CễNG TY TNHH TÂN THUẬN
2.1.3.2Chức năng nhiệm vụ của từng phũng ban.
Nhỡn vào sơ đồ trờn ta thấy cơ cấu tổ chức của cụng ty như một hệ thống được liờn kết một cỏch chặt chẽ. Đứng đầu là Giỏm đốc, dưới là phú Giỏm đốc và dưới phú Giỏm đốc là cỏc phũng ban. Nhỡn chung cụng ty được tổ chức theo mụ hỡnh kinh doanh rộng
Giám đốc Phó giám đốc Phòng dự án Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuật – bảo hành Phòng hành chính
Theo mụ hỡnh quản lý trờn thỡ cỏc vấn đề phỏt sinh trong cỏc bộ phận chức năng sẽ do cỏn bộ phụ trỏch chức năng quản lý. Đối với nhưng vấn đề chung của cụng ty sẽ cú sự bàn bạc giữa Giỏm Đốc và phú Giỏm Đốc, Giỏm đốc sẽ là người đưa ra phương hương giảI quyết cuối cựng và hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về quyết định của mỡnh.
Phú Giỏm đốc là người thay mặt giỏm đốc điều hành cụng việc theo chỉ đạo trực tiếp của Giỏm Đốc, cú trỏch nhiệm thực thi cỏc hoạt động kinh doanh, hỗ trợ giỏm đốc trong quản lý và hoạch định.
* Phũng Bảo hành: cú chức năng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bỏn hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và cỏc dịch vụ sau bỏn hàng. Nhiệm vụ cụ thể như sau :
- Tư vấn cho giỏm đốc và bộ phận kinh doanh về xu hương phỏt triển của cụng nghệ, cỏc đặc điểm cũng như cỏc tớnh năng kỹ thuật của cụng nghệ mới.
- Nghiờn cứu, kiểm tra , đỏnh giỏ chất lượng cỏc sản phẩm của cỏc nhà cung cấp, hỗ trợ giỏm đốc đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
- Lắp đặt thiết bị cài đặt phần mềm theo yờu cầu của khỏch hàng,giao hàng cho khỏch, thanh toỏn tiền hàng và hướng dẫn khỏch khi cần thiết.
- Kiểm tra cỏc điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành, gửi hàng bảo hành , thu đũi hàng bảo hành, giao trả hàng bảo hành cho khỏch hàng. Thực hiện bảo trỡ bảo dưỡng theo hợp đồng.
- Tập hợp cỏc ý kiến phản hồi của khỏch hàng về sản phẩm và dịch vụ cụng ty cung ứng, qua đú ban lónh đạo nghiờn cứu và xõy dựng cỏc chiến lược cụ thể nhằm cung cấp cỏc dịch vụ hoàn hảo nhất , đỏng tin cậy nhất.
- Bỏo cỏo kết quả thực hiện cụng việc trong thỏng.
* Phũng Dự ỏn :Cụng ty cú chức năng tư vấn cho giảm đốc và tổ chức thực hiện kinh doanh . Nhiệm vụ cụ thể :
- Nghiờn cứu , cập nhật cỏc quy định của nhà nước về cụng tỏc quản lý đầu tư và quy chế đấu thầu vờg cung cấp và lắp đặt trang thiết bị.
- Tỡm hiều kế hoạch đầu tư đồng thời tiếp cận và giao dịch với cỏc ngành cỏc tổ chức và cỏc cỏ nhõn cú kế hoạch đầu tư mới, nõng cấp trang thiết bị điện tử văn phũng và thiết bị viễn thụng …. để tham gia đầu thầu cung cấp, lắp đặt , bảo trỡ trang thiết bị.
- Xõy dựng kế hoạch nờu ra cỏc giảI phỏp cụ thể , nhưng đố xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra. Trỡnh giỏm đốc phờ duyệt kế hoạch và chịu trỏch nhiệm tổ chức thực hiờn kế hoạch đú được phờ duyệt.
- Xõy dựng chiến lược phỏt triển kinh doanh dựa trõn chiến lược kinh doanh của cụng ty.
- Tham gia đấu thầu, chọn thầu, tiến hành đàm phỏn ký kết hợp đồng cung cấp, lắp đặt thiết bị. Phối hợp với phũng kỹ thuật triển khai thực hiện hợp đồng. Tổ chức giao nhận thanh lý hợp đồng.
- Lập bỏo cỏo doanh thu thực hiện, nờu nhưng khú khăn, tồn tại và nờu phương hướng khắc phục.
* Phũng Kinh doanh: Cú chức năng tư vấn cho Giỏm đốc và hoạt động kinh doanh phõn phối, kinh doanh bỏn lẻ của Cụng ty , đồng thời chịu trỏch nhiệm tổ chức thực hiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh . Nhiệm vụ cụ thể:
- Nghiờn cứu thị trường, cập nhật cỏc thụng tin về thị trường, giỏ cả cỏc loại sản phẩm dịch vụ Cụng ty đang kinh doanh.
- Tỡm hiểu đối tỏc kinh doanh. Đề xuất cỏc biện phỏp chăm súc khỏch hàng truyền thống, phỏt triển mở rộng khỏch hàng mới đồng thời tỡm kiếm khỏch hàng tiềm năng. Tỡm hiểu thụng tin về cỏc đối thủ cạnh tranh.
- Đề xuất cỏc giảI phỏp khuếch trương hỡnh ảnh của cụng ty trờn thương trường, đố xuất cỏc chớnh sỏch thương mại nhăm khuyến khớch bỏn hàng, gia tăng doanh số. Tỡm hiểu khai thỏc nguồn hàng đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng.
- Xõy dựng kế hoạch kinh doanh hàng thỏng, hàng quý, hàng năm và những giảI phỏp cụ thể những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra.
- Tiếp nhận, xử lý và thực hiện cỏc đơn đặt hàng của cỏc tổ chức, cỏc doanh nghiệp là đại lý bỏn hàng của cụng ty. Tổ chwcs kinh doanh bỏn lẻ cho người tiờu dựng. Tham gia đàm phỏn ký kế hợp đồng kinh tế , phối hợp triển khai thực hiện và quyết toỏn cỏc hợp đồng.
- Theo dừi cụng nợ theo nhúm theo đối tượngvà đụn đốc thu hồi cụng nợ.
- Hàng thỏng trỡnh giỏm đốc : bỏo cỏo doanh số bỏn hàng, chia ra cỏc nhúm quản lý, doanh số theo khỏch hàng, doanh số theo sản phẩm. Bỏo cỏo cần nờu rừ nhưng khú khăn tồn tại nguyờn nhõn và đề xuất giảI phỏp khắc phục
* Phũng Kế Toỏn: Cú chức năng tư vấn cho giỏm đốc nhưng vấn đề liờn quan đến tài chớnh – kế toỏn, cú trỏch nhiện tổ chức và thực hiện cụng tỏc kế toỏn của cụng ty. Nhiệm vụ cụ thể :
- Cập nhật, tỡm hiểu chủ trương chớnh sỏch , quy định của Nhà nước liờn quan đến cụng tỏc tài chớnh kế toỏn như chớnh sỏch thuế, chuẩn mực kế toỏn, cỏc thụng tư nghị định của bộ tài chớnh.
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc đầy đủ , phự hợp, hợp lệ của cỏc chừng từ. Ghi chộp , sổ sỏch , hạch toỏn tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong kỳ.
- Đối chiếu cụng nợ, đụn đốc và thực hiện thu hồi cụng nợ - Kiểm kờ hàng tồn kho , kiểm kờ quỹ hàng thỏng.
- Lập bỏo cỏo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ , cụng nợ trỡnh giỏm đốc hàng thỏng, hàng quý , hàng năm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hàng thỏng lập tờ khai thuế nộp cho Nhà nước.
- Kế toỏn quản trị phõn tớch hoạt động kinh doanh trỡnh bỏo cỏo với giỏm đốc và đưa ra phương ỏn thực hiện và khắc phục nhưng khú khăn.
* Phũng tổ chức hành chớnh: Cú chức năng tư vấn cho giỏm đốc về nhõn sự và quản lý hành chớnh. Tham gia xõy dựng và triển khai cỏc nụI quy, quy chế của cụng ty .
- Xõy dựng quy chế tuyển dụng và thực hiện. Tham gia xõy dựng và quản lý chương trỡnh đào tạo và phỏt triển nhõn lực
- Tham gia xõy dựng và duy trỡ văn hoỏ của cụng ty. Thực hiờn và quản lý cụng việc hành chớnh của cụng ty. Bỏo cỏo giỏm đốc về tỡnh hỡnh nhõn sự.