a. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
KTV phải có hiểu biết về tình hình kinh doanh của khách hàng đủ để nhận thức và xác định các dữ kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị đợc kiểm toán mà theo đánh giá của KTV, chúng có thể ảnh hởng trọng yếu đến BCTC, đến việc kiểm tra của KTV hoặc đến BCKT.
Để thu thập thông tin về tình hình kinh doanh của khách hàng, KTV phải kết hợp quan sát hoạt động kinh doanh của khách hàng, phỏng vấn Ban quản lý và thu thập các văn bản nh : Giấy phép thành lập và Điều lệ Công ty; các BCTC, BCKT, biên bản thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trớc; Biên bản các cuộc họp cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, các Hợp đồng và cam kết quan trọng…
Đối với Công ty ABC
Công ty ABC là khách hàng kiểm toán năm đầu tiên của VAE nên KTV phải thu thập mọi thông tin về khách hàng từ ngày thành lập cho đến nay, đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc của KTV nh sau:
Công ty kiểm toán và định giá Việt Nam
Tên khách hàng: Công ty ABC
Kỳ 01/01 – 31/12/2004 Ngời lập NVA Ngày26/3/2005
Nội dung : Tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh của Công ty
Ngời soát xét Ngày
- Là một doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo Quyết định số 45 QĐ/TCNSĐT ngày 08/09/1993 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nặng.
- Lĩnh vực sản xuất chính là sản xuất các sản phẩm hoá chất. - Vốn kinh doanh của Công ty là 4.678.219.000, trong đó:
+ Vốn cố định : 1.968.450.000 VND + Vốn lu động : 2.709.769.000 VND
- Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty ABC là sản xuất các sản phẩm tẩy rửa và bình ắc quy.
- Tổng doanh thu đạt gần 250 tỷ đồng; Lợi nhuận đạt trên 1 tỷ đồng.
Bảng 2.2 : Trích giấy tờ làm việc của KTV Đối với Công ty XYZ
Công ty XYZ là khách hàng kiểm toán thờng xuyên của VAE nên mọi thông tin về Công ty XYZ đều đợc lu trong Hồ sơ kiểm toán từ năm 2003.
- Công ty XYZ là Công ty liên doanh giữa Nhật Bản và Việt Nam đợc thành lập theo Giấy phép đầu t số 885/GP ngày 08/06/1994 của Uỷ ban Nhà nớc về Hợp tác và Đầu t; hoạt động ngành nghề xây dựng theo Giấy đăng ký hoạt động xây dựng và t vấn xây dựng số 2106/BXD – CSXD, Bộ Xây dựng cấp ngày 20/07/1999.
- Tổng số vốn đầu t của Công ty XYZ theo giấy phép đầu t là 6.600.000 USD - Vốn pháp định của Công ty là 2.200.000 USD
Trong đó:
Bên Việt Nam góp : 1.056.000 USD (bằng tiền mặt và đất đai) chiếm 48%
Bên Nhật Bản góp : 1.144.000 USD ( bằng máy móc thiết bị và ngoại tệ) chiếm 52%. - Lĩnh vực hoạt động: xây dựng và thực hiện các dịch vụ trong lĩnh vực xây dựng - Trong năm 2004, tổng doanh thu của Công ty đạt trên 300 tỷ đồng, nộp Ngân sách Nhà nớc trên 3 tỷ đồng.
b. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ :
Đây là phần việc quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán không kể khách hàng đó thuộc loại hình doanh nghiệp hay thành phần kinh tế nào. KTV phải có sự hiểu biết đầy đủ về HTKSNB để lập kế hoạch kiểm toán và để xác định thời gian, phạm vi của các cuộc khảo sát phải thực hiện. Để tìm hiểu HTKSNB của khách hàng, KTV phải tìm hiểu về môi trờng kiểm soát, quy trình kế toán….của khách hàng.
b.1. Tìm hiểu về môi trờng kiểm soát:
Công ty ABC
Công ty ABC là một doanh nghiệp Nhà nớc, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập đợc Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam giao vốn, đất đai và các nguồn lực khác. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng.
Về cơ cấu tổ chức : đứng đầu Công ty là Giám đốc. Chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty về mọi hoạt động SXKD của Công ty. Dới Giám đốc là các phó Giám đốc, Kế toán trởng, các phòng ban chức năng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc Ban giám đốc. Hiện tại Công ty ABC có 3 phòng chức năng và 4 phân xởng sản xuất với tổng số cán bộ, nhân viên là 480 ngời trong đó có 40 ngời là nhân viên quản lý.
Bộ máy tổ chức Công ty XYZ đợc tổ chức theo mô hình bao gồm : HĐQT, Ban giám đốc, văn phòng và các xí nghiệp. Hiện tại Công ty có chi nhánh tại Tp Hồ Chí Minh và 6 xí nghiệp trực thuộc thực hiện các công trình, dự án theo phân công của Công ty.
Văn phòng Công ty đặt tại 35 Phan Chu Trinh – Hoàn Kiếm- Hà Nội thực hiện chức năng giám sát, tổng hợp chỉ đạo mọi hoạt động trong toán Công ty. Văn phòng Công ty gồm có : Phòng tổ chức, phòng Kế hoạch, phòng Kỹ thuật và phòng Tài chính- Kế toán.
b.2. Tìm hiểu về công tác kế toán:
Công ty ABC
- Bộ máy kế toán: Bộ máy Công ty ABC đợc bố trí trên cơ sở phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một hoặc một số công việc trong tổ chức công tác kế toán tại Công ty.
- Chế độ và chính sách kế toán chủ yếu: Công tác kế toán tại Công ty ABC đợc hạch toán độc lập với các đặc điểm sau:
+ Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính.
+ Niên độ kế toán: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Đơn vị tiền tệ : áp dụng trong ghi chép kế toán là VND và việc chuyển đổi các đồng tiền khác áp dụng theo tỷ giá bình quân do Ngân hàng Ngoại thơng công bố.
+ Hình thức sổ kế toán áp dụng : hình thức chứng từ ghi sổ. Trong đó: • Kế toán Tổng hợp : áp dụng kế toán máy
• Bộ phận kế toán chi tiết : ghi chép thủ công. + Phơng pháp kế toán TSCĐ :
TSCĐ đợc trình bày theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Trong đó: • Nguyên tắc xác định TSCĐ hữu hình, vô hình : theo giá thực tế.
• Phơng pháp khấu hao TSCĐ : việc trích và sử dụng khấu hao TSCĐ theo đúng quy định của chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ ban hành theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính.
• Khấu hao TSCĐ : đợc tính theo phơng pháp đờng thẳng. Số năm khấu hao đợc áp dụng cho các tài sản nh sau :
⇒ Công trình xây dựng và chi phí nâng cấp : 10 – 50 năm.
⇒ Máy móc thiết bị : 5 – 10 năm.
⇒ Phơng tiện vận tải : 6 – 12 năm. ⇒ Trang thiết bị văn phòng : 6 – 12 năm. ⇒ Tài sản, thiết bị khác : 5 – 10 năm.
Công ty XYZ
- Bộ máy kế toán của Công ty XYZ : đợc tổ chức theo mô hình quản lý tập trung. - Về chế độ và các chính sách kế toán:
+ Chế độ kế toán: Công ty XYZ áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hàn theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và Thông t số 55/2002/TT-BTC ngày 26/6/2002 của Bộ Tài chính.
+ Niên độ kế toán : Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
+ Hình thức sổ kế toán : hình thức Nhật ký chung.
+ Đồng tiến hạch toán : đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND), các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra VND theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng Ngoại thơng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Phơng pháp hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ : tất cả TSCĐ của Công ty đ- ợc ghi sổ theo nguyên giá và hao mòn luỹ kế. Tỷ lệ khấu hao TSCĐ thuộc khối văn phòng đợc xác định theo Quyết định số 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ tài chính. Còn TSCĐ là máy móc phục vụ sản xuất thì mức trích khấu hao xác định theo công suất sử dụng của từng máy móc thiết bị.
c.Đánh giá ban đầu về hệ thống KSNB và rủi ro kiểm toán:
Công việc này đợc tiến hành ngay trong khâu lập kế hoạch chiến lợc nhằm định h- ớng, giúp KTV phát hiện những vấn đề trọng tâm có ảnh hởng trọng yếu đến toàn cuộc kiểm toán. Tuy vậy, việc đánh giá hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của khách hàng ở giai đoạn này chỉ dừng lại ở việc đánh giá tổng thể về môi trờng kiểm soát của đơn vị.
Công ty ABC
- Về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ABC trong năm 2004 + Thuận lợi : Công ty có cơ chế, chính sách bán hàng hợp lý, khách hàng tin t- ởng. Vì vậy, sản lợng tiêu thụ trong năm tăng cao. Nội bộ Công ty đoàn kết, cán bộ công nhân viên tin tởng vào chủ trơng, đờng lối của lãnh đạo Công ty.
+ Khó khăn : hiện tại, giá các nguyên liệu nhập khẩu đang gia tăng mạnh mẽ đặc biệt là giá xăng dầu, giá than, giá điện, giá cớc vận chuyển tăng làm giá thành sản xuất cũng tăng gây khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm.
- Về Bộ máy kế toán và hệ thống KSNB của Công ty ABC
Nhìn chung, Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức tơng đối khoa học. Công việc đợc phân công cụ thể, rõ ràng cho từng bộ phận chức năng, đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm trong tổ chức kế toán.
Ngoài ra, Công ty còn có các phòng chức năng thực hiện việc kiểm soát chất l- ợng đầu vào cũng nh sản phẩm đầu ra để đảm bảo đáp ứng đợc các tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm không ngừng nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng.
Nh vậy, theo đánh giá ban đầu của KTV, hệ thống kế toán và hệ thống KSNB của Công ABC là khá hữu hiệu cả về mặt tổ chức và hoạt động. Đây sẽ là cơ sở để KTV thiết kế các thử nghiệm kiểm toán trong bớc thực hiện kiểm toán.
Công ty XYZ
- Về tình hình hoạt động chung của khách hàng
+ Với mô hình quản lý tập trung, Tổng Giám đốc điều hành trực tiếp đến từng xí nghiệp, từng đội, từng bộ phận chức năng. Hình thức này có u điểm là hiệu quả, tiết kiệm đợc thời gian nhng lại khó cho sự điều hành thống nhất của Ban lãnh đạo, của từng thành viên đối tác.
+ Qua nghiên cứu Quy chế hoạt động và Điều lệ của Công ty, KTV nhận thấy có một số tồn tại do Công ty cha kịp thời bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện mới nên việc phối hợp, chỉ đạo giải quyết công việc nhiều khi cha kịp thời.
- Về Bộ máy kế toán Công ty XYZ
Về cơ bản, Bộ máy kế toán của Công ty XYZ đợc tổ chức theo mô hình gọn nhẹ, hiệu quả. Tuy vậy, theo đánh giá ban đầu của KTV, khả năng xảy ra các sai phạm trong công tác kế toán của Công ty là khá cao do : trong Bộ máy kế toán của Công ty đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Một ngời phải đảm nhiệm nhiều chức năng khác nhau nên việc giải quyết công việc nhiều khi cha kịp thời gây ảnh hởng tới công tác quản lý và dễ xảy ra các sai phạm.
d. Xác định mục tiêu kiểm toán trọng tâm và phơng pháp tiếp cận kiểm toán
Trên cơ sở những hiểu biết về tình hình chung của khách hàng cũng nh những đánh giá ban đầu về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB, KTV tiến hành xác định mục tiêu kiểm toán trọng tâm và phơng pháp tiếp cận kiểm toán làm cơ sở để xây dựng ch-
ơng trình kiểm toán sau mày. Kiểm toán BCTC tại hai Công ty ABC và XYZ nhằm h- ớng tới các mục tiêu sau :
- Giúp Ban Giám đốc Công ty khách hàng hoàn thành BCTC năm 2004 theo đúng quy định hiện hành của Nhà nớc, Tổng Công ty cấp trên và chế độ BCTC.
- Xác nhận tính trung thực, hợp lý và tuân thủ của BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2004.
- Nâng cao chất lợng công tác kế toán và quyết toán của khách hàng; cung cấp cho Ban giám đốc hai Công ty ABC và XYZ những thông tin đáng tin cậy về việc phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, những tồn tại yếu kém cần khắc phục trong công tác kế toán cho đơn vị khách hàng.
Phơng pháp tiếp cận kiểm toán đợc VAE thực hiện tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán đối với từng khách hàng. Đối với Công ty ABC và XYZ, KTV của VAE thờng chọn cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục trên BCTC bao gồm các khoản mục : tiền mặt, nợ phải thu, nợ phải trả, TSCĐ ….Trên cơ sở đó, KTV tổng hợp kết quả toàn cuộc kiểm toán BCTC và đợc thể hiện trên BCKT.
e. Dự kiến về nhân sự và thời gian thực hiện:
Việc bố trí về nhân sự và thời gian thực hiện cuộc kiểm toán là hết sức quan trọng, đảm bảo cho cuộc kiểm toán đạt chất lợng và hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất có thể chấp nhận đợc. Điều này đợc Ban lãnh đạo của VAE hết sức cân nhắc trớc mỗi cuộc kiểm toán.
Qua đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, trên cơ sở các mục tiêu kiểm toán trọng tâm và dự tính khối lợng công việc cần thực hiện, Ban giám đốc VAE quyết định dự kiến về nhân sự, trong đó chỉ định số lợng ngời thực hiện, trởng nhóm kiểm toán, các KTV và trợ lý kiểm toán.
Về phía lãnh đạo VAE, Ông Trần Quốc Tuấn – Phó Giám đốc phụ trách kiểm toán BCTC là ngời trực tiếp chỉ đạo, giám sát và kiểm tra kết quả cũng nh chất lợng của toán cuộc kiểm toán.
Công ty ABC
Nhân sự thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty ABC gồm : trởng nhóm kiểm toán là 1 KTV với trình độ chuyên môn cấp Nhà nớc cùng với 1 KTV và 1 trợ lý kiểm toán. Thời gian thực hiện dự kiến là 5 ngày.
Công ty XYZ
Nhân sự thực kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ gồm 4 ngời, trong đó: nhóm tr- ởng là 1 KTV cùng 1 KTV và 2 trợ lý kiểm toán. Thời gian thực hiện dự kiến là 7 ngày.
Trởng nhóm kiểm toán có nhiệm vụ tổng hợp kết quả của các phần hành kiểm toán, trên cơ sở đó đa ra ý kiến chung về toàn cuộc kiểm toán thể hiện trên BCKT. Đồng thời trởng nhóm kiểm toán phải chịu trách nhiệm trớc Ban Giám đốc của VAE và Ban giám đốc Công ty khách hàng về kết quả và chất lợng cuộc kiểm toán.