2. Thực tế công tác KT NVL-CCDC tại DN tư nhân Huy Lập
2.2. Kế toán chi tiết NVL-CCDC tại DN
2.2.1. Thủ tục nhập-xuất NVL-CCDC và các chứng từ kế toán có liên quan.
Các chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán NVL-CCDC gồm:
Hóa đơn : mẫu 01/GTGT-3LL
Biên bản kiểm nghiệm vật tư: mẫu 05-VT. Phiếu nhập kho: mẫu 01-VT
Phiếu xuất kho: mẫu 02-VT
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số các chứng từ liên quan khác để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán NVL-CCDC.
* Thủ tục nhập kho.
NVL-CCDC nhập kho từ nguồn mua ngoài:
Theo chế độ kế toán quy định, tất cả NVL-CCDC về đến DN đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi NVL-CCDC về đến DN thì người nhận mang hóa đơn của bên bán lên phòng kế hoạch vật tư. Phòng vật tư xem xét hóa đơn nếu phù hợp thì tiến hành nhập kho theo 2 liên phiếu nhập. Người lập phiếu nhập đánh số hiệu phiếu nhập, vào thẻ kho rồi giao 2 liên cho người nhận. Người nhận mang hóa đơn kiêm phiếu xuất của bên bán và 2 liên phiếu nhập đi nhận hàng. Thủ kho kiểm tra rồi ghi vào cột thực nhập, ký 2 liên phiếu, vào thẻ kho để cuối ngày chuyển cho kế toán NVL-CCDC hạch toán và kế toán công nợ để thanh toán. Kế toán NVL-CCDC đối chiếu với kế toán công nợ và thủ kho để theo dõi NVL-CCDC. Thủ tục nhập được diễn ra theo sơ đồ sau.
Hóa Hóa đơn Nhập
Đơn Biên bản kiểm kho nghiệm
NVL-CCDC Ban kiểmnghiệm Phòng quản
lý vật tư Nhập kho
Sơ đồ 09: Thủ tục nhập kho NVL-CCDC của DN.
Hàng tháng, thủ kho mang chứng từ lên phòng kế toán để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập và thẻ kho. Kế toán rút sổ số dư, cuối tháng ký vào thẻ kho. Kế toán hạch toán NVL-CCDC dựa trên những chứng từ gốc sau.
Chứng từ số 01:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01/GTGT-3LL
Liên 2: giao cho khách hàng FD/02-B Ngày 02 tháng 12 năm 2009. Số: 139 Họ tên người bán hàng: Nguyễn Văn Hùng.
Đơn vị: Công ty thép Thái Nguyên
Địa chỉ: chi nhánh Tỉnh Sơn La Số TK: 020015360 Số điện thoại: 0223 853 126 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa. Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập.
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: chịu MS:
STT Tên hàng hóa, SP, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá hành tiền
01 Thép φ6 kg 3500 5120 17 920 000
02 Thép φ10 kg 8000 5145 41 160 000
03 Thép φ12 kg 4000 5120 20 480 000
04 Thép φ14 kg 5000 5135 25 675 000
Cộng: 105 235 000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 10 523 500
Tổng tiền:
Bằng chữ: Một trăm mười lăm triệu bẩy trăm lăm mươi tám nghìn lăm trăm đồng.
115 758 500
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Nguyễn Văn Hùng Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
39
7 1 1 A 0 0 1 1 8 1
Chứng từ số 02:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu 05-VT
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc QĐ15/2006/QĐ-BTC
---***--- Ngày 20/03/2006.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ vào hóa đơn 139 ngày 02/12/2009 của công ty thép Thái Nguyên-chi nhánh Sơn La giao theo hợp đồng số 230/HĐKT ngày 01/12/2009.
Ban kiểm nghiệm bao gồm:
Ông/(Bà): Hoàng Văn Thái. Chức vụ: Trưởng ban Ông/(Bà): Trần Văn Hà. Chức vụ: Ủy viên Ông/(Bà): Lê thị Hoa. Chức vụ: Ủy viên Ông/(Bà): Trần Văn Mạnh. Chức vụ: Ủy viên
STT Tên nhãn hiệu vật
tư, hàng hóa, SP. ĐVT
Theo CT
Kết quả kiểm tra
SL đúng quy cách SL sai quy cách
01 Thép φ6 Kg 3500 3500 0
02 Thép φ10 Kg 8000 8000 0
03 Thép φ12 Kg 4000 4000 0
04 Thép φ14 Kg 5000 5000 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: nhập kho số lượng vật tư đã kiểm nghiệm đúng quy cách và phẩm chất yêu cầu.
TRƯỞNG BAN ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO NGHƯỜI GIAO VẬT TƯ
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Chứng từ số 03:
Đơn vị: DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
nhân Huy Lập. Ngày 02 tháng 12 năm 2009. Số: 165 QĐ15/2006/QĐ-BTC Nợ: 152 Ngày 20/03/2006 Có: 331 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa.
Theo HĐ 139 ngày 02/12/2009 của công ty thép Thái Nguyên-chi nhánh Sơn La. Nhập kho: nguyên vật liệu. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập.
STT Tên vật tư, hàng hóa, SP. Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Thép φ6 Kg 3500 3500 5120 17 920 000 02 Thép φ10 Kg 8000 8000 5145 41 160 000 03 Thép φ12 Kg 4000 4000 5120 20 480 000 04 Thép φ14 Kg 5000 5000 5135 25 675 000 Cộng 105 235 000
Tổng số tiền: 105 235 000. Viết bằng chữ: Một trăm linh lăm triệu hai trăm ba mươi lăm nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 02 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Trần Văn Mạnh Đoàn Văn Lập
Chứng từ số 04:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01/GTGT-3LL
Liên 2: giao cho khách hàng FD/02-B Ngày 05 tháng 12 năm 2009. Số: 140
Họ tên người bán hàng: Hoàng Mai Dung. Đơn vị: Công ty vật tư số 27.
Địa chỉ: TP Sơn La-Tỉnh Sơn La. Số TK: 028562180 Số điện thoai: 0223 853 328 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: chịu MS:
STT Tên hàng hóa, SP, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Xi măng trắng kg 30 000 850 25 500 000
Cộng: 25 500 000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 2 550 000
Tổng tiền:
Bằng chữ: Hai mươi tám triệu không trăm lăm mươi nghìn đồng chẵn
28 050 000
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Hoàng Mai Dung Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
7 1 1 A 0 0 1 1 8 1
Căn cứ vào HĐ 140 ngày 05/12/2009, phòng vật tư lập phiếu nhập 166 ngày 05/12/2009.
Chứng từ số 05:
Đơn vị: DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
nhân Huy Lập. Ngày 05 tháng 12 năm 2009. Số: 166 QĐ15/2006/QĐ-BTC Nợ: 152 Ngày 20/03/2006 Có: 331 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa
Theo HĐ 140 ngày 05/12/2009 của công ty vật tư số 27-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La. Nhập kho: nguyên vật liệu. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập.
STT Tên vật tư, hàng hóa, SP. Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Xi măng trắng Kg 30 000 30 000 850 25 500 000 Cộng 25 500 000
Tổng số tiền: 25 500 000. Viết bằng chữ: Hai mươi lăm triệu lăm trăm nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 05 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Trần Văn Mạnh Đoàn Văn Lập
Chứng từ số 06:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01/GTGT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/02-B
Ngày 16 tháng 12 năm 2009. Số: 142
Họ tên người bán hàng: Hoàng Mai Dung. Đơn vị: Công ty vật tư số 27.
Địa chỉ: TP Sơn La-Tỉnh Sơn La Số TK: 028562180 Số điện thoai: 0223 853 328 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS:
STT Tên hàng hóa, SP, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Xi măng trắng kg 20 000 840 16 800 000
Cộng: 16 800 000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1 680 000
Tổng tiền:
Bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn.
18 480 000
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Hoàng Mai Dung Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
0 2 8 5 6 2 1 8 0
Chứng từ số 07:
Đơn vị : DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
nhân Huy Lập. Ngày 16 tháng 12 năm 2009. Số: 168 QĐ15/2006/QĐ-BTC Nợ: 152 Ngày 20/03/2006 Có: 111 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa
Theo HĐ 142 ngày 16/12/2009 của công ty vật tư số 27-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La. Nhập kho: nguyên vật liệu. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập.
STT Tên vật tư, hàng hóa, SP. Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 Xi măng trắng Kg 20 000 20 000 840 16 800 000 Cộng 16 800 000
Tổng số tiền: 16 800 000. Viết bằng: Mười sáu triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 16 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Trần Văn Mạnh Đoàn Văn Lập
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01/GTGT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/02-B
Ngày 25 tháng 12 năm 2009. Số: 144
Họ tên người bán hàng: Hoàng Mai Dung. Đơn vị: Công ty vật tư số 27.
Địa chỉ: TP Sơn La-Tỉnh Sơn La. Số TK: 028562180 Số điện thoai: 0223 853 328 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS:
STT Tên hàng hóa, SP, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 NVL cát m3 16 715 000 11 440 000
Cộng: 11 440 000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 1 144 000
Tổng tiền:
Bằng chữ: Mười hai triệu lăm trăm tám mươi tư nghìn đồng.
12 584 000
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Hoàng Mai Dung Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
Chứng từ số 09 :
Đơn vị : DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
7 1 1 A 0 0 1 1 8 1
nhân Huy Lập. Ngày 25 tháng 12 năm 2009. Số: 170 QĐ15/2006/QĐ-BTC Nợ: 152 Ngày 20/03/2006 Có: 111 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa
Theo HĐ 144 ngày 25/12/2009 của công ty vật tư số 27-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La. Nhập kho: nguyên vật liệu. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập.
STT Tên vật tư, hàng hóa, SP.
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 NVL cát m3 16 16 715000 11 440 000 Cộng 11 440 000
Tổng số tiền: 11 440 000. Viết bằng: Mười một triệu bốn trăm bốn mươi bốn nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 25 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Trần Văn Mạnh Đoàn Văn Lập
Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến:
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả, phòng vật tư lập phiếu nhập cùng kho, cùng nhóm, cùng nguồn nhập, lập ban kiểm nghiệm và tiến hành kiểm nghiệm trước khi nhập. Cuối ngày, kế toán NVL-CCDC đưa phiếu nhập và đối chiếu với kế toán công nợ để làm báo cáo kế toán.
Chứng từ số 10:
(Kiêm phiếu xuất kho). FD/02-B Liên 2: giao cho khách hàng Số: 143
Ngày 20 tháng 12 năm 2009.
Họ tên người bán hàng: Nguyễn Duy Hà. Đơn vị: Xưởng gia công chế biến Đức Bảo.
Địa chỉ: Mộc Châu-Tỉnh Sơn La. Số TK: 310010574 Số điện thoại: 0223 853 920 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa. Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập.
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS:
STT Tên hàng hóa, SP,
dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Vì kèo Cái 200 16 500 3 300 000
02 Nối đầu cọc Cái 3000 6000 18 000 000
Cộng: 21 300 000
Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 1 065 000
Tổng tiền:
Bằng chữ:. Hai mươi hai triệu ba trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn.
22 365 000
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Nguyễn Duy Hà Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
Chứng từ số 11:
Đơn vị : DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
nhân Huy Lập. Ngày 20 tháng 12 năm 2009. Số: 169 QĐ15/2006/QĐ-BTC
7 1 1 A 0 0 1 1 8 1
Nợ: 152 Ngày 20/03/2006 Có: 111 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa
Theo HĐ số 143 ngày 20/12/2009 của Xưởng gia công chế biến Đức Bảo-Mộc Châu- Tỉnh Sơn La.
Nhập kho: nguyên vật liệu. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập. STT Tên vật tư, hàng
hóa, SP.
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 01 02 Vì kèo Nối đầu cọc Cái Cái 200 3000 200 3000 16 500 6000 3 300 000 18 000 000 Cộng 21 300 000
Tổng số tiền: 21 300 000. Viết bằng: Hai mươi mốt triệu ba trăm nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 20 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) Lê Thị Hoa Lê Thị Hoa Trần Văn Mạnh Đoàn Văn Lập
Đối với CCDC:
CCDC trong mỗi công trình có số lượng ít hơn NVL. Vì vậy, khâu vận chuyển và bảo quản CCDC đơn giản hơn nhiều so với NVL. Căn cứ vào yêu cầu CCDC, nhân viên tiếp liệu thu mua theo yêu cầu của DN mang hóa đơn về.
Chứng từ số 12:
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu 01/GTGT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng FD/02-B
Họ tên người bán hàng: Vũ Thị Ngọc. Đơn vị: Công ty thiết bị XD.
Địa chỉ: TP Điện Biên-Tỉnh Điện Biên. Số TK: 020053297 Số điện thoai: 02303 876 652 MS:
Họ tên người mua hàng: Lê Thị Hoa Đơn vị: DN tư nhân Huy Lập
Địa chỉ: 360 đường Tô Hiệu-TP Sơn La-Tỉnh Sơn La.
Số điện thoại: 0223 853 852 Số TK: 711A 001181 Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS:
STT Tên hàng hóa, SP,
dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Máy Đầm Cóc Chiếc 1 26 000 000 26 000 000
02 Máy Khoan Chiếc 3 2 000 000 6 000 000
03 Máy Bơm Chiếc 4 350 000 1 400 000
04 05 Cuốc Xẻng Chiếc Chiếc 20 20 6000 12 000 120 000 240 000 Cộng: 33 760 000
Thuế VAT: 10% tiền thuế VAT 3 376 000
Tổng tiền:
Bằng chữ:. Ba mươi bẩy triệu một trăm ba mươi sáu nghìn đồng chẵn.
37 136 000
NGƯỜI BÁN HÀNG NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên) (Ký tên, ghi họ tên)
Vũ Thị Ngọc Lê Thị Hoa Lý Thị Hương Đoàn Văn Lập
Chứng từ số 13:
Đơn vị : DN tư PHIẾU NHẬP KHO Quyển: 02 Mẫu 01-VT
nhân Huy Lập. Ngày 09 tháng 12 năm 2009. Số: 167 QĐ15/2006/QĐ-BTC Nợ: 153 Ngày 20/03/2006 Có: 111 của Bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Lê Thị Hoa
0 2 0 0 5 3 2 9 7
Theo HĐ số 141 ngày 09/12/2009 của công ty thiết bị XD-TP Điện biên-Tỉnh Điện Biên.
Nhập kho: Công cụ dụng cụ. Địa điểm: DN tư nhân Huy Lập. STT Tên vật tư,
hàng hóa, SP.
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực nhập
01 Máy Đầm Cóc Chiếc 1 1 26 000 000 26 000 000
02 Máy Khoan Chiếc 3 3 2 000 000 6 000 000
03 Máy Bơm Chiếc 4 4 350 000 1 400 000
04 05 Cuốc Xẻng Chiếc Chiếc 20 20 20 20 6000 12 000 120 000 240 000 Cộng 33 760 000
Tổng số tiền: 33 760 000. Viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu bẩy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 09 tháng 12 năm 2009.
NGƯỜI LẬP NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO GIÁM ĐỐC