- Biên bản nghiệm thu vật tư
3.2.2. Công tác kế toán nguyên vật liệu
Theo chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp – theo quyết định 15/2006 QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp: khi lập phiếu xuất khho đợn vị phải lập thành 03lieen theo quy định: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thù kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kiểm tra định mức tiêu hao vật tư, liên 3 người nhận giữ để ghi sổ ở bộ phận sử dụng.
Để đúng với thực chất của phương pháp kê khai thường xuyên cũng như để phán ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu và để quản lý tốt vật tư, hàng hóa trong kho xí nghiệp cần tổ chức việc kiểm tra, kiểm nghiệm chặt chẽ và kịp thời làm thủ tục nhập xuất vật tư, hàng hóa khi nhập kho và khi xuất dùng. Có như vậy mới có thể theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình hiện có và biến động tăng giảm của vật tư, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lãnh đạo để ra các quyết định phù hợp. Không nên để đến cuối tháng mới tiến hành như hiện nay sẽ khó khăn cho việc kiểm tra đối chiếu không cân đối được số liệu giữa sổ sách và thực tế ở kho.
Với bút toàn nhập kho Clinker theo phiếu nhập kho số 05 ngày 17/3 không cần thiết phải hạch toán vào tài khoản 335(3352) mà có thể ghi:
Nợ TK 152(15262): 341.905.200 Có TK 331 (3312): 341.905.200 Và khi có hóa đơn:
Nợ TK 133 (1331): 17.095.260 Có TK 331 (3312): 17.095.260. Hoặc ghi: Nợ TK 152 (15262): 341.905.200 Nợ TK 133 (1331): 17.095.260 Có TK 331 (3312): 359.000.460
Và khi có hóa đơn, nếu trên hóa đơn nhỏ hơn tạm tính thì dùng bút toán ghi âm giá trị tạm tính và ghi lại theo giá trên hóa đơn.
Còn nếu hóa đơn lớn hơn giá tạm tính thì chỉ cần bổ sung phần chênh lệch: Nợ TK 152(15262):
Nợ TK 133 (1331):
Có TK 331 (3312):
Còn với trường hợp như trên: hóa đơn đúng bằng với tạm tính thì có thể giữ nguyên bút toàn cũ không cần hủy rồi hạch toán lại như ban đầu.
Những khoản đã hi trả bằng tiền mặt cho người cung cấp nên ghi sổ và hạch toán thẳng không cần phải hạch toán vào các tài khoản nợ phải trả. Vì các tài khoản “nợ phải trả” là dùng để phản ánh những khoản còn nợ chưa thanh toán. Trong các khoản chi phí của lần nhập 3.757,2 tấn Clinker nhập kho ngày 117/3/2009, khoản chi phí giao nhận đã được chi trả bằng tiền mặt nên có thể lập phiếu chi, ghi sổ và hạch toán như sau:
Nợ TK 152(15262): 2.254.320 Có TK 111 (1111): 2.254.320
Phiếu chi được lập để chi trả bằng tiền mặt cho người cung cấp và các đối tượng liên quan. Phiếu chi được lập thành 2 liên. Liên 1 lưu lại nơi lập phiếu, liên 2 thù quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán (sau khi đã có đủ chữ ký của những người liên quan).
PHIẾU CHI
Số 12
Ngày 18 tháng 9 năm 2010
Định khoản: Nợ TK 15262: 2.254.320 Có TK 1111: 2.254.320 Họ và tên người nhận: Trương Công Khánh
Địa chỉ: Phòng kế hoạch
Lý do: Chi trả tiền chi phí giao nhận 3757,2 tấn Clinker Số tiền: 2.254.320
Bằng chữ: Hai triệu, hai trăm năm tư ngàn, ba trăm hai mươi đồng. Kèm theo: 3 chứng từ gốc.
Ngày 18 tháng 9 năm 2010
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ qũy Người nhận tiền
Với bút toán xuất kho công cụ dụng cụ và bảo hộ lao động theo phiếu xuất kho 07 ngày 06/3 nên hạch toán:
Nợ TK 627 (6273): 180.000
Nợ TK 631: 2.825.100
Nợ TK 642: 1.340.000
Có TK 153(1531) 4.345.100.
Để tổng hợp chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất dùng vào các đối tượng hạch toán có liên quan, kế toán vật tữn nên lập bảng Phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ:
BẢNG PHÂN BỐ NGUYÊN VẬT LIỆU Quý I năm 2010 Số TT Ghi có TK Ghi nợ TK TK 152 HT TT 2 3 4 1 TK 621 CP NVL trực tiếp 6.487.908.247 Phân xưởng 2 TK 627 CP sản xuât chung 21.118.369 Phân xưởng 3 TK 641 CP bán hàng 52.000 4 TK 642 CP quản lý DN 100.000 5 … Tổng cộng 6. 6.509.178.586