1.2.2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để hạch toán chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụngTài khoản 621- Chi phí NVL trực tiếp. Nguyên vật liệu sử dụng trong SXKD của Tổng công ty bao gồm:
NVL chính: Xi măng, cát, đá, sắt, thép... Đây là đối tượng chủ yếu cấu thành nên sản phẩm.
NVL phụ: Sơn, bột bả, vôi ve... đây là những NVL không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất mà chỉ làm thay đổi hình dáng bề ngoài sản phẩm.
Do đặc điểm về quản lý của Tổng công ty là khoán gọn cho các chi nhánh, Ban XD, vì vậy việc tổ chức thi công, ký hợp đồng mua NVL đều do các Chi nhánh, Ban, đội quyết định. Việc mua loại vật liệu gì, giá cả ra sao, mua vào thời điểm nào đòi hỏi Giám đốc chi nhánh, Ban, Chỉ huy trưởng công trình phải căn cứ vào tiến độ thi công công trình, biện pháp tổ chức thi công để thu mua, cung cấp nguyên vật liệu một cách hợp lý, đủ về số lượng, đúng về chất lượng và chủng loại, kịp về thời gian, không để tồn kho vật liệu quá nhiều, sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả tránh tình trạng ứ đọng vốn, không để thiếu dẫn đến phải ngừng sản xuất. Trên cơ sở đó các Chi nhánh, Ban XD lập kế hoạch xin tạm ứng tiền thi công lên Tổng công ty, Tổng công ty sẽ xem xét và duyệt tạm ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trả cho người bán với bút toán:
Nợ TK 1413 (Chi tiết cho từng Chi nhánh, Ban XD) Có TK 111, 112
Định kỳ hàng quý, kế toán Chi nhánh, Ban XD sẽ tập hợp các hoá đơn chứng từ phát sinh liên quan, lên “Bảng kê chứng từ phát sinh có TK1413, 152” cho từng công trình, HMCT sau đó gửi lên phòng kế toán của Văn phòng Tổng công ty để hoàn tạm ứng. Trên cơ sở các chứng từ đó, kế toán Văn phòng Tổng công ty ghi:
Nợ TK 152 (trường mua NVL qua kho) Nợ TK 621 ( NVL không qua kho) Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào
Có TK 1413 ( chi tiết cho từng Chi nhánh, Ban XD)
Giá vật tư nhập kho được tính căn cứ trên hoá đơn GTGT, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các khoản chiết khấu giảm giá ( nếu có):
Giá thực tế của vật liệu nhập kho =
Giá mua trên hoá đơn (không thuế GTGT) +
Chi phí thu mua (nếu có) -
Các khoản giảm trừ ( nếu có) Giá thực tế vật tư xuất kho tương ứng với số lượng và đơn giá thực nhập. Để làm rõ hơn quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty , em xin phân tích cụ thể một công trình. Công trình xây dựng trụ sở UBND, HĐND phường Văn Miếu, Đống Đa, Hà Nội được Tổng công ty giao cho Ban xây dựng 8 thi công. Công trình bắt đầu thi công vào ngày 12/08/2007 và hoàn thành bàn giao vào ngày 20/12/2007.
*Tại các Chi nhánh, Ban XD, công trường:
Do mỗi công trình nằm ở một địa điểm khác nhau, nên việc mua nguyên vật liệu do nhân viên đội thi công đảm nhận, căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật tư đã được chỉ huy trưởng công trình xác nhận trên cơ sở đó Giám đốc chi nhánh, ban xét duyệt mua sau đó nhân viên đội sẽ viết giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng, kế toán sẽ viết phiếu chi hoặc chuyển khoản.
Sau khi NVL được mua về thủ kho lập phiếu nhập kho. Trường hợp NVL phụ, giá trị nhỏ dùng ngay cho thi công thì hạch toán thẳng vào TK 621, phiếu nhập kho được lập dựa vào các hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ... Trên cơ sở đó, hàng quí kế toán lên “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK 1413" cột Nợ TK 152, 621.
Dưới đây là một ví dụ tại Ban xây dựng 8 khi tiến hành mua NVL, nhập kho rồi xuất kho cho thi công công trình Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật liệu đã được Ban chỉ huy công trình duyệt, nhân viên đội thi công tiến hành mua vật liệu, Hoá đơn GTGT như sau:
Biểu 3 : Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 12 tháng 8 năm 2007 Mẫu số : 01 GTKT- 3LL KC/ 2007B 0091441 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Nhật
Địa chỉ : Bạch Mai- Hai Bà Trưng- Hà Nội Số tài khoản :
Điện thoại : MST : Họ tên người mua hàng : Lê Hữu Thọ
Tên đơn vị : Tổng công ty XDNN&PTNT
Địa chỉ : 68 Trường Chinh- Quận Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán : TM MST :
STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền (đ)
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Xi măng Tấn 5 672.727 3.363.635
2 Thép φ6,φ8 Kg 340 9.523 3.237.820 3 Thép φ14,φ25 Kg 3.265 9.333 30.472.245 Cộng tiền hàng : 37.073.700
Thuế suất thuế GTGT : Tiền thuế GTGT : 2.021.868
Tổng cộng tiền thanh toán : 39.095.568
Số tiền viết bằng chữ : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng mua về nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập kho dựa vào hóa đơn GTGT. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, một liên thủ kho đội giữ , một liên gửi lên phòng kế toán văn phòng Tổng công ty kèm theo hóa đơn của người bán và giấy đề nghị thanh toán của chỉ huy trưởng công trình để xin thanh toán.
Biểu 4 : Phiếu nhập kho
Tổng công ty XDNN&PTNT Mẫu số 02-VT
Địa chỉ: 68 Trường Chinh Ban hành theo QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày01/11/1995 của BTC
PHIẾU NHẬP KHO Số : 01
Ngày 12 tháng 8 năm 2007
Nợ...
Có... Họ tên người giao hàng : Phạm Minh Tuấn
Nhập tại kho : Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu
STT Tên,nhãn hiệu vật tư Mã số ĐVT Số lượng Theo CT Th. Nhập
1 Xi măng Tấn 5 5 672.727 3.363.635 2 Thép φ6,φ8 Kg 340 340 9.523 3.237.820 3 Thép φ14,φ25 Kg 3.265 3.265 9.333 30.472.245
Cộng thành tiền 37.073.700
Số tiền : : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất thi công, nhu cầu vật liệu thực tế và định mức tiêu hao vật liêu, tổ trưởng tổ thợ viết phiếu xin lĩnh vật tư. Sau đó phiếu xin lĩnh vật tư chuyển cho cán bộ kỹ thuật và chủ nhiệm công trình duyệt. Được phép và có lệnh xuất vật tư của chủ nhiệm công trình, kế toán ban xây dựng viết phiếu xuất kho ( viết làm 2 liên : liên 1 giao cho người lĩnh vật tư, liên 2 giao cho thủ kho chuyển lên phòng kế toán của văn phòng Tổng công ty lưu tại tập hồ sơ phiếu xuất kho )
Biểu 5: Phiếu xuất kho
Tổng công ty XDNN&PTNT Mẫu sổ 02-VT
Địa chỉ: 68 Trường Chinh Ban hành theo QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày01/11/1995 của BTC
PHIẾU XUẤT KHO Số : 01
Ngày 12 tháng 8 năm 2007
Nợ...
Có... Họ tên người nhận hàng : Lê Văn Sơn
Lý do xuất kho : Xuất xi măng, thép làm các cột trụ Xuất tại kho : Trụ sở HĐND, UBNDĐ phường Văn Miếu
STT Tên,nhãn hiệu vật tư Mã số ĐVT Số lượng Theo CT Th. xuất
1 Xi măng Tấn 5 5 672.727 3.363.635 2 Thép φ6,φ8 Kg 340 340 9.523 3.237.820 3 Thép φ14,φ25 Kg 3.265 3.265 9.333 30.472.245
Cộng thành tiền 37.073.700
: Số tiền : Ba chín triệu không trăm chín lăm nghìn năm trăm sáu tám đồng chẵn
Thủ trưởng Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận hàng Thủ kho đơn vị phận sử dụng cung tiêu
Căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán lập Bảng kê các chứng từ phát sinh bên Có TK152. Kết hợp với bảng kê phát sinh bên có TK331(Nợ TK152), kế toán đội lập Báo cáo nhập- xuất- tồn. Cuối mỗi kỳ kế toán ở các đội công trình tổng hợp các loại chứng từ đem lên phòng kế toán văn phòng Tổng công ty.
Trong quá trình thi công, căn cứ vào nhu cầu VL cần thiết phục vụ tiến độ thi công, được lệnh của Chỉ huy trưởng công trình, thủ kho lập phiếu xuất kho vật liệu. Căn cứ vào các phiếu xuất kho, kế toán lập “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK
152” cột Nợ TK 621, bảng kê này thường được lập theo quý và cho từng công trình, HMCT.
Biểu 6: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH CÓ TÀI KHOẢN 1528
Công trình: Trụ sở UBND, HĐND phường Văn Miếu Từ ngày 12/08/07 đến 20/12/07
Đơn vị: Đồng
Số hiệu chứng từ Nội dung Tổng tiền
Số hiệu NT
PX01 12/08 Xuất thép, xi măng 37.073.700 PX02 13/08 Xuất cọc bê tông, xi, thép 121.258.076 PX03 15/08 Xuất bê tông, thép 55.919.816 PX04 07/09 Xuất xi, cát, đá 16.608.860 PX05 10/09 Xuất xi, thép, gạch, đá, cát 86.164.232 PX06 15/09 Xuất bê tông, gạch, thép 65.822.161 PX07 20/09 Xuất gỗ, cát, đá 29.852.500 PX08 22/09 Xuất cát, gạch, đá 12.999.000 PX09 23/09 Xuất xi măng 11.229.088
CỘNG 436.927.433
Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất theo từng công trình, HMCT kế toán lên “Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn vật tư” của công trình đó.
Biểu 7: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ PHÁT SINH CÓ TÀI KHOẢN 331
Công trình: Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu Từ 12/08/2007 đến 20/12/2007
Đơn vị tính: Đồng
Số hiệu CT Các TK ghi Nợ
SH NT 152 133
12/08 Nhập xi, thép 39.095.568 37.073.700 2.021.868 13/08 Nhập xi, cọc bê tông 65.460.000 62.210.391 3.249.609
13/08 Nhập thép 62.000.069 59.047.685 2.952.384 15/08 Nhập thép, bê tông 58.791.996 55.919.816 2.872.180 07/09 Nhập xi, thép 114.727.310 107.559.680 7.167.630 07/09 Nhập gạch, cát, đá 6.589.500 6.442.500 147.000 15/09 Nhập gạch, bê tông, thép 65.962.161 65.822.161 140.000 18/09 Nhập gạch, gỗ, cát, đá 32.210.500 31.952.500 258.000 22/09 Nhập gạch, cát, đá 7.140.000 6.900.000 240.000 22/09 Nhập gạch xây 3.999.000 3.999.000 - Cộng 455.967.104 436.927.433 19.048.671
Người lập Người duyệt
Biểu 8: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Công trình: Trụ sở HĐND, UBND phường Văn Miếu
Đơn vị tính: Đồng
STT Tên VT ĐV Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn CK
SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Bê tông M3 - - 87.5 42.380.953 87.5 42.380.953 - - 2 Cọcbê tông M - - 480 59.428.571 480 59.428.571 - - 3 Thép φ6,φ8 KG - - 4.561 42.800.688 4.561 42.800.688 - - 4 Thép φ10 KG - - 2.305 21.009.875 2.305 21.009.875 - - 5 Thép φ14-φ25 KG - - 19.378 178.675.173 19.378 178.675.173 - - 6 Xi măng Tấn - - 60 41.938.173 60 41.938.173 - - 7 Gạch xây Viên - - 28.300 11.849.000 28.300 11.849.000 - - 8 Cát vàng M3 - - 30 2.145.000 30 2.145.000 - - 9 Cát đen M3 - - 230 6.900.000 230 6.900.000 - - 10 Đá dăm M3 - - 50 6.000.000 50 6.000.000 - - 11 Gỗ ván M3 - - 17 23.800.000 17 23.800.000 - - Cộng - - 436.927.433 436.927.433 - -
Cuối mỗi quý kế toán tập hợp các chứng từ nộp lên phòng kế toán văn phòng Tổng công ty.
*Tại phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty:
Kế toán tổng hợp các “Bảng kê chứng từ phát sinh bên Có TK 152” theo năm cho từng công trình, HMCT để làm căn cứ lên chứng từ ghi sổnhư sau:
Tổng công ty XDNN& PTNT
Biểu 9: Chứng từ ghi sổ Số phiếu : 229
Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Khách : Ban xây dựng công trình 8 (TB08)
Địa chỉ : Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có
31/12/07 Chi phí NVLTT- Đường và thoát nước ngõ
phố chợ Khâm Thiên 621804 1528 160.788.006 31/12/07 Chi phí NVLTT- Trụ sở UBND, HĐND
phường Văn Miếu 621803 1528 436.927.433
31/12/07 Chi phí NVLTT- TAND thị xã Ninh Bình 621802 1528 239.194.476
31/12/07 Cộng 836.909.915
Người lập Ngày 31 tháng 12 năm 2007 (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên)
Trong khi thi công công trình, đội xây dựng có sử dụng một số vật tư phụ mua về sử dụng ngay không qua kho và cũng đã hạch toán một số chi phí vận chuyển nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công vào chi phí NVLTT. Các chi phí này được hạch toán trực tiếp vào tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ:
Nợ TK 621803 : 19.707.900 Có TK 1413 : 19.707.900
Các chứng từ ghi sổ sẽ được máy tự động vào sổ cái TK 621 đồng thời vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,... sổ này được mở cho cả năm.
Biểu 10: Sổ cái tài khoản
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản: 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK Số tiền
Mã CT SH NT Nợ Có
Dư đầu kỳ
… … … …
PK4 229 31/12 Nguyên vật liệu- Ban 8 1528 436.927.433 PK4 230 31/12 TƯ giao khoán nội bộ 1413 19.707.900 PK4 238 31/12 CT TSở UBND phường
VM 154803 456.635.333
PK4 241 31/12 Nguyên, vật liệu -Ban 8 1528 535.879.109 PK4 243 31/12 CT TAND thị xã Ninh
Bình 154802 535.879.109
… … … … … … …
Cộng phát sinh 21.452.700.508 21.452.700.508
Kế toán trưởng Ngày 31/12/2007
Người lập biểu
Trong sổ cái có sử dụng mã chứng từ PK4 để ký hiệu các phiếu kế toán định kỳ. Tài khoản 621 được theo dõi chi tiết trên Sổ chi tiết tài khoản 621. Tại phòng kế toán Văn phòng Tổng công ty không mở sổ chi tiết TK621 cho từng công trình mà chỉ mở cho tất cả các công trình. Sổ chi tiết không được mở đến tài khoản cấp 2, nên thông tin phản ánh trên sổ chi tiết này cũng chỉ như ở sổ cái TK 621. Vì vậy không có tác dụng đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái.
Biểu 11: Sổ chi tiết tài khoản
Từ ngày 1/1/2007 đến ngày 31/12/2007 Tài khoản: 621 Chi phí NVL trực tiếp
Đơn vị tính: Đồng Dư nợ đầu kỳ:
Số Ngày Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
... ... ... ...
229 31/12 Nguyên vật liệu- Ban 8 1528 436.927.433
230 TƯ giao khoán nội bộ 1413 19.707.900
238 31/12 CT TSở UBND phường VM 154803 456.635.333
241 31/12 Nguyên, vật liệu -Ban 8 1528 535.879.109
243 31/12 CT TAND thị xã Ninh Bình 154802 535.879.109
… … … … … …
Cộng phát sinh 21.452.700.508 21.452.700.508
Dư cuối kì: Kế toán trưởng Ngày 31/12/2007
Người lập biểu
Chi phí NVL trực tiếp là khoản mục chi phí đóng vai trò quan trọng trong các yếu tố đầu vào và là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp, năm 2007 chi phí NVL trực tiếp tại khối Văn phòng Tổng công ty là 21.452.106.581đ, trong tổng chi phí là 40.346.454.152đ, tương đương 53% . Vì vậy việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giúp cho việc xác định lượng NVL tiêu hao thực tế đảm bảo cho việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm xây lắp.
Hạch toán tổng hợp chi phí NVL trực tiếp được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp chi phí NVLTT
1.2.2.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Kế toán sử dụng tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp, để tập hợp và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, và được mở chi tiết cho từng công trình, HMCT, giai đoạn công việc.
Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ số tiền Tổng công ty phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất như tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp theo lương của công nhân sản xuất, không bao gồm các khoản trích trên lương về BHXH, BHYT, KPCĐ. Hiện nay đội ngũ công nhân trực tiếp trong biên chế của Tổng rất ít mà chủ yếu là thuê ngoài, thường thi công ở địa phương nào thì thuê lao động ở địa phương đó, vì vậy Tổng công ty hiện có hai hình thức trả lương đó là trả lương theo thời gian