I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP DỊCH VỤ CAO
4. Hình thức, trình tự ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá
4.1. Hình thức hợp đồng
Công ty cổ phần công nghiệp dịch vụ Cao Cường có đối tác khá đa dạng. Các đối tác này bao gồm pháp nhân, cá nhân có đăng ký kinh doanh hoặc các tổ chức xã hội. Sự đa dạng về đối tác như vậy nên những hợp đồng mua bán hàng hoá của Công ty cũng phải đa dạng về hình thức ký kết cho phù hợp với điều kiện thực tế. Luật Thương mại 2005 quy định về hình thức của hợp đồng mua bán hàng hoá rất linh hoạt. Theo đó hợp đồng mua bán hàng hoá được ký kết bằng văn bản, bằng lời nói hoặc bằng hành vi cụ thể cũng được pháp luật chấp nhận, trừ những trường hợp mà pháp luật bắt buộc hình thức của hợp đồng mua bán hàng hoá phải bằng văn bản. Việc lựa chọn hình thức ký kết nào là tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.
Ở công ty cổ phần công nghiệp dịch vụ Cao Cường, do điều kiện gặp gỡ, trao đổi giữa Công ty và bạn hàng là thuận lợi nên Công ty thường sử dụng hình thức ký kết là ký kết bằng văn bản và ký trực tiếp. Đó là hình thức hai bên trực tiếp gặp nhau và cùng ký vào văn bản hợp đồng. Việc gặp gỡ trực tiếp giữa các bên có thể diễn ra tại Văn phaòng Công ty hoặc tại Văn phòng của
Công ty bạn hàng. Hình thức này gồm nhiều loại khác nhau như: Hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu, hợp đồng mua bán hàng hoá được soạn thảo riêng lẻ...
Hợp đồng mua bán hàng hoá mẫu và hợp đồng mua bán hàng hoá được soạn thảo riêng lẻ được áp dụng cho mối quan hệ với các khách hàng có giá trị hàng đặt mua lớn (giá trị hàng thường trên 50 triệu đồng). Nội dung của các loại hợp đồng này phức tạp thể hiện ở sự chi tiết nội dung các điều khoản. Trước khi hợp đồng này được ký kết nó phải được trải qua một quá trình đàm phán giữa cán bộ Công ty với khách hàng.
Ngoài ra, Công ty cũng sử dụng "Phiếu báo giá", "Đơn chào hàng"- một hình thức tài liệu giao dịch để giúp khách hàng có thêm thông tin về hàng hoá của Công ty. Nếu khách hàng thấy chủng loại và giá cả hàng hoá phù hợp với nhu cầu của mình thì có thể liên lạc bằng điện thoại hoặc gặp trực tiếp để ký kết hợp đồng.
Dấu hiệu xác nhận sự chấp nhận hợp đồng của Công ty là chữ ký của Tổng giám đốc hoặc người đại diện theo uỷ quyền kèm theo dấu tư cách pháp nhân của công ty.
4.2. Trình tự ký kết hợp đồng
Để hợp đồng mua bán hàng hoá có hiệu lực, việc giao kết hợp đồng phải được tiến hành theo nguyên tắc: tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực, ngay thẳng, trực tiếp chịu trách nhiệm tài sản và không trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Trước khi ký kết bất kỳ một văn bản hợp đồng nào, hai bên cũng phải tiến hành đàm phán để đi đến việc thống nhất ý chí thể hiện qua các điều khoản trong hợp đồng. Tiến hành thương lượng, đàm phán là giai đoạn khó khăn, phức tạp nhưng rất quan trọng. Bởi vì sự thành công trong đàm phán có ý nghĩa Công ty đã giữ được bạn hàng và mang lại lợi ích trong kinh doanh.
Trong công tác tiêu thụ sản phẩm công ty cổ phần công nghiệp dịch vụ Cao Cường là người sở hữu hàng hoá được quyền chủ động trong việc phát giá. Nói như vậy không có nghĩa là Công ty có thể ra một giá bất kỳ theo hướng chủ quan của mình mà phải căn cứ vào thị trường, khách hàng...Trong thực tế, việc tìm hiểu thị trường và nghiên cứu nhu cầu của khách hàng được giao cho các phòng ban nghiệp vụ, mà chủ yếu là phòng Thương mại. Công việc này được tiến hành thường xuyên tạo cho doanh nghiệp có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
- Hình thức đàm phán:
Công ty cổ phần công nghiệp dịch vụ Cao Cường sử dụng hai hình thức đàm phán là: Đàm phán trực tiếp và đàm phán qua điện thoại.
+ Đàm phán trực tiếp: Là việc hai bên gặp gỡ trực tiếp để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán, trong đó khách hàng có thể đến Công ty để đưa ra các điều kiện của mình hoặc Công ty chủ động đến gặp khách hàng đưa cho họ đơn giá về sản phẩm mà họ đang có nhu cầu.
+ Đàm phán qua điện thoại: Đó là việc hai bên trao đổi thông qua điện thoại, fax. Hình thức này cũng có hai trường hợp: Khách hàng chủ động gọi điện đến Công ty yêu cầu Công ty cung cấp đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc Công ty chủ động gửi tới khách hàng đơn giá và tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm của mình. Ngoài ra, điện thoại cũng được sử dụng để đề cập đến tất cả những vấn đề mà các bên quan tâm. Tuy nhiên, hình thức đàm phán qua điện thoại thường được Công ty sử dụng trong giai đoạn đầu khi các bên muốn tìm hiểu những thông tin cần thiết mà chưa chính thức giao kết hợp đồng. Bởi vì hình thức này có những hạn chế về tính bảo mật, các bên khó có thể trao đổi hết những băn khoăn, vướng mắc của mình khi tham gia quan hệ mua bán, đồng thời thông tin mà các bên đưa ra cũng không đủ để có thể thiết lập nên hợp đồng. Vì vậy mà Công ty thường tiến hành đàm phán trực tiếp với bạn hàng. Đàm phán qua điện thoại chủ yếu được thực hiện trong những trường hợp giá trị hợp đồng không cao, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá không phức tạp, khi đó sẽ giảm được chi phí đi lại giữa các bên.
- Thủ tục ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá:
+ Phương thức ký kết trực tiếp: Đây là phương thức được Công ty sử dụng thường xuyên và phổ biến hơn cả, gồm các giai đoạn sau:
* Giai đoạn liên hệ, tìm đối tác có nhu cầu mua hàng hoá của Công ty: Công việc này thuộc nhiệm vụ của tất cả các cán bộ công nhân viên của Công ty. Khi bất kỳ một người nào trong Công ty thấy khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của Công ty phải báo lại cho Công ty và hướng dẫn họ đến Văn phòng Công ty.
Sau đó việc giữ mối quan hệ và tìm hiểu nhu cầu mua hàng thuộc về trách nhiệm của cán bộ, nhân viên Phòng Thương mại. Phòng Thương mại tìm hiểu khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm gì? Số lượng? Chất lượng? Giá cả? Phương thức giao hàng, thanh toán ra sao? Và địa chỉ liên lạc khi cần thiết và hẹn thời gian đàm phán.
* Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Trong giai đoạn này Phòng Thương mại thực hiện các công việc sau:
Xác định mục tiêu đàm phán; Xác định chi phí cho đàm phán; Lựa chọn cán bộ đàm phán;
Xác định kế hoạch đàm phán.
* Giai đoạn đàm phán: Hai bên sẽ đàm phán qua điện thoại hoặc đàm phán trực tiếp tại Phòng Thương mại hoặc cử một đoàn cán bộ đi công tác để đàm phán với khách hàng hoặc là sự kết hợp của cả ba cách thức này. Công ty quan tâm nhất và là công việc thường xuyên, chủ yếu nhất trong đàm phán là thoả thuận những điều khoản về số lượng, giá, yêu cầu về chất lượng sản phẩm, phương thức thanh toán, thời gian giao nhận hàng hoá.
* Giai đoạn soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hoá: Những hợp đồng của Công ty có thể là đã được thành lập mẫu hoặc được soạn thảo riêng lẻ, nhiều điều khoản được thống nhất và cam kết của hai bên sẽ thể hiện trên hợp đồng mẫu đó.
Khi hợp đồng đã được soạn thảo xong, đại diện của hai bên ký vào hợp đồng và hợp đồng đó chính thức có hiệu lực thi hành đối với các bên có liên quan.
Các giai đoạn của phương thức ký kết trực tiếp, tuỳ thuộc vào từng loại đối tác và loại sản phẩm được mua bán, tính phức tạp và thời gian của các giai đoạn cũng khác nhau.
+ Phương thức ký kết gián tiếp:
* Đề nghị giao kết hợp đồng: Trong giai đoạn này các bên thể hiện rõ ý định xác lập quan hệ hợp đồng. Trong đề nghị giao kết hợp đồng các bên nêu rõ nội dung cần đàm phán:
Tên hàng;
Quy cách, phẩm chất; Số lượng;
Phương thức giao hàng;
Giá cả, phương thức thanh toán; Thời hạn giao hàng;
Các nội dung khác: Điều khoản giải quyết tranh chấp, các trường hợp miễn trách...
* Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng: Là giai đoạn có sự đồng ý hoàn toàn tất cả mọi điều khoản trong đề nghị giao kết hợp đồng mà các bên đưa ra. Giai đoạn này được tiến hành như sau:
Nếu các nội dung trong đề nghị giao kết hợp đồng được các bên chấp nhận mà không có vướng mắc gì xảy ra thì các bên giao hẹn với nhau ngày, tháng ký hợp đồng;
Nếu có vướng mắc trong giai đoạn hoàn giá của đề nghị giao kết hợp đồng thì các cán bộ làm nhiệm vụ đàm phán của Công ty sẽ trình lên Tổng giám đốc quyết định. Khi đó Tổng giám đốc sẽ quyết định chấp nhận hay không nội dung đề nghị giao kết hợp đồng của bạn hàng, sau đó các bên sẽ giao hẹn ngày, tháng ký kết hợp đồng.
Việc đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá theo phương thức ký kết gián tiếp thường được thực hiện thông qua các tài liệu giao dịch: đơn chào hàng, đơn đặt hàng, công văn, điện báo, thông điệp dữ liệu điện tử... trong đó ghi rõ nội dung công việc cần giao dịch.
Trong các hợp đồng mua bán hàng hoá mà Công ty đã ký kết thì số lượng hợp đồng được Công ty ký kết bằng phương thức trực tiếp chiếm đến 85%. Hợp đồng được ký kết bằng phương thức gián tiếp chỉ được dùng khi khách hàng ở xa, giữa Công ty và khách hàng gặp gỡ sẽ mất nhiều thời gian. Nhưng cũng có khi đươc sử dụng đối với các khách hàng quen thuộc của Công ty. Khi đã quen biết việc giao kết hợp đồng trở nê dễ dàng hơn, chỉ cần các bên chuyển fax cho nhau là cũng có thể ký kết hợp đồng.
III. THỰC TIỄN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP DỊCH VỤ CAO CƯỜNG