II. Thực tế công tác hạch toán tiền lơngvà các khoản trích theo lơng tại Công ty Cổ phần đầu t phát triển nhà và XâY DựNG
3. Hạch toán tổng hợp tiền lơng.
3.1. Quy trình thanh quyết toán lơng
Bảng chấm công là cơ sở để tính lơng.
Bộ phận kế toán lập bảng lơng trên có cơ sở bảng chấm công và quyết định mức lơng sản xuất của công ty, các đơn vị thành viên, bàn quản lý các dự án, xác nhận và gửi về phòng Tài chính- lao động tiền lơng và trình ban Giám đốc công ty phê duyệt.
Hạch toán tiền lơng theo thời gian đợc tiến hành cho khối cơ quan đoàn thể của công ty. Nói cách khác, đối tợng áp dụng hình thức trả lơng theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng ban văn phòng công ty và công nhân ở các đội.
ở mỗi bộ phận văn phòng, các phòng ban có ngời theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên và ghi vào bảng chấm công .
ở mỗi đội xây dựng có sự phân chia nhóm công nhân làm việc theo yêu cầu của từng công việc cụ thể đợc công ty giao ở từng công trình. Một nhóm cử ra một ngời lập bảng chấm công và theo dõi ngày làm việc thực tế của các thành viên trong nhóm.
Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng ngời trong danh sách theo dõi trên bảng chấm công, ngời phụ trách việc chấm công đánh dấu lên bảng chám công ghi nhận thời gian làm việc của từng ngời trong ngày tơng ứng từ cột 1- cột 31. Bảng chấm công đợc công khai cho mọi ngời biết và ngời chấm công là ngời chịu trách nhiệm về sự chính xác của bảng chấm công.
căn cứ tính lơng, tính thởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty. Bảng chấm công ở các nhóm thuộc các đội ở các công trình đợc theo dõi cũng theo tháng những ở các công trình đợc theo dõi cũng theo tháng nhng phải đến khi hoàn thành công việc đợc giao thì Bảng chấm công mới đợc tập hợp để tính ngày lao động của từng ngời. Số tiền lơng khoán sau đó sẽ đợc chia cho mọi ngời căn cứ vào số ngày công thực tế của mỗi công nhân thể hiện trên Bảng chấm công.
Bộ phận nhân viên hởng lơng khoán công việc thì mức lơng khoán đã đợc tính cho tháng làm việc nên công ty không theo dõi thời gian sử dụng lao động của số nhân viên này.
Nếu trờng hợp cán bộ công nhân viên chỉ làm một phần thời gian lao động trong ngày, vì lí do nào đó vắng mặt trong thời gian làm việc của ngời đó để xem xét tính công ngày đó cho họ là 1 hay 1/2 hay là 0.
Nếu cán bộ công nhân viên nghỉ việc do ốm đau, thai sản, phải có các chứng từ nghỉ việc của cơ quan y tế, bệnh viện cấp và đợc ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định nh ốm “Ô”, con ốm “CÔ”, thai sản “TS”.Trờng hợp nghỉ phép “ P” thì ở công ty chỉ cần công nhân viên có báo trớc cho ngời chấm công thì ngày nghỉ của họ đợc ghi là “P”.
Ví dụ: Trên bảng chấm công tháng 1/2006 của khối văn phòng công ty ngày 14 ghi công nghỉ “Ô/2” của chị Trần Thị Tần có chứng từ kèm theo là giấy khám bệnh của bệnh viện nh sau:
Bệnh viện Bạch Mai Phiếu khám bệnh
Họ và tên: Trần Thị Tần Tuổi: 48
Địa chỉ: Phòng KTKH- Công ty CP đầu t phát triển nhà và xây dựng Hà Nội. Khoa khám bệnh: Ngoại Chẩn đoán: Cúm Ngày 14 tháng 1 năm 2006 Bác sỹ Bệnh nhân (ký) (ký)
Các cột “quy đổi” gồm 3 cột lơng- lơng 100%- nghỉ không lơng tuy có đ- ợc thể hiện trên Bảng chấm công nhng ngời phụ trách chấm công không có trách nhiệm phải ghi chép vào các cột này. Chỉ khi tính lơng, các Bảng chấm công mới đợc quy đổi ra thành số ngày tính lơng thực tế, sốngày nghỉ tính lơng theo chế độ 100% lơng cơ bản, số ngày nghỉ không đợc tính lơng cho mỗi ngời lao động ứng với mỗi dòng trên bảng chấm công.
- Thời gian thanh quyết toán lơng: Tiền lơng hàng tháng của ngời lao động sẽ đợc thanh toán làm 2 đợt:
+ Thanh toán lơng đợt 1: vào ngày 10 hàng tháng.
+ Thanh quyết toán lơng đợt 2: vào ngày cuối cùng của tháng đó.
Sau đây là “Bảng chấm công” và “Bảng thanh toán lơng” tháng 1/2006 của Công ty cổ phần đầu t phát triển nhà và xây dựng Hà Nội (bảng 3 và bảng 4)
Chế độ lơng của công ty rất linh hoạt nhng cũng tơng đối phức tạp.
Hệ số lơng của cán bộ công nhân viên công ty thì do Giám đốc công ty quyết định nhng nếu cán bộ nào từ cơ quan khác chuyển sang thì trên bảng lơng ghi hệ số lơng do
Công ty cổ phần đầu t phát triển nhà và xây dựng Hà Nội quy định nhng thực chất lơng cơ bản của ngời đó lại đợc tính theo hệ số lơng từ đơn vị trớc mang sang.
Anh Học là nhân viên chuyển từ cơ quan khác sang, ở đó anh có hệ số l- ơng là 2,96. Nhng sang đây, vì là Trởng phòng KTKH nên anh Học có hệ số lơng là 2 theo quy định của công ty. Do đó lơng của anh Học đợc tính nh sau:
Lơng cơ bản = 2,96 x 350.000 = 1.036.000
Vì là Trởng phòng nên mức lơng tối thiểu của anh Học là: 400.000đ, phụ cấp là 2,8.
Do đó lơng thời gian của anh Học đợc hởng nh sau: 2 x 400.000 x ( 1 + 2,8) x 24 = 3.640.000
24
BHXH: 5 x 1.036.000 = 51.800 BHYT: 1 x 1.036.000 = 10.360 Tiền lơng anh Học thực lĩnh là: 3.577.840
Qua cách tính lơng của anh Nguyễn Đức Học ta thấy lơng cơ bản để tính BHXH, BHYT và lơng cơ bản để tính tổng thu nhập sẽ tính khác nhau
. Đối với ngời lao động ở các đội xây dựng của công ty, công ty giao khoán quỹ lơng cho các đội vì vậy chứng từ hạch toán kết quả lao động của bộ phận này là Hợp đồng làm khoán và biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
Tháng 7/2005 công ty giao khoán cho đội xây dựng số 1 trực thuộc công ty ở công trình: San lấp mặt bằng khu vực D3- Tây Hồ- Hà Nội. Giữa công ty và đội ký hợp đồng làm khoán. Khi hoàn thành phần việc đợc giao, đội xây dựng số 1 và công ty lập biên bản nghiệm thu kỹ thuật cho phần việc đã hoàn tất.
Hợp đồng làm khoán hạng mục (cổng, tờng rào) ở công trình “Hạ tầng khu D3- Tây Hồ- Hà Nội” và biên bản nghiệm thu kỹ thuật đã công nhân chất lợng công việc đội xây dựng số 1 hoàn thành, vì vậy số tiền hợp đồng làm khoán sẽ đợc công ty thanh toán và là quỹ lơng khoán tháng 7/2005 của công ty giao cho đội.
Còn lại đối với nhân viên giao khoán lơng (ví dụ: bảo vệ: 800.000đ) thì chứng từ ban đầu để hạch toán kết quả lao động là hợp đồng nhân công, hợp đồng này là bản ký kết giữa ngời giao khoán và ngời nhận khoán về công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho ngời nhận khoán.
Ví dụ: Công ty ký hợp đồng nhân công giao khoán do Vũ Tuấn Long bảo vệ: 800.000đ/ tháng.
Hàng tháng, căn cứ vào số tiền ghi trong hợp đồng này, kế toán lơng tính trả lơng tháng cho anh Vũ Tuấn Long: 800.000đ.
Công ty cổ phần đầu t phát triển Nhà và xây dựng Hà Nội
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Hợp đồng nhân công
Hôm nay ngày 1 tháng 12 năm 2005
Chúng tôi gồm:
1. Nguyễn Hữu Long- Giám đốc công ty cổ phần đầu t phát triển nhà và xây dựn nhà Hà Nội (bên A).
2. Vũ Tuấn Long- Ngời lao động (bên B)
Hai bên cùng nhau ký kết hợp đồng vơi nội dung sau:
Điều I: Trách nhiệm bên B:
- Chịu trách nhiệm về an ninh tại trụ sở công ty ( Số 29, khu H, tổ 75, Ph- ơng Mai, Đống Đa, Hà Nội.
- Chấp hành nội quy và quy định chung của công ty.
Điều II: Trách nhiệm bên A:
- Trả lơng tháng đúng thời hạn (vào cuối tháng_. - Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân viên.
Điều III: Số tiền khoán: 800.000đ/ tháng.
Bên giao việc A Bên nhận việc B
(ký tên) (ký tên)
a. Các khoản khấu trừ tiền lơng
- Phí công đoàn:
Phí công đoàn = 1% x (Lơng cơ bản + Trách nhiệm + Chức vụ + Tiền ăn) - Đoàn phí:
- Đảng phí: Hiện nay đợc tính nh sau:
Đảng phí = 1% x (Lơng cơ bản + Trách nhiệm + Chức vụ + Tiền ăn) - Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế
+ BHXH: 20% x Lơng cơ bản. Trong đó:
Trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty: 15% x lơng cơ bản Trừ vào lơng của ngời lao động: 5% x lơng cơ bản
+ BHYT: 3% x Lơng cơ bản. Trong đó:
Trích vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty: 2% x lơng cơ bản Trừ vào tiền lơng của ngời lao động: 1% x lơng cơ bản
- Tiền ăn: Theo quyết định của Giám đốc công ty trong từng thời kỳ. - Thuế thu nhập cá nhân: Theo quy định của Nhà nớc trong từng thời kỳ.
Từ trên 5.000.000đ đến 15.000.000đ/ngời/tháng: Thuế suất 10% Từ trên 15.000.000đ đến 25.000.00đ/ngời/tháng: Thuế suất 20% Từ trên 25.000.000đ đến 40.000.000đ/ngời/tháng: Thuế suất 30% Trên 40.000.000đ/ngời/tháng: Thuế suất 40%
- Các khoản thu nhập chịu thuế:
Thu nhập chịu thuế = Lơng cơ bản + Phụ cấp đắt đỏ + Phụ cấp (Trách nhiệm + Chức vụ + Thâm niên + Tiền ăn)
- Tiền tạm ứng
- Các khoản khấu trừ (nếu có)
b. Tổng thu nhập
- Khối văn phòng:
Lơng KH
Tổng TN = x Số công thực tế +Các khoản thởng+ Thâm niên - Tổng khấu trừ 24 ngày công
- Khối công trờng: + Lao động trực tiếp:
Lơng chính
Tổng TN = x Số công thực tế + Lơng sản xuất + Lơng phối thuộc 26 ngày công
+ Lao động gián tiếp:
Lơng KH
26 ngày công
+ Thâm niên – Tổng khấu trừ
Hàng tháng, dựa vào bảng thanh toán tiền lơng, phòng tổ chức - lao động tiền lơng lập “Bảng trích BHXH-BHYT-KPCĐ” cho cán bộ nhân viên tham gia đóng BHXH
Sau đây là Bảng trích BHXH- BHYT- KPCĐ tháng 1/ 2006 của công ty (bảng 5 và bảng 6)
Nhìn vào “Bảng trích BHCH- BHYT- KPCĐ” của khối văn phòng ta thấy l- ơng cơ bản để tính BHXH đợc tính theo mức lơng tối thiểu do công ty cổ phần đầu t phát triển nhà và xây dựng Hà Nội quy định.
Lấy chị Nguyễn Thị Phơng Loan làm ví dụ ta thấy: Chị Loan là kế toán trởng nên:
Hệ số lơng: 1,3
Mức lơng tối thiểu: 800.000đ
Lơng cơ bản của chị Loan sẽ là: 1,3 x 800.000 = 1.040.000đ - BHXH: 20% + Trích vào tổng giá thành: 15% x 1.040.000 = 156.000đ + Trừ vào thu nhập: 5% x 1.040.000 = 52.000đ + Tổng cộng: 208.000đ - BHYT: 3% +Trích vào tổng giá thành: 2% x 1.040.000 = 20.800đ +Trừ vào thu nhập: 1% x 1.040.000 = 10.400đ +Tổng cộng: 31.200đ - KPCĐ Trích vào tổng giá thành: 2% x 1.040.000 = 20.800đ
Nh vậy:
Tổng số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ của chị Loan trích vào giá thành là: 197.600đ
Chị Loan chỉ phải khấu trừ vào lơng: 62.400đ Những ngời khác cũng tính tơng tự.