5.1. Tổ chức công tác kế toán NVL kho trên máy :
Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập kho, kế toán NVL sẽ đa các số liệu vào máy. Việc xử lý dữ liệu trong máy đợc tiến hành đồng thời vừa tổng hợp, vừa chi tiết theo quy trình nhất định.
Kế toán phần nhập NVL đòi hỏi các nội dung thông tin cần thiết sau: - Diễn giải nội dung nhập vật t.
- Số chứng từ : Là số của chứng từ nhập NVL . - Ngày chứng từ: Là ngày chứng từ nhập NVL .
- Tài khoản nợ : Phản ánh giá trị NVL và phần thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.
- Tài khoản có: Là tài khoản đối ứng với tài khoản NVL ...nh tài khoản “Tiền mặt”, tài khoản “Tiền gửi” hai tài khoản “Phải trả cho ngời bán”.
- Mã khách hàng, ngời cung cấp: Ghi tên khách hàng hay nhà cung cấp. - Số tiền: Phản ánh số tiền nhập NVL .
- Thuế suất (%) : Phản ánh thuế suất đợc khấu trừ. - Tài khoản thuế giá trị gia tăng: Ghi tài khoản 1331.
- Loại hoá đơn: Ghi là hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn thờng. - Số hoá đơn: Ghi số của hoá đơn nhập NVL .
5.2. Tổ chức công tác kế toán NVL xuất kho trên máy:
Công ty cổ phần In Hàng không sử dụng máy vi tính trợ giúp cho các phần hành kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, việc tính giá trị NVL xuất kho của Công ty theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền, cho nên kế toán phải làm hết giữ liệu phần nhập NVL trong tháng, sau đó, đến cuối tháng mới có thể tính đợc giá trị NVL xuất dùng. Vì vậy, khi nhập dữ liệu ban đầu từ các phiếu xuất vào máy thì số lợng xuất đợc nhân ngày với đơn giá là 0. Cuối tháng vào “tự động tính giá xuất” thì giá trị vật liệu xuất mới đợc thể hiện.
Phần nhập dữ liệu ban đầu từ các phiếu xuất vật t có nội dung nh nhập NVL, chỉ khác là phần giá trị cuối tháng mới có.
Toàn bộ công tác kế toán NVL trong máy đợc xử lý tự động nh sau: Sau khi lập đầy đủ các chứng từ nhập, xuất, máy chuyển các chứng từ đó vào sổ cái tài khoản 152 gồm:
- Sổ cái tài khoản 1521: “Nguyên vật liệu chính” - Sổ cái tài khoản 1522: “Nguyên vật liệu phụ”
Đồng thời, với những loại NVL cần chi tiết, máy tự động vào các sổ chi tiết theo từng mã vật t ở từng kho: Chẳng hạn nh sổ chi tiết ở kho giấy in mà mã NVL là Couche’ 120g/m2 79x109
Sau đó, cuối tháng, máy tự động vào báo cáo tồn kho của từng kho theo từng loại NVL : Chẳng hạn nh báo cáo tồn kho ở kho giấy in, loại : Offset ĐL, TM.
Và vào báo cáo tổng hợp về tồn ở tất cả các kho: Chẳng hạn về loại: vật t khác.
Sau khi xuất NVL , tất cả NVL xuất đợc tập hợp vào Nhật ký - sổ cái tài khoản rồi tiếp tục chuyển sang các khâu hạch toán chi phí và giá thành.
(Nhật ký sổ cái)