I- Phương hướng hoạtđộng và mục tiêu chung của chi nhánh trong
1.1. Các giải pháp về tổ chức bộ máy
- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng.
Công việc đầu tiên và hết sức quan trọng là công ty phải có kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng của riêng mình để có thể quản lý chất lượng một cách có hiệu quả và lâu dài, tạo ra sự chuyên môn hoá sâu rộng về vấn đề quản lý chất lượng cho đội ngũ cán bộ chuyên chăm lo hoạt động chất lượng. Công việc quản lý này nên giao cho một số người quản lý và phân công công việc rõ ràng. Bằng cách nêu rõ công việc của từng nhân viên cần làm trong ngày, tuần, tháng, và kết quả đạt được trong từng ngày, tuần, tháng đó.
- Hoàn thiện tổ chức lao động.
Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, xây dựng bộ máy hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả hơn.
Ban giám đốc cần sắp xếp, bố trí các nhân viên trong công ty một cách hợp lí nhằm: “đúng người, đúng việc” để có thể tận dụng được năng lực của từng người cũng như tạo cơ hội cho họ thăng tiến và phát triển. Khi nhân viên làm việc tốt và có năng lực quản lý thì tạo điều kiện cho họ và đưa họ lên vị trí phù hợp và khi đó họ sẽ cống hiến công sức của họ cho sự phát triển của công ty. Và công ty giảm được chi phí cho việc tuyển nhân viên mới cũng như đào tạo nhân viên.
Cơ chế tuyển chọn hợp lý nhằm tìm ra những người phù hợp với công việc. Khi tuyển chọn cần đưa ra các tiêu chí tuyển chọn thật cụ thể như: trình độ phải tốt nghiệp Đại học chuyên ngành về du lịch, ngoại ngữ trình độ C trở nên..Và nên sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp bằng cách đưa ra tình huống cụ thể để các ứng cử viên tự giải quyết nếu người phỏng vấn cảm thấy được thì lựa chọn, và ngược lại nếu không thấy được thì loại.
Vì đội ngũ lao động trong công ty còn khá trẻ nên công ty cần phải thường xuyên tổ chức các khoá học ngắn hạn các khoá học này do những người có uy tín đảm nhiệm như các chuyên gia về du lịch hay các thầy cô giáo có tiếng đến giảng dạy, để mọi người nhận thức rõ được tầm quan trọng của chất lượng, nắm bắt được mục tiêu của công ty, nắm bắt được quy trình công việc từ đó nâng cao trình độ của mình và có trách nhiệm hơn với sản phẩm của mình làm ra.
Phải chú ý hơn nữa đến vấn đề nhân lực trong công ty không chỉ dừng lại ở việc hàng năm đưa nhân viên đi học tại các trung tâm đào tạo, mà còn đưa nhân viên đi tham quan một số điểm du lịch, ra nước ngoài tham dự các khoá học ngắn hạn, tổ chức mời các chuyên gia nói chuyện, đầu tư bằng các hình thức: kèm cặp trực tiếp (người có trình độ, kinh nghiệm chuyên môn cao kèm cặp những người mới vào, có chuyên môn thấp). Tạo điều kiện khuyến khích nhân viên tự học, không ngừng nâng cao trình độ của mình. Học tập có lựa chọn những cái mới, cái hay của công ty khác để áp dụng cho công ty mình. Nhưng đồng thời cũng phải chú ý đến hệ thống lương, thưởng một cách rõ ràng. Lương là động lực chính giúp nhân viên làm việc. Nếu nhân viên làm tốt thì thưởng cao và ngược lại.
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Hiện nay ở công ty tuy chỉ có ít nhân viên nhưng những công việc của các nhân viên vẫn còn có những lúc trùng lặp nhau. Do đó để giảm bớt sự cồng kềnh, chồng chéo trong tổ chức bộ máy thì ta cần tiến hành phân công rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cho từng người, từng nhân viên, tránh tình trạng một người làm hai, ba việc và lại có những người không làm gì. Như điều hành nội địa khiêm hướng dẫn đi Campuchia và khi thiếu hướng dẫn viên thì công ty cử điều hành này đi thay, như vậy công việc điều hành của nhân viên này không có ai giải quyết.
Muốn xây dựng được một chương trình du lịch có chất lượng thì phải nghiên cứu đặc điểm tâm lí, thói quen tiêu dùng để có thể tạo ra sự thoải mái đối với khách: Người Việt Nam thích giá rẻ vì vậy khi đi đến các đại lý du lịch họ thường nhìn vào giá cả đầu tiên và nếu giá mà họ cho là phù hợp với khả năng chi tiêu của họ thì họ sẽ mua. Nghiên cứu những ý kiến của khách du lịch: Tổ chức các hội nghị khách hàng, thường xuyên tham gia vào các chương trình hội chợ triển lãm về du lịch cả trong và ngoài nước để quảng bá hình ảnh của công ty hay tổ chức một số các chương trình tham quan mẫu bằng cách tài trợ cho một số đối tượng nào đó như đối tượng khách là công nhân viên nhà nước tổ chức cho họ đi thăm quan vào kỳ nghỉ dài như 30/4, 1/5, và các dịp lễ tết khác nhằm quảng bá sản phẩm của mình và hỏi ý kiến của họ về chương trình mẫu. Đây là nguồn thông tin thường xuyên, quan trọng, vừa có được ý kiến để hoàn thiện chương trình vừa là căn cứ để đánh giá chất lượng chương trình cũng như chất lượng dịch vụ của chương trình. Hệ thống bảng câu hỏi cần rõ ràng và có hệ thống, cuối mỗi bảng hỏi cần có câu hỏi mở nhưng không có quá nhiều chỉ 1-2 câu là đủ vì nếu nhiều câu hỏi mở thì khách sẽ không muốn trả lời câu hỏi của bảng hỏi, để khách tự ghi cảm nhận của mình, có thể xin địa chỉ, số điện thoại, email của họ để giữ liên lạc và duy trì mối quan hệ. Và coi đây là một trong những khách hàng thường xuyên của công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng các chương trình du lịch mới.
Đổi mới chương trình du lịch thường xuyên sẽ tránh cho khách khỏi sự nhàm chán. Khách thường bị nhàm chán nếu đi du lịch theo một chương trình mà họ đã từng tham gia hoặc được người khác kể lại và như vậy làm cho họ không muốn mua chương trình của công ty nữa. Trong những năm tới công ty nên thường xuyên tổ chức khảo sát các tuyến điểm du lịch cũ song song với việc nghiên cứu nhu cầu khách hàng từ đó xây dựng thêm một số chương trình mới hấp dẫn. Ví dụ đối với những khách hàng muốn sang Campuchia
vừa du lịch và kết hợp mua sắm thì phải xây dựng chương trình hợp lý để họ có thời gian đi mua sắm. Những chương trình du lịch phải chú ý tới yếu tố độc đáo, khác biệt để tạo nên những sản phẩm du lịch đặc trưng, phân biệt với các chương trình du lịch của các công khác. Các chương trình du lịch cần phải được xây dựng trên cơ sở kết hợp hài hoà giữa các điểm tham quan với sự đa dạng hoá các loại hình, độ dài ngắn của chương trình phải được bố trí hợp lí với từng thị trường khách. Và đặc biệt chú ý đến các chương trình đi du lịch trong thời gian tết âm lịch của Việt Nam vì người Việt Nam có xu hướng ra nước ngoài ăn tết và đây là dịp mà họ chi tiêu nhiều nhất và với thời gian họ sử dụng là lâu nhất vì vậy công ty nên đưa ra các chương trình cho phù hợp với mong muốn của họ
- Nâng cao chất lượng của các dịch vụ có trong chương trình.
Hiện nay, ngoài tiêu chí giá cả thì chất lượng chương trình du lịch là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân khách hàng lựa chọn chương trình của công ty, vì vậy nếu không cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ trong các chương trình du lịch thì công ty khó có thể cạnh tranh được với các đơn vị khác, vì vậy bên cạnh mối quan hệ với các cơ sở cung cấp dịch vụ cũ, công ty cần thiết lập thêm những mối quan hệ mới, đáp ứng nhu cầu đa dạng về các loại hình dịch vụ của khách hàng. Khi nhà cung cấp cũ không thể năng lực để cung cấp thì công ty sẽ lựa chọn những nhà cung cấp mới. Công ty cũng thường xuyên theo dõi, kiểm tra chất lượng của các dịch vụ này để loại bỏ những cơ sở, những dịch vụ kém chất lượng. Cần có chính sách hợp lí trong quan hệ với các đối tác để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng, đặc biệt là tại các tuyến, điểm tham quan thường xuyên có trong chương trình du lịch của công ty. Bộ phận điều hành cũng phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các dịch vụ được cung cấp đầy đủ, đúng chủng loại và đúng chất lượng với hợp đồng đã kí.
Công ty cần đặc biệt lưu ý tới chất lượng của các dịch vụ vận chuyển, lưu trú và dịch vụ ăn uống vì đa số những lời phàn nàn của khách đều tập trung vào các dịch vụ này. Ví dụ khi lựa chọn lái xe cho chuyến du lịch thì tuổi từ 35-40 là hợp lý nhất, phải kiểm tra chất lượng của xe... Việc giữ gìn vệ sinh trước, trong và sau mỗi chuyến đi là hết sức cần thiết. Công ty cũng nên lựa chọn kĩ lưỡng các khách sạn, nhà nghỉ để đảm bảo nơi nghỉ ngơi tốt nhất cho khách hàng đúng với số tiền mà họ bỏ ra. Các bữa ăn có trong chương trình cũng nên thay đổi, nên đổi món thường xuyên để tránh sự nhàm chán cho khách, tạo cảm giác mới mẻ, ngon miệng cho khách. Chú ý đan xen những món ăn dân tộc, những món đặc sản của địa phương, của vùng.
- Nghiên cứu điều chỉnh mức giá các chương trình du lịch.
Giá cả là một trong những vấn đề quan trọng của kinh doanh lữ hành. Làm sao để định giá một cách linh hoạt nhất để khách hàng có thể chấp nhận, đồng thời có sức cạnh tranh mạnh mẽ và thu được lợi nhuận cao nhất là điều mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Tuy nhiên mức giá hiện nay mà công ty đưa ra cho chương trình du lịch của mình là chưa hợp lí như giá đi Phukẹt còn rất cao lên tới 270 USD, nó không phù hợp với khách hàng có mức thu nhập trung bình ở Việt Nam vì vậy, cần nghiên cứu để điều chỉnh giá cả. Cụ thể đối với các chương trình du lịch outbound, công ty phải nghiên cứu thật kĩ thói quen, sở thích và khả năng thanh toán của người dân từ đó đưa ra những mức giá hợp lí hơn, dễ chấp nhận hơn so với mức giá khá cao hiện nay tuy nhiên vẫn phải đảm bảo chất lượng của các dịch vụ. Khi kí kết hợp đồng công ty phải chú ý đến việc thay đổi giá tại thời điểm thực hiện chương trình bởi vì giá cả thường thay đổi theo mùa vụ, nếu trái vụ thì nên sử dụng chính sách giảm giá hoặc các chương trình khuyến mại để khuyến khích khách đi du lịch vào những thời điểm này. Và khi xây dựng chương trình du lịch cần kết hợp với mua sắm đồ niệm và quần áo...