+ Tên tàu được bảo hiểm, người được bảo hiểm, điều kiện tham gia bảo hiểm và thời hạn bảo hiểm,
+ Diễn biến xảy ra tai nạn, + Khiếu nại của khách hàng,
+ Đề xuất bồi thường của công ty bảo hiểm gốc (nếu tổn thất trên phân cấp),
+ Ý kiến đề xuất bồi thường của phòng nghiệp vụ, + Xác nhận đóng phí của kế toán,
- Đối với hồ sơ bồi thường theo qui định phải có ý kiến Pháp chế thì được chuyển qua lấy ý kiến của Bộ phận Pháp chế- Phòng Tổng hợp. Trường hợp cần thiết có thể lấy ý kiến của các phòng có liên quan.
- Trường hợp có ý kiến trái ngược, các Phòng cần xem xét lại để có ý kiến thống nhất trước khi trình Lãnh đạo công ty.
- Trình lãnh đạo công ty.
(I) Trường hợp hồ sơ trên phân cấp
Hồ sơ được phòng bảo hiểm Hàng hải xem xét, chuyển qua bộ phận Pháp chế- Phòng Tổng hợp để thống nhất trình lãnh đạo Tổng công ty.
Bước 5: Thông báo bồi thường
- Gửi thư thông báo bồi thường cho khách hàng. - Phòng kế toán Hội sở làm thủ tục chuyển tiền.
- Gửi bản sao thông báo bồi thường về Tổng công ty để thống kê, theo dõi và đòi tái bảo hiểm nếu tàu được thu xếp tái bảo hiểm.
(I) Trường hợp trên phân cấp
- Sau khi được duyệt, Tổng công ty có công văn gửi công ty thông báo để làm thủ tục bồi thường cho khách hàng.
- Đòi tái bảo hiểm nếu tàu thu xếp tái bảo hiểm.
Bước 6: Đòi bồi thường người thứ ba, xử lý tài sản bị hư hỏng
- Yêu cầu người được bảo hiểm có giấy thế quyền trước khi nhận tiền bồi thường.
- Lập hồ sơ đòi người thứ ba và theo dõi giải quyết tiếp. - Xử lý tài sản bị hư hỏng theo qui định chung.
Hồ sơ bồi thường bao gồm: