Hiện nay Công ty Tân Tạo và tất cả các công ty thành viên đều sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên việc hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế của công ty và các đơn vị thành viên vẫn còn chưa thống nhất. Đặc biệt theo thông tư 23/2005/TT-BTC ban hành ngày 30/03/2005 thì việc hạch toán các khoản đầu tư vào công ty con và công ty liên kết có những thay đổi nhất định. Tuy nhiên vì mới ban hành nên Công ty chưa thể thay đổi cho phù hợp với quy định của chuẩn mực, do vậy trong phần này, để đảm bảo tính thống nhất, luận văn xin được đưa ra ý kiến thay đổi cách hạch toán một số tài khoản trong Công ty cho phù hợp.
- Đối với khoản đầu tư mua cổ phần vào các công ty con sẽ phản ánh vào tài khoản 221 “ Đầu tư vào công ty con” thay vì tên gọi “Đầu tư chứng khoán dài hạn” mà trước đây công ty đã sử dụng để phản ánh và theo dõi các khoản đầu tư mua cổ phiếu vào các công ty. Trong đó có thể chi tiết thành:
Tài khoản 2211 – Đầu tư cổ phiếu vào công ty con.
Tài khoản 2212 – Đầu tư khác vào công ty con trong trường hợp mua trái phiếu dài hạn.
- Đối với khoản góp vốn liên doanh với công ty SCC để thành lập công ty Itatrans dưới hình thức đồng kiểm soát và khoản đầu tư này được kế toán phản ánh vào tài khoản 222 “Góp vốn liên doanh vào công ty Itatrans”. Tuy nhiên vì công ty
SCC cũng là công ty con cho nên suy cho cùng thì công ty Itatrans cũng là một công ty con của Tân Tạo, do đó trong trường hợp này cũng phải phản ánh vào tài khoản 2212 “ Đầu tư vào công ty con” giống như các khoản đã đầu tư vào công ty SCC, SEI. Đồng thời cũng cần thiết hành hợp nhất cả Báo cáo tài chính của công ty này vào Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty.
- Đối với khoản đầu tư mua cổ phần vào Ngân hàng Việt Á và góp vốn vào trường đại học Dân lập Hùng Vương, hiện nay kế toán cũng đưa vào tài khoản 221 “Đầu tư chứng khoán dài hạn”. Do vậy để phân biệt với các khoản đầu tư vào công ty con, theo thông tư 23/2005/TT-BTC thì công ty nên phản ánh vào tài khoản 223 “Đầu tư vào công ty liên kết” và sẽ theo dõi chi tiết cho từng công ty liên kết trên các sổ kế toán chi tiết của công ty.
- Đối với khoản đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng (Chí phí đền bù, giải toả, xây dựng đường xá, cầu cống...) đã hoàn thành trong khu công nghiệp để hình thành đất cho thuê hay các công trình xây dựng nhà xưởng đã hoàn thành để tiến hành cho các doanh nghiệp khác thuê mua lại sẽ được kế toán phản ánh vào tài khoản 228 “Đầu tư dài hạn khác”. Như vậy để phân biệt các rõ các khoản đầu tư này và đảm bảo thực hiên đúng theo hướng dẫn của thông tư 23/2005/TT-BTC thì tài khoản này công ty nên mở chi tiết như sau:
+ 2281 “ Đầu tư chứng khoán” trong trường hợp không phải là công ty con cũng không phải là công ty liên kết theo quy định của chuẩn mực kế toán số 25 và chuẩn mực số 07.
+ 2282 “Đất cho thuê ” trong trường hợp này không thể hạch toán vào tài khoản bất động sản đầu tư vì đây là hoạt động kinh doanh thường xuyên của công
ty, cũng không thể hạch toán vào tài sản vô hình (Quyền sử dụng đất) vì đất trong khu nghiệp được Nhà nước giao để công ty cho thuê lại trong thời gian 50 năm.
+ 2283 “Nhà xưởng cho thuê” các nhà xưởng công ty cho thuê lại được thực hiện dưới hình thức thuê mua trong thời hạn thuê là 10 năm. Sau thời gian trên Công ty sẽ làm thủ tục chuyển lại quyền sở hữu nhà xưởng cho đơn vị thuê. Do vậy đây cũng không phải là tài sản cố định của Công ty.
Như vậy để việc hạch toán thống nhất thì các công ty thành viên cũng cần phải có những thay đổi cho phù với những thay đổi của Công ty và phù hợp với hướng dẫn của thông tư đã ban hành.
3.3.1.2. Thống nhất trong những chính sách kế toán quan trọng.
a. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí.
Hiện nay việc ghi nhận doanh thu tại Công ty và các đơn vị thành viên phụ thuộc vào tình hình thực tế, tính đặc thù của từng lĩnh vực kinh doanh và tuân thủ theo những quy định của chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”. Và chí phí cũng phải được ghi nhận tương ứng với phần doanh thu nói trên. Tuy nhiên, trên thực tế việc ghi nhận doanh thu, chi phí tại Công ty và các đơn vị thành viên vẫn còn một vài điểm chưa phù hợp và chưa mang tính thống nhất. Cụ thể như sau:
- Đối với khoản đất cho thuê, Công ty sẽ ghi nhận doanh thu căn cứ trên số tiền thực tế khách hàng nộp và hoá đơn GTGT xuất cho khách hàng tương ứng. Trong khi đó, theo hợp đồng thuê lại đất, khách hàng sẽ thanh toán làm 05 lần (Mỗi lần cách nhau 01 năm) bắt đầu kể từ khi ký hợp đồng thuê đất. Như vậy, trong trường hợp khách hàng chậm nộp tiền thuê đất hoặc có nhu cầu nộp trước tiền thuê thì doanh thu thực tế sẽ không còn phù hợp. Vậy để phản ánh chính xác doanh thu
cho thuê đất thực sự phát sinh trong kỳ cần phải căn cứ trên hợp đồng thuê đất đã ký với khách hàng. Làm như vậy sẽ tránh tình trạng có những biến động đột biến của phần doanh thu này và tạo điều kiện để kế toán phân bổ giá vốn dễ dàng, chính xác hơn.
- Đối với khoản thu về cho thuê mua nhà xưởng thì tại Công ty và Công ty Taserco, doanh thu sẽ được phản ánh căn cứ vào số tiền thực tế mà khách hàng thanh toán và hoá đơn tài chính xuất cho khách hàng. Còn tại Công ty SCC, việc ghi nhận khoản doanh thu này lại được căn cứ trên hợp đồng thuê mua nhà xưởng ký với khách hàng. Như vậy, trong trường hợp này cũng như phần doanh thu cho thuê đất, để đảm bảo tính thống nhất của khoản doanh thu cho thuê mua nhà xưởng và giúp kế toán phân bổ giá vốn dễ dàng cần điều chỉnh cách phản ánh doanh thu ở Công ty và Công ty Taserco giống như ở công ty SCC.
b. Việc ghi nhận chi phí đầu tư xây dựng cơ bản.
Việc tập hợp chi phí xây dựng cơ bản của Công ty đối với phần đất và nhà xưởng căn cứ vào hoá đơn tài chính mà các nhà cung cấp đã xuất cho Công ty. Đối với công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng (đất hoặc nhà xưởng) nhưng nhà cung cấp vẫn chưa xuất hoá đơn cho Công ty thì trong trường hợp này sẽ căn cứ vào giá trị dự toán của công trình để xác định giá tạm tính của đất hoặc nhà xưởng hoàn thành. Sau đó khi công trình có quyết toán và phía thi công đã xuất hoá đơn công ty mới tiến hành điều chỉnh theo phần thực tế này. Tuy nhiên phần chênh lệch này được đưa hết vào tài khoản 228 để tăng hoặc giảm giá trị của phần đất hoặc nhà xưởng còn lại.
Việc hạch toán như trên có thể sẽ làm đơn giản cho công tác xử lý của kế toán. Tuy nhiên không phản ánh chính xác giá vốn của phần đất và nhà xưởng đã
xác định theo giá tạm tính lúc đầu khi chưa có quyết. Vì vậy trong trường hợp này cần phải tính toán lại giá trị thực tế của toàn bộ công trình xây dựng cơ bản đã hoàn thành và sau đó sẽ điều chỉnh lại giá vốn cũng như giá trị còn lại của công trình trên tài khoản 228 như Công ty hạch toán.
c. Việc lập dự phòng đối với hàng tồn kho.
Hiện nay trên Bảng cân đối kế toán của Công ty, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng không đáng kể và chủ yếu là các loại công cụ, dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý. Trong khi đó tại Công ty SCC thì hàng giá trị của hàng tồn kho là tương đối lớn vì chủ yếu là những nguyên vật liệu dùng trong quá trình thi công xây dựng. Tuy nhiên phần hàng tồn kho này, Công ty SCC không hề lập dự phòng vì cho rằng toàn bộ hàng tồn kho sẽ được hạch toán vào giá vốn hay giá trị của công trình theo giá gốc. Điều này cũng có nghĩa là giá trị tổng tài sản thể hiện trên Bảng cân đối kế toán của công ty SCC sẽ phụ thuộc vào tiến độ thực hiện các công trình. Và trong trường hợp tiến độ thực hiện chậm, tức giá trị nguyên vật liệu còn tồn kho nhiều thì tổng tài sản thể hiện trên Bảng cân đối sẽ không phản ánh theo giá trị thực tế của nó và cũng sẽ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính tổng hợp của toàn Công ty khi giá trị thị trường của những nguyên vật liệu có sự giảm giá.
Do vậy, để thể hiện chính xác giá trị của tài sản của Công ty SCC trong trường hợp nguyên vật liệu trên thị trường có sự giảm giá thì cần thiết phải tiến hành lập dự phòng cho những hàng tồn kho này theo đúng hướng dẫn của Thông tư 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 ngay tại thời điểm lập báo cáo nhằm phản ánh giá trị của tài sản được chính xác. Sau đó, khi công trình xây dựng hoàn thành bàn giao sẽ hoàn nhập khoản dự phòng cho những hàng tồn kho trước đây để đưa giá trị của công trình về đúng với chi phí thực tế phát sinh.
3.3.1.3. Tổ chức lại công tác kế toán.
a. Tổ chức lại bộ máy kế toán của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm có: 01 Giám đốc tài chính, 01 kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán, Kế toán công nợ, Kế toán XDCB, Kế toán doanh thu, Kế toán chi phí. Như vậy việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty hiện nay là tương đối hợp lý, tuy nhiên để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty cần thiết phải điều chỉnh lại một vài bộ phận cho phù hợp.
Thực tế cho thấy, các nghiệp vụ kế toán về đầu tư tài chính phát sinh tương đối nhiều và có giá trị rất lớn trong tổng tài sản của công ty nhưng việc theo dõi chi tiết tình hình các khoản đầu tư này vẫn chưa có bộ phận riêng biệt. Do vậy cuối kỳ trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính về các khoản đầu tư tài chính, kế toán tổng hợp chỉ sổ chi tiết tài khoản 221 để lập báo cáo tình hình tăng giảm các khoản đầu tư và số tiền thực thu từ cổ tức được chia của các đơn vị đầu tư để báo cáo kết quả của từng hoạt động đầu tư trong năm. Như vậy cần thiết phải có bộ phận kế toán theo dõi riêng về các khoản đầu tư tài chính để cung cấp những thông tin chi tiết đối với những khoản đầu tư này nhằm phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hợp nhất của công ty.
Ngoài ra có thể nhập chung bộ phận kế toán thanh toán với bộ phận kế toán công nợ thành một bộ phận kế toán thanh toán, công nợ. Vì thực tế các nghiệp vụ thanh toán thường có liên quan đến các tài khoản công nợ. Do vậy nếu nhập chung hai bộ phận này lại thì vừa có thể theo dõi dễ dàng, đảm bảo số liệu công nợ được cập nhật nhanh chóng lại vừa giảm bớt nhân sự của phòng kế toán.
Để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty, ngoài việc các đơn vị tham gia hợp nhất (Đã được xác định trong phần phạm vi) phải gởi Báo cáo tài chính theo quy định về Công ty thì các đơn vị này cũng cần phải cung cấp thêm các nội dung sau:
- Đối với Công ty CP thiết kế Phương Nam (SEI).
+ Doanh thu, chi phí, lãi gộp của hoạt động tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát đã thực hiện trong nội bộ chi tiết cho từng công trình hay từng hợp đồng đã ký bao gồm: phần thực hiện cho Công ty Tân Tạo, Công ty SCC, Công ty Taserco.
+ Bảng đối chiếu các khoản công nợ nội bộ phát sinh với các công ty Công ty Tân Tạo, Công ty SCC, Công ty Taserco.
+ Chi phí SXKD dở dang của các hợp đồng thực hiện cho các đơn vị nội bộ nói trên.
- Đối với Công ty CP xây dựng Sài Gòn (SCC).
+ Doanh thu, chi phí, lãi gộp của hoạt động thi công xây dựng đã thực hiện trong nội bộ chi tiết cho từng công trình hay từng hợp đồng đã ký bao gồm: Công ty Tân Tạo, Công ty Taserco.
+ Bảng đối chiếu các khoản công nợ nội bộ phát sinh với các công ty Công ty Tân Tạo, Công ty SEI, Công ty Taserco.
+ Bảng kê các công trình thi công đã hoàn thành bàn giao cho Công ty Tân Tạo, Công ty Taserco.
+ Chi phí SXKD dở dang của các hợp đồng thực hiện cho các đơn vị nội bộ nói trên.
+ Doanh thu, chi phí, lãi gộp chi tiết của các hoạt động dịch vụ đã cung cấp cho: Công ty Tân tạo, Công ty SCC, Công ty SEI, Công ty Itatrans.
+ Bảng đối chiếu các khoản công nợ nội bộ phát sinh với các công ty Công ty Tân Tạo, Công ty SEI, Công ty SCC và Công ty Itatrans.
- Đối với hai đơn vị liên kết là Ngân hàng thương mại CP Việt Á và Trường Đại học dân lập Hùng Vương thì cần thiết phải cung cấp thêm Báo cáo dự kiến phân phối lợi nhuận trong năm.
c. Xác định các biểu mẫu báo cáo phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất. Theo hướng dẫn của Thông tư 23/2005/TT-BTC thì hệ thống báo cáo tài chính hợp nhất gồm những biểu mẫu như sau:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất Mẫu số B 01 – DN/HN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất Mẫu số B 02 – DN/HN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Mẫu số B 03 – DN/HN - Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Mẫu số B 09 – DN/HN Ngoài ra để việc hợp nhất được thực hiện dễ dàng thì Công ty còn phải mở thêm Sổ kế toán hợp nhất theo mẫu số S01-SNH.
d. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
Hiện nay tại Công ty và các đơn vị thành viên đa số đã sử dụng phần mền kế toán để hỗ trợ việc lập Báo cáo tài chính. Nhưng do việc sử dụng các phần mềm kế toán ở Công ty và các đơn vị thành viên chưa tương đồng nên việc xử lý thông tin chưa thống nhất. Mặt khác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty và các đơn vị thành viên tương đối nhiều nên chắc chắn mỗi phần mềm không thể đáp ứng được hết toàn bộ yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Do vậy, trước mắt ở Công ty và các đơn vị thành viên nên thống nhất sử dụng chung một phần mền kế toán để
nhằm chia sẽ thông tin dễ dàng và đi đến thống nhất trong vấn đề hạch toán để có thể giúp việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất tốt hơn, đồng thời hướng đến việc hoàn thiện một phần mềm kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính hợp nhất trong tương lai.
3.3.2. Xử lý nghiệp vụ trong quá trình hợp nhất Báo cáo tài chính.
a. Đối với các khoản đầu tư tài chính.