. Phương thức nhận hàng trực tiếp
2.NHÂN XÉT VÀ KIẾN NGHI VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN
- Cơng tác kế tốn tại Trung Tâm được thực hiện theo đung những quy định, chuẩn mực kế tốn hiện hành, đồng thời luơn cập nhật những thay đổi bổ sung theo thơng tư của Bộ Tài Chính ban hành.
- Bộ máy kế tốn tại trung tâm được tổ chức khá chặc chẽ, được điều hành bởi những người quản lý cĩ trình độ và năng lực cao. Việc phân cơng, phận nhiệm vụ rõ ràng, từng phần hành kế tốn như là một mắc xích liên quan mật thiết với nhau, đảm bảo cơng việc được tiến hành trơi chảy, việc thực hiện báo cáo đúng thời gian quy định. Doanh nghiệp đã thực hiện tốt chế độ hĩa đơn, chứng từ do Bộ Tài Chính đề ra.
Cơng tác lưu chuyển và xử lý chứng từ
- Tại phịng kế tốn, việc lưu chuyển và xử lý chứng từ diễn ra nhanh chĩng, các chứng từ luơn được kiểm tra cẩn thận trước khi ghi sổ, việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện nghiêm túc, đảm bảo tối đa các khả năng sai sĩt cĩ thể xảy ra.
- Tuy nhiên, việc giao nhận chứng từ diễn ra ở từng bộ phận trong phịng kế tốn khơng rõ rang, khơng được tổ chức ký nhân khi giao nhận, dẫn đến khi thất thốt, mất
lạc chứng từ thì khơng quy trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận nào. Điều này cĩ thể tổ chức ký giao nhận chứng từ ở từng khâu giao nhận chứng từ, nhằm giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ và xác nhận trách nhiệm mốt cách rõ rang cho từng cá nhân, từng khâu khi thất thốt chứng từ xảy ra.
Cơng tác kế tốn tại Trung Tâm
- Bộ máy kế tốn được thiết kế khá hồn chỉnh đáp ứng việc cung cấp thong tin được kịp thời.
- Cơng tác kế tốn tại trung tâm ngày càng được hồn thiện, tất cả cơng việc đều được thực hiện theo nguyên tắc”4 mắt”, nghĩa là một bộ phận thực hiện và một bộ kiểm tra, nếu sai sĩt sẽ được phát hiện ngay và chỉnh sửa kịp thời.
- Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện theo nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân cơng, phân nhiệm và nguyên tác bất kiêm nhiệm. Cĩ sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữ kế tốn thanh tốn và thủ quỹ, giữa kế tốn hàng hĩa và thủ kho. Cuối ngày kế tốn tiền mặt và thủ quỹ tiến hành đối chiếu kiểm tra các khoản thu chi trong ngày. Cuối tháng kế tốn sẽ kiểm kê quỹ, kiểm kê tiền hàng tồn kho đã kiểm tra số liệu trên sổ sách và thực tế cĩ phù hợp với nhau hay khơng, điều này đã đảm bảo được nguyên tắc bất nhiệm . Hiện nay, kế tốn trưởng là người đảm nhiệm quá nhiều việc, việc phân cơng nhiệm vụ trong nội bộ chưa được quy định cụ thể bằng văn bản (nội bộ). Việc quy định nhiệm vụ, cơng việc chủ yếu bằng lời, bằng kinh nghiệm làm việc. Cĩ thể quy định cụ thế nhiệm vụ của từng bộ phận, nhân viên đưới hình thức bằng văn bản nội bộ. Các văn bản này mơ tả đầy đủ nhiệm vụ, nội dung cơng việc của từng nhân viên với nhau và cũng chính là căn cứ để kiển tra và quy trách nhiệm đối với từng nhân viên . Việc quy định rõ rang sẽ giúp mỗi nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ và quyền hạncủa mình để xử lý tốt cơng việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân.
Hệ thống thơng tin
- Sự trợ giúp của hệ thơng máy tính nối mạng giúp cho quản lý hàng hĩa thuận tiện, nhanh chĩng, giảm nhẹ khối lượng ghi chép sổ sách chứng từ đồng thời nâng cao năng suất lao động động của phịng kế tốn. Ngồi việc kết hợp nối mạng với phịng nghiệp vụ mua, kế tốn cần nâng cấp chương trình kế tốn đang sử dụng tại phịng nhằm thực hiện bổ sung sung cơng tác lập bảng kê thanh tốn.
- Cụ thể khi xác định nhà cung cấp cần thanh tốn, kế tốn sẽ vào chương trình thanh tốn, nhập vào mã nhà cung cấp và thời gia thanh tốn xác định, khi đĩ kế tốn sẽ cĩ một bảng liệt kê tất cả những phiếu nhập, kế tốn chỉ cần click chuột vào các phiếu
nhập cần thanh tốn và đồng ý thì một bảng kê sẽ tự động được in ra, sẽ dẫn đến tiết kiệm rát nhiều thời gian và cơng sức.
- Hơn thế nữa khi tiến hành đối chiếu cơng nợ, kế tốn chỉ in ra sổ chi tiết cơng nợ thể hiện tồn bộ phiếu nhập kho đã thanh tốn rồi, đồng thời cũng cĩ thể in ra những phiếu nhập kho chưa thanh tốn, khi đĩ cơng tác đối chiếu cơng nợ sẽ dễ dàng hơn.