2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa và các phơng thức tiêu thụ
* Đặc điểm hàng hóa kinh doanh của công ty
Là một công ty thơng mại thuần túy, chuyên cung cấp các loại máy vi tính, linh kiện máy vi tính, thiết bị máy văn phòng…mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu bao gồm:
Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông nh: Máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính nh loa, chíp, ram usb, fdd, keyboard…
Các thiết bị văn phòng nh: Máy photo, máy fax, máy in, máy scan, mực in…
Thiết bị điện tử nh: Máy chiếu, máy camera…
Việc quản lý hàng hóa tại các kho của công ty đợc thực hiện trên máy vi tính thông qua phân mềm kế toán MISA. Hàng hóa tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa đợc sử dụng theo phơng pháp mã hóa gợi nhớ. Theo phơng pháp này, ta sử dụng chữ viết tắt của đối tợng cần mã hóa. Trích danh mục háng hóa của công ty (sơ đồ 2.1)
Biểu đồ 2.1
Công ty TNHH THƯƠNG MạI Và PHáT TRIểN công nghệ bách khoa 4 Danh mục hàng hóa vật t ST T Mã HH Tên HH ĐVT HH tồn kho Giá tồn TK H H TK DT TK GV
1 Keyss0001 Samsung Keyboard PS/2 Chiếc 20 150 156 5111 6321 2 Mohp005 HPMonitor 17’’(MX705e) Chiếc 10 1.250 156 5111 6321 3 Moac0006
Acer LCD
Monitor 17’’
Wide TFT
(AL1716WAB) Chiếc 5 1.025 156 5111 6321
4 Cagc0004 GMC J-35 Full size ATX-
Korea Chiếc 20 700 156 5111 6321
5 Mucep03 Epson T0633(Magenta
) Hộp 60 720
156 5111 6321
… ………….
• Phơng thức tiêu thụ hàng hóa của công ty
Hiện nay, công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dới 2 hình thức chủ yếu đó là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng.
Bán buôn là hình thức bán hàng cho ngời kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho ngời tiêu dùng. Đối tợng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các công ty, công trình dự án với khối lợng hàng hóa lớn. Với hình thức này việc tiêu thụ hàng hóa thực hiện thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh.
Phơng thức bán buôn của công ty thực hiện dới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lợng và số lợng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phân giao vận.
Bên cạnh đó còn áp dụng phơng thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: Phơng thức này công ty chủ yếu áp dụng dới hình thức giao hàng trực tiếp (hay giao tay ba). Căn cứ vào điều kiện và nhu cầu thực tế, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng.
* Phơng thức bán lẻ tại cửa hàng
Bán lẻ hàng hóa là bán thẳng cho ngời tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phơng thức này là khách lẻ và khối các công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình.
* Hình thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ
Trong quá trình kinh doanh, để giới thiệu và khuyến khích khách hàng tiêu dùng sản phẩm của mình, công ty cũng thờng xuyên tổ chức các đợt khuyến mại cho khách hàng bằng hàng hóa của công ty. Ngoài ra hàng hóa của công ty cũng đ- ợc sử dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh và đợc coi là hàng hóa tiêu dùng nội bộ.
Nh vậy, với hình thức bán hàng của công ty đã khai thác tối đa thị trờng tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến đợc tay ngời tiêu dùng từ đó mở rộng thị phần của công ty trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
2.2.1.2. Các phơng thức thanh toán của công ty
Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 thực hiện phơng thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thờng sử dụng là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng. Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trớc tiền hàng với những khác hàng mới, mua với số lợng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi ngời mua nhân đợc hàng (thời hạn thanh toán chậm tùy thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tùy thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhng thông thờng dới 30 ngày). Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp.
* Đối với bộ phận bán lẻ
Mua hàng trực tiếp tại cơ sở
- Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trớc khi giao hàng) - Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trớc khi giao hàng) - Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt
- Trơng hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong công ty, có xác nhân của trởng bộ phận và giám đốc
Mua hàng gián tiếp qua điện thoại
- Xác định rõ đối tợng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định…) - Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt
Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, cơ quan, nhà nớc:
Tính giá cộng thêm từ (1 – 3)% tùy theo khách hàng thanh toán nợ nhanh hay chậm, phức tạp hay không phức tạp. Việc tính giá tăng, thông qua ban giám đốc công ty. Tối đa 1 tháng kể từ ngày giao hàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty.
* Đối với bộ phận bán buôn
Tất cả khách hàng đợc mở tín dụng phải đợc thông qua trởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ đợc căn cứ vào việc thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng.
Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng
Đối vơi các đơn hàng đặc biệt trị giá từ 50 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc hoặc ngời đợc ủy quyền ký
Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán có nhiều phần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhng bù lại tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng. Đây cũng là điều mà luôn đặt ra và thực hiện nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty.
2.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4 2.2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán
* Phơng pháp tính giá vốn hàng bán
Hiện nay công ty đang áp dụng phơng pháp giá bình quân gia quyền để xác định giá hàng hóa xuất kho. Giá trị hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng mặt hàng là giá trị thực tế của hàng hóa bao gồm giá mua thực tế trên hóa đơn mua hàng và các chi phí mua thực tế phát sinh trong quá trình mua hàng nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa…
Việc tính giá mua của hàng hóa xuất bán tại công ty đợc thực hiện theo từng lô hàng, đối với khoản chi phí thu mua của từng lô hàng nào sẽ đợc hạch toán luôn vào giá trị thu mua của lô hàng đấy. Khi xuất bán một lô hàng nào đấy thì trong giá vốn hàng bán đã bao gồm cả giá mua và chi phí thu mua. Theo đó ta có công thức sau:
Giá mua thực tế của
hàng hoá =
Giá trị mua thực tế trên hoá đơn GTGT +
Chi phí mua thực tế phát sinh Đơn Trị giá mua thực tế + Giá trị mua thực tế
giá hàng tồn đầu kỳ của hàng nhập trong kỳ
bình =
quân Số lợng hàng tồn đầu kỳ + Ssố lợng hàng nhập trong kỳ Trị giá HH xuất kho = Số lợng HH xuất kho x Đơn giá bình quân
Ví dụ: Đầu kỳ, công ty còn tồn 20 chiếc máy in Samsung Laser 4200 với giá 2.700.000đ.Trong kỳ, công ty có mua30 chiếc máy in Samsung Laser 4200 với giá thanh toán là 3.300.000đ/1c(đã bao gồm VAT 10%), chi phí thu mua là 570.000đ. Công ty xuất bán 7 chiếc cho công ty cổ phần công nghệ Thanh Bình với giá 3.200.000đ/1c (cha có VAT). Công ty tính trị giá của hàng xuất bán nh sau:
Trị giá mua thực tế của hàng nhập = 30 x3.000.000+570.000 = 90.570.000 đồng Đơn giá 20 x 2.700.000 + 90.570.000 bình = = 2.891.400 đ/1c quân 20 + 30
* Phơng pháp kế toán giá vốn hàng bán
Tài khoản sử dụng là TK 632: giá vốn hàng hóa bán ra
Chứng từ sử dụng là các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa…
Ngày 3/12/2007, căn cứ vào hợp đồng kinh tế mua hàng của công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC ngày 1/12/2007, phòng kinh doanh sẽ báo lên phòng kế toán lệnh xuất kho; Khi đó kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Hóa dơn GTGT đợc chia thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau:
Liên 1: màu tím, lu tại quyển hóa đơn, kế toán giữ làm căn cứ vào sổ.
Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng.
Liên 3: màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hóa, để thủ kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm cơ sở để thanh toán tiền hàng cho khách hàng.
Kế toán lập hóa đơn GTGT đồng thời lập cả phiếu xuất kho kiêm bảo hành. Phiếu này đợc lập thành 2 liên
Liên 1: giao cho khách hàng làm căn cứ bảo hành sau bán hàng
Liên 2:lu và là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho
Ví dụ về hóa đơn GTGT (biểu 2.2) và phiếu xuất kho kiêm bảo hành (biểu 2.3) của hợp đồng kinh tế ngày 10/01/2010
Biểu số 2.2
Hóa đơn GIá TRị GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng KH/2007B
Ngày 10 tháng 01 năm 2010 29449 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH thơng mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4.
Địa chỉ : 84/116 Nhân Hoà, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại :
Fax :
Mã số thuế : 0101176391
Số tài khoản :21294789 Tại ngân hàng ACB - CN Kim Liên Họ và tên ngời mua hàng : Phòng kinh doanh
Tên đơn vị : Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC
Địa chỉ : 354 Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội
Số tài khoản : 57694589 Tại ngân hàng ACB - Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0100101273
STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bàn phím samsung PS/2(PKB-720) Chiếc 50 120.225 6.011.250 2 Màn hình tinh thể lỏng Samsung LCD 17’’ Chiếc 20 3.606.750 72.135.000 Cộng tiền hàng : 78.146.250 Thuế xuất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 7.814.625 Tổng cộng tiền thanh toán : 85.960.875
Số tiền viết bằng chữ : Tám mơi năm triệu chín trăm sáu mơi nghìn tám trăm bẩy mơi lăm đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3
Công ty TNHH công nghệ Bách Khoa 4
Trụ sở:84/116 Nhân Hoà - Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoại: 04.35575198
Website : bk4.com.vn
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
Ngày 10/01/2010
Bên mua hàng: Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC Địa chỉ: 354 Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội
Điện thoại: 04.6645123
TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền hànhBảo
1 Bàn phím samsung PS/2(PKB-720) Chiếc 50 120.225 6.011.250 tháng12 2 lỏng Samsung LCD Màn hình tinh thể 17’’ Chiếc 20 3.606.750 72.135.000 36 tháng Tổng cộng 85.960.875
Điều kiện bảo hành:
1. Chúng tôi từ chối bảo hành nếu khách hàng không mang theo phiếu bảo hành của công ty hoặc tem bảo hành bị rách, bóc, tẩy xóa, chữa…
2. chúng tôi từ chối bảo hành nếu thiết bị mắc các lỗi sau: Có hiện tợng móp méo, trầy xớc do đánh rơi, va đập Gãy, vỡ, nứt do sử dụng sai điện áp, cắm ngợc dây, chập điện…
Hỏng do sử dụng sai, không theo hớng dẫn của nhà sản xuất Tất cả các lỗi hỏng về phần mềm
Biểu số 2.4
Công ty TNHH thơng mại và phát triển công nghệ Bách khoa 4
Hoá đơn Bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Loại hoá đơn:1 Số hoá đơn: 29449
Mã khách: 345 LD Số seri
Địa chỉ: 354 lê Duẩn Ngày HT: 03/01/2010
Ngời mua Ngày lập hoá đơn: 03/01/2010
Diễn giải: Bán hàng hoá Tỷ giá
Mã nhập xuất: 131
Xuất theo giá vốn đích danhcho VT giá TB
Mã hàng Tên hàng ĐVT Mã kho Tồn kho SL Giá bán đơn vị Thành tiền Giá vốn đơn vị Tiền vốn KEYSS0001 Bàn phím Samsung C A 150 50 120.225 6.011.250 110.210 5.510.500 MOAC0006 Màn Samsung LCD 17” C A 70 50 3.606.750 72.135.000 3.562.000 71.240.000 Số lợng: 70 Tiền vốn: 76.750.500 Tiền hàng: 78.146.250
Mã thuế: 10% TK thuế: 33311 Tiền thuế: 7.814.625
Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ (sơ đồ 2.4)
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Hóa đơn GTGT và phiếu suất kho sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ đợc thủ kho chuyển cho kế toán căn cứ nhập chứng từ vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong trơng chình kế toán MISA có tên “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu suất kho” (xem biểu đồ 2.4)
Khách
hàng P.KHKD hóa đơnKế toán KTT,GĐ Thủ kho Kế toán
Nghiệp vụ bán BH Lu trữ chứng từ Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT
Kế toán sau khi nhập chứng từ của nghiệp vụ xuất kho hàng hoá vào máy theo mẫu chứng từ có sẵn trong phần mềm, chơng triònh sẽ tự động cập nhật giá vốn vào các chứng từ có liên quan. Cuối tháng, kế toán kết xuất ra sổ cái TK 632(xem biểu đồ 2.5)
Biểu số 2.5
Công ty TNHH thơng mại và phát triển công nghệ bách khoa 4
sổ cái tài khoản
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010
Đơn vị :đồng
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số nợ phát sinh Nợ Có … HD29449 03/01/2010 Bán hàng hóa 354LD KEYS0001 156 5.510.000 MOAC0006 156 71.240.000 HD29450 03/01/2010 Bán hang hóa 238TND MAULO0008 156 15.600.000
PN01112 03/01/2010 Nhập HB bị trả lại 274TH CPUP83 156 1.596.000
HDDSS22 156 680.050
HD29453 05/01/2010 Bán hang hóa KL MUCHP24 156 1.485.000 HD29454 05/01/2010 Bán hang hóa KL HDDSV0007 156 3.300.000 …….. ….. …… … …… K/c GVHB 911 439.337.745 Tổng phát sinh nợ: 451.688.005 Tổng phát sinh có: 451.688.005 Ngày 31 tháng 01 năm2010
Ngời lập biểu Kế toán trởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
2.2.2.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa
Hiện tại công ty đang áp dụng tính thuế theo phơng pháp khấu trừ, doanh thu tiêu thụ hàng hóa của công ty là toàn bộ tiền hàng. Giá bán của hang hóa tiêu thụ là giá thỏa thuận giữa phòng kinh doanh của công ty với khách hàng thể hiện trong hợp đồng kinh tế, dựa trên giá vốn thực tế của hàng bán, dựa trên tình hình giá cả biến động của hàng hóa đó và các mặt hàng cùng loại trên thị trờng. Kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp thông tin cần thiết về doanh thu tiêu thụ hàng hóa cho các nhà quản trị và ban giám đốc của công ty. Hóa đơn GTGT là căn cứ để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa, công ty sử dụng tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản 511 đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: TK 5111 – doanh thu bán hàng hóa, TK 5113 – doanh thu cung cấp dịch vụ.