HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI HỘI SỞ CHÍNH NGÂN HÀNG TECHCOMBANK

TẠI HỘI SỞ CHÍNH NGÂN HÀNG TECHCOMBANK

3.1 Phân tích hệ thống 3.1.1Mục tiêu của hệ thống

- Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin cập nhập cũng như những thay đổi như gửi tiền vào TK, thanh toán cho khách hàng, trả lãi,...

- Tính tóan chính xác các nghiệp vụ liên quan tới sự thay đổi của tiền gửi tiết kiệm của dân cư: khách hàng gửi tiền,thanh toán cho khách hàng tính lãi dự trả,thoái chi lãi,…

- Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến tiền gửi tiết kiệm của dân cư lên Ban Giám đốc

- Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

- Giúp Ngân hàng tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớt đội ngũ nhân công, tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí, sai sót có thể xảy ra trong quản lý tiền gửi tiết kiệm của dân cư.

Ngoài ra, yêu cầu của hệ thống là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.

3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán - Một số quy định của ngân hàng

* Thủ tục gửi tiền tiết kiệm lần đầu:

Người gửi tiền phải trực tiếp thực hiện giao dịch gửi tiền tại Techcombank và xuất trình giấy tờ sau:

+ Đối với người gửi tiền là cá nhân Việt Nam phải xuất trình giấy CMND hoặc hộ chiếu còn thời hạn hiệu lực. Đối với người gửi tiền là cá nhân nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu được cấp thị thực còn thời hạn hiệu lực; nếu người gửi tiền

đó nhập cảnh được miễn thị thực theo quy định của pháp luật về nhập cảnh, thì xuất trình hộ chiếu còn thời hạn hiệu lực.

+ Đối với người gửi tiền là người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật,ngoài xuất trình giấy CMND hoặc hộ chiếu còn thời hạn hiệu lực,phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ,người đại diện

Người gửi tiền phải đăng ký chữ kí mẫu lưu tại Techcombank. Nếu người gửi tiền không thể viết được dưới bất kì hình thức nào thì giao dịch viên hướng dẫn người gửi tiền đăng kí mã số hoặc kí hiệu đặc biệt thay cho chữ kí mẫu. Cán bộ phòng kế toán giao dịch techcombank thực hiện các thủ tục nhận tiền gửi tiết kiệm và cấp thẻ (sổ) tiết kiệm cho người gửi lần đầu sau khi người gửi tiền đã hoàn tất các thủ tục cần thiết theo quy định hiện hành của Techcombank

*Thủ tục gửi tiền tiết kiệm lần tiếp theo:

Techcombank quy định thủ tục nhận gửi tiết kiệm cho khách hàng đã có tiền gửi tiết kiệm phù hợp theo mô hình quản lí, trình độ ứng dụng công nghệ trong từng thời kì, đảm bảo việc nhận tiền gửi tiện lợi, chính xác và an toàn tài sản

Đối với giao dịch gửi tiền trong các lần tiếp theo vào thẻ (sổ) tiết kiệm đã được cấp, người gửi tiền có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua người khác theo quy định của Techcombank

- Mô tả bài toán

 Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền :

- Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền tiết kiệm lần đầu tiên:

Kế toán giao dịch (giao dịch viên) có nhiệm vụ mở 1 tài khoản tiết kiệm mới cho khách hàng. Khách hàng sẽ đưa cho giao dịch viên Chứng minh nhân dân (CMND). Giao dịch viên căn cứ vào CMND để đối chiếu kiểm tra thông tin khách hàng và hướng dẫn khách hàng lập giấy mở tài khoản, giấy gửi tiền. Khách hàng tham khảo bảng kê tính lãi để chọn loại kỳ hạn. Sau khi đối chiếu, kiểm tra thông tin khách hàng, giao dịch viên thu tiền và lập thẻ tiết kiệm cho khách hàng. Thẻ tiết kiệm được giao cho kế toán trưởng phê duyệt. Sau khi thẻ tiết kiệm được duyệt, giao dịch viên giao thẻ tiết kiệm cho khách hàng.

- Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiết kiệm từ lần thứ 2 trở đi:

TH1: Khách hàng yêu cầu gửi thêm tiền vào tài khoản chi tiết đã có:

Điều kiện gửi: Loại tiền gửi và kỳ hạn gửi phải là loại tiền gửi và kỳ hạn gửi mà khách hàng đã đăng ký khi mở tài khoản chi tiết đó.

Giao dịch viên sẽ tra cứu theo tài khoản nhóm (Mỗi tài khoản nhóm tương ứng với một loại tiền) đã có của khách hàng căn cứ vào thẻ tiết kiệm đã được mở, hoặc tra cứu theo số hồ sơ khách hàng (CIF). Khách hàng viết giấy gửi tiền vào tài khoản.

TH2: Khách hàng yêu cầu mở mới hoàn toàn: GDV tìm theo số CIF của khác hàng

 Loại tiền gửi khác những lần trước: giao dịch viên sẽ mở tài khoản

cho khách hàng như trên nhưng theo số CIF đã có

 Loại tiền gửi là loại tiền đã gửi những lần trước, giao dịch viên mở tài

khoản cho khách hàng như trên nhưng theo tài khoản nhóm đã có

 Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền:

- Nếu khách hàng chỉ lĩnh lãi:

Khách hàng đưa thẻ tiết kiệm cho kế toán giao dịch. Căn cứ bảng kê tính lãi thời điểm khách hàng gửi tiền, giao dịch viên sẽ tính lãi cho khách hàng. Sau khi thông báo lãi hiện có cho khách hàng, tùy vào yêu cầu của khách hàng là lĩnh hết lãi hoặc lĩnh một phần lãi, giao dịch viên sẽ viết phiếu chi tiền, và đưa khách hàng ký tên, sau đó đưa kế toán trưởng phê duyệt. Chứng từ được đưa vào lưu kho.

Nếu khách hàng lĩnh lãi định kỳ, khách hàng chỉ rút 1 phần lãi thì kế toán phải nhập lãi vào gốc và hạch toán tăng tiền tiết kiệm cho khách hàng vào kỳ sau.

- Nếu khách hàng chỉ rút tiền gốc (lĩnh hết hoặc một phần):

Kế toán giao dịch lập phiếu chi tiền như trên, đóng sổ tiết kiệm cũ và lập thẻ tiết kiệm mới với quy trình như trên.

- Nếu khách hàng lĩnh cả gốc lẫn lãi:

Kế toán lập phiếu chi tiền, đưa khách hàng ký tên, kế toán trưởng phê duyệt, cuối ngày kiểm tra lại và lưu kho. Đồng thời đóng thẻ tiết kiệm của khách hàng

Kế toán giao dịch thông báo số dư tài khoản: gốc, lãi

Kế toán giao dịch viết phiếu chi tiền cho toàn bộ gốc và lãi của thẻ tiết kiệm cũ. Căn cứ theo yêu cầu chuyển kỳ hạn là cả gốc và lãi, hay chỉ chuyển gốc, kế toán giao dịch sẽ yêu cầu khách hàng viết giấy gửi tiền với số tương ứng, và mở thẻ tiết kiệm mới cho khách hàng.Thẻ tiết kiệm cũ lưu kho

 Khi khách hàng có nhu cầu gộp các thẻ tiết kiệm đã có vào một thẻ :

Kế toán giao dịch thông báo số dư tài khoản: gốc, lãi

Kế toán giao dịch viết phiếu chi tiền cho toàn bộ gốc và lãi của các thẻ tiết kiệm muốn gộp.

Căn cữ theo yêu cầu của khách hàng gộp thẻ có gửi thêm tiền hay, kế toán giao dịch sẽ yêu cầu khách hàng viết giấy gửi tiền với số tương ứng, và mở thẻ tiết kiệm mới cho khách hàng. Thẻ tiết kiệm cũ lưu kho

 Khi khách hàng bị mất thẻ tiết kiệm:

Khách hàng lập giấy báo mất thẻ.Kế toán giao dịch phong tỏa tài khoản, hẹn khách hàng 15 ngày sau giải quyết. Dựa trên CMND và chữ ký của khách hàng, Kế toán thu phí, hạch toán và làm lại thẻ tiết kiệm cho khách hàng. Nếu thẻ tiết kiệm đã đến hạn thì tất toán, nếu chưa thỉ làm bình thường, đến hạn ra tất toán và gửi lại hoặc không.

 Khi thẻ tiết kiệm của khách hàng bị sai :

Kế toán căn cứ CMND, chữ ký của khách hàng, sửa lại thẻ cho khách hàng. Sau đó sửa lại thông tin sai đã lưu trong hệ thống.

 Báo cáo :

Cuối ngày, Kế toán giao dịch lập bảng kê các nghiệp vụ lĩnh gửi tiền gửi tiết kiệm phát sinh trong ngày với mỗi giao dịch viên.

Cuối kỳ (hoặc khi có yêu cầu), kế toán lập các báo cáo:

 Báo cáo các khoản lĩnh tiền gửi tiết kiệm phát sinh trong kỳ

 Báo cáo các khoản gửi phát sinh trong kỳ

 Báo cáo số dư cuối kỳ

- Ma trận thực thể chức năng Các thực thể

a. Giấy mở tài khoản b. Giấy gửi tiền c. Bảng kê tính lãi d. Bảng tỷ giá ngoại tệ e. Thẻ tiêt kiệm

f. Phiếu chi tiền

g.Bảng kê lĩnh, gửi trong ngày

h.Báo cáo các khoản gửi cuối kỳ

i.Báo cáo các khoản lĩnh cuối kỳ

j. BC số dư hiện có

Các chức năng a b c d e f h i j k

1. Mở tài khoản tiền gửi R R R R C

2.Thanh toán tiền gửi C R R

,U

C

3. Theo dõi thẻ tiết kiệm R R R C C

3.Báo cáo C C C C

3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm - logic - Biểu đồ luồng dữ liệu:

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2: + Chức năng “Mở tài khoản tiền gửi”

+ Chức năng “Thanh toán tiền gửi”