2.1. Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về đấu thầu của nhà nước.
Đấu thầu là hình thức mua sắm mới xuất hiện ở nước ta, từ khi ra đời cho đến nay Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, quy chế đấu thầu được sửa đổi, bổ sung nhiều lần. Ngày 12/2/1990 Quy chế đấu thầu xây dựng được ban hành kèm theo Quyết định số 24/BXD-VKT của Bộ trưởng bộ Xây dựng nhằm mục đích hướng dẫn và quản lý hoạt động đấu thầu. Tuy nhiên nội dung của quy chế này còn đơn giản, sơ sài, các tiêu chí đánh giá HSDT còn sơ sài, thủ tục thực hiện rờm rà. Tháng 3/2004, bộ Xây dựng đã ban hành quy chế đấu thầu xây lắp để thay cho quy chế đấu thầu trong xây dựng. Đến 16/4/1994 Quy chế đấu thầu đầu tiên của Việt Nam được Thủ tướng chính phủ ban hành với nội dung đầy đủ và bao quát, cụ thể hơn so với quy chế cũ. Qua một thời gian áp dụng, quy chế này thể hiện không ít những vướng mắc, năm 1996 quy chế này được sửa đổi và bổ sung lần 2 nhưng vẫn còn bộc lộ những điểm yếu. Đến 1/9/1999 quy chế đấu thầu mới ra đời với những nội dung mới tiến bộ và phù hợp hơn. Luật đấu thầu đầu tiên của Việt Nam được ban hành và có hiệu lực từ ngày 1/4/2006. Sau gần hai năm triển khai Luật đấu thầu đã từng bước đem lại cho công tác tổ chức đấu thầu của quận Hải An những kết quả tốt đẹp. Chính vì điều đó để nâng cao chất lượng công tác tổ chức đấu thầu thì UBND quận cần chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về đấu thầu.
- Không được yêu cầu cụ thể về nguồn gốc, ký mã hiệu hàng hóa, vật tư thiết bị trong HSMT.
- Thông báo mời thầu phải được thông báo tối thiểu 10 ngày trước khi phát hành HSMT.
mời thầu. Yêu cầu các nhà thầu cũng phải chấp hành nghiêm chỉnh luật đấu thầu.
- Nhà thầu và bên mời thầu không được tham gia móc ngoặc với nhau, sau khi đóng thầu nhà thầu không được phép bổ sung nội dung hồ sơ dự thầu kể cả thư giảm giá.
- Không được phép tiết lộ nội dung các HSDT, các ghi chép, các biên bản của cuộc họp xét thầu, các ý kiến đánh giá và kết luận của các chuyên gia đối với từng nhà thầu cho người không có phận sự cũng như các tài liệu khác được đóng dấu “mật”.
2.2. Bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự về hoạt động đấu thầu.
Đội ngũ cán bộ tham gia công tác đấu thầu có vai trò cực kỳ quan trọng, mặc dù theo phân tích ở trên thì đội ngũ cán bộ phụ trách đấu thầu của UBND quận có nhiều đóng góp tích cực nhưng vẫn còn những hạn chế, nhiều dự án công tác tổ chức đấu thầu chỉ mang tính hình thức. Nguyên nhân của việc này ngoài lý do các nhà thầu và bên mời thầu móc ngoặc với nhau mà sâu xa của nó là cơ chế quản lý công tác đấu thầu còn nhiều yếu kém. Vì vậy để loại bỏ những tiêu cực xuất phát từ khía cạnh nhân sự và để nâng cao hơn nữa trình độ và kinh nghiệm thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu, UBND quận có thể:
- Mở các lớp tập huấn dài hạn, giải thích các quy định của Nhà nước liên quan tới đấu thầu, trình bày cách thức xây dựng phương pháp tổ chức đấu thầu và quản lý hoạt động này một cách khoa học. Qua đó giúp cho cán bộ đấu thầu cập nhật các quy định mới và có được phương pháp khoa học trong việc tổ chức đấu thầu.
- Tăng cường phổ biến, hướng dẫn thực hiện Quy chế đấu thầu và Luật đấu thầu thông qua việc bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên cho các chuyên
gia thực hiện công tác đấu thầu.
- Ngoài ra Quận cũng cần phải chú ý trong việc tuyển chọn nhân sự mới, đào tạo thêm những nhân viên mới có chuyên môn, nghiệp vụ trong việc chấm thầu, xét thầu để ngày càng nâng cao hiệu quả công tác đấu thầu.
Đội ngũ nhân sự đấu thầu được nâng cao về trình độ sẽ giúp cho công tác tổ chức đấu thầu được thực hiện nghiêm chỉnh, công tác quản lý, giám sát được thực hiện một cách toàn diện sẽ giúp cho chất lượng và hiệu quả đấu thầu được nâng cao rõ rệt.
2.3 Nâng cao chất lượng trong công tác chuẩn bị hồ sơ mời thầu.
Đấu thầu được coi như một cuộc thi, mà ở đó nhà thầu là thí sinh, bên mời thầu là giám khảo, hồ sơ mời thầu là đề thi cho cuộc thi đó. Để tìm ra được nhà thầu tốt cũng như tìm được các thí sinh có chất lượng cao thì đề thi hay hồ sơ mời thầu phải rõ ràng, đầy đủ các nội dung cần thiết. Muốn chuẩn bị tốt hồ sơ dự thầu thì hồ sơ mời thầu càng đầy đủ thông tin, yêu cầu về gói thầu thì càng tạo điều kiện cho nhà thầu chuẩn bị HSDT tốt, đầy đủ. Chính vì thế mà việc chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu là điều kiện tiên quyết đối với sự thành công của các cuộc đấu thầu đó.
Một hồ sơ mời thầu tốt phải được xây dựng theo những nội dung đã được chuẩn hóa, trình bày hình thức gọn gàng, dễ hiểu, bao gồm đầy đủ các yêu cầu cần thiết của gói thầu. Các tiêu chuẩn đánh giá phải đủ chi tiết để đảm bảo chất lượng HSDT nhưng không hạn chế tính sáng tạo của nhà thầu. Cụ thể như sau:
- Về nội dung:
+ HSMT cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho nhà thầu. + Thông tin phải rõ ràng, cụ thể.
- Về hình thức:
+ HSMT trình bày rõ ràng, dễ đọc.
+ Các phần nội dung cần được đánh số thứ tự để thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin.
Khi soạn thảo HSMT thì người soạn thảo phải có kinh nghiệm để đưa ra những thông tin chính xác, nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho công tác đấu thầu.
HSMT được soạn thảo chi tiết đầy đủ sẽ giúp lựa chọn được chính xác nhà thầu, giảm bớt sự kéo dài trong quá trình đấu thầu.