5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp
Phòng kế toán đợc đặt dới chỉ đạo của ban giám đốc. Bộ máy kế toán xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi xí nghiệp, tổ chức các thông tin kinh tế, hớng dẫn chỉ đạo các bộ phận thực hiện đầy đủ ghi chép ban đầu và chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý của xí nghiệp, bộ máy kế toán đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tại phòng kế toán. Các bộ phận hàng ngày hoặc vài ngày chuyển chứng từ về phòng kế toán làm căn cứ tiến hành kiểm tra và ghi sổ. Bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc tổ chức nh sau:
- Bộ phận kế toán tổng hợp.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản.
- Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và tài sản cố định.
+ Bộ phận kế toán chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Xác định đối tợng hạch toán chi phí sản xuất và đối tợng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phơng pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của xí nghiệp.
Phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xởng theo các yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành thực tế sản xuất của sản phẩm, công việc hoàn thành. Tổng hợp kết quả hạch toán kinh tế của các phân
xởng, thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm, lập báo cáo về chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản:
Phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn đầu t công trình hoàn thành và đa vào sử dụng. Tính toán chi phí xây dựng, mua sắm TSCĐ, lập báo cáo về đầu t xây dựng cơ bản.
+ Bộ phận kế toán vật liệu và TSCĐ:
Tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, tính giá thực tế của vật liệu thu mua, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu về số lợng, chất lợng, mặt hàng.
Phản ánh tổng hợp số liệu về số lợng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dỡng và sử dụng TSCĐ. Tính toán, phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động. Lập dự toán sửa chữa TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn và dự toán chi phí sửa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhợng bán TSCĐ.
+ Bộ phận kế toán tổng hợp:
Ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về nhập xuất, tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn, các loại quỹ xí nghiệp, xác định kết quả lãi lỗ, các khoản thanh toán với ngân sách nhà nớc, với ngân hàng, với khách hàng và với nội bộ xí nghiệp.
Ghi chép sổ Cái, lập Bảng cân đối tài sản và báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận trên, kiểm tra tính trung thực của các báo cáo của xí nghiệp trớc khi giám đốc duyệt. Báo cáo, phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp.
+ Thủ quỹ: Là ngời chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của xí nghiệp. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi... hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi.
Trởng phòng kế toán Bộ phận kế toán nguyên vật liệu và TSCĐ Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giáthành Bộ phận kế toán tổng hợp Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp may XK Việt Thái
5.2.Hình thức kế toán áp dụng
Để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, đồng thời căn cứ vào quy mô, đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán cũng nh điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán xử lý thông tin, phòng Kế toán áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ Cái theo từng tài khoản. Đồng thời từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý kế toán cộng sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết, cộng sổ Cái, đối chiếu giữa sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của việc ghi sổ tổng hợp chi tiết. Sau đó lấy số liệu tổng cộng ở sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng này và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính.
Công tác kế toán của xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của quá trình hạch toán, từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Hiện nay xí nghiệp có sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting nh- ng chỉ đối với một số phần hành, công việc kế toán không hoàn toàn trên máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp, xí nghiệp đang từng bớc hoàn thiện công tác kế toán máy.
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung và sổ Cái:
+ Sổ Nhật ký chung: Là sổ quyển dùng cho cả năm để ghi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. Sổ này do kế toán tổng hợp ghi.
+ Sổ Cái: là sổ tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản. Mỗi tài khoản đợc mở trên một hay một số trang liên tiếp đủ để ghi cho toàn niên độ kế toán. Căn cứ để ghi sổ Cái là thông tin trên Nhật ký chung. Đầu kỳ phải đa số d vào từng tài khoản, cuối kỳ phải khóa sổ cho từng tài khoản, tính số d cuối kỳ. Số phát sinh và số d đợc dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ kế toán chi tiết đợc mở tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý bao gồm: sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp..
Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số PS (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán trên sổ tại xí nghiệp may xuất khẩu Việt Thái Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Chứng từ gốc
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Đối chiếu
Một số đặc điểm về chế độ kế toán xí nghiệp áp dụng: Chế độ kế toán tại xí nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/ TCQĐ- CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính. Do xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nớc nên việc vận dụng chế độ kế toán này là hoàn toàn phù hợp, theo đúng quy định chung.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Kỳ kế toán đợc quy định là một quý. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Phơng pháp tính khấu hao: phơng pháp tính bình quân (theo tỷ lệ do Bộ tài chính quy định), không có trờng hợp khấu hao đặc biệt.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ (từ ngày 1/1/1999).
- Không lập các khoản dự phòng.
5.3. Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo kế toán
* Hệ thống chứng từ: Xí nghiệp đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành. Các loại chứng từ đợc sử dụng tại xí nghiệp may Việt Thái bao gồm:
- Hoá đơn GTGT mẫu số 01 GTKT- 3LL. - Hoá đơn GTGT mẫu số 01 GTKT- 2LN. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho mẫu số 02- BH. - Phiếu nhập kho.
- Hoá đơn cớc vận chuyển mẫu số 03- BH.
- Phiếu thu (01- TT), phiếu chi (02- TT), giấy đề nghị tạm ứng. - Uỷ nhiệm thu, uỷ nhịêm chi, séc...
- Bảng chấm công.
- Các chứng từ gốc khác (Biên bản kiểm nhận, biên bản kiểm kê, cớc phí vận chuyển, bốc dỡ...)
* Hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản sử dụng tại xí nghiệp đợc xây dựng dựa theo chế độ kế toán 1141 TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính bao gồm hệ thống tài khoản ghi đơn và ghi kép. Việc chi tiết tài khoản theo các cấp căn cứ vào đặc điểm đối tợng hạch toán. Tuy nhiên xí nghiệp không sử dụng một số tài khoản nh TK 151, các tài khoản lập dự phòng.