B. NỘI DUNG
2.3.2.1. Lập kế hoạch kiểm toỏn cỏc khoản nợ phải trả
Kế hoạch kiểm toỏn tổng thể được lập cho toàn bộ cuộc kiểm toỏn, cỏc thụng tin được thu thập trờn phạm vi toàn bộ hoạt động của khỏch hàng. Trong giới hạn của chuyờn đề này, em chỉ đi sõu vào cỏc thụng tin liờn quan đến kiểm toỏn cỏc khoản phải trả nhà cung cấp và cỏc khoản vay.
Sau khi KTV đó thu thập được cỏc thụng tin cơ bản về khỏch hàng như đó trỡnh bày ở phần trờn, KTV tiến hành đỏnh giỏ hệ thống KSNB của khỏch hàng.
a) Đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng
Trong kiểm toỏn cỏc khoản phải trả nhà cung cấp và cỏc khoản vay, việc đỏnh giỏ hệ thống KSNB của khỏch hàng của KTV thường được thực hiện thụng qua sự hiểu biết về mụi trường kiểm soỏt, hệ thống kế toỏn, cỏc thủ tục kiểm soỏt và kiểm toỏn nội bộ (nếu cú).
Tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt
Mụi trường kiểm soỏt bao gồm toàn bộ nhõn tố bờn trong đơn vị và bờn ngoài đơn vị cú tớnh mụi trường tỏc động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của cỏc loại hỡnh kiểm soỏt nội bộ. Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch kiểm
toỏn, cỏc KTV sẽ bổ sung thờm những hiểu biết của mỡnh để xỏc định rừ cỏc yếu tố cú ảnh hưởng lớn tới khỏch thể kiểm toỏn.
Đối với khỏch hàng truyền thống, cỏc thụng tin về mụi trường kiểm soỏt ớt khi thay đổi qua cỏc năm, vỡ vậy AASC sẽ cập nhật những thụng tin này qua hồ sơ kiểm toỏn năm trước.
Đối với khỏch hàng mới, để đạt được sự hiểu biết về mụi trường kiểm soỏt, trưởng nhúm kiểm toỏn sẽ tiến hành gặp gỡ trực tiếp với Ban Giỏm đốc cụng ty khỏch hàng, qua đú thu thập những thụng tin về cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành nội bộ. Đồng thời qua việc tiếp xỳc này, trưởng nhúm kiểm toỏn sẽ hiểu được phần nào về đặc điểm, phong cỏch làm việc của Ban lónh đạo, một yếu tố cấu thành quan trọng trong mụi trường kiểm soỏt của khỏch hàng. Trờn cơ sở đú, KTV cú thể đỏnh giỏ tổng thể về thỏi độ, nhận thức hoạt động của lónh đạo khỏch hàng nhằm khẳng định tớnh hợp lý của độ tin cậy về hệ thống KSNB.
Cụng ty ABC là khỏch hàng kiểm toỏn năm thứ 2 của AASC vỡ vậy
những hiểu biết về mụi trường kiểm soỏt của cụng ty được tham khảo từ hồ sơ kiểm toỏn năm 2007. Qua tỡm hiểu, KTV nhận thấy trong năm kiểm toỏn, cụng ty khụng cú gỡ thay đổi lớn. Đỏnh giỏ của KTV về mụi trường kiểm soỏt của cụng ty ABC: mụi trường kiểm soỏt của cụng ty chưa được chặt chẽ, hoạt động của ban kiểm soỏt chưa đạt hiệu quả cao, hệ thống cỏc văn bản phục vụ nội bộ chưa hoàn chỉnh, cần phải bổ sung thờm.
Cụng ty XYZ là khỏch hàng kiểm toỏn năm đầu tiờn của AASC vỡ vậy
việc tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt được tiến hành rất kỹ và thu được kết quả như sau:
- Tỡm hiểu về cơ cấu tổ chức của XYZ: Cơ quan quyết định cao nhất của Cụng ty là Đại hội đồng cổ đụng. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Cụng ty do Đại hội đồng cổ đụng bầu và miễn nhiệm. Ban Kiểm soỏt là cơ quan kiểm soỏt hoạt động của Cụng ty do Đại hội đồng cổ đụng bầu và miễn
nhiệm. Tại Cụng ty, Giỏm đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và là người điều hành sản xuất kinh doanh của Cụng ty, là người đại diện theo phỏp luật của Cụng ty.
Thành viờn trong Hội đồng quản trị bao gồm 1 chủ tịch, 1 phú chủ tịch và 7 uỷ viờn. Ban Giỏm đốc gồm 1 Tổng Giỏm đốc và 2 Phú Tổng Giỏm đốc. Ban Kiểm soỏt gồm 1 trưởng ban và 2 thành viờn.
- Tỡm hiểu về phong cỏch quản lý: Ban Giỏm đốc của XYZ là người cú hiểu biết về tài chớnh, cú đầu úc kinh doanh nhanh nhạy. Đõy là một người được đỏnh giỏ cao trong giới doanh nhõn.
Cỏc vị trớ quan trọng khỏc như kế toỏn trưởng, trưởng phũng kinh doanh, trưởng phũng vật tư, trưởng phũng nhõn sự đều là những người gắn bú với cụng ty lõu năm và trợ giỳp cú hiệu quả cho cụng tỏc quản lý của Giỏm đốc.
- Tỡm hiểu về thủ tục kiểm soỏt: hàng thỏng bộ phận kế toỏn lập cỏc bỏo cỏo quản trị gửi lờn Ban Giỏm đốc. Trờn cơ sở xem xột cỏc bỏo cỏo này, Giỏm đốc sẽ đưa ra cỏc thủ tục kiểm soỏt với những vấn đề phỏt hiện được trong xử lý thụng tin.
Cỏc bộ phận trong phũng kế toỏn cú sự phõn tỏch chức năng khỏ hiệu quả cũng như cú sự tỏch biệt nhiệm vụ giữa phũng kế toỏn và cỏc phũng ban chức năng khỏc cú liờn quan.
- Tỡm hiểu về chớnh sỏch nhõn sự: cỏc vị trớ quan trọng trong cụng ty được trả lương khỏ cao, điều này củng cố thờm sự gắn bú và tận tõm của cỏc nhõn viờn với cụng việc. Ngoài ra, cụng ty cú chớnh sỏch tuyển dụng, đào tạo nhõn viờn khỏ chặt chẽ, chớnh sỏch khen thưởng kỷ luật hợp lý.
Đỏnh giỏ: mụi trường kiểm soỏt của XYZ khỏ tốt.
Dưới đõy là phần trớch giấy làm việc tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt tại khỏch hàng XYZ.
Bảng 9: Trớch giấy làm việc của KTV, tỡm hiểu và đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt khỏch hàng XYZ
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
THÀNH VIấN INPACT QUỐC TẾ
Tờn khỏch hàng: XYZ Tham chiếu: B1
Niờn độ kế toỏn: 01/01 - 31/12/2007 Người thực hiện: HAT Người được phỏng vấn: Phú Giỏm đốc Ngày thực hiện:15/02/2008
Tỡm hiểu và đỏnh giỏ mụi trường kiểm soỏt
1. Cỏc quy định, chớnh sỏch của Đơn vị và cỏc đỏnh giỏ sơ bộ (về tài chớnh, kế hoạch, nhõn
sự, kinh doanh, hành chớnh…)
- Về tài chớnh: cú sự phõn cụng phõn nhiệm giữa cỏc bộ phận trong phũng kế toỏn
- Về nhõn sự: cú chớnh sỏch thu hỳt và giữ được những nhõn viờn lõu năm, cú nhiều kinh nghiệm và đúng gúp cho cụng ty. Chớnh sỏch tiền lương, khen thưởng kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo tốt.
2. Cơ chế kiểm tra giỏm sỏt đang thực hiện và cỏc đỏnh giỏ sơ bộ(Ban Kiểm soỏt, sự giỏm
sỏt giữa cỏc bộ phận, phõn cụng phõn nhiệm…)
- Cú sự tỏch biệt nhiệm vụ giữa cỏc bộ phận, hàng thỏng cú cỏc bỏo cỏo quản trị để Bam Giỏm đốc xem xột và cú quyết định phự hợp.
3. Cỏc thụng tin về việc chấp hành cỏc quy định, chớnh sỏch (cỏc hỡnh thức khen thưởng , kỷ
luật đó nhận, cỏc vụ việc liờn quan đến việc tuõn thủ phỏp luật…)
- Chấp hành cỏc quy định nhà nước về lao động, tài chớnh.
4. Nhận xột về Ban giỏm đốc(tớnh chớnh trực, năng lực, khả năng thụng đồng/gian lận giữa cỏc
thành viờn…)
- Giỏm đốc cú hiểu biết tốt về tài chớnh, đầu úc kinh doanh nhanh nhạy. - Coi trọng hoạt động kiểm soỏt nội bộ.
( Trớch giấy làm việc KTV lưu trong Hồ sơ kiểm toỏn năm) Tỡm hiểu hệ thống kế toỏn của khỏch hàng
Việc đỏnh giỏ hệ thống KSNB thụng qua tỡm hiểu hệ thống kế toỏn được thực hiện thụng qua bảng cõu hỏi đó được thiết kế sẵn.
Dưới đõy là một phần giấy làm việc lưu trong hồ sơ kiểm toỏn chung của cụng ty ABC.
Bảng 10: Trớch giấy làm việc, đỏnh giỏ hệ thống KSNB tại ABC
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
THÀNH VIấN INPACT QUỐC TẾ
Tờn khỏch hàng: ABC Tham chiếu:B2
Niờn độ kế toỏn: 01/01 - 31/12/2007 Người thực hiện:NTT Người được phỏng vấn: Kế toỏn trưởng Ngày thực hiện:28/02/2008
Tỡm hiểu bộ phận kế toỏn
Cõu hỏi tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ Cú Khụng Khụng ỏp dụng
1. Cỏc chức danh trong bộ mỏy kế toỏn cú hợp lý khụng?
2. Những thay đổi trong cụng việc được phõn cụng cú được cập nhật thường xuyờn hay khụng?
3. Cụng việc được phõn cụng, nhiệm vụ của từng nhõn viờn kế toỏn cú được quy định bằng văn bản khụng?
4. Kế toỏn trưởng cú được đào tạo theo đỳng chuyờn ngành kế toỏn, tài chớnh hay khụng?
5. Kế toỏn tổng hợp cú được đào tạo theo đỳng chuyờn ngành kế toỏn, tài chớnh hay khụng?
6. Cỏc nhõn viờn khỏc thuộc bộ phận kế toỏn, tài chớnh cú được đào tạo về chuyờn ngành mà mỡnh đang làm việc khụng?
7. Cụng việc của những người nghỉ phộp cú được người khỏc đảm nhiệm hay khụng?
8.Cỏc nhõn viờn cú được gửi đi đào tạo lại hoặc tham gia cỏc khoỏ học cập nhật kiến thức mới về TCKT, thuế hay khụng?
9. Mọi thư từ, tài liệu gửi đến bộ phận kế toỏn cú được Ban giỏm đốc xem xột trước khi chuyển tới cỏc bộ phận thực thi khụng?
10.Cụng ty cú quy định khi cung cấp tài liệu, thụng tin CKTT ra bờn ngoài phải được sự phờ duyệt của cấp lónh đạo khụng?
Kết luận: Hệ thống KSNB đối với nhõn sự kế toỏn Khỏ Trung Bỡnh Yếu
Đối với cụng ty XYZ, là khỏch hàng kiểm toỏn năm đầu nờn cỏc KTV tiến hành lập bảng cõu hỏi và thực hiện phỏng vấn trực tiếp những người cú liờn quan. Dưới đõy là phần giấy làm việc của KTV thực hiện thủ tục tỡm hiểu về KSNB đối với nhõn sự kế toỏn của cụng ty XYZ.
Bảng 11: Tỡm hiểu bộ phận kế toỏn tại khỏch hàng XYZ
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
THÀNH VIấN INPACT QUỐC TẾ
Tờn khỏch hàng: XYZ Tham chiếu:B2
Niờn độ kế toỏn: 01/01 - 31/12/2007 Người thực hiện:HAT
Người được phỏng vấn: Kế toỏn trưởng Ngày thực hiện:15/02/2008
Tỡm hiểu bộ phận kế toỏn
Cõu hỏi tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ Cú Khụng Khụng ỏp dụng
1. Cỏc chức danh trong bộ mỏy kế toỏn cú hợp lý khụng?
2. Những thay đổi trong cụng việc được phõn cụng cú được cập nhật thường xuyờn hay khụng?
3. Cụng việc được phõn cụng, nhiệm vụ của từng nhõn viờn kế toỏn cú được quy định bằng văn bản khụng?
4. Kế toỏn trưởng cú được đào tạo theo đỳng chuyờn ngành kế toỏn, tài chớnh hay khụng?
5. Kế toỏn tổng hợp cú dược đào tạo theo đỳng chuyờn ngành kế toỏn, tài chớnh hay khụng?
6. Cỏc nhõn viờn khỏc thuộc bộ phận kế toỏn, tài chớnh cú được đào tạo về chuyờn ngành mà mỡnh đang làm việc khụng?
7. Cụng việc của những người nghỉ phộp cú được người khỏc đảm nhiệm hay khụng?
8.Cỏc nhõn viờn cú được gửi đi đào tạo lại hoặc tham gia cỏc khoỏ học cập nhật kiến thức mới về TCKT, thuế hay khụng?
9. Mọi thư từ, tài liệu gửi đến bộ phận kế toỏn cú được Ban giỏm đốc xem xột trước khi chuyển tới cỏc bộ phận thực thi khụng?
10.Cụng ty cú quy định khi cung cấp tài liệu, thụng tin CKTT ra bờn ngoài phải được sự phờ duyệt của cấp lónh đạo khụng?
Kết luận: Hệ thống KSNB đối với nhõn sự kế toỏn Khỏ Trung Bỡnh Yếu
Tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt đối với khoản phải trả nhà cung cấp và cỏc khoản vay
Với cụng ty ABC là khỏch hàng truyền thống, cụng việc tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt đối với khoản phải trả nhà cung cấp và cỏc khoản vay đó được thực hiện từ năm trước. Trong năm được kiểm toỏn, cỏc thủ tục này khụng cú sự thay đổi đỏng kể. Dựa vào kết quả kiểm toỏn những năm trước, KTV đỏnh giỏ thủ tục kiểm soỏt của ABC đối với cỏc khoản nợ phải trả này ở mức trung bỡnh.
Cụng ty XYZ là khỏch hàng kiểm toỏn năm đầu, để nắm bắt thụng tin
về kiếm soỏt nội bộ đối với cỏc thủ tục kiểm soỏt khoản phải trả nhà cung cấp và cỏc khoản vay, KTV tiến hành lập bảng cõu hỏi và phỏng vấn những người cú liờn quan. Dưới đõy là phần trớch giấy làm việc của KTV thực hiện cụng việc này:
Bảng 12: Tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt đối với khoản phải trả nhà cung cấp tại XYZ
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Tờn khỏch hàng: XYZ Tham chiếu: B7 Niờn độ kế toỏn: 01/01 - 31/12/2007 Người thực hiện:HAT Người được phỏng vấn: Kế toỏn cụng nợ Ngày thực hiện:15/02/2008 Tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt
Cõu hỏi tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ Cú Khụng Khụng ỏp dụng
1. Cú thường xuyờn theo dừi riờng biệt từng khoản phải trả nhà cung cấp khụng? Cụng ty cú thụng tin cho nhà cung cấp trờn cơ sở hoỏ đơn gốc khụng?
2. Cỏc hoỏ đơn mua hàng hoỏ, dịch vụ đề nghị thanh toỏn cú được kiểm tra lại về giỏ cả, số lượng hàng thực tế giao nhận, cỏc phộp tớnh số học, tớnh hợp lý, hợp phỏp của chứng từ trước khi thanh toỏn khụng?
3. Cụng ty cú theo dừi thời hạn thanh toỏn cỏc khoản nợ để kịp thời phỏt hiện cỏc khoản nợ quỏ hạn khụng? 4. Cụng ty cú chủ động thanh toỏn cỏc khoản nợ đến hạn hay
khi bị đũi mới thanh toỏn?
5. Cụng ty cú chủ động thanh toỏn cỏc khoản nợ trong hạn để
được hưởng chiết khấu thanh toỏn hay khụng?
6. Người chịu trỏch nhiệm theo dừi và thanh toỏn cụng nợ cú đồng thời là người chịu trỏch nhiệm mua và nhận hàng khụng?
7. Cú bỏo cỏo thường xuyờn cụng nợ cú gốc ngoại tệ hay
khụng?
8. Cụng ty cú quy định đối chiếu cụng nợ một lần hoặc ớt
nhất một lần vào cuối năm hay khụng?
9. Người chịu trỏch nhiệm thanh toỏn cỏc khoản phải trả cú theo dừi thường xuyờn biến động tỷ giỏ ngoại tệ mà cụng ty đang nhận nợ khụng?
Kết luận: Hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với cỏc khoản phải trả nhà cung cấp Khỏ Trung bỡnh Yếu
Bảng13: Tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt đối với cỏc khoản vay tại XYZ
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN
Auditing and Accounting Financial Consultancy Service Company (AASC)
Tờn khỏch hàng: XYZ Tham chiếu:B10 Niờn độ kế toỏn: 01/01 - 31/12/2007 Người thực hiện:HAT Người được phỏng vấn: Kế toỏn cụng nợ Ngày thực hiện: 15/02/2008 Tỡm hiểu thủ tục kiểm soỏt
Cõu hỏi tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ Cú Khụng Khụng ỏp dụng
1.Cỏc khoản vay và nợ dài hạn cú được lập kế hoạch trước và
phờ chuẩn bởi Ban lónh đạo cụng ty khụng?
2. Cỏc thoả thuận trong cỏc hợp đồng vày và nợ dài hạn cú được kiểm tra định kỳ để đỏnh giỏ việc gia hạn khoản vay hoặc thanh toỏn trước hạn khụng?
3. Cỏc khoản nợ gốc và kế hoạch trả nợ vay cú được xem xột
trước hàng năm khụng?
4. Số dư tiền vay và cỏc khoản nợ tiền lói cú được đối chiếu
với bờn cho vay ớt nhất 1 năm 1lần khụng?
5. Cỏc khoản vay bằng ngoại tệ cú được bảo đảm bằng cỏc
cụng cụ tài chớnh để dự phũng rủi ro hối đoỏi khụng? 6. Cụng ty giao cho một người/bộ phận theodừi, kiểm tra việc
sử dụng tiền vay để đảm bảo tiền vay được sử dụng đỳng mục đớch và hiệu quả khụng?
7.Bỏo cỏo sử dụng tiền vay và hiệu quả sử dụng vốn vay bằng văn bản được gửi cho Ban Giỏm đốc một lần khụng? 8. Cỏc khoản chi phớ vay cú được kiểm tra lại trước khi thanh
toỏn khụng?
Kết luận: Hệ thống kiểm soỏt nội bộ đối với cỏc khoản vay Khỏ Trung bỡnh Yếu
b) Đỏnh giỏ mức độ trọng yếu tại hai khỏch hàng
Việc ước lượng và phõn bổ mức trọng yếu cho cỏc khoản mục là một cụng việc quan trọng trong khi tiến hành kiểm toỏn. Cụng việc này đũi hỏi KTV phải cú úc xột đoỏn nghề nghiệp cũng như trỡnh độ chuyờn mụn vững vàng. Do đú, để nõng cao chất lượng dịch vụ kiểm toỏn BCTC, AASC đó xõy