I. Đánh giá chung về chính sách quảnlý hoạt động mua hàng thanh toán, bán hàng thu tiền và thực trạng công tác kế toán
1.1.2. Trong công tác kế toánthanh toán với ng Trong công tác kế toánthanh toán với ngời mua, ngời mua, ngời bán ời bán.
1.1.2. Trong công tác kế toán thanh toán với ngTrong công tác kế toán thanh toán với ngời mua, ngời mua, ngời bán.ời bán.
Bên cạnh những u điểm đã đạt đợc, thì công tác kế toán còn một số tồn tại chủ yếu sau đây:
Tồn tại 1: Về phơng pháp kế toán thanh toán với ngời bán trong trờng hợp nhập khẩu hàng.
sổ khi hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục nhập kho tại công ty. Nghĩa là, tr- ờng hợp hàng nhập khẩu đã về đến cửa khẩu nhng cha về nhập kho công ty, thì các chứng từ phản ánh công nợ với ngời bán cha đợc ghi sổ, cho dù hàng lu tại cửa khẩu có thể giao thoa giữa các kì kế toán khác nhau.
Cách hạch toán nh trên một mặt không đảm bảo đợc yêu cầu ghi sổ đầy đủ, kịp thời của kế toán, mặt khác còn để lại những hậu quả sau:
– Thông tin kế toán không phản ánh đúng thực trạng và những biến động về công nợ với nhà cung cấp.
– Việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ phức tạp hơn, dễ gây nhầm lẫn và khó đối chiếu, kiểm tra về thực trạng công nợ của từng nhà cung cấp nớc ngoài vì có những khoản nợ đã đợc thanh toán xong nhng cha đợc ghi sổ kế toán.
Tồn tại 2: Về phơng pháp kế toán chiết khấu bán hàng.
Việc chỉ ghi sổ chiết khấu bán hàng vào thời điểm đã giao tiền chiết khấu cho cửa hàng cũng là cha hợp lý vì nh vậy là đã bỏ qua việc phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng phát sinh trong tháng. Vì trên thực tế số chiết khấu phải trả và việc thanh toán tiền chiết khấu thờng xảy ra ở hai thời điểm khác nhau, thậm chí ở hai kì kế toán khác nhau. Do vậy việc ghi sổ nh trên một mặt sẽ không phản ánh đúng nghĩa vụ công nợ phát sinh với khách hàng ở mỗi cửa hàng trong tháng, mà mặt khác,, trong trờng hợp khác kì kế toán, còn gây nên việc ghi nhận sai chi phí của kì kế toán, vi phạm nguyên tắc " Cơ sở dồn tích " của kế toán.
Mặt khác, việc hạch toán chiết khấu bán hàng của công ty vào khoản giảm trừ doanh thu nh hiện nay là sai so với quy định của chế độ, bởi bản chất chiết khấu bán hàng của công ty là một khoản chiết khấu thanh toán.
Nguyên nhân là, do thiếu cập nhật thông tin về chế độ kế toán mới đã đợc đa vào áp dụng thực tế, nên kế toán không đặt ra sự phân biệt giữa chiết khấu thanh toán và chiết khấu thơng mại, mà giữ nguyên quan niệm đồng nhất mọi khoản chiết khấu là khoản giảm trừ doanh thu và thói quen hạch toán chiết khấu bán hàng trên tài khoản 521, và cuối kì kết chuyển sang tài khoản phản ánh doanh thu.
• Sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng.
Kết cấu sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng cha thuận tiện cho công tác quản lý nợ phải thu đối với cửa hàng theo tiêu chí quản lý là d nợ định mức cuối tháng. Vì trên sổ chi tiết, số d cuối tháng cha đợc theo dõi chi tiết theo định mức d nợ. Chính vì vậy, sẽ là không thuận tiện cho kế toán trong việc theo dõi và đôn đốc thu nợ ở các cửa hàng theo tiêu chí quản lý đã đặt ra, cũng nh trong việc đa ra nhận xét, so sánh, đánh giá về tình hình công nợ ở cửa hàng qua các kì kế toán khác nhau.
• Sổ Số d chi tiết khách hàng.
Việc theo dõi tập trung tình hình công nợ với của các khách hàng trên cùng một trang sổ chỉ phù hợp với việc thu tiền hàng 1 lần vào cuối tháng, vì vậy nếu trong tơng lai, chính sách thu tiền hàng thay đổi, thì việc ghi sổ nh trên sẽ là không phù hợp.
• Sổ chiết khấu
Căn cứ vào cách tính chiết khấu của kế toán, thì việc tổ chức thêm Sổ chiết khấu là không thực sự cần thiết. Vì số chiết khấu đợc tính dựa trên các chỉ tiêu mà Sổ số d chi tiết khách hàng đã phản ánh đầy đủ. Vì vậy, kế toán có thể thực hiện tính chiết khấu ngay cho từng khách hàng trên sổ số d chi tiết.
Tồn tại 4: Về phơng pháp hạch toán kế toán trên 2 tài khoản 331 và 131.
Hiện nay phần lớn các giao dịch mua, bán đều đợc phản ánh qua sổ TK 131 và 331. Điều này là không hợp lý xét trên các góc độ sau:
– Trên góc độ tuân thủ chế độ kế toán: Việc hạch toán nh trên là vi phạm quy định về nội dung kinh tế của 2 tài khoản 131 và 331, vì hai tài khoản này chỉ đợc dùng để phản ánh và theo dõi công nợ trong thanh toán với ngời mua, ng- ời bán mà thôi.
– Xét trên góc độ quản lý công nợ, thì cách sử dụng 2 tài khoản 131, 331 nh trên sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc tập hợp và cung cấp thông tin chính xác về tình hình công nợ thực tế phát sinh, tại mọi thời điểm trong kì và cuối kì kế toán. Điều đó sẽ làm giảm chất lợng và tiến độ cung cấp thông tin kế toán.
Tồn tại 5: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì.
hiện. Công tác kế toán mới chỉ dừng lại ở việc ghi chép và cung cấp thông tin cho việc lập các Báo cáo tài chính, mà cha thực hiện vai trò tham mu của kế toán cho các hoạt động quản trị. Vì vậy hiệu quả của công tác kế toán trong quản lý công nợ còn rất hạn chế.
Tồn tại 6: Về phân công lao động kế toán trong phần hành kế toán thanh toán.
Hiện nay, phần hành kế toán thanh toán do một kế toán viên và kế toán trởng đảm nhiệm. Tuy nhiên, kế toán viên lại đang kiêm nhiệm cả chức năng của một thủ quỹ. Việc phân công lao động nh vậy, một mặt làm ảnh hởng đến hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán thanh toán, mặt khác còn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm của ngời làm kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành.
II. Hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán
và hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu qủa công tác kế toán trong quản lý công nợ.
II.1. Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện chính sách quản lý hoạt động thanh toán tại công ty.
• Đối với chính sách thanh toán tiền bán hàng với cửa hàng.
Để rút ngắn thời gian lu chuyển của tiền, và thuận tiện hơn cho công tác kế toán trong việc ghi nhận, xử lý thông tin và giám sát chặt chẽ tình hình công nợ và quá trình thu hồi nợ ở cửa hàng, việc thanh toán tiền hàng nên đợc tiến hành định kì. Khoảng cách thời gian giữa mỗi lần nộp tiền hàng là từ 7-10 ngày. Khi cửa hàng nộp tiền hàng, cần nộp kèm các Bảng kê thanh toán tơng ứng (có ghi rõ ngày tháng lập và đánh số thứ tự liên tục), và Sổ Nhật ký bán hàng để kế toán đối chiếu kiểm tra.
• Đối với việc thanh toán tiền chiết khấu cho cửa hàng:
Việc thanh toán tiền chiết khấu cũng nên đợc thực hiện trả định kì ( 7-10 ngày/lần). Tuy nhiên số tiền thanh toán mỗi lần có thể linh hoạt, tuỳ thuộc vào từng thời điểm và số lợng giao dịch do kế toán ớc tính trong kì kế toán. Kế toán chỉ thực hiện chi trả tiền chiết khấu lần tiếp theo nếu số tiền chiết khấu trớc đó đã cơ bản thanh toán hết cho khách hàng và đợc khách hàng kí nhận đầy đủ trên Bảng tính chiết khấu.
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán trong quản lý công nợ tại công ty.
T
hứ nhất: Về phơng pháp kế toán thanh toán với nhà cung cấp trong trờng hợp nhập khẩu hàng.
Để đảm bảo phản ánh đúng thực trạng công nợ của nhà cung cấp trong kì kế toán, kế toán nên tiến hành hạch toán và ghi sổ nh sau:
Khi nhận đợc chứng từ hàng nhập khẩu, đối với trờng hợp hàng cha về, nh- ng đã tiến hành thanh toán, kế toán căn cứ vào giá trị L/C đã thanh toán theo Giấy báo Nợ ngân hàng, ghi nhận một khoản Nợ phải thu của nhà cung cấp trên sổ kế toán:
Nợ TK 331- Phải thu (chi tiết theo đối tợng): tỉ giá hạch toán Có TK 112(1122): tỉ giá hạch toán
Khi hàng đã về đến cửa khẩu Việt Nam, nhng cuối tháng cha về nhập kho công ty, kế toán căn cứ vào Hoá đơn thơng mại, ghi giảm số nợ phải thu của nhà cung cấp, đồng thời ghi tăng số nợ phải trả nếu cha thanh toán hết giá trị của L/C:
Nợ TK 151 (Tỉ giá thực tế): Hàng đang lu tại kho cảng, sân bay Có TK 413: Chênh lệch tỉ giá
Có TK 331 - chi tiết theo đối tợng: Tỉ giá hạch toán
– TK 331 - Số đã thu.
– TK 331 - Số còn phải trả.
( Khi hàng về nhập kho, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu Nhập kho ghi:
Nợ TK 152,156 : Tỉ giá thực tế Có TK 151: Tỉ giá thực tế.)
Sau đó, nếu giá trị của L/C cha đợc thanh toán hết, kế toán thanh toán tiếp tục theo dõi tình hình thanh toán L/C và căn cứ vào Giấy báo Nợ ngân hàng để làm căn cứ ghi giảm Khoản phải trả nhà cung cấp:
Có TK 112(1122): Tỉ giá hạch toán.
Sơ đồ 3.1: Kế toán thanh toán với ngời bán trờng hợp hàng lu cửa khẩu giao thoa giữa hai kì kế toán khác nhau Thứ hai: Về phơng pháp kế toán thanh toán chiết khấu bán hàng.
Để đảm bảo việc tuân thủ chế độ kế toán, và phản ánh đúng biến động về tình hình nợ phải trả khách hàng (cửa hàng) trong tháng, em xin đề nghị phơng pháp kế toán thanh toán chiết khấu cho khách hàng nh sau:
Vào cuối tháng, sau khi lập xong Bảng tính chiết khấu cho mỗi cửa hàng, (đã đợc Kế toán trởng và Giám đốc kí duyệt), kế toán ghi sổ khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng theo từng cửa hàng:
Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán
Có TK 131: Số tiền chiết khấu phải trả cho khách hàng ở từng cửa hàng.
Định kì, khi thực trao tiền cho cửa hàng để chi trả chiết khấu cho khách hàng, kế toán phản ánh:
Nợ TK 131- chi tiết theo từng cửa hàng: Số tiền chiết khấu đã chi mỗi lần. Có TK 111: Số tiền chiết khấu đã trao cho cửa hàng.
Phơng pháp kế toán này sẽ giúp kế toán giám sát chặt chẽ hơn quá trình thanh toán chiết khấu bán hàng cho khách hàng ở từng cửa hàng, nhờ đó sẽ đảm bảo đợc việc thanh toán số chiết khấu phải trả cho từng khách hàng đợc thực hiện nghiêm túc, kịp thời.
TK 112 TK 331 TK 151
TK 413
Trị giá L/C đã thanh toán (một phần hay toàn bộ )
Hàng lưu tại cửa khẩu, cuối tháng chưa về nhập kho
Chênh lệch giảm tỉ giá
TK 111 TK 131 TK 635
Thứ ba: Về hệ thống sổ chi tiết TK 131.
• Sổ chi tiết TK 131- Cửa hàng: Để thuận tiện cho việc quản lý, đánh giá tình hình công nợ ở các cửa hàng vào cuối tháng, sổ chi tiết TK 131 - Cửa hàng nên thực hiện chi tiết số d theo định mức công nợ.
Theo đó, kết cấu sổ chi tiết TK 131 có thể thiết kế nh sau:
Biểu số: 3.1
Sổ chi tiết TK 131 đối tợng: Cửa hàng…….. Năm: ………
Ntgs Chứng
từ Diễn giải Só d đầu tháng
Số phátsinh Số d cuối tháng Sh Nt TĐm NĐm Cộn g Nợ Có TĐm NĐm Cộng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tháng 1 SD ĐT ** * *** ….. …. ….. …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx Tháng 2 SD ĐT ** * *** …… ….. …… Cộng phát sinh *** *** SD CT Xx X Xxx ….. ….. ….. ……. …… . …. ….. ….. ….. ….. …… ……. Chú thích: TĐM: Trong định mức NĐM: Ngoài định mức. (10) = {(7) + (8)} x tỉ lệ định mức (11) = (12) - (10) • Sổ số d chi tiết khách hàng. 86
cuối tháng, Sổ số d chi tiết nên tiến hành theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng trên từng trang sổ riêng biệt.
(Đồng thời trên các Bảng kê thanh toán cũng cần đánh số thứ tự liên tục cho đến hết năm, và ghi rõ ngày tháng lập, để kế toán làm căn cứ ghi sổ)
Ngoài ra để giảm bớt việc ghi sổ Chiết khấu bán hàng, Sổ số d chi tiết nên thêm các chỉ tiêu dòng sau đây:
– Dòng tính chiết khấu 3%
– Dòng tính thởng 1%
– Dòng tính phạt 1%
– Dòng tổng cộng chiết khấu
Trong trờng hợp cửa hàng muốn đối chiếu số chiết khấu do cửa hàng tính đợc với số liệu của kế toán, thì có thể sử dụng ngay Bảng tính chiết khấu do kế toán lập để đối chiếu.
Vì Sổ số d chi tiết đợc thiết kế trên máy, nên việc cộng sổ, sao chép số liệu và tính toán sẽ giảm thiểu đợc sự sai sót về các phép toán cũng nh số liệu sao chép. Ngoài ra, còn rút ngắn đợc thời gian ghi sổ và tính toán số liệu. Nhờ đó, hiệu qủa của công tác kế toán sẽ tăng lên đáng kể.
Biểu số: 3.2. Sổ số d chi tiết khách hàng Đối tợng: Cửa hàng .… Năm:……… Khách hàng:……….ĐịaChỉ: ………
Ntgs BKTT Diễn giải Số d Số phát sinh Số d cuối
tháng Sh Nt Nợ có Tháng 1 SD Đầu tháng **** *** *** *** Lấy hàng ** Nộp tiền * **** **** **** Lấy hàng *** Nộp tiền ** ….. ….. ….. ….. ….. …. …… …….. Cộng Xxx xxx Sd cuối tháng ***** Chiết khấu 3% ** Thởng 1% ** Phạt 1% ** Cộng Chiết khấu ***
…… ….. …. …. …. ….. …. ……Chú thích: Chú thích:
BKTT: Bảng kê thanh toán.
Thứ t : Về phơng pháp hạch toán trên 2 TK 131 và 331.
Để đảm bảo tuân thủ quy định về nội dung kinh tế của tài khoản theo quy định của chế độ kế toán, hơn nữa cũng là để việc quản lý và cung cấp thông tin về tình hình công nợ với nhà cung cấp đợc thuận lợi hơn, kế toán chỉ nên thực hiện phản ánh vào tài khoản 131 và 331 số nợ thực tế đã phát sinh với khách hàng và nhà cung cấp.
Thứ năm: Về việc phân tích, đánh giá tình hình công nợ cuối kì.
Hiệu quả quản lý của kế toán đối với vấn đề công nợ với ngời mua, ngời bán, không chỉ thể hiện ở việc ghi chép, phản ánh trung thực, chính xác, đầy đủ tình hình và những biến động về công nợ, mà cao hơn nữa là ở việc : từ những thông tin ghi chép đợc, kế toán có thể đa ra đợc những đánh giá, nhận xét gì để giúp ích cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Điều đó thực sự là quan trọng trong nền kinh tế thị trờng hiện nay khi mà thông tin đóng vai trò quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp.
• Phân tích tình hình Nợ phải thu ở các cửa hàng.
Hiện nay, khi mà công ty đang quản lý công nợ ở các cửa hàng bằng định mức d nợ cuối tháng, và có chế độ thởng, phạt đối với việc thu hồi tiền hàng, thì việc lập các báo cáo kế toán về tình hình công nợ của các cửa hàng là điều rất cần thiết. Theo tiêu chí quản lý trên, kế toán có thể lập "Bảng phân tích tình hình nợ phải thu " cho mỗi cửa hàng, kèm theo là những nhận xét, đánh giá giải trình bằng lời.
Biểu số:3.3
Bảng phân tích tình hình nợ phải thu Đối tợng: Cửa hàng …………. Ngày …… tháng…….năm. ..… Chỉ tiêu Kì gốc (tháng, quý) Kì phân tích (tháng,quý) Kì phân tích so với kì gốc
Số tuyệt đối Số tơng đối