II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sử dụng VKD tại Công ty Xây dựng dân dụng Hà nội:
1. Các giải pháp quản lý VLĐ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ: Thứ nhất, về xác định nhu cầu VLĐ:
Thứ nhất, về xác định nhu cầu VLĐ:
Công ty nên chú trọng hơn nữa tới việc định mức nhu cầu VLĐ, Khi xác định nhu cầu về VLĐ phải có phơng pháp khoa học đồng thời phải dựa vào thực tế tình hình hoạt động tại đơn vị ở từng thời kỳ và ở từng khâu. Sau đây là một đề xuất về cách xác định nhu cầu vốn lu động, để từ đó Công ty có thể phân phối VLĐ cho các khâu của quá trình sản xuất một cách hiệu quả nhất.
Nhu cầu VLĐ có thể đợc xác định theo phơng pháp sau: Nhu cầu Mức dự Các khoản Các khoản
VLĐ = trữ HTK + phải thu KH - phải trả Bớc 1:Xác định lợng HTK cần thiết
Lợng dự trữ NVL chính đợc xác định theo công thức sau: Dn = Nd x Fn
Trong đó:
Dn: Dự trữ NVL chính trong kỳ Nd: Số ngày dự trữ về NVL
Fn: Chi phí NVL chính bình quân mỗi ngày trong kỳ
Giả sử công ty xây dựng dân dụng Hà nội, theo kế hoạch sản xuất, có mức tổng chi phí NVL chính trong năm 2001 là 9150 triệu đồng, trung bình cứ 15 ngày lại nhập kho NVL chính. Số ngày dự trữ bảo hiểm là 10 ngày. Chi phí NVL chính bình quân mỗi ngày đợc tính bằng tổng chi phí NVL chính chia cho số ngày trong kỳ ( Một năm bằng 360 ngày ). Từ đó có thể xác định số dự trữ về NVL chính của Công ty trong năm 2001 là
9150
( 15 + 10 ) x = 635,4 triệu
360
Xác định dự trữ cần thiết đối với các vật t khác.
Giả sử theo kế hoạch, chi phí vật liệu phụ của Công ty trong năm là 804 triệu , số ngày dự trữ trung bình là 10 ngày, chi phí nhiên liệu trong năm là 75 triệu, số
ngày dự trữ trung bình là 25 ngày, chi phí CCDC trong năm là 169 triệu, số ngày dự trữ bình quân là 30 ngày. Từ đó ta có thể xác định đợc nhu cầu dự trữ cần thiết trong năm đối với:
804
Vật liệu phụ: x 10 = 22,3 triệu 360
75
Nhiên liệu: x 25 = 5,2 triệu 360
169
CCDC: x 30 = 14 triệu 360
Tổng cộng: = 41,5 triệu
Xác định dự trữ về sản phẩm dở dang, ta có công thức sau:
Ds = Pn x Ck Trong đó:
Ds: Số dự trữ sản phẩm dở dang.
Pn: Chí phí sản xuất sản phẩm bình quân một ngày trong kỳ. Ck: Chu kỳ sản xuất sản phẩm.
Chi phí sản xuất bình quân một ngày trong kỳ kế hoạch có thể đợc xác định bằng cách lấy tổng chi phí sản xuất sản phẩm trong kỳ chia cho số ngày trong kỳ ( Một năm bằng 360 ngày ). Giả sử theo tài liệu kỹ thuật của Công ty xây dựng dân dụng Hà nội thì để thi công và hoàn thiện một công trĩnh xây dựng cần 45 ngày, tổng chi phí sản xuất trong năm dự kiến là 11000 triệu đồng.
Nhu cầu dự trữ sản phẩm dở dang của mỗi công trình trong năm là: 11000
x 45 = 1375 triệu 360
Xác định số chí phí trả trớc, ta có công thức sau: Vp = Pd + Ps - Pp
Trong đó:
Vp: Nhu cầu vốn về chi phí trả trớc trong kỳ. Pd: Số chi phí trả trớc ở đầu kỳ
Ps: Số chi phí trả trớc dự kiến phát sinh.
Pp: Số chi phí trả trớc dự kiến phân bổ vào giá thành sản phẩm.
Ví dụ: Số d chi phí trả trớc của Công ty đầu năm 2001 là 25 triệu, số chi phí trả trớc dự kiến phát sinh trong năm 2001 là 30 triệu, dự kiến phân bổ vào giá thành sản phẩm trong năm là 20 triệu.
Nhu cầu vốn về chi phí trả trớc trong năm 2001 là: Vp = 25 + 30 - 20 = 35 triệu
Bớc 2: Xác định các khoản phải thu, ta có công thức sau:
Nợ phải thu = thời hạn trung bình x Doanh thu tiêu thụ bình dự kiến trong kỳ cho khách hàng nợ quân một ngày trong kỳ
Ví dụ: Công ty dự kiến cho khách hàng nợ trung bình 20 ngày, doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong năm là 15765 triệu.
15765
Nợ phải thu = 20 x = 875 triệu dự kiến trong năm 360
Bớc 3: Xác định nợ phải trả, ta có công thức sau:
Nợ phải trả = kỳ trả tiền x Giá trị NVL mua vào bq ngời cung cấp trung bình một ngày trong kỳ (mua chịu)
Giả sử: Công ty dự kiến có thể mua chịu các nhà cung cấp các loại NVL chính, NVL phụ thời gian mua chịu trung bình là 40 ngày. Doanh số mua các loại vật liệu trên dự trữ trong năm là 10027 triệu.
10027
Nợ phải trả ngời cung cấp 40 x = 1114 triệu đợc xác định là 360
Bớc 4: Xác định nhu cầu VLĐ của Công ty năm 2001.
TT Khoản mục Kỳ luân chuyển TB
( ngày ) Số tiền ( triệu ) I 1 2 3 4 5 6 II III IV Hàng tồn kho Vật liệu chính Vật liệu phụ Nhiên liệu Công cụ dụng cụ Chi phí trả trớc Sản phẩm dở dang Các khoản phải thu Các khoản phải trả
Nhu cầu VLĐ (I + II - III)
15 10 25 30 45 20 40 635,4 22,3 5,2 14 35 1375 875 1114 1847,9
Nh vậy là chúng ta đã xác định đợc nhu cầu vốn lu động của Công ty năm 2001. Việc xác định nhu cầu VLĐ ở đây là tính nhu cầu VLĐ chuẩn cho hoạt động kinh doanh của Công ty trong những điều kiện về mua sắm dự trữ vật t, NVL và tiêu thụ sản phẩm. Hy vọng Công ty sẽ tham khảo và áp dụng phơng pháp này nếu cần thiết cho công việc và thực tiễn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình một cách hiệu quả nhất.
Thứ hai, về quản lý các khoản phải thu:
Để tăng nhanh vòng quay VLĐ, Công ty cần chú trọng quản lý tốt Công nợ để tránh bị chiếm dụng vốn. Để quản lý tốt các khoản phải thu thì Công ty phải nắm vững đợc khả năng tài chính của khách hàng để xác định mức cho nợ và thời
gian nợ. Nếu khách hàng có khả năng tài chính lớn, khả năng huy động vốn cao thì có thể tin tởng vào khả năng trả nợ của họ. Đối với những khách hàng có khả năng tài chính hạn hẹp thì Công ty nên đánh giá đúng mức độ tin cậy của khách hàng để hạn chế tối đa những rủi ro đối với các khoản nợ của khách hàng với Công ty.
Ngoài việc xem xét khả năng tài chính của khách hàng Công ty cũng nên xem lại khả năng tài chính của mình để quyết định điều kiện tín dụng đối với khách hàng, nếu khách hàng vẫn đủ khả năng trả chậm thì Công ty có thể bán chịu.
Công ty nên mở sổ theo dõi các khoản phải thu trong và ngoài doanh nghiệp, thờng xuyên theo dõi và đốc thúc việc thu hồi nợ đúng hạn.
Sau đây là sổ theo dõi các khoản phải thu của công ty trong năm 2001. Đơn vị: triệu đồng Thời hạn trả Các Khoản PT Đến hạn trả Quá hạn 1 tháng Quá hạn 2 tháng Quá hạn 3 tháng ... Quá hạn n tháng Tổng cộng
Cty Kiến Thiết 1500 1500
Cty Hợp Hoà 250 70 50 370
Cty Hồng Hà 320 100 420
Cơ sở Phú An 110 85 60 120 265
Tổng Cộng 360 390 185 110 1620 2555
* Đối với các khoản nợ đến hạn: Công ty dùng các hình thức đòi nợ nh gửi công văn đòi nợ, gọi điện, gửi fax, cử cán bộ trực tiếp đến đòi.
* Đối với các khoản nợ quá hạn lâu ngày khó có khả năng thu hồi đợc vì nhiều nguyên nhân (khách hàng không còn khả năng thanh toán, chủ nợ bị phá sản hoặc trốn tránh), Công ty phải tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để đề phòng rủi ro và đa vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ.
* Đối với các khoản nợ quá hạn Công ty phải có biện pháp để đôn đốc nh: gia hạn mới, tính lãi suất bằng với mức lãi suất ngân hàng. Nếu khách hàng cố tình chiếm dụng vốn thì Công ty phải nhờ sự can thiệp của trọng tài kinh tế để giải quyết.
Thứ ba, về phân tích hiệu suất sử dụng VLĐ định kỳ:
Công ty nên thờng xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng vốn theo các chỉ tiêu đã trình
bày ở phần trên để tìm ra biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn và tăng mức sinh lời trên đồng vốn kinh doanh.