I. Định hướng phát triển chung cho công ty
2. Định hướng cho công tác quản lý nguyên vật liệu
Cơ cấu tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Mọi công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH Xây Dựng Công Trình Hồng Nhân đều thuộc phòng vật tư của công ty đảm nhiệm trong mối liêu hệ mật thiết với các phòng ban chức năng như : phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch kỹ thuật…
Phòng vật tư của công ty có nhiệm vụ và trách nhiệm như sau :
- Trưởng phòng : chịu trách nhiệm trước phó giám đốc về mọi hoạt động của phòng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ mà lãnh đạo công ty giao
- Phó phòng : Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi vắng, ngoài ra còn có nhiệm vụ phân công công tác cho các thành viên của phòng
Với bộ phận cung ứng vật tư :
- Cung ứng vật tư chính có nhiệm vụ cung ứng vật tư cho công ty đảm bảo sản xuất. Tham mưu cho giám đốc về ký kết các hợp đồng mua sắm vật tư đúng thủ tục, điều khoản, hạng mục trong hợp đồng kinh tế. Hợp đồng mua bán phải rõ ràng, từng loại giá cả vật tư cần mua, thực hiện đầy đủ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của nhà nước.
- Thủ kho chính có nhiệm vụ xuất nhập kho tất cả các loại vật tư thiết bị của công ty theo đúng nguyên tắc, quy định của công ty và pháp luật
Nhập kho những dụng cụ, thiết bị, phụ tùng và các vật thiết rẻ tiền mau hỏng, phải trực tiếp nhập hay xuất theo những yêu cầu của đơn vị xin cấp
Xuất kho phải có phiếu mới được cấp, tránh tình trạng xuất kho không có hóa đơn
Cùng kế toán đối chiếu các số liệu xuất nhập cập nhật sổ sách vào kho kịp thời chính xác. Thường xuyên nắm được số lượng vật tư hiện có trong kho.
Quản lý kho tàng, vật tư thiết bị tránh mất mát hư hỏng, bên cạnh đó làm một số công việc khi công ty giao nhiệm vụ
- Phục vụ kho có trách nhiêm giúp thủ kho chính xuất nhập vật tư khi thủ kho chính phải đảm bảo đúng thủ tục xuất nhập như thủ kho chính. Kiểm tra bảo quản kho tàng trong và ngoài kho phải gọn gàng, sạch sẽ ngăn nắp. Ngoài ra làm các công việc khác như phòng và ban lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ.
Công tác tiếp nhận Nguyên vật liệu
Tiếp nhận là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển với bộ phận quản lý Nguyên vật liệu trong nội bộ công ty. Việc vận chuyển Nguyên vật liệu của phân xưởng luôn được tiến hành kịp thời bằng đội xe của công ty cũng như xe của phía đối tác mà doanh nghiệp đã ký hợp đồng vận chuyển.
Trong công tác tiếp nhận thủ kho luôn tuân theo những quy định về xuất nhập kho của công ty và nhà nước.
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc yêu cầu xin cấp vật tư cả các đơn vị, thủ kho nhập kho Nguyên vật liệu theo đúng, đủ số lượng, chủng loại, chất lượng, phải có hóa đơn mua hàng theo đúng quy định của nhà nước.
Phụ tùng, thiết bị của công ty khi nhập phải được nghiệm thu, sau khi nhập thủ kho vào thẻ kho để theo dõi theo từng loại vật tư.
Nguyên vật liệu phục vụ cho xây dựng của công ty rất đa dạng bao gồm các loại xi măng, sắt thép. Vì vậy để đảm bào cho công tác bảo quản Nguyên vật liệu được thuận lợi công ty cần áp dụng hệ thống kho hàng như sau :
- Kho Nguyên vật liệu : kho tổng hợp, cung cấp toàn bộ NVL cho các phân xưởng sản xuất trong đó có 2/3 kho chứa xi măng và còn lại là sắt thép. Vì thế cần phải được 1 thủ kho và 3 phụ trách kho quản lý.
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi việc nhập xuất Nguyên vật liệu trên sổ sách và cùng với các phụ trách xuất nhập vật tư khi có yêu cầu.
- Kho thiết bị là kho chứa toàn bộ phụ tùng dùng cho sản xuất của công ty. Kho này cũng cần 4 thành viên đảm nhận.
- Tất cả hệ thống kho cần đảm bảo được các yếu tố an toàn, đúng và đủ, chính xác trên mặt sổ sách. Vì vậy cần giao phó trách nhiệm cho người có trách nhiệm và có kinh nghiệm làm việc lâu năm.
Công tác cấp phát Nguyên vật liệu
Cấp phát là bộ phận trong cả quá trình sản xuất và xây dựng các công trình, đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng. Việc quản lý và thực hiện đúng đắn chế độ cấp phát có nghĩa vụ to lớn đối với việc quản lý Nguyên vật liệu được nhanh chóng, giảm lượng giấy tờ không cần thiết, sử dụng nguyên vật liệu được thuận lợi và tiết kiệm.
Chuyển đổi hình thức sử dụng hiện tại sang hình thức cấp phát theo yêu cầu của bộ phận thiết kế và thi công công trình. Theo hướng này thì đội xây dựng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về số lượng vật tư lên phòng vật tư, đối chiếu yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên định mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộ phận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu.