M TS G II PHÁP HOÀN TH IN CÔNG TÁ CH CH TOÁN CHI P HS NỘ Ả
2.2.2. Những tồn tại
* Về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
của ngành, địa điểm diễn ra các hoạt động sản xuất không cố định, luôn thay đổi phụ thuộc vào từng dự án, công trình. Mặt khác do sự nhận thức của cán bộ kế toán chưa đầy đủ, trình độ kế toán ở các đơn vị chưa đồng đều, bản thân đơn vị chưa tự giác chờ vào sự nhắc nhở của Tổng công ty, vì vậy việc giao nộp chứng từ của nhân viên kế toán Ban, đội thường chậm chễ gây khó khăn cho công tác hạch toán tập trung tại Văn phòng Tổng công ty, dẫn đến công việc kế toán phần lớn dồn vào cuối kỳ, nên không tránh khỏi những sai sót khi hạch toán, các thông tin kế toán được cung cấp chậm. Đây là hạn chế thường gặp ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung. Bên cạnh đó, cũng do kế toán tại các Ban đội còn nhiều hạn chế về năng lực chuyên môn cũng như hạn chế trong cập nhật các quy định, chế độ mới dẫn đến việc một số chứng từ kế toán sử dụng tại các ban đội còn áp dụng theo chế độ cũ. Cụ thể như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi tiền mặt sử dụng tại các ban đội này vẫn còn áp dụng theo quyết định 1141.
* Về hạch toán các khoản mục chi phí
- Hiện nay công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản xuất của sản phẩm tại Tổng công ty chưa có kế toán quản trị, do vậy việc phân loại chi phí theo kế toán quản trị chưa được quan tâm, làm giảm khả năng kiểm soát chi phí của đơn vị.
- Đối với chi phí sử dụng máy thi công đã bao gồm đầy đủ các khoản mục, tuy nhiên chưa được theo dõi cụ thể trên các tài khoản cấp 2 cho từng khoản mục.
Tổng công ty thường không trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi công gây ra sự mất cân đối trong chi phí phát sinh.
Việc trích khấu hao máy thi công một số chi nhánh, ban đội lại hạch toán sang TK 627.
- Đối với chi phí sản xuất chung: Cũng như chi phí sử dụng máy thi công gồm đầy đủ các khoản mục, tuy nhiên chưa được theo dõi cụ thể trên các tài khoản cấp 2 cho từng khoản mục.
Việc mua công cụ dụng cụ có giá trị lớn phục vụ cho quá trình thi công một số đơn vị lại không hạch toán vào tài sản và thường được hạch toán một lần vào chi phí
chung trong kỳ phát sinh cho công trình đó, việc này gây nên sự đột biến về chi phí và bất hợp lý về cơ cấu tỷ lệ các khoản mục chi phí trong kỳ.
Việc tập hợp và phân bổ chi phí SX chung cho các chi nhánh, ban đội chưa hợp lý, không theo một tiêu thức phân bổ thống nhất, còn mang nặng tính chủ quan.
- Công tác kế toán sản phẩm hỏng, thiệt hại ngừng sản xuất chưa được quan tâm. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, việc sản xuất xây lắp bị thiệt hại có nhiều nguyên nhân như: Thời tiết, điều kiện địa lý, do phá đi làm lại. Nếu được quan tâm theo dõi công tác này, Tổng công ty sẽ có nhiều phương án, biện pháp khắc phục để hạn chế mức thấp nhất, nhằm tiết kiệm được chi phí cho DN.
- Hầu như Tổng công ty chỉ tổng hợp chi phí vào cuối năm hoặc khi công trình hoàn thành bàn giao, nên không theo dõi được cơ cấu các khoản mục chi phí qua từng giai đoạn, chính vì vậy giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm chỉ được tính vào cuối năm, dẫn đến việc cung cấp các thông tin và lập các báo cáo kế toán bị chậm trễ, vi phạm nguyên tắc cập nhật trong hạch toán kế toán, có thể dẫn đến sai sót trong công tác hạch toán.
- Các biện phát tăng cường tiết kiệm chi phí SX và hạ giá thành sản phẩm chưa được thực hiện triệt để.
2.3. Một số giải pháp hoàn thiện
Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đang hoạt động theo mô hình “Công ty mẹ- Công ty con” và tiến tới là cổ phần hoá công ty mẹ phù hợp với xu hướng chung của nền kinh tế hiện nay. Từ khi thành lập, Tổng công ty thực hiện việc liên kết theo kiểu hành chính với cơ chế giao vốn và cho đến nay, đã có sự liên kết bền chặt bằng cơ chế đầu tư tài chính là chủ yếu, xác định rõ quyền lợi, trách nhiệm và lợi ích kinh tế giữa công ty mẹ với công ty con, tăng cường năng lực chủ động kinh doanh cho các công ty con, công ty liên kết, tạo điều kiện để từng bước phát triển Tổng công ty. Việc chuyển đổi tổ chức lại theo mô hình này nhằm tạo điều kiện phát triển năng lực và phạm vi kinh doanh của Tổng công ty, thúc đẩy tích tụ vốn, sử dụng hiệu quả tiềm lực tài chính và các nguồn lực khác trong Tổng công ty
phần hoá và sắp xếp các doanh nghiệp thành viên, tăng cường huy động các nguồn vốn khác.
Mục tiêu của Tổng công ty là tiếp tục duy trì vị trí hàng đầu của Tổng công ty trong lĩnh vực xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam đồng thời mở rộng kinh doanh bất động sản, chế biến đồ gỗ xuất nhập khẩu, xuất khẩu lao động nông nghiệp,... Mở rộng địa bàn kinh doanh sang các nước khu vực, chấp hành tốt các chính sách của Nhà nước và đóng góp ngày càng nhiều cho cộng đồng, cho xã hội. Tăng cường công tác quản lý, thực hiện bảo toàn và phát triển vốn nghiên cứu, lựa chọn hình thức, lĩnh vực đầu tư hợp lý, coi trọng việc tích tụ tập trung vốn để đáp ứng các yêu cầu đầu tư trọng điểm, đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trước mắt và lâu dài. Vì vậy quản lý chi phí SX là một trong những mục tiêu quan trọng hàng đầu của Tổng công ty hiện nay nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận của DN. Ngoài ra giá thành sản phẩm còn là căn cứ xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý ở doanh nghiệp. Do vậy công tác kế toán giá thành sản phẩm là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán DN, chi phối đến chất lượng của các phần hành kế toán khác cũng như chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý kinh tế tài chính doanh nghiệp, nên việc hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thànhâtsanr phẩm luôn là một vấn đề cấp thiết. Việc tổ chức kế toán chi phíấmản xuất và tính giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán của Tổng công ty. Việc tổ chức kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chi phí phát sinh ở các chi nhánh, ban đội xây dựng, công trường góp phần tăng cường quản lý tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn một các tiết kiệm và hiệu quả nhất. Từ đó giúp Tổng công ty phấn đầu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Đây chính là điều kiện tạo ưu thế cạnh tranh cho Tổng công ty.
Bên cạnh đó, để hoàn thiện hạch toán kế toán nói chung và hạch toán chi phí SX và tính giá thành sản phẩm nói riêng cần có sự phối hợp đồng bộ của các phòng ban nghiệp vụ trong Tổng công ty, đánh giá một cách khách quan những tồn tại để có phương hướng hoàn thiện hợp lý và hiệu quả.
Qua nghiên cứu tình hình thực tiễn về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tại Tổng công ty Xây dựng Nông nghiệp và Phát triển Nong thôn, từ đó có những đánh giá về ưu, nhược điểm của công tác kế toán tại đơn vị và thấy được sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị như đã phân tích ở trên, em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau:
2.3.1. Về chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm, gây khó khăn cho việc hạch toán là một vấn đề chung cho hầu hết tất cả các doanh nghiệp xây lắp. Tình trạng này không chỉ do nguyên nhân khách quan mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía các chi nhánh, các Ban xây dựng, vì vậy Tổng công ty cần có những quy định chặt chẽ về thời gian giao nộp chứng từ và những biện pháp xử phạt cụ thể khi có vi phạm.
Các chi nhánh, Ban đội xây dựng được đặt tại các địa bàn khác nhau, do trình độ kế toán ở các đơn vị không đồng đều, việc hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu được thực hiện tại phòng kế toán Tổng công ty, nên nhiều khi kế toán tại các đơn vị chưa nắm bắt được kịp thời các văn bản, chế độ của Nhà nước. Vì vậy, Tổng công ty nên tổ chức các buổi phổ biến, hướng dẫn cho kế toán các đơn vị mỗi khi có các văn bản, chế độ mới.
Tổng công ty nên thường xuyên cử cán bộ xuống các đơn vị cơ sở để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị, thấy được những thuận lợi, những khó khăn mà đơn vị thi công đang gặp phải, từ đó tạo điều kiện cho đơn vị thi công trong việc giải quyết những khó khăn về vốn, thanh toán công nợ với khách hàng đảm bảo nguồn vật liệu, nhân công cũng như các chi phí khác... phục vụ cho quá trình thi công được cung ứng một cách kịp thời, đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục. Đồng thời kiểm soát được nguồn tiền là sử dụng đúng mục đích, đúng người, đúng việc và có hiệu quả .
Cùng với các biện pháp trên, việc đưa công nghệ - thông tin vào ứng dụng là rất cần thiết, cần tăng cường nâng cao về trình độ máy tính cũng như nghiệp vụ cho
nhân viên các chi nhánh, Ban xây dựng, tiến tới việc giao dịch và cung cấp thông tin trong toàn Tổng công ty được kết nối qua mạng.
Nếu được giải quyết các vấn đề nêu trên, tình trạng luân chuyển chứng từ chậm sẽ sớm được giải quyết.
2.3.2. Về công tác kế toán quản trị
Hiện nay trong Tổng công ty công tác kế toán quản trị còn chưa được quan tâm, do vậy việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý còn hạn chế, nên ngoài việc phân loại chi phí theo mục đích, công dụng của chi phí, Tổng công ty nên Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí sản xuất với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và quá trình kinh doanh.
Việc phân loại này giúp các nhà quản trị doanh nghiệp xác định được phương hướng và biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Theo cách phân loại này, chi phí được phân chia thành các loại sau:
- Chi phí cơ bản:Là các chi phí liên quan trực tiếp đến quy trình công nghệ sản xuất, chế tạo sản phẩm như: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ dùng trực tiếp vào sản xuất sản phẩm xây lắp... Đối với loại chi phí này không thể cắt bỏ một loại chi phí nào mà phải phấn đấu giảm thấp chi phí thông qua quản lý việc sử dụng chi phí bằng định mức tiêu hao, hoặc cải tiến quy trình công nghệ, hợp lý hoá sản xuất...
- Chi phí chung: Là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý sản xuất có tính chất chung như chi phí quản lý ở các tổ, đội sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với loại chi phí này cần phải tiết kiệm triệt để, hạn chế, thậm chí loại trừ các khoản chi phí không cần thiết, tăng cường quản lý chi phí chung theo dự toán, chế độ chi tiêu.
2.3.3. Về tài khoản sử dụng
Hiện nay các tài khoản theo dõi chi phí tại Tổng công ty được theo dõi riêng cho từng công trình, hạng mục công trình tuy nhiên việc theo dõi này hầu như là do các ban đội xây dựng thực hiện. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lí chi phí của Tổng công ty. Vì vậy Tổng công ty nên theo dõi và cập nhật số dư của các tiểu
khoản chi tiết để thuận tiện hơn cho việc cung cấp thông tin được kịp thời, đầy đủ, chính xác. Các tài khoản này mở chi tiết cho từng ban đội xây dựng, từng công trình, hạng mục công trình.
2.3.4. Về tổ chức bộ máy kế toán
Có thể nói bộ máy kế toán tại Văn phòng Tổng công ty là khá phù hợp, với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, am hiểu ngành nghề kinh doanh của đơn vị, nhiệt tình, năng nổ với công việc. Tuy nhiên cũng cần có sự phân công, phân nhiệm hợp lí hơn nữa, tránh sự chồng chéo trong công việc. Đồng thời cần tổ chức lại công tác kế toán tại các ban đội xây dựng, tuyển dụng những nhân viên có trình độ, tổ chức bồi dưỡng đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho các nhân viên kế toán.
2.3.5. Về hạch toán các khoản mục chi phí
2.3.5.1. Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Mọi công việc thu mua nguyên liệu vật liệu đều do các Chi nhánh, Ban XD, thực hiện ở các công trường khác nhau, do vậy Tổng công ty cần tăng cường một số biện pháp quản lý để tránh được tiêu cực khi các đơn vị thu mua NVL khai tăng hoặc mua không đúng chủng loại, chất lượng , đồng thời khảo sát giá thị trường để xác định đúng giá trị NVL thực tế sử dụng cho công trình, kiểm tra cụ thể các hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT mua NVL, ngoài ra cần phải lập thêm “Phiếu giao nhận vật tư” giữa nhà cung cấp và người mua, phiếu này được lập ngay tại nơi giao nhận hàng theo mẫu sau:
Biểu 29: Phiếu giao nhận vật tư
Ngày tháng năm
Đại diện bên cung ứng vật tư : Địa chỉ
Đại diện bên nhận vật tư : Địa chỉ
Đã tiến hành giao nhận các loại vật tư sau:
STT
Tên gọi, quy cách, chủng loại
VT
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Cộng tiền hàng Thuế GTGT( %) Tổng thanh toán
Đại diện bên giao Đại diện bên nhận
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.3.5.2. Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp
Lao động trực tiếp của Tổng công ty bao gồm cả công nhân trong biên chế và công nhân thuê ngoài, trong đó phần lớn là lao động thuê ngoài. Thường công trình thi công ở địa phương nào thì thuê lao động luôn tại địa phương đó do vậy đã tiết kiệm chi phí đi lại, ăn ở tại công trình. Việc theo dõi cụ thể chi phí nhân công trực tiếp nên mở chi tiết TK 334 thành hai TK cấp 2:
3341- Phải trả công nhân viên 3348- Phải trả người lao động khác
Do vậy trên “ Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 141” cột “ Các TK ghi bên nợ” cần chi tiết Nợ TK 3341, 3348.
2.3.6.3. Khoản mục chi phí sử dụng máy thi công
Tổng công ty nên phân loại khoản mục chi phí sử dụng máy thi công theo quy định. Cùng với việc phân loại nên mở tài khoản cấp 2 tương ứng với từng nội dung phân loại, cụ thể:
6231- Chi phí nhân công 6232- Chi phí vật liệu
6233- Chi phí dụng cụ sản xuất 6234- Chi phí khấu hao máy thi công 6237- Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238- Chi phí bằng tiền khác.
Hiện nay, Tổng công ty chưa tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn cho máy thi công. Điều này rất có thể làm tăng đột biến chi phí sản xuất kinh doanh (chi