2.4.1. Thủ tục nhập kho NVL
ở Công ty cổ phần In Hàng không, việc mua vật t do phòng Kinh doanh đảm nhiệm mua theo kế hoạch cung cấp vật t hoặc theo yêu cầu sản xuất của phòng Kế hoạch.
Tất cả các NVL đợc mua về đều phải tiến hành làm các thủ tục nhập kho và có sự kiểm nhận của Công ty. Ngời đi mua NVL sẽ chuyển hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán nh: hoá đơn GTGT, hoá đơn cớc phí vận chuyển... Trớc khi nhập kho, vật t về sẽ đợc thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lợng, chất lợng, quy cách, đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán sẽ viết phiếu nhập kho. Trờng hợp vật t mua về có khối lợng lớn, giá trị cao thì Công ty có Ban kiểm nghiệm vật t lập “Biên bản kiểm nghiệm vật t”.
Phiếu nhập kho đợc lập thanh 3 liên có đày đủ chữ ký của thủ kho, ngời mua hàng, kế toán trởng và Thủ trởng đơn vị.
- Một liên do phòng kế toán lu lại.
- Một liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, đến cuối tháng chuyển giao cho kế toán chi tiết NVL để đối chiếu và căn cứ ghi sổ.
- Một liên giao cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán với ngời bán. Ví dụ: ngày 27/6/2005 anh Ba phòng vật t mua Giấy Đài Loan theo hoá đơn số 98 ngày 27/6/2005 của công ty in Hà Nội với khối lợng 2500kg. Giá mua ghi trên hoá đơn là: 39.750.000đ.Chi phí vận chuyển bốc dỡ số giấy đó là 250.000đ.
Nh vậy giá thực tế vật liệu nhập kho là: 39.750.000 + 250.000 = 40.000.000