2. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty
2.1.2.2. Hình thức ghi chép quản lý việc thu mua và cấp phát nguyên vật liệu
vật liệu của Công ty
Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng:
Ý nghĩa của việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành như Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân là rất lớn. Bởi vì việc lựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với Công ty sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí công trình và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được.
Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với phẩm cấp khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu sản xuất và chất lượng của công trình nhưng có loại không đáp ứng được các yêu cầu này. Vì vậy việc tính toán đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng đối với Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân. Nhận thức rất rõ về điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty.
Với đặc trưng của ngành nghề xây dựng là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có phẩm cấp khác nhau do vậy đối với mỗi loại
nguyên vật liệu Công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng khác nhau, cụ thể như sau:
- Đối với những loại nguyên vật liệu như gạch, đá, cát, sỏi chỉ cần đáp ứng được các tiêu chuẩn về kỹ thuật mà Bộ giao thông vận tải hoặc do Nhà nước ban hành (ví dụ tiêu chuẩn về độ sạch, kích cỡ) thì Công ty thường tận dụng các nguồn tại địa phương, nơi công trình được tiến hành thi công. Bởi vì đây là nguồn cung ứng vẫn có thể đảm bảo chất lượng mà giảm được chi phí vận chuyển và tận dụng được các ưu đãi của địa phương.
- Đối với những loại nguyên vật liệu quan trọng như sắt, thép, xi măng thì việc lựa chọn người cung ứng còn phải căn cứ vào yêu cầu của chủ đầu tư về chất lượng, chủng loại, kích cỡ nguyên vật liệu trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào yêu cầu đó mà Công ty lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu. Ví dụ như chủ đầu tư yêu cầu là xi măng PC30 theo tiêu chuẩn Việt Nam thì Công ty lựa chọn các nhà máy xi măng của TW là nhà cung ứng. Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua 1 hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp.
- Với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như đinh, dây thì các đội tự tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn chúng phục vụ được yêu cầu của công việc.
Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc việc mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất
ra có lợi hơn mua qua trung gian, việc mua qua trung gian tuy có làm tăng chi phí mua nhưng lại là cần thiết vì nguyên vật liệu phân tán ở nhiều nơi (như cát, sỏi), doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu ở xa nơi công trình như xi măng, sắt, thép hay có loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu như nhựa đường nhập khẩu.
Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu:
Công ty thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, đảm bảo được yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Sơ đồ 2.1: Quy trình mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp công nghiệp
Thoả mãn Không thoả mãn
Phương thức giao nhận, kiểm kê nguyên vật liệu:
Trong hợp đồng mua bán Công ty đã thoả thuận địa điểm giao nhận nguyên vật liệu rất cụ thể. Ví dụ như với các loại nguyên vật liệu đặc biệt như xăng, dầu, nhựa đường, xi măng cần có sự quản lý chặt chẽ và cần có sự điều phối chung thì mới chở đến kho công trình, rồi theo kế hoạch sẽ cung cấp cho các đơn vị. Các loại nguyên vật liệu như cát, sỏi, đá sẽ giao nhận tại kho bãi công trường. Một số loại nguyên vật liệu khác như dây, xi măng trắng thực hiện mua theo phương thức mua đứt bán đoạn, Công ty sẽ thanh toán và nhận ngay tại địa điểm mua.
Biểu hiện cầu
Đánh giá kết quả mua Tìm và chọn người bán Thương lượng và đặt Thực hiện đơn hàng
Sau khi nguyên vật liệu được vận chuyển về kho bãi thì thủ kho tiến hàng tiếp nhận (công tác tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên vật liệu). Nhưng trước tiên nguyên vật liệu phải được ban kiểm nghiệm (gồm có một đại diện phòng vật tư thiết bị, một đại diện phòng kĩ thuật và thủ kho hoặc là bao gồm đại diện ban vật tư thiết bị, ban kế hoạch kỹ thuật và thủ kho của đội nếu nguyên vật liệu do đội công trình tự mua) tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách có hợp tiêu chuẩn hay không (mẫu biên bản kiểm nghiệm).
Mẫu 1: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị... Mẫu số 05-VT
Bộ phận... Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày…tháng…năm…
Số:…..
-Căn cứ…..số…
ngày….tháng…..năm….của……….. -Đã kiểm nghiệm các loại
STT Tên, nhãn hiệu, quy Mã số Phương thức kiểm Đơn vị tính Số lượng theo
Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F
-Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà:...Trưởng ban Ông, bà:...uỷ viên Ông, bà:...uỷ viên
Ý kiến của ban kiểm nghiệm:...
Trên cơ sở hoá đơn giao báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm,thủ kho tiếp nhận nguyên vật liệu và chuyển vào kho, bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. Việc xác nhận nguyên vật liệu vào kho phải được cán bộ quản lý vật tư, cán bộ kĩ thuật, thủ kho xác nhận thông qua phiếu nhập kho.
Mẫu 2: Phiếu nhập kho
Đơn vị:………. Địa chỉ:……… C/QĐ/CĐKT Mẫu số: 01- VT Theo QĐ:1141- VT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày…tháng…năm… Nợ…..Số:…… Có…….. - Họ tên người giao hàng... - Theo...số...ngày...tháng...năm...của... -Nhập tại kho:...…. .…..……...……... Stt Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 … … ……….. ……….. ……….. …… …… …… ….. ….. ….. ……… ……… ……… ……. ……. ……. …. …. …. ……. ……. ……. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Nhập, ngày….tháng….năm…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho
Khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
Công tác quản lý việc cấp phá,t xuất kho nguyên vật liệu của công ty
Công tác cấp phát nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theo hình thức cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát này căn cứ vào nhu cầu sử dụng hàng ngày mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đề xuất với thủ kho xuất nguyên vật liệu cung cấp cho các tổ đội. Việc xác định nhu cầu sử dụng hàng ngày do người phụ trách kĩ thuật căn cứ vào hệ thống định mức sử dụng và nhiệm vụ được giao trong ngày( theo tiến độ thi công). Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đã ký.
Việc cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện thông qua phiếu xuất kho theo ngày làm việc. Khi nguyên vật liệu xuất kho phải có sự xác nhận của các bên có liên quan bao gồm: Thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận cung tiêu, người nhận hàng và thủ kho để đảm bảo tính chính xác, trung thực và trách nhiệm.
Mẫu 3: phiếu xuất kho
Đơn vị……… Địa chỉ……...
PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng…năm….
Mẫu số:01-VT Theo QĐ:114-VT TC/QĐ/CĐ Kinh tế. Ngày 1 tháng 11 năm1995 của
Bộ Tài Chính
Nợ:…..số….. Có:…..số….
Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận).
Lý do xuất kho:...
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):... Xuất, ngày….tháng…..năm…..
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Nhìn chung khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty đã đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ được thực hiện chính xác, đầy đủ, quá trình diễn ra kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các đội tận dụng triệt để và có Xuất tại kho:Sstt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 … …. … … … … … …. Cộng
hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tiến độ của các công trình mà Công ty thi công.