- Biên bản nghiệm thu vật tư
3.1.3.4. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu
Xí nghiệp sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tức là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ sách kế toán. Tức tài khoản nguyên vật liệu dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của vật tư của doanh nghiệp. Giá trị vật tư tồn kho có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Nhưng thực tế ở xí nghiệp: vật liệu mua về nhập kho không được làm thủ tục nhập kho ngay mà phải làm từng đợt một hoặc cuối tháng mới tiến hành. Như trường hợp trên: ngày 04 tháng 3 hàng về nhập kho nhưng chỉ làm biên bản giao nhận và mãi đến ngày 17 tháng 3 mới làm biên bản nghiệm thu, đề nghị nhập kho và phiếu nhập kho, nghĩa là: vật tư thực tế đã được nhập khho nhưng chưa kiểm tra hoặc đã kiểm tra nhưng chưa làm biên bản – việc đáng lẽ ra phải làm trước khi vật tư được nhập kho. Vật liệu xuất dùng cho sản xuất hàng ngày cugnx không được tiến hành làm thủ tục xuất kho mà chỉ ứng trước để sản xuất; cuối tháng mới làm đề nghị à thủ tục xuất kho – mà lại là dựa trên kết quả kiểm tra chất lượng xi măng bột của bộ phận Thí nghiệm – KCS và theo tỷ lệ phối trộn để tính ngược trở lại lượng nguyên vật liệu đã sử dụng chứ không phải theo thực tế vật liệu xuất dùng.
Như trường hợp trên đây: vật liệu xuất sản xuất tháng 3 nhưng đến 1/5 mới làm đề nghị xuất kho, phiếu xuất kho thì lập vào ngày 29 tháng 3 tức là trước khi làm đề nghị xuất nguyên vật liệu (lẽ ra phải làm đề nghị xuất kho trước khi xuất vật liệu và trước khi lập phiếu xuất kho). Như vật dù vật liệu đã có ở trong kho hoặc đã xuất khỏi kho nhưng chưa thể hiện trên sổ sách kế toán, do đó rõ ràng không thể phản ảnh kịp thời, chính xác việc nhập – xuất, không quản lý được chặt chẽ vật tư ở kho cũng như chất lượng, quy cách vật tư nhập kho, không nắm được chính xác lượng vật tư tồn kho để có kế hoạch cung ứng vật tư, đảm bảo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Phiếu xuất kho chỉ được lập thành 2 liên, 01 liên lưu tại gốc, 01 liên giao cho thủ kho để xuất kho, ghi số lượng xuất vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Người nhận hàng không có để ghi sổ tại bộ phận sử dụng.
Một số vật liệu mua về xuất dùng luôn cho sản xuất (với giá trị nhỏ) nhưng vẫn làm thủ tục nhập kho, vào thẻ kho, sổ chi tiết vật tư nhưng chưa làm thủ tục xuất kho kịp thời loại vật liệu đó nên khi kiểm kê đột xuất sẽ có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
Mặt khác, xi măng có nhiều loại nguyên vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song làm cho công tác kế toán trở nên vất vả vì khối lượng ghi chép và tính toán nhiều, công việc dồn vào cuối tháng nhiều khi ảnh hưởng đến tiến độ các khâu khác.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán phản ảnh trê sổ sách và hạch toán (theo tôi) nên xem lại:
Bút toán nhập kho Clinker ngày 17/3/2009: theo tôi bút toán b (cước vận chuyển đường sắt tạm tính) không cần thiết phải hạch toán tạm tính qua TK 335(3352) và khi có hóa đơn thì phải hủy bút toán cũ với bất cứ trường hợp nào (dù giá trị trên hóa đơn bằng, nhỏ hơn hoặc lớn hơn giá tạm tính). Một số khoản mặc dù đã chi trả bằng tiền mặt ngay cho người cung cấp nhưng vẫn hạch toán vào các tài khoản “nợ phải trả” theo tôi cũng không cần thiết. Nghiệp vụ xuất kho công cụ, dụng cụ theo phiếu xuất kho 07 ngày 06/3/2009: xuất xẻng cho phân xưởng sản xuất: xẻng là dụng cụ sản xuất nhưng lại được hạch toán vào TK 627 (6272) theo tôi cũng cần phải xem lại...
Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan như giảm giá vật tư, hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện chính sách lập dự phòng giảm giá giá trị vật tư. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh của niên độ báo cáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ sau. Trong sản xuất, xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại vật tư, có một số loại giá cả không thật ổn định và có xu hướng giảm qua các năm như các loại bi đạn, đá phụ gia nhưng xí nghiệp không lập dự phòng giảm giá để hạn chế bớt các thiệt hại có thể xảy ra trong sản
xuất kinh doanh – là một việc nên làm không chỉ riêng ở xí nghiệp xi măng Quảng Bình. Bởi lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào năm này. Xí nghiệp sẽ tích lũy một số vốn đãng lẽ để phân chia, vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá khi chúng thực sự phát sinh.