I. Phơng hớng đặt ra đối với hệ thống chất lợng ISO 9002 tại Công ty R-ợu - Nớc giải khát Thăng Long. ợu - Nớc giải khát Thăng Long.
Để đợc nhận chứng chỉ ISO 9002 là một kết quả quan trọng đối với Công ty, nó đánh dấu một giai đoạn làm việc với nỗ lực cao. Thông qua nó thể hiện đợc uy tín, vị thế của Công ty trên thị trờng trong nớc và ngoài n- ớc. Tuy nhiên, việc áp dụng ISO 9002 bớc đầu là một công việc khó nên nó đòi hỏi mọi thành viên phải nỗ lực không ngừng để hoàn thiện nó đồng thời thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Việc xây dựng và phát triển hệ thống chất lợng ISO 9002 sẽ đợc coi nh công việc thờng nhật, nh một hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để giúp cho cả guồng máy đợc vận hành.
Mặt khác khi đã đợc cấp chứng chỉ ISO 9002 chỉ có hiệu lực trong 3 năm , sau đó sẽ đánh giá xem xét lại, Nếu vẫn đảm bảo, sẽ đợc cấp lại . Trong quãng thời gian ấy , hệ thống chất lợng này còn thờng xuyên bị kiểm soát, do vậy phải có những biện pháp thích hợp.
Ngoài ra Nếu đợc cấp chứng chỉ ISO 9002 thì đó mới chỉ là chặng đờng đầu tiên trong quãng đờng dài vô tận của chất lợng. Để đứng vững và bớc tiếp trên quãng đờng dài vô tận đó, việc tìm ra phơng hớng giải pháp để phát triển hệ thống chất lợng ISO 9002 của Công ty là thực sự cần thiết , là công việc định hớng cho tơng lai mà ngay từ bây giờ, khi mới nhận đợc chứng chỉ , Ban lãnh đạo Công ty đã phải nhìn nhận và quan tâm đến.
áp dụng mô hình QLCL ISO 9002, hiện tại đối với lĩnh vực xuất khẩu
là chính, tuy nhiên việc xuất khẩu lắm khi phải qua trung gian, cha xuất khẩu trực tiếp đợc. Vì vậy lợi ích của Công ty bị chia xẻ nhiều.
Để giải quyết cho vấn đề này , phơng hớng đặt ra cho Công ty là tiếp tục nghiên cứu, học hỏi hớng tới làm tiếp ISO 9003. Đây thực sự là một việc khó khăn. Không phải là Công ty không đảm bảo đợc tiềm lực về kiến thức, kỹ năng, công nghệ để có thể khả năng tự thiết kế mẫu mã sản phẩm, tự lo cả quá trình thiết kế đến khâu dịch vụ, mà vấn đề ở đây là Công ty cha có nhiều đầu ra ở thị trờng nớc ngoài . Nếu tự thiết kế , tự bán ra, giá
cả sẽ cao, lợi ích lớn nhng rất khó khăn. Về lâu dài Công ty cần dựa trên những thuận lợi sau việc đợc chứng nhận hệ thống QLCL ISO 9002 của mình, dựa vào uy tín , danh tiếng đã đợc ghi nhận trong phạm vi trong nớc để mở rộng ra thị trờng quốc tế.
Đồng thời với xu hớng này, theo em Công ty nên đặt ra xu hớng phát triển hệ thống QLCL theo mô hình TQM. Mô hình quản lý chất lợng toàn diện, cải tiến không ngừng chất lợng, thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và phát huy trên cơ sở nền tảng , tiền để khi đợc chứng nhận ISO 9002, Công ty sẽ cân nhắc, lựa chọn hệ thống quản lý chất lợng phù hợp nhất với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty mình.
II. Các biện pháp
Biện pháp thứ nhất: Tuân thủ tuyệt đối theo nguyên tắc của quản lý chất lợng hiện đại ISO 9002 đó là : Viết những gì cần làm, làm những gì đã viết, đánh giá và có hành động khắc phục.
Tuyệt đối tuân thủ các thủ tục, hớng dẫn, tiêu chuẩn, quy định đã ban hành, kịp thời hớng dẫn các bộ phận áp dụng khi có sự điều chỉnh bổ sung theo yêu cầu của thực tiễn. Đây là một đòi hỏi hết sức quan trọng, cần thiết để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 mà công ty đang xây dựng.
Đặc trng của hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 là rất quan tâm đến hệ thống văn bản. Hệ thống văn bản là bằng chứng khách quan rằng:
-Quá trình đã xác định. -Các thủ tục đợc phê duyệt. -Đợc kiểm soát.
Hệ thống văn bản hỗ trỡ cho công tác chất lợng theo hớng: -Giúp ngời quản lý hiểu đợc những gì đang xảy ra.
-Duy trì và cải tiến những thủ tục , tiêu chuẩn.
Đối với Công ty , hệ thống chất lợng đợc xây dựng gồm:
-Sổ tay chất lợng: Xác định chính sách chất lợng và mục tiêu chất lợng của Công ty, xác định tổ chức về chất lợng, phân công trách nhiệm và quyền hạn, giới thiệu các quy trình bằng văn bản của hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn chất lợng quốc tế ISo 9002.
-Các quy trình chất lợng (gồm 17 quy trình): mô tả các biện pháp kiểm soát và điều phối các hoạt động có ảnh hởng tới chất lợng của sản phẩm.
-Các hớng dẫn công việc : quy định chi tiết công việc, các hớng dẫn thực hiện và chuẩn mực chấp nhận.
-Các hồ sơ chất lợng: đợc chuẩn bị và duy trì để chứng minh việc áp dụng có hiệu lực của hệ thống chất lợng đã đợc lập thành văn bản.
Khi bắt tay vào xây dựng hệ thống quản lý chất lợng, ban lãnh đạo Công ty đã tìm hiểu, nghiên cứu sâu sắc về ISO 9000, đánh giá thực trạng của Công ty, kết hợp xin ý kín của các chuyên gia t vấn, công ty đã lựa chọn mô hình quản lý chất lợng ISO 9002. Sau công đoạn ấy , công ty đi vào đào tạo nhân viên, lập kế hoạch biên soạn các quy trình, sổ tay chất l- ợng,.. ..Nh vậy, những điều đợc viết ra đều xuất phát từ thực tế, từ nhu cầu của công ty, phù hợp với "viết những gì và cần làm". Nó là kết quả quá trình nghiên cứu, soạn thảo, bổ sung, sửa chữa của cả tập thể và những ng- ời lãnh đạo. Do vậy, những quy trình, hớng dẫn, quy định đó hết sức thiết thực và phù hợp.
Để đảm bảo các quy trình đợc thực hiện một cách có hiệu quả và hiệu lực đòi hỏi tất cả các bộ phận trong công ty đều phải thực hiện chính xác các quy trình, hớng dẫn, biểu mẫu "làm những gì đã viết" điều đó sẽ đảm bảo tính đồng bộ ,hợp lý, ăn khớp và có kế hoạch giữa các khâu, các bộ phận. Đảm bảo tính quản lý có hệ thống trong toàn công ty.
Tuy nhiên, mọi quyết định dù xuất phát từ những ngời lãnh đạo cao nhất, thực sự có năng lực ,uy tín thì đôi khi vẫn có những thiếu sót.
Mặt khác, các quy trình, hớng dẫn, quy định này lại đợc soản thảo bởi nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Ban lãnh đạo ISO sẽ phân chia cho các phòng ban chức năng đảm đơng nhiệm vụ viết các thủ tục tơng ứng với chức năng, nhiệm vụ của bộ phận mình. Trong quá trình đó, sự chênh lệch trình độ , khả năng là không trách khỏi. Tron g quá trình áp dụng , những sai sót, sự không phù hợp sẽ dần dần bộc lộ . "làm những gì đã viết" nhng thực tế, những cái đã viết không phù hợp. Vì vậy, luôn phải có sự điều chỉnh kịp thời , bổ sung cho hài hoà với nhau, cũng nh phù hợp với thực tế.
Thể hiện của việc tuân thủ các quy trình đó là các phòng ban trong công ty đều có nhiệm vụ lu giữ, quản lý sổ tay chất lợng cũng nh các quy trình , hớng dẫn công việc có liên quan đến chức năng của phòng mình. Quán
triệt nội dung các quy trình đó cho mọi nhân viên trong bộ phận mình, đồng thời lấy đó làm chuẩn cho các công việc sẽ làm.
Cụ thể nh quy trình 13: quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Quy trình này có đa ra phần hớng dẫn lập biên bản sản phẩm không phù hợp. Việc lập biên bản này đợc tiến hành bởi những nhân viên kiểm tra chất lợng của công ty. Tại mỗi dây chuyền sản xuất đều bố trí cán bộ kiểm tra phân xởng và nhân viên KCS. Khi phát hiện sản phẩm không phù hợp, quy trình lập biên bản đúng nh sơ đồ mà đã vạch ra.
-Cán bộ kiểm tra phân xởng và nhân viên KCS lập biên bản.
-Xem xét lỗi nặng hay nhẹ để có biện pháp xử lý( sữa chữa ngay hay phải làm lại từ đầu).
-Gửi biên bản lên phòng QC phê duyệt sau đó gửi trả lại phân xởng để xử lý.
-Khi đã quyết định xử lý, cần giám sát việc thực hiện, kiểm lại có kết quả có đạt không. Nếu đạt, sản phẩm đợc chấp nhận, Nếu không đạt, hạ loại, xuống cấp sản phẩm.
Nh vậy tại mỗi quy trình đã quy định rõ những yêu cầu, những hớng dẫn cụ thể việc áp dụng. Để tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 của công ty, mỗi bộ phận, cá nhân cần tuyệt đối tuân thủ, hớng dẫn, tiêu chuẩn quy định đã ban hành.
Đi kèm theo với giải pháp này là chế độ thởng, phạt thích đáng để khuyến khích cũng nh ngăn chặn kịp thời. Sau mỗi đợt tổng kết từng tháng áp dụng, công ty đều có chính sách khen thởng các phòng ban, cá nhân đã thực hiện tốt chính sách, cùng với quyết định phạt với các tập thể không tuân thủ các quy trình hoạt động.
Giải pháp này đảm bảo tính đúng đắn, có hiệu lực của hệ thống đã đợc xây dựng. Tạo điều kiện cho hệ thống đợc duy trì và phát triển có hiệu quả.
Tuy nhiên để thực hiện tốt biện pháp này, đòi hỏi đầu tiên là các quy trình, các tiêu chuẩn phải đợc soát xét, sửa chữa lại cho chuẩn xác, phù hợp với thực tế của công ty. Hơn nữa công ty cần có hệ thống kiểm tra chặt chẽ những điều khoản đã ban hành, phát huy triệt để hiệu quả chính sách kích thích vật chất, có nh vậy các chính sách, mục tiêu, các quy trình của hệ thống mới đợc thực thi và tiếp tục phát triển
Hớng dẫn lập biên bản sản phẩm không phù hợp hình 8:
Biên pháp thứ hai: Tăng cờng công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và việc thực hiện theo đúng các quy trình của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
Thờng xuyên xem xét kiểm tra là nguyên tắc thứ 5 của hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9000.
Hệ thống QLCL ISO 9002 mà công ty đang áp dụng đã đa ra các quy trình, tiêu chuẩn, quy định cho các bộ phận trong toàn công ty cùng áp dụng. Nhng để đảm bảo cho các văn bản ấy đợc thực hiện một cách đầy đủ, đúng nh dự kiến thì không thể thiếu đợc công tác kiểm tra, giám sát.
Kiểm tra, giám sát đảm bảo cho các bộ phận, các cá nhân thực hiện đúng, có trách nhiệm. Ngày nay, với cơ chế mở cửa & thông thoáng, chúng ta luôn hô hào cảnh giác, phát huy quyền làm chủ của ngời lao động. Tuy nhiên , đây có lẽ là yếu tố thuộc về bản chất con ngời, đặc biệt là ngời Việt Nam, vốn chịu nhiều ảnh hởng của cơ chế quan liêu bao cấp, nề thói làm việc cũ. Trong công việc, nhất là công việc chung mang tính tập thể, Nếu lơi là công tác kiểm tra, giám sát thì hoạt động không thể đạt hiệu quả cao. Đây chính là một yếu điểm mà chúng ta cần khắc phục.
Công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng và thực hiện theo các quy trình đã ban hành, phát hiện kịp thời uốn nắn đợc thực hiện bởi lãnh đạo chất l- ợng và các thành viên trong ban điều hành ISO 9002 của công ty.
Phơng pháp kiểm tra, giám sát đợc thực hiện:
-Nội dung về ISO 9002 thờng xuyên đựơc đa vào trong các cuộc họp giao ban của công ty. Các quy định, trách nhiệm, quyền hạn trongISO 9002 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen thởng.
-Các cuộc họp thờng trực ISO 9002 đợc tổ chức thờng trực theo đúng lịch trình. Tại các cuộc họp này, mỗi bộ phận ( phòng ban, các xởng..)phải báo cáo về việc thực hiện ISO 9002, trình bày các khó khăn hoặc để xuất ý kiến, hành động khắc phục và phòng ngừa.
-Thờng trực ISO 9002 phải thờng xuyên thực hiện công tác kiểm tra, giam sát việc thực hiện các quy trình, hớng dẫn công việc.. ..tại các bộ phận bằng cách kiểm tra trực tiếp hoặc thu thập các thông tin về việc thực hiện các quy trình, từ đó rà soát các quy trình đã đợc xây dựng với thực tế thực hiện, nhằm liên tục hoàn thiện hệ thống các quy trình và hớng dân, biểu mẫu.
Khi phát hiện hành động vô ý hay cố ý vi phạm các quy trình đã xây dựng, cán bộ kiểm tra lập biên bản, so sánh mức độ vi phạm với các quy định về xử phạt để đề xuất cách thức xử lý gửi lên các bộ phận có thẩm quyền. Đối với vi phạm nhỏ (do vô tình và không gây ra hậu quả nghiêm trọng), việc xử lý có thể là cảnh cáo, khiển trách hoặc có thể cam kết sửa đổi.
Công tác này đợc duy trì xuyên suốt cả quá trình xây dng và áp dụng. Nó đảm bảo cho qúa trình xây dựng của công ty đi đúng hớng, phát hiện ,kịp thời sửa chữa những sai sót, rút gắn quãng thời gian đê đi đến thành công. Trong giai đoạn hiện nay, công ty đã và đang xây dựng hoàn chỉnh để xin cấp chứng chỉ công nhận, nó sẽ đảm bảo cho hệ thống này tiếp tục phát triển và đi theo đúng con đờng đã chọn, đồng thời xây dựng hoàn thiện hơn nữa hệ thống QLCL ISO 9002 của Công ty.
Tác dụng của biện pháp không chỉ ở việc phát triển và hoàn thiện hệ thống QLCL ISO 9002 nh đã nêu ở trên mà hơn thế nữa nó còn có tác dụng tích cực đến chính sách ,mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Xây dựng hệ thống QLCL ISO 9002 cũng chính là một nhiệm vụ quan trọng song song với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả để tồn tại và phát triển của công ty. Hai nhiệm vụ cơ bản này hỗ trợ đan xen lẫn nhau. Hệ thống QLCL hiện đại ISO 9002 đợc xây dựng thành công đem lại cho doanh nghiệp hiểu quả cả bên trong lẫn bên ngoài, đó là đảm bảo chất lợng sản phẩm và chất lợng hoạt động tăng lợi nhuận , ổn định đời sống, tăng năng lực sản xuất, tăng uy tín và mở rộng thị trờng.. Nh thế nghĩa la hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. đồng thời sản xuất kinh doanh có hiệu quả là cơ sở , nền tảng cho áp dụng thành công, cung cấpmọi nguồn lực cho việc xây dựng và áp dụng.
Tăng cờng công tác kiểm tra giám sát việc áp dụng và thực hiện đúng các quy trình đảm bảo hiệu quả của hệ thống QLCL SIO 9002 và cũng chính là hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Để biện pháp này đựơc thực hiện và thực sự phát huy tác dụng, công ty cần tạo đợc một hành lang kỷ luật, quy định chặt chẽ. Quán triệt cụ thể, trách nhiệm và quyền hạn của cả cán bộ kiểm tra cũng nh của từng bộ phận áp dụng các quy trình.
*Biện pháp thứ ba: Tiếp tục đào tạo ,bồi dỡng kiến thức về ISO 9002 cho CBCNV trong công ty để nâng cao sự hiểu biết và khả năng áp dụng, cải tiến hệ thống chất lợng.
Đào tạo, bồi dỡng kiến thức cho cán bộ công nhân viên là những công việc cơ bản, cái mà công ty thực hiện ngay từ bớc đầu tiên khi tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002. Cho đến bây giờ thì công việc đào tạo , bồi dỡng kiến thức về ISO 9002 vẫn quan trọng. Nó không chỉ là tuyên truyền, đào tạo những kiến thức cơ bản, những hiểu biết chung về ISO 9000 nữa, mà là đào tạo, bồi dỡng để nâng cao hiểu biết. khả năng áp dụng, đi đến sự hiểu biết sâu sắc cặn kẽ về hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 , hiểu , vận dụng ,sáng tạo, cải tiến dần hoàn thiện hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 của công ty.