho khách hàng với lưu ý rằng L/C chưa được xác thực.
- Chi nhánh Láng Hạ không được đảm nhận trách nhiệm xác nhận L/C, công việc này chỉ được thực hiện qua trụ sở chính – NHNo Việt Nam.
- Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, thương lượng, chiết khấu L/C hàng xuất, chi nhánh chỉ nhận thương lượng, chiết khấu thanh toán hoặc cho vay ứng trước thế chấp bộ chứng từ khi L/C chỉ định có giá trị thương lượng, chiết khấu thanh toán tại bất cứ ngân hàng nào hay có giá trị thương lượng, chiết khấu tại chính chi nhánh.
Điều đáng lưu ý là để đảm bảo quyền lợi của ngân hàng và khách hàng, cán bộ thanh toán quốc tế tại chi nhánh trong quá trình tiếp nhận và thông báo L/C, luôn xem xét cụ thể chi tiết từng điều khoản, điều kiện trong thư tín dụng có ràng buộc trách nhiệm của mình cùng với các đơn vị XK, xem xét các điều kiện trong L/C có phù hợp với đơn vị XK không: đồng thời tư vấn cho các đơn vị XK những giải pháp thích hợp nhất như yêu cầu hủy bỏ hoặc sửa đổi điều khoản trong trường hợp các điềukiện không đảm bảo quyền lợi cho đơn vị XK.
Theo quy định trong điều 7 của UCP bản sửa đổi số 500 năm 1993 quy định về trách nhiệm của ngân hàng thông báo: “ Ngân hàng thông báo nếu đồng ý thông báo tín dụng thì phải kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng tính chân thật bề ngoài của tín dụng mà mình thông báo”. “ Nếu ngân hàng thông báo không thể xác minh được tính chân thật bề ngoài của tín dụng mà mình phải thông báo thì ngân hàng không được chậm trễ phải thông báo cho ngân hàng mà các chỉ thị đã nhận được từ ngân hàng đó biết rằng nó không có khả năng xác minh được tính chân thật bề ngoài của tín dụng và
tuy nhiên nếu nó đồng ý thông báo tín dụng thì phải thông báo cho người hưởng lợi rằng nó không thể xác minh được tính chân thật của tín dụng”.
Bước 2: Sửa đổi thư tín dụng:
Khi nhận được những đề nghị sửa đổi thư tín dụng, với trách nhiệm của ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo ngay sự điều chỉnh L/C cho đơn vị XK. Việc sửa đổi L/C phải làm bằng văn bản và có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C. Văn bản sửa đổi sẽ trở thành một bộ phận cấu thành của L/C.
Điều cần lưu ý: những nội dung sửa đổi chỉ có giá trị hiệu lực nếu việc sửa đổi được tiến hành trong thời hạn hiệu lực của L/C và trước thời hạn giao hàng. Đồng thời, các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung L/C phải được tiến hành bằng văn bản như điện báo, thư từ, điện tín, telex có khóa mã… Tất cả các giao dịch nạy có thể tiến hành trực tiếp giữa người XK và người NK, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C.
Theo điều 11 và 12 của NCP số 500- bản sửa đổi năm 1993- nếu chỉ nhận được những chỉ thị không đầy đủ hoặc không rõ ràng để sửa đổi tín dụng thì NHNo Láng Hạ có thể thông báo sơ bộ cho người hưởng lợi biết. “ Thông báo sơ bộ này phải được nói rõ chỉ có tác dụng là một thông báo đơn thuần và ngân hàng thông báo không chịu trách nhiệm”.
Bước 3: Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ:
Sau khi nhận được thông báo thư tín dụng, đơn vị XK thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ gửi tới chi nhánh. Theo quy định trong điều 14 của UCP 500, chi nhánh Láng Hạ khi được ủy quyền của ngân hàng phát hành để trả tiền hoặc cam kết trả tiền sau, chấp nhận hối phiếu hoặc chiết khấu
khi chứng từ được xuất trình xét bề ngoài phù hợp với các điều kiện của tín dụng.
Chính vì vậy ngay khi nhận chứng từ của khách hàng, cán bộ thanh toán cần yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc L/C và sửa đổi gốc liên quan, đảm bảo xác minh được tính xác thực của nó và phải chắc chắn L/C còn giá trị chưa thanh toán để có thể thương lượng với ngân hàng phát hành. Giá trị thanh toán, thương lượng tại chi nhánh phải đúng với giá trị thanh toán của lần giao hàng cần thanh toán.
Trước khi thương lượng thanh toán và gửi chứng từ đòi tiền thanh toán viên cần kiểm tra số lượng, loại chứng từ, đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C, kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ bảo đảm phù hợp với các điều khoản, điều kiện quy định trong L/C và sự thống nhất giữa các loại chứng từ. Đặc biệt thanh toán viên phải lưu ý kiểm tra trước các loại chứng từ không do người hưởng lập như chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, các loại giấy chứng nhận, sau đó kiểm tra những chứng từ được lập bởi người hưởng lợi như hối phiếu, hóa đơn thương mại…
Một bộ chứng từ thanh toán gồm các loại chứng từ sau: - Hối phiếu ( Draf ).
- Hóa đơn thương mại ( Commerce invoice ). - Vận đơn ( Bill of lading/ Airway bill ). - Đóng gói chi tiết ( Detailed packing list ). - Chứng từ bảo hiểm ( Insurance policy ).
- Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng đóng gói ( Certificate of weight/ Quality/ Packing ).
- Giấy chứng nhận kiểm nghiệm ( Inspection certificate ).
Ngoài ra còn có các loại chứng từ khác tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, giá cả, điều kiện thỏa thuận giữa các bên.
Một bộ chứng từ hoàn hảo thì phải phù hợp các điều kiện sau: - Loại, số chứng từ xuất trình.
- Thời hạn xuất trình chứng từ.
- Nội dung của chứng từ phù hợp với quy định của L/C.
Đối với các giấy chứng nhận luôn phải có chữ ký của người lập, chứng từ phải phù hợp với nhau và số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì phải giống nhau trên các chứng từ.
Trong quá trình kiểm tra nếu thấy sự khác biệt hoặc sai sót của chứng từ cần phải xử lý:
- Sai sót có thể thay thế được hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng thay thế hoặc sửa chữa.
- Sai sót không thể thay thế hoặc sửa chữa được, đề nghị khách hàng tu chỉ L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót và xin chấp nhận thanh toán.
- Sai sót không thể được chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Bước 4: Thương lượng, chiết khấu và thanh toán:
- Thương lượng, chiết khấu:
Bộ chứng từ xuất trình phải đảm bảo phù hợp với L/C hoặc chứng từ sai sót nhưng đã có sự chấp nhận từ ngân hàng phát hành là cơ sở để xem xét, thương lượng và chiết khấu chứng từ. Tỷ lệ chiết khấu thanh toán cho khách hàng được phép dao động trong khoảng 90-98% (phí chiết khấu từ 2-
10%) tổng giá trị mỗi lần thanh toán tùy theo loại tiền, cách đòi tiền, thời gian dự kiến thanh toán, các chi phí liên quan, mối quan hệ với ngân hàng phát hành và do Giám đốc NHNo Láng Hạ quyết định trên cơ sở tờ trình của bộ phận thanh toán xuất khẩu, Giám đốc chi nhánh quyết định có quyền thương lượng, chiết khấu hoặc cho vay ứng trước và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
- Chiết khấu thanh toán ngay (bảo lưu quyền truy đòi):
Để được chiết khấu, khách hàng phải có đơn xin chiết khấu và cam kết quyền truy đòi của ngân hàng trong trường hợp không đòi được tiền theo chỉ dẫn của ngân hàng phát hành và chịu mọi phí tổn liên quan đến thanh toán L/C.
Tỉ lệ thanh toán hoặc phí chiết khấu được thực hiện theo thỏa thuận giữa khách hàng và chi nhánh, thương lượng giới hạn trong mức dao động cho phép.
Chứng từ đã gửi đi sau 15 ngày nếu không có hồi âm thì chi nhánh có trách nhiệm lập điện tra soát MT799, sau đó nếu vẫn không có tr ả lời thì liên tiếp 5 ngày 1 lần, thanh toán viên lập điện tra soát cho đến khi nhận được trả lời từ ngân hàng nước ngoài.
Sau 1 tháng kể từ khi gửi chứng từ thanh toán mà không đòi được tiền thì thanh toán viên chuyển hồ sơ cho bộ phận tín dụng thông báo cho khách hàng hưởng để thực hiện quyền truy đòi theo nội dung đơn xin chiết khấu của khách hàng.
* Quy trình L/C hàng nhập:
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C:
Đây là khâu quan trọng vì trên cơ sở này ngân hàng mới có căn cứ để mở L/C cho người xuất khẩu giao hàng. Trên thực tế hồ sơ thường gồm
Sau khi ngân hàng đồng ý mở L/C thì đơn này sẽ trở thành một khế ước dân sự giữa ngân hàng và người nhập khẩu. Cơ sở pháp lý và nội dung của đơn xin mở L/C là hợp đồng mua bán được ký kết giữa người NK và XK.
- Hợp đồng thương mại (Bản gốc).
- Hạn ngạch NK (Quota) của từng chuyến hoặc giấy phép NK.
- Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của ngân hàng như thủ tục bảo lãnh, khế ước vay ngoại tệ, ủy nhiệm chi…
Bước 2: Mở và phát hành L/C:
Trên cơ sở hợp đồng thương mại được ký kết giữa người mua và người bán, đơn vị XNK gửi đơn yêu cầu mở thư tín dụng tới chi nhánh.
Đơn yêu cầu mở L/C phải thể hiện được đầy đủ các điều kiện của hợp đồng, đơn xin mở L/C là căn cứ để thanh toán viên lập và phát hành L/C.
Trong đơn yêu cầu mở L/C khách hàng phải ghi rõ L/C mở bằng INCAS hay Telex.
Khi hồ sơ mở L/C của khách hàng đã hội đủ các điều kiện, thanh toán viên tiến hành mở và phát hành L/C theo yêu cầu của khách hàng trên tập tin MT700.
Sau khi hoàn thiện nhập dữ liệu vào tập tin MT700, thanh toán viên cần kiểm soát lại nội dung của L/C trước khi ghi lại và thực hiện các bước tiếp theo để chuyển L/C đã mở về phòng thanh toán quốc tế tại NHNo Láng Hạ để chuyển cho người hưởng lợi đồng thời lưu hồ sơ và xử lý hạch toán ngoại bảng theo quy định chung.
Bước 3: Tu chỉnh và tra soát L/C:
Theo thông lệ quốc tế, không có văn bản chính thức nào quy định về tu chỉnh L/C. Tuy nhiên việc sửa đổi L/C là một nghiệp vụ không thể thiếu được trong quá trình mở và thanh toán thư tín dụng. Ngân hàng chỉ thực hiện việc sửa đổi L/C khi có đề nghị chính thức bằng văn bản của hai bên người mở L/C và người thụ hưởng. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành và không thể tách rời của L/C.
Khi tiếp nhận được yêu cầu sửa đổi L/C của khách hàng, các thanh toán viên của ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu sửa đổi vào tập tin MT707 để chuyển về NHNo Việt Nam như quy trình mở và phát hành L/C. Các tra soát viên
liên quan đến L/C nhưng không phải là sửa đổi L/C cũng phải được nhập vào tập tin MT799 và chuyển tiếp về NHNo Việt Nam qua mạng truyền tin.
Yêu cầu sửa đổi gồm:
- Thư yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (1 bản).
- Văn bản chứng minh sự đồng ý của các bên liên quan (1 bản).
Tất cả mọi sự điều chỉnh, sửa đổi hay hủy bỏ đều phải thông báo cho ngân hàng thông báo hoặc ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không bị sửa đổi vẫn có giá trị như cũ.
Nếu không có quy định khác trong thư tín dụng, mọi điều kiện và điều khoản của tu chỉnh đều được lập và thực hiện dựa trên cơ sở của quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP 500).
Bước 4: Nhận, kiểm tra chứng từ và thanh toán:
Sau khi nhận được L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho chi nhánh thông qua ngân hàng thông báo. Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra, thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định.
Ngay khi nhận chứng từ cán bộ thanh toán phải vào sổ theo dõi, ghi đầy đủ ngày nhận chứng từ và nội dung liên quan đến chứng từ, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp và hoàn hảo của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian tối đa là 5 ngày làm việc để kiểm tra chứng từ kể từ khi nhận chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại có liên quan đến chứng từ đều không có giá trị hiệu lực.
Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy bất kỳ một sự sai sót về số lượng hoặc nội dung của chứng từ, chi nhánh phải lập tức thông báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ bằng điện MT799, đồng thời liên hệ với khách hàng của mình để chờ chấp nhận thanh toán, các sai sót và khiếm
khuyết của chứng từ phải được thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung sai sót.
Sau khi kiểm tra nếu chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận thanh toán của nhà nhập khẩu trong trường hợp chứng từ có sai sót, cán bộ thanh toán phải:
- Thực hiện thanh toán cho khách hàng trong vòng 5 ngày kể từ khi nhận chứng từ theo chỉ dẫn trên thư đòi tiền (Covering Letter) của ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.
- Thông báo chấp nhận thanh tóan và ngày đáo hạn nếu L/C thanh tóan có kỳ hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của ngân hàng gửi chứng từ.
- Giao chứng từ cho khách hàng khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết. Chi nhánh trực tiếp lập lệnh thanh toán MT202 trong trường hợp bộ chứng từ phù hợp hoặc sau khi có sự chấp thuận thanh toán của khách hàng trong trường hợp chứng từ có sai sót. Lệnh thanh toán phải đảm bảo tính chính xác về số tiền, loại tiền, ngân hàng trung gian- là nơi ngân hàng hưởng có tài khoản và ngân hàng hưởng (ghi rõ tên và địa chỉ của ngân hàng hưởng, ngân hàng gửi chứng từ), chi tiết thanh toán gồm số tham chiếu liên quan, chi tiết phí hoặc các yếu tố cần thiết liên quan trực tiếp tới thanh toán.
- Trường hợp không chấp nhận thanh toán thì phải điện từ chối MT734 báo ngay cho ngân hàng gửi chứng từ đồng thời nêu rõ những sai sót và chứng từ đang được giữ để xử lý. Tất cả các điện báo từ chối chứng từ phải được thực hiện không quá 5 ngày làm việc của tất cả các ngân hàng kể từ ngày nhận chứng từ.
Đối với những L/C thanh toán chậm có kỳ hạn, sau khi kiểm tra