Kiểm toỏn Nợ phải thu

. Cỏc thủ tục kiểm toỏn

2. Kiểm toỏn Nợ phải thu

2.1 Những yờu cầu cơ bản

- Nợ phải thu là số tiền cú thể thu hồi của khỏch hàng hoặc cỏc đối tượng khỏc. Nợ phải thu bao gồm cỏc khoản phải thu của khỏch hàng, ứng trước cho người bỏn, phải thu nội bộ và cỏc khoản phải thu khỏc.

- Nợ phải thu được trỡnh bày theo giỏ trị ghi sổ trừ đi cỏc khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi. Dự phũng nợ phải thu khú đũi được lập cho cỏc khoản phải thu quỏ hạn hoặc cỏc khoản cũn trong hạn nhưng khỏch nợ khụng cũn khả năng thanh toỏn.

- Nợ phải thu được trỡnh bày trờn BCĐKT dưới hai khoản mục: Phải thu ngắn hạn (thời gian thu hồi trong vũng một năm) và phải thu dài hạn (thời gian thu hồi trờn một năm). Đối với cỏc doanh nghiệp cú chu kỳ kinh doanh dài hơn một năm, ngưỡng phõn biệt nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn là một chu kỳ kinh doanh.

b) Cỏc yờu cầu của chuẩn mực kiểm toỏn

Dưới gúc độ thu thập bằng chứng kiểm toỏn, kiểm toỏn Nợ phải thu phải thỏa món cỏc cơ sở dẫn liệu sau:

(1) Hiện hữu và quyền: Nợ phải thu là cú thật và thuộc quyền sở hữu của đơn vị; (2) Đầy đủ: Tất cả Nợ phải thu là cú thực, thuộc quyền sở hữu của đơn vị và đều được ghi chộp và bỏo cỏo;

(3) Đỏnh giỏ và chớnh xỏc: Nợ phải thu được đỏnh giỏ phự hợp với chuẩn mực kế toỏn, chế độ kế toỏn hiện hành và việc tớnh toỏn, tổng hợp số liệu chớnh xỏc;

(4) Trỡnh bày và cụng bố: Nợ phải thu được trỡnh bày và khai bỏo đầy đủ và đỳng đắn.

Do khoản mục Nợ phải thu thường bị khai cao hơn thực tế làm ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC nờn cơ sở dẫn liệu hiện hữu thường được quan tõm hơn. Vỡ vậy KTV phải gửi thư xỏc nhận nợ phải thu nếu Nợ phải thu được đỏnh giỏ là trọng yếu và cú khả năng khỏch nợ sẽ phỳc đỏp thư xỏc nhận.

Ngoài ra, KTV cũng cần lưu tõm đến cơ sở dẫn liệu đỏnh giỏ, lý do là việc lập dự phũng để phản ảnh nợ phải thu theo giỏ trị cú thể thu hồi là một ước tớnh kế toỏn dựa nhiều vào xột đoỏn và cú thể ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.

2.2. Những nội dung chủ yếu của kiểm toỏn Nợ phải thu khỏch hàng

a) Tỡm hiểu và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ

Việc hiểu biết và đỏnh giỏ đầy đủ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với chu trỡnh bỏn hàng giỳp KTV thiết kế một chương trỡnh kiểm toỏn phự hợp.

Cỏc thủ tục kiểm soỏt chủ yếu đối với chu trỡnh bỏn hàng bao gồm: Tiếp nhận đặt hàng và xột duyệt bỏn chịu

- Phõn chia trỏch nhiệm giữa cỏc chức năng xột duyệt bỏn chịu, lập húa đơn, gửi hàng;

- Xột duyệt về hạn mức bỏn chịu cho khỏch hàng, về mọi sự thay đổi thụng tin về khỏch hàng;

- Lệnh bỏn hàng chỉ được lập trờn cơ sở đơn đặt hàng, phải được đỏnh số liờn tục và chỉ lập cho cỏc khỏch hàng khụng bị tồn đọng nợ.

Gửi hàng và lập húa đơn

- Phiếu gửi hàng chỉ lập trờn cơ sở lệnh bỏn hàng, phải được đỏnh số liờn tục.; - Kiểm tra hàng gửi đi về số lượng, chất lượng và cỏc điều kiện khỏc;

- Húa đơn được lập trờn Lệnh bỏn hàng, Phiếu giao hàng, Bảng giỏ được duyệt. Hoỏ đơn phải được đỏnh số liờn tục và được kiểm tra việc tớnh tiền trước khi gửi đi;

- Kiểm tra định kỳ để phỏt hiện những trường hợp cú Phiếu gửi hàng mà chưa cú húa đơn.

Kế toỏn Nợ phải thu

- Phõn chia trỏch nhiệm giữa cỏc chức năng ghi chộp doanh thu, theo dừi chi tiết Nợ phải thu khỏch hàng và lập giấy thụng bỏo Nợ cho khỏch hàng;

- Lập giấy thụng bỏo Nợ cho khỏch hàng định kỳ, kiểm tra và gửi đi; - Đối chiếu giữa tài khoản tổng hợp và số dư chi tiết Nợ phải thu; - Soỏt xột và theo dừi cỏc khoản Nợ quỏ hạn;

- Xột duyệt thớch hợp đối với cỏc trường hợp xúa sổ Nợ phải thu khú đũi.

Để đỏnh giỏ cỏc thủ tục kiểm soỏt trờn cú hữu hiệu khụng, KTV cú thể thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm soỏt sau:

- Đối với việc tiếp nhận đơn đặt hàng và xột duyệt bỏn chịu, KTV kiểm tra danh sỏch khỏch hàng để xem xột từng khỏch hàng cú đầy đủ thụng tin khụng và cú sự xột duyệt về hạn mức bỏn chịu khụng. KTV cũng chọn mẫu kiểm tra cỏc Lệnh bỏn hàng cú được đớnh kốm với đơn đặt hàng phự hợp khụng, cú được lập phự hợp với danh sỏch khỏch hàng và hạn mức bỏn chịu khụng?

- Đối với việc gửi hàng và lập húa đơn, KTV chọn mẫu húa đơn để kiểm tra chi tiết về số lượng, đơn giỏ, cỏc khoản chiết khấu và việc tớnh tiền cú chớnh xỏc khụng, đối chiếu với sổ sỏch về doanh thu, Nợ phải thu. KTV cũng cần lưu ý về việc đỏnh số liờn tục của Phiếu gửi hàng và húa đơn.

- Đối với kế toỏn Nợ phải thu, KTV cần chọn mẫu kiểm tra chứng từ một số khỏch hàng; Kiểm tra việc đối chiếu chi tiết với tổng hợp, việc gửi thụng bỏo nợ định kỳ cho khỏch hàng, việc xột duyệt xúa sổ cỏc khoản Nợ khú đũi trong kỳ.

b) Cỏc thử nghiệm cơ bản chủ yếu đối với Nợ phải thu (1) Quy trỡnh phõn tớch

Cỏc quy trỡnh phõn tớch thường ỏp dụng đối với Nợ phải thu khỏch hàng là:

- So sỏnh số dư Nợ phải thu phõn tớch theo tuổi Nợ của cuối kỳ so với đầu kỳ về tờn cỏc khỏch hàng chủ yếu, tỷ trọng của từng nhúm Nợ (trong hạn, quỏ hạn)…;

- Tớnh số vũng quay Nợ phải thu (hoặc số ngày thu tiền bỡnh quõn), so sỏnh với số liệu kỳ trước, với chớnh sỏch bỏn chịu của đơn vị và số liệu bỡnh quõn ngành;

- Tớnh tỷ lệ dự phũng Nợ phải thu khú đũi trờn doanh thu, trờn số dư Nợ phải thu cuối kỳ và so sỏnh với kỳ trước.

(2.1) Vai trũ của gửi thư xỏc nhận

Gửi thư xỏc nhận đúng vai trũ quan trọng trong việc thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của nợ phải thu (CM 501):

- Trường hợp các khoản phải thu được xác định là trọng yờ́u trong BCTC và có khả năng khách nợ sẽ phúc đáp thư yờu cõ̀u xác nhọ̃n cỏc khoản nợ thì KTV phải lọ̃p kờ́ hoạch yờu cõ̀u khách nợ xác nhọ̃n trực tiờ́p các khoản phải thu hoặc các sụ́ liợ̀u tạo thành sụ́ dư của khoản phải thu.

- Trường hợp KTV xét thṍy các khách nợ sẽ khụng phúc đáp thư xác nhọ̃n các khoản phải thu thì phải dự kiờ́n các thủ tục thay thờ́; thí dụ: Kiờ̉m tra các tài liợ̀u tạo thành sụ́ dư Nợ phải thu.

(2.2) Thời điểm gửi thư xỏc nhận

Thời điểm gửi thư xỏc nhận tốt nhất là ngay sau thời điểm kết thỳc niờn độ và khi đú, số dư được xỏc nhận chớnh là số liệu được trỡnh bày trờn BCTC. Tuy nhiờn, trong một số trường hợp, điều này khụng thể thực hiện được do vấn đề thời gian (thớ dụ, KTV phải hoàn thành bỏo cỏo kiểm toỏn trong một thời hạn nhất định). Khi đú, KTV cú thể gửi thư xỏc nhận trước thời điểm kết thỳc niờn độ và phải kiểm tra những nghiệp vụ giữa thời điểm xỏc nhận và thời điểm kết thỳc niờn độ. Thụng thường, cỏch làm này được chấp nhận khi kiểm soỏt nội bộ của đơn vị được đỏnh giỏ là hữu hiệu và khoảng cỏch giữa hai thời điểm khụng quỏ xa.

(2.3) Hỡnh thức của thư xỏc nhận

Theo Chuẩn mực kiểm toỏn số 501, cú hai hỡnh thức thư xỏc nhận:

- Dạng A (Dạng đúng): ghi rõ sụ́ Nợ phải thu và yờu cõ̀u khách nợ xác nhọ̃n là đúng hoặc bằng bao nhiờu;

- Dạng B (Dạng mở): khụng ghi rõ sụ́ Nợ phải thu mà yờu cõ̀u khách nợ ghi rõ sụ́ Nợ phải thu hoặc có ý kiờ́n khác.

Trong đú dạng A được xem là cung cṍp bằng chứng kiờ̉m toán đáng tin cọ̃y hơn dạng B. Viợ̀c lựa chọn dạng yờu cõ̀u xác nhọ̃n nào phụ thuụ̣c vào từng trường hợp và sự đánh giá vờ̀ rủi ro tiờ̀m tàng và rủi ro kiờ̉m soát của kiờ̉m toán viờn. Xác nhọ̃n dạng A thích hợp hơn khi rủi ro tiờ̀m tàng và rủi ro kiờ̉m soát được đánh giá là cao.

(2.4) Chọn mẫu gửi thư xỏc nhận

Khi chọn mẫu để gửi thư xỏc nhận, KTV cần chỳ ý cỏc khoản phải thu đặc biệt như chưa thanh toỏn, kộo dài qua nhiều kỳ, cỏc khoản được xúa sổ trong kỳ hiện tại, …

(2.5) Xem xột thư trả lời

KTV cần xem xột những trường hợp khụng nhận được thư trả lời hoặc thư trả lời khụng đồng ý.

- Nếu khụng nhận được thư trả lời, KTV sẽ gửi lại thư xỏc nhận thờm một vài lần nữa. Nếu vẫn khụng nhận được thư trả lời, KTV cú thể sử dụng cỏc thủ tục thay thế sau:

+ Kiểm tra việc thu tiền sau ngày khúa sổ;

+ Kiểm tra chứng từ của nghiệp vụ, bao gồm đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, húa đơn;

+ Trong một số trường hợp, cú tranh chấp giữa đơn vị và khỏch nợ. KTV cần tỡm hiểu nguyờn nhõn tranh chấp và lập dự phũng nếu xột thấy cần thiết;

+ Trong nhiều trường hợp, do vấn đề khúa sổ: Doanh thu đó được ghi nhận kỳ này nhưng nợ phải trả lại ghi nhận vào kỳ sau; Khỏch hàng chi tiền và ghi giảm nợ phải trả nhưng đơn vị lại ghi thu tiền vào năm sau… KTV cần xem xột để xỏc định chớnh xỏc thời điểm ghi nhận nghiệp vụ. Tuy nhiờn, cần lưu ý gian lận cú thể xảy ra khi doanh thu được ghi khống hoặc tiền thu về bị nhõn viờn chiếm dụng vhưa nộp vào quỹ...;

+ Sai sút cú thể phỏt sinh trong trường hợp ghi nhầm cỏc nghiệp vụ bỏn hàng hoặc thanh toỏn nhầm từ khỏch nợ này sang khỏch nợ khỏc, nhầm lẫn trong ghi nhận số tiền hoặc bỏ sút, ghi trựng nghiệp vụ;

+ Ngoài ra, chờnh lệch cũn cú thể phỏt sinh khi cú sự cấn trừ số liệu (Vớ dụ một khỏch nợ đồng thời cũng là nhà cung cấp). Khớ đú, cần xem xột sự cấn trừ này cú thớch hợp hay khụng.

(2.6) Đỏnh giỏ kết quả xỏc nhận

Tất cả thư gửi xỏc nhận đều được ghi nhận và đỏnh giỏ. Cỏc thư khụng trả lời hoặc trả lời khụng đồng ý đều phải theo dừi và đỏnh giỏ ảnh hưởng đến số dư Nợ phải thu. Những trường hợp chờnh lệch do sai sút, gian lận cần phải thực hiện cỏc thủ tục kiểm toỏn bổ sung và tiến hành cỏc điều chỉnh cần thiết.

(3) Kiểm tra lập dự phũng Nợ phải thu khú đũi

Kiểm tra việc lập dự phũng Nợ phải thu khú đũi nhằm bảo đảm nợ phải thu được trỡnh bày theo giỏ trị thuần cú thể thực hiện. Ngoài quy trỡnh phõn tớch, đũi hỏi KTV cũn phải tiến hành cỏc thử nghiệm chi tiết sau:

- Kiểm tra cỏc khoản dự phũng mà đơn vị đó lập cú cơ sở và đầy đủ chưa thụng qua xem xột hồ sơ, trao đổi với những người liờn quan;

- Xem xột cỏc khoản nợ quỏ hạn, cỏc khoản nợ cú tranh chấp; đỏnh giỏ khả năng phải lập dự phũng cho cỏc khoản này;

- Xem xột việc thanh toỏn tiền sau ngày khúa sổ.

(4) Kiểm tra việc khúa sổ nghiệp vụ bỏn hàng

Việc khúa sổ nghiệp vụ bỏn hàng cú ảnh hưởng quan trọng đến Nợ phải thu của đơn vị. Do đú, KTV cần kiểm tra vấn đề này để bảo đảm cỏc trường hợp đó đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, phải được ghi nhận doanh thu (và Nợ phải thu) và ngược lại, cỏc trường hợp chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thỡ chưa được phộp ghi vào doanh thu (và Nợ phải thu).

Cỏc thử nghiệm cơ bản thường dựng bao gồm:

- Trong quỏ trỡnh kiểm kờ hàng tồn kho, KTV ghi nhận số hiệu và nội dung cỏc chứng từ gửi hàng cuối cựng trước khi kiểm kờ để làm cơ sở cho việc đối chiếu sau này;

- Kiểm tra cỏc phiếu giao hàng xung quanh ngày khúa sổ, xem xột cỏc chứng từ liờn quan (đơn đặt hàng, lệnh bỏn hàng, húa đơn…) và đối chiếu với dữ liệu thu thập khi kiểm kờ để xỏc định chớnh xỏc thời điểm ghi nhận doanh thu và Nợ phải thu;

(5) Kiểm tra việc trỡnh bày nợ phải thu

KTV cần kiểm tra việc trỡnh bày nợ phải thu cú phự hợp với cỏc chuẩn mực, chế độ kế toỏn hiện hành hay khụng. Cỏc vấn đề thường được quan tõm là:

- Chớnh sỏch kế toỏn đối với nợ phải thu, bao gồm cả việc lập dự phũng nợ phải thu khú đũi.

- Việc bự trừ khụng thớch hợp giữa cỏc khoản phải thu với cỏc khoản ứng trước của khỏch hàng.

- Việc phõn loại nợ phải thu thành cỏc khoản phải thu ngắn hạn và phải thu dài hạn.