1381 1388 111,112 Xử lý tài sản thiếu Thu hồi bằng tiền
4.1.2.Công tác kế toán tại công ty.
Bộ máy kế toán : công ty tương đối gọn nhẹ, mang lại hiệu quả thiết thực, tuy nhiên kế toán thanh toán đảm nhiệm khá nhiều công việc từ thu chi, thanh toán, công nợ đến kiêm luôn kế toán lương làm công việc áp lực dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn và có thể sẽ gian lận nên công ty nên có sự phân công công việc hợp lý. Công ty sử dụng phần mềm vi tính trong bộ máy kế toán là một bước tiến quan trọng vì nó làm cho công việc của người kế toán trở nên đơn giản và năng suất hơn. Tuy nhiên việc sử dụng vi tính cũng mang lại một số hạn chế cho công ty : việc áp dụng vi tính từ công việc nhập
đó việc nhập liệu số liệu ban đầu phải chính xác tỉ mỉ vì bất cứ một sai sót nào cũng dẫn đến sai sót sau này, có thể dẫn đến phản ánh sai lệch tình hình hoạt động của công ty. Nếu bất ngờ có một trục trặc khách quan nào như cúp điện, virut…thì lập tức công việc kế toán của người kế toán phải ngừng lại, bộ máy kế toán trở nên bị động. Để đối phó với nguy cơ này mỗi quý phòng kế toán nên tổ chức in ra và lưu trữ các sổ sách báo cáo, mua thêm thiết bị về đầu lọc để có thể lưu trữ vào đĩa CD và nên cập nhật vào đĩa CD hằng ngày. Để tránh sai sót trong khâu nhập liệu dẫn đến có thể phản ánh sai lệch tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, ngoài việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cho các kế toán viên, còn thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa các kế toán phần hành nhằm giảm bớt sai sót.
Sổ sách tại công ty : công ty đang áp dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ cho hình thức kế toán của mình. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vừa và nhỏ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu sổ dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, thuận tiện cho việc phân công công tác và cơ giới hóa công tác kế toán. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách được thực hiện trên máy vi tính và chỉ in ra với sự lựa chọn đối với sổ sách cần thiết phục vụ cho kinh doanh quản lý nên công ty trực tiếp giảm được một phần chi phí và số lượng chứng từ sổ sách lưu trữ ở kho. Tuy nhiên, có nhược điểm là ghi chép còn trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm công ty nên hạn chế in ra các sổ chi tiết đối với các tài khoản không theo dõi cấp chi tiết vì thực chất các sổ chi tiết tài khoản không có đối tượng chi tiết để theo dõi tương tự như sổ cái.
Hình thức kế toán : công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung thuận tiện cho việc chỉ đạo kiểm tra của kế toán trưởng, ban giám đốc. Vì theo hình thức này tất cả công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ kế toán ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành và lập hệ thống báo cáo của công ty đều thực hiện tập trung ở phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ thu thập chứng từ và gửi về phòng kế toán, tại đây các nhân viên phòng kế toán sẽ tiến hành các thao tác để xử lý kịp thời đúng theo quy định của Bộ tài chính.
Chứng từ được sử dụng trong công ty : khá đầy đủ các chứng từ cần thiết cho quá trình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, công ty nên sử dụng thêm biên lai thu tiền, lệnh bán hàng để đảm bảo thực hiện tốt quá trình kiểm soát nội bộ.
Hệ thống tài khoản : công ty sử dụng là tương đối phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, có mở tài khoản cấp chi tiết cho các đối tượng cần theo dõi chi tiết để dễ theo dõi và đảm bảo tính đầy đủ trung thực.
Việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại công ty tương đối chặt chẽ và đầy đủ, tuân thủ nghiêm túc theo quy định của Bộ tài chính về cách hạch toán, trình tự chứng từ, sổ sách, lưu trữ. Công ty thường xuyên cập nhật chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành.
Các nghiệp vụ phát sinh luôn được cập nhật kịp thời với phần mềm nên số liệu luôn trùng khớp nhau.
Tuy nhiên để công việc kế toán được chặt chẽ hơn công ty nên in ra làm 3 liên phiếu thu đối với phần hành kế toán thu tiền mặt thay vì chỉ in làm 2 liên như bây giờ, để 1 liên thủ quỹ lưu giữ đảm bảo cho việc đối chiếu kiểm tra với 1 liên của kế toán để tránh gian lận sai sót. Đối với phần hành chi tiền mặt có thể in ra hơn 2 liên trong trường hợp bên khách hàng người nhận tiền yêu cầu giữ 1 liên. Thủ quỹ nên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ quỹ và sổ chi tiết, nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
Đối với tiền gửi ngân hàng khi nhận được chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán nên kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo để nếu có chênh lệch thì thông báo kịp thời với ngân hàng để cùng giải quyết.
Công ty rất rõ ràng về thời hạn thanh toán với các khách hàng về khoản mục phải thu khách hàng, thường được thỏa thuận trong hợp đồng. Công ty tiến hành hạch toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc rõ ràng, hợp pháp như các hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu. Tuy nhiên về công nợ phải thu cũng dựa trên chứng từ duy nhất là hóa đơn GTGT mà không có lệnh bán hàng nên lập thêm các liên lệnh bán hàng chuyển lên cho kế toán để dễ đối chiếu khi có sai sót.