1.3.1- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t:
- kế hoạch mua sắm vật t là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất- kỹ thuật - tài chính của doanh nghiệp và có quan hệ mật thiết với các kế hoạch khác, nh kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng cơ bản, kế hoạch tài chính…
- đặc điểm kế hoạch mua sắm vật t thể hiện ở hai điểm chính:
- một là kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp là các bản tính toán nhu cầu và nguồn hàng rất phức tạp. tính chất phức tạp của nó thể hiện ở chỗ trong kế hoạch có rất nhiều loại vật t với quy cách chủng loại rất khác nhau, với khối lợng mua sắm rất khác nhau có thứ hàng trăm tấn có thứ một vài ki lô gam với thời gian mua khác nhau, đơn vị tính khác nhau.
- Hai là kế hoạch mua sắm vật t có tính cụ thể và nghiệp vụ cao. đặc điểm này xuất phát từ tính chất của sản xuất bao giờ cũng mang tính cụ thể nên đòi hỏi kế hoạch mua sắm vật t phải rất chi tiết cụ thể, phải đặt mua những vật t thích hợp phục vụ tốt nhất cho sản xuất. tính cụ thể và nghiệp vụ cao của kế hoạch mua sắm vật t ở doanh nghiệp còn thể hiện ở chỗ số lợng mua sắm sẽ đợc phân chia ra cho từng phân xởng nhất định, trong từng t.hời kỳ nhất định.
Kế hoạch mua sắm vật t thực chất là tập hợp những tài liệu tính toán kế hoạch gồm các biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biểu cân đối vật t.
Nội dung cơ bản của kế hoạch là:
Thứ nhất, phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệp sau kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất cho xây dựng cơ bản, cho sửa chữa, cho dự trữ.. .
Thứ hai, phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu nói trên bao gồm nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp ( tự chế tạo) và nguồn mua trên thị ttờng.
1.3.3- trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t:
Sơ đồ 2: Quy trình mua sắm vật t
B1: Xác định nhu cầu vật t do phòng điều hành sản xuất thực hiện. Xác định nhu cầu vạt t là giai đoạn đầu tiên của quá trình mua vật t. Bớc này nhằm xác định những danh mục vật t có nhu cầu trong kỳ với số lợng bao nhiêu đối với mỗi loại vật t có nhu cầu, xác định loại vật t đối với mỗi loại vật t.
B2: Tìm và lựa chọn nhà cung ứng do phòng điều hành sản xuất đảm nhiệm.
Xác định nhu cầu vật tư
Tìm và lựa chọn nhà cung ứng Báo giá Ký hợp đồng duyệt giá Các bước mua và nhận hàng Kiểm tra hàng Nhập kho
Theo dõi, đánh giá nhà cung ứng
Tìm nhà cung ứng: Tìm từ nhiều nguồn thông tin nh qua các bạn hàng, qua các mục quảng cáo. Những nhà cung ứng của công ty là:
Lựa chọn nhà cung ứng: Thông qua các tiêu chuẩn nh chất lợng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, vị trí địa lý, dựa trên cơ sở thoả mãn các nhu cầu của công ty để lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của công ty.
B3: Báo giá. Sau khi lựa chọn đợc nhà cung ứng phòng điều hành sản xuất sẽ nhận các báo cáo của nhà cung ứng.
B4: Ký hợp đồng duyệt giá. Giám đốc duyệt báo giá hoặc ký kết hợp đồng mua bán vật t. Trởng phòng điều hành sản xuất thông báo bằng văn bản đã đợc giám đốc công ty ký kết cho các nhà cung ứng để thực hiện.
B5: Các bớc mua và nhận hàng. Căn cứ vào báo giá hoặc hợp đồng ký kết mua bán vật t, phòng điều hành sản xuất chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc và nhận hàng về kho theo đúng tiến độ, chất lợng, số lợng, quy cách.
B6 và B7: Kiểm tra hàng và nhập kho. Phòng điều hành sản xuất kết hợp với phòng kỹ thuật kiểm tra vật t rồi tiến hành nhập kho.