II QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ TẠI CÔNG TY
2.Những nội dung cơ bản trong giao kết hợp đồng đại lý của Công ty
2.1 Chủ thể giao kết
2.1.1 Phía đại lý
Trong quá trình hội nhập kinh tế sâu, rộng như hiện nay các cơ chế chính sách của Nhà nước với các chủ thể kinh doanh là hết sức dễ dàng. Nhưng để đảm bảo uy tín và sự phát triển của mình Công ty Xuân Hoà luôn phải lựa chọn các chủ thể có đầy đủ các điều kiện và năng lực phù hợp để giao kết hợp đồng đại lý làm nhà phân phối của mình. Hơp đồng đại lý TIÊU THỤ SẢN PHẨM được giao kết với các doanh ngiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân và các hộ kinh doanh cá thể có đủ các điều kiện sau.
* Đối với các đại lý đã giao kết hợp đồng năm trước: - Phải đạt mức doanh thu theo quy định:
+ Doanh thu bình quân đạt trên 50 triệu đồng/tháng (đối với khu vực thành phố).
+ Doanh thu từ trên 30 triệu đồng/tháng (đối với khu vực các tỉnh).
- Nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật của Nhà nước, thực hiện tốt quy chế đại lý và hợp đồng đại lý tại Công ty.
Qua đó có thể thấy mức doanh thu tối thiểu này đối với một số mặt hàng khác là cao nhưng đối với mặt hàng nội thất thì không phải là cao, do giá trị của mỗi sản phẩm lớn hơn các mặt hàng khác. Hơn nữa Công ty phải đề ra hạn mức doanh thu như vậy nhằm hạn chế những đại lý làm ăn kém hiệu quả.
* Đối với các đơn vị cá nhân có nhu cầu làm đại lý:
- Đã có quan hệ mua bán thường xuyên, ổn định, thanh toán dứt điểm với Công ty trong thời gian tối thiểu ba tháng trước đó, thuộc khu vực địa bàn có tiềm
thì ngoài hiệu quả kinh doanh còn phải có sự tín nhiệm của các bên trong quan hệ mua bán. Đồng thời để mở rộng thị trường thì Công ty phải chọn những khu vực thực sự có tiềm năng phát triển, có như vậy mới mở rộng được thị trường và thị phần các sản phẩm của Công ty.
- Có giấy phép kinh doanh mặt hàng mà Công ty sản xuất, có địa điểm bán hàng ổn định. Đây là hai điều kiện hiển nhiên đối với bất kì một thương nhân nào có nhu cầu làm đại lý cho Công ty. Đó chính là sự hợp pháp và tính ổn định lâu dài của đối tác.
- Có đơn tự nguyện xin làm đại lý và cam kết chấp hành quy chế đại lý của Công ty Xuân Hoà.
2.1.2 Phía Công ty
Công ty Xuân Hoà sau khi xem xét toàn bộ các điều kiện mà bên có nhu cầu làm đại lý đưa ra sẽ tiến hành khảo sát thực tế sau khi đã đồng ý đại diện của Công ty sẽ tiến hành giao kết hợp đồng đại lý với thời hạn là 1 năm. Sau 1 năm tuỳ khả năng và điều kiện của các bên Công ty sẽ xem xét có tiến hành giao kết hợp đồng tiếp hay không. Hiện nay nhu cầu làm đại lý của các thương nhân đang rất lớn, vì vậy để chọn được những thương nhân kinh doanh có hiệ quả là cả một vấn đề lớn đối với Công ty. Chất lượng của các đại lý quyết định đến thành quả kinh doanh của Công ty.
Bộ phận phát triển thị trường có nhiệm vụ điều tra tư cách của các đại lý, thông qua quá trình điều tra, xem xét các nhân viên này sẽ thông báo lại với lãnh đạo Công ty. Sau khi xem xét các vấn đề liên quan kết hợp với chiến lược phát triển dài hạn của Công ty, Tổng giám đốc sẽ là người quyết định dựa trên sự tham khảo ý kiến của bộ phận phát triển thị trường.
Thông thường các đại lý sẽ được nhận làm đại lý trong năm đầu tiên, thông qua kết quả kinh doanh và nhu cầu thị trường khu vực đó Công ty sẽ tiến hành xem xét có nên tiếp tục đầu tư phát triển hệ thống đại lý ở đó hay tạm dừng để đầu tư
tiềm năng.
2.2 Nguyên tắc, căn cứ giao kết hợp đồng
* Nguyên tắc giao kết: Công ty Xuân Hoà và các đại lý tự nguyện giao kết hợp đồng, được tự do lựa chọn thời điểm giao kết, sau khi tiến hành thoả thuận các nội dung của hợp đồng, đại diện của hai bên sẽ tiến hành giao kết hợp đồng. Nguyên tắc chính là hai bên cùng có lợi. Tuy nhiên hợp đồng giao kết phải không trái với pháp luật và đảm bảo lợi ích của người tiêu dùng. Phải luôn đạt mục tiêu phục vụ khách hàng, phục vụ xã hội lên hàng đầu.
* Căn cứ giao kết: Căn cứ thiết lập đại lý trước tiên phải dựa vào nhu cầu và khả năng của hai bên: Đối với Công ty có nhu cầu cung cấp sản phẩm và mở rộng thị trường. Đối với bên đại lý có nhu cầu phân phối sản phẩm nhằm mục đích lợi nhuận. Ngoài ra căn cứ giao kết chính là pháp luật của nhà nước, cụ thể là Luật thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2005.
2.3 Nội dung giao kết hợp đồng
Để hiểu rõ về nội dung giao kết hợp đồng đại lý thương mại,chúng ta tiến hành xem xét hợp đồng đại lý giữa Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Xuân Hoà và cửa hàng Nội thất Minh Hưng. Nội dung bao gồm:
Ngày giao kết: Ngày 01 tháng 01 năm 2006 Các bên tham gia giao kết:
Bên A: CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN XUÂN HOÀ - Địa chỉ: Xuân Hoà – Phúc Yên – Vĩnh Phúc.
- Điện thoại: 0211 863 912 - Fax: 0211 863 019. - Tài khoản số: 10201 0000 248279
- Ngân hàng: Ngân hàng Công thương Phúc Yên – Vĩnh Phúc. - Mã số thuế: 2500 161 922 – 1.
- Đại diện là Ông: Trần Quốc Lập.
- Địa chỉ: Số 61 - Cầu Diễn - Từ Liêm – Hà Nội. - Điện thoại: 04 7643690 - Fax: 04 7643690 - Mã số thuế: 1035 000 247 – 3
- Tài khoản số: 10002 2920 298732
- Ngân hàng: Ngân hàng Công thương Từ Liêm – Hà Nội. - Đại diện là Bà: Đỗ thị Hướng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nơi thường trú: Số 3 - Tổ 5 – Ngõ 77 - Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm – Hà Nôi.
- Số CMND: 012 356 472 Cấp ngày 21/10/ 1999 Tại Công An Tp Hà Nội - Chức vụ: Chủ Cửa Hàng.
Sau khi bàn bạc hại bên thống nhất giao kết hợp đồng với các điều khoản cơ bản sau:
Điều 1: Thiết lập đại lý:
* Bên A giao cho bên B làm đại lý tiêu thụ các sản phẩm do bên A sản xuất với những mặt hàng sau:
- Các loại bàn, ghế, giường, tủ, kệ, giá, nội thất văn phòng khung bằng kim loại sơn hoặc mạ.
- Các thiết bị phục vụ cho trường học, bệnh viện. - Các loại ghế xoay, đồ gỗ, trang trí nội thất khác.
- Các loại ghế hôi trường, rạp hát, nhà chờ, sân vận động... - Các loại vách ngăn văn phòng do Công ty Xuân Hoà sản xuất. * Địa điểm kinh doanh chính: Số 61 - Cầu Diễn - Từ Liêm – Hà Nội.
Các địa điểm khác: Cửa hàng Nội thất Minh Hưng được phép chủ động mở mạng lưới phân phối phục vụ việc tiêu thụ hàng hoá của Công ty trong địa bàn được giao, làm đầy dủ các thủ tục pháp lý (giấy chứng nhận kinh doanh, kê khai thuế,...).
* Hàng hoá trên được bán cho bên B theo nhu cầu đăng ký bằng văn bản (đơn đặt hàng) của bên B tại kho của bên A trên phương tiện của bên B. Khi nhận
thông báo ngay cho bên A.
* Chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn của Công ty hoặc theo yêu cầu thoả thuận của hai bên, hàng hoá được bảo hành miến phí trong 12 tháng kể từ ngày giao hàng (đối với tủ sắt 24 tháng) theo quy định của Công ty.
Theo điều khoản này thì việc thiết lập đại lý và quyền lợi của bên đại lý là rất lớn, đại lý có quyền hoàn toàn chủ động mở rộng thị trường và hệ thống đại lý của mình. Tuy nhiên việc giao nhận hàng lại phải thực hiện ngay tại kho của Công ty, đây là một khoản chi phí không nhỏ cho các đại lý. Vì vậy Công ty nên có chính sách hỗ trợ chi phí xăng, xe để các đại lý thuận lợi hơn trong quá trình giao nhận hàng.
Điêu 2: Giá cả và chiết khấu:
* Giá bên A giao cho bên B căn cứ theo bàng giá bán buôn cho các đại lý ở tường thời điểm. Tỷ lệ chiết khấu được tính 5% theo quy định của Công ty.
* Các phần khuyến mại trong từng thời điểm sẽ được tính ngay từ hoá đơn xuất hàng hoá của bên A hoặc theo thoả thuận của hai bên (nếu có).
Đây là một trong những điều khoản mà các đại lý quan tâm nhất, vì các đại lý lấy mục tiêu chính của mình là lợi nhuận. Vì vậy Công ty nên có nhiều chính sách khuyến mại và tỷ lệ chiêt khấu hấp dẫn để khuyến khích các đại lý tiêu thụ sản phẩm mạnh hơn.
Điều 3: Thanh toán:
* Bên B có trách nhiệm thanh toán cho bên A bằng tiền mặt, séc, chuyển khoản hoặc bù trừ công nợ (nếu có) theo hoá đơn (bao gồm cả VAT) của bên A xuất cho bên B theo nguyên tắc chung là: “Nhận hàng đến đâu thanh toán ngay đến đó”
* Trường hợp đặc biệt do thực hiện hợp đồng lớn bên A có thể cho phép bên B dư nợ vượt hạn mức trên cơ sở văn bản đề nghị của bên B (có thoả thuận rõ ràng về mức dư nợ, thời hạn nợ, trách nhiệm của hai bên).
bằng văn bản.
Với điều kiện này Công ty sẽ không lo ngại về vấn đền dư nợ ở các đại lý. Nhưng sẽ không khuyến khích các đại lý đặt hàng vì nó thể hiện sự mua đứt bán đoạn. Các đại lý có nguồn vốn kinh doanh ít sẽ khó khăn trong việc mở rộng và phát triển. Qua đây có thể thấy mục tiêu của Công ty là thiết lập một hệ thống đại lý thực sự có tiếm lực và khả năng kinh doanh hiệu quả
Điều 4: Trách nhiệm của mỗi bên: * Trách nhiệm của bên A:
- Cung cấp đầy đủ số lượng hàng hoá theo nhu cầu của bên B, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng.
- Cung cấp cho bên B những sản phẩm mới phục vụ trưng bày và giới thiệu sản phẩm theo thoả thuận giữa hai bên thời gian trương bày tối đa là 3 tháng. Hết thời hạn trương bày bên A sẽ thu hồi hoặc bán cho bên B với giá thoả thuận.
- Cung cấp Catalogue kịp thời và các thông tin cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho bên B tiêu thụ hàng hoá của bên A.
* Trách nhiệm của bên B:
- Cam kết đảm bảo thực hiện nghiêm túc quy chế đại lý, hợp đồng đã ký, quy chế bảo hành sản phẩm, quy chế hạn mức dư nợ đã giao kết.
- Tổ chức hệ thống cửa hàng, phòng trưng bày tại các cơ sở kinh doanh để tiêu thụ sản phẩm của bên A và chịu toàn bộ chi phí liên quan. Cam kết tôn trọng thương hiệu hàng hoá của bên A, không tự ý thay đổi tem mác của bên A có trên hàng hoá bằng bất cứ hình thức nào.
- Có trách nhiệm tiếp nhận, trương bày, quảng cáo tiêu thụ các sản phẩm mới của bên A khi bên A có nhu cầu. Kịp thời cung cấp thông tin về thị trường và diễn biến thị trường khi có biến động về mẫu mã, giá cả cho bên A. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi có đơn hàng cần cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có liên quan cho bên A.
Các bên không được chuyển quyền và nghĩa vụ cho bên thứ 3.
Như vậy trong điều kiện bình thường hợp đồng sẽ có hiệu lực trong vòng 1 năm. Các bên không được tự ý chuyển quyền và nghĩa vụ của mình cho bất kỳ một bên nào khác. Tuy nhiên trong các trường hợp đặc biệt các bên có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Điều kiện này được quy định khá chi tiết ở Điều 6.
Điều 6: Trường hợp có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
* Bên B không đủ khả năng thực hiện nghĩa vụ hợp đồng trong vòng 3 tháng liên tục mà không có lý do chính đáng.
* Bên B chuyển hướng kinh doanh khác.
* Khi một bên đề nghị chấm dứt hợp đồng thì không quá 15 ngày kể từ ngày thông báo hai bên sẽ tiến hành thảo luận và tiến hành thanh lý hợp đồng.
* Nghĩa vụ của đại lý khi chấm dứt hợp đồng: Sau khi thông báo chấm dứt hợp đồng này được gửi đi vì bất cứ lý do nào đó bên đại lý phải ngay lập tức:
- Ngừng tiếp tục xưng là đại lý của Công ty Xuân Hoà và không được sử dụng nhãn hiệu thương mại, tên thương mại hay các tài liệu liên quan của Công ty Xuân Hoà vào mục đích kinh doanh thương mại.
- Hoàn trả cho Công ty Xuân Hoà tất cả các tài liệu về bán hàng hay các tài liệu có liên quan đến sản phẩm do Công ty Xuân Hoà cung cấp như: Hợp đồng Đại lý, giấy chứng nhận đại lý,... mà bên đại lý đang giữ. Thanh toán hết toàn bộ công nợ.
- Theo yêu cầu Công ty Xuân Hoà trong vòng 30 ngày sau khi gửi thông báo Đại lý phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ quy định trên.
Điều kiện này dường như hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng của bên B, tuy nhiên theo quy định trong các khoản này Công ty Xuân Hoà cũng đưa ra các điều kiện nhằm loại bỏ những đại lý làm ăn kém hiệu quả đồng thời tránh gây hậu quả xấu cho uy tín của Công ty.
Quảng cáo, bảo hành, sửa chữa, giao nhận hoặc các hợp đồng khác phát sinh ngoài hợp đồng sẽ được lập thành phụ lục riêng như được coi là một phần của hợp đồng này.
Hiện nay phụ lục hợp đồng được coi là một phần rất quan trọng của hợp đồng. Thông thường phụ lục hợp đồng chỉnh về giá cả khi có sự thay đổi từ phía Công ty, hay số lượng hàng của bên B lấy. Khi đó hai bên sẽ đứng ra lập phụ lục hợp đồng.
Điều 8: Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng:
* Hai bên chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề gì bất lợi phát sinh, các bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và chủ động giải quyết trên cơ sở thương lượng đảm bảo hai bên cùng có lợi.
* Trường hợp tranh chấp không giải quyết được thì hai bên thống nhất sẽ khiếu nại tới Toà án kinh tế Thành Phố Hà Nội là cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Chi phi điều tra, xác minh, lệ phí do bên có lỗi chịu.
* Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
Nguyên tắc giải quyết tranh chấp đầu tiên vẫn là sự thoả thuận của hai bên. Khi có tranh chấp sảy ra hai bên cùng nhau tìm cách tháo gỡ, giải quyết vấn đề. Tuy nhiên hai bên chưa biết tận dụng các ưu thế của trọng tài thương mại. Chính vì lẽ đó mà sau khi không giải quyết được mâu thuẫn các bên đã đưa nhau ra tào án. Điều này là hết sức bất lợi cho việc kinh doanh thì hai bên sẽ ở vào thế đối đầu. Điều này có hại cho cả hai bên vì họ sẽ không còn mặn mà hợp tác với nhau nữa.
2.4. Quy định về khen thưởng và xử lý vi phạm
2.4.1. Khen thưởng
Khen thưởng bằng tiền mặt hoặc bằng hiện vật. Hàng năm (tính theo năm dương lịch), theo phân loại của Công ty, các đại lý thực hiện tốt các điều khoản ghi trong hợp đồng và quy chế đại lý của Công ty cùng với số lượng bán ra đạt yêu cầu
bằng hiện vật nhân dịp thanh lý hợp đồng cũ và giao kết hợp đồng mới hàng năm. Ngoài ra để động viên, khuyến khích các đại lý có thành tích tiêu thụ cao thực hiện tốt hợp đồng đại lý, Công ty tiến hàng xét thưởng các đại lý đặc biệt xuất