II/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định
2.2/ Một số ý kiến đề xuất
Sau quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thơng mại Vạn An , qua những nhận xét đánh giá về u nhợc điểm đã chỉ ra, em thấy công tác kế toán và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty là tơng đối phù hợp và khoa học. Tuy nhiên đứng trớc những yêu cầu mới và ngày càng đa dạng của thực tế nền kinh tế thị tr- ờng thì yêu cầu tiếp tục và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán là rất cần thiết.
Để góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty em xin đề xuất một số ý kiến, kiến nghị sau:
2.1.1/. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Về trình tự ghi sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nhng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là
một thiếu sót cần đợc khắc phục ngay. Vì sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp đợc ghi theo trình tự thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng.
Nó có tác dụng:
- Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái và các tài khoản có liên quan đã đợc lập.
- Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số liệu và ngày tháng.
- Số liệu của các chứng từ ghi sổ đợc đánh liên tục từ đầu tháng(hoặc đầu năm) đến cuối tháng( hoặc cuối năm), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ đợc tính theo ngay ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Tổng số tiền trên sổ này bằng tổng số tiền phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản). Điều này sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc chính xác hơn và nhanh hơn.
Từ những tác dụng đã nêu trên, kế toán Công ty nên đa sổ dăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán áp dụng. Vì sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một trong những mẫu sổ chính trong hình thức chứng từ ghi sổ mẫu sổ này đợc trình bày nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Tháng 5 năm 2002
Ngày, tháng Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày 1 2 3 4 28/2 001 1/2 3.325.000 28/2 002 2/2 5.278.000 28/2 003 6/2 9.760.215 … … … Tổng cộng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.2/. Bao bì luân chuyển:
Trong tháng Công ty đã thực hiện nhiều nghiệp vụ liên quan đến bao bì luân chuyển nhất là đối với các nghiệp vụ bán hàng ở tỉnh xa. Vì vậy việc đóng gói hàng hoá là rất tốn kém. Công ty có tính giá bao bì riêng nhng lại hạch toán vào chi phí bán hàng điều nay có ảnh hởng nhiều đến quá trình xác định kết quả tiêu thụ.
Để theo dõi tình hình bao bì luân chuyển kế toán sử dụng các tài khoản: TK1532: Bao bì luân chuyển.
Bên nợ: Phản ánh số bao bì luân chuyển mua vào.
Bên có: Phản ánh số bao bì luân chuyển bán ra kèm với hàng hoá. D nợ: Số bao bì còn tồn.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK1388, TK111, TK112…
Ví dụ: trong ngày 16/2 bán hàng cho siêu thị Bài Thơ - Đà Nẵng, kế toán phải đồng thời ghi trị giá bao bì tính riêng
Nợ TK1388: 872.500
Có TK1532 872.500
2.2.3/. Kế toán mở tài khoản cấp 2, cấp 3:
Công ty TNHH Thơng mại Vạn An là một Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá việc theo dõi chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong Công ty. Vì vậy kế toán công ty phải mở các tài khoản cấp 2, 3. Việc mở các tài khoản cấp 2,3 có ý nghĩa quan trọng nhất là các khoản chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Vì với đặc điểm kinh doanh của công ty là mặt hàng DD dành cho trẻ em nên viẹc bảo quản hết sức quan trọng đối vớ hàng tồn kho mà trong chi phí bán hàng thì chi phí bảo quản hàng hoá đợc ghi là TK 6412, do vậy nếu kế toán không chi tiết số
chi phí này sẽ dẫn đến việc cắt giảm chi phí bảo quản, việc này không tốt cho hàng hoá
Ví dụ: ngày18/2 chi tiền bảo quản hàng hoá kế toán phản ánh: Nợ TK 6412 3.800.000
Có TK111 3.800.000
2.2.4/Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Hiện tại, Công ty cha sử dụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này là không phù hợp với một doang nghiệp có quy mô và khối lợng giao dịch tơng đối lớn nh Công ty. Mặc dù các đối tác mua hàng của Công ty đều là khách hàng quen, có mối quan hệ lâu năm, tuy nhiên thật khó đảm bảo một cách chắc chắn rằng những khách hàng này không bị mất khả năng thanh toán. Nếu điều này xẩy ra chắc chắn hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ bị ảnh hởng.
Theo quy định của Bộ tài chính, doanh nghiệp đợc chích lập khoản dự phòng đối với khoản phải thu có chứng từ ghi nhận là khoản phải thu khó đòi nh thời gian nợ quá 2 năm, doanh nghiệp đã đòi nợ nhiều lần mà vẫn không thu đợc nợ hoặc khách hàng nợ đang trong thời gian làm thủ tục giải thể, phá sản, bỏ chốn, bị giam giữ ...
Qua thực tế tại phòng kế toán Công ty cho thấy, mặc dù kế toán có theo dõi công nợ của khách hàng nhng lại không sử dụng tài khoản 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi”. Vì vậy Công ty nên bổ xung thêm tài khoản này trong hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty để phản ánh khi có nghiệp vụ kinh tế xảy ra.
Theo em, khoản dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập, kế toán Công ty có thể dựa vào kinh nghiệm thực tế để xác định số dự phòng cần phải trích lập hoặc có thể xây dựng trên cơ sở tỷ lệ dự phòng ớc tính trên cơ sở số tiền khó đòi thực tế trong 3 hoặc 5 năm.
Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập
=
Tỷ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập
x
Doanh thu bán chịu thực tế trong năm
Nội dung tài khoản 139 và trình tự hạch toán nghiệp vụ trích lập dự phòng thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành của chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành:
Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi
D có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn
Tài khoản 139 đợc mở chi tiết theo từng đối tợng, từng khoản phải thu khó đòi mà doanh nghiệp đã lập dự phòng. Kế toán ghi:
Theo quy định hiện nay, cuối niên độ kế toán, khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí sản xuất kinh doanh:
Nợ TK 6426
Có TK 139 : Số trích lập dự phòng.
Trong niên độ kế toán sau, nếu khoản phải thu đã đợc dự phòng không thu hồi đợc đầy đủ thì sẽ đợc xử lý tổn thất khoản dự phòng đã trích lập, kế toán ghi:
Nợ TK 139 : Số nợ xử lý váo dự phòng. Nợ TK 111,112 : Số nợ đã thu hồi đợc. Nợ TK 642 : Số nợ xử lý vào chi phí.
Có TK131,1388 : Số nợ đã thanh toán và xử lý. Đồng thời ghi :
Nợ TK 004 : Số nợ khó đòi đã xử lý. Nếu thu hồi đợc nợ trớc đó đã xóa, kế toán ghi: Nợ TK 111,112
Có TK 711 Đồng thời ghi:
Có TK 004
Cuối niên độ kế toán sau, kế toán xác lập dự phòng mới:
+ Nếu dự phòng mới lơn hơn số dự phòng đã lập ở niên độ trớc thì kế toán sẽ trích lập thêm:
Nợ TK 642(6426)
Có TK 139 : Số dự phòng trích lập thêm.
+ Nếu dự phòng mới nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập ở niên độ trớc hiện còn thì ghi giảm chi phí số hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 139
Có TK 642(6426) : Số hoàn nhập dự phòng.
2.2.5/Hoàn thiện về tài khoản sử dụng.
Vì là một doanh nghiệp kinh doanh thơng mại hoạt động chủ yếu là mua bán hàng hóa nên để khuyến khích u đãi đối với khách mua hàng và thanh toán tiền hàng nhằm giữ đợc bạn hàng lâu dài và tăng nhanh vòng quay của vốn hạn chế số vốn bị chiếm dụng, Công ty có thể giảm giá hàng bán cho khách hàng mua với khối lợng lớn và thanh toán tiền nhanh. Vậy kế toán Công ty nên mở thêm tài khoản 521 “Chiết khấu thơng mại” và hạch toán vào tài khoản này. Tài khoản này làm giảm doanh thu bán hàng của Công ty.
Mặt khác để đảm bảo tính trung thực, khách quan của doanh thu bán hàng trong kỳ thì theo chuẩn mực kế toán số 14 (Theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ban hành ngày 31/12/2003 của Bộ trởng, Bộ tài chính) quy định :
Doanh thu đợc xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc sau khi trừ đi các khoản: Chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Trong đó quy định:
Chiết khấu thơng mại là khoản doanh nghiệp đã giảm giá cho khách hàng mua hàng với khối lợng lớn.
Việc hạch toán các khoản chiết khấu thơng mại đợc tiến hành theo chuẩn mực nh sau:
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến chiết khấu thơng mại, kế toán ghi:
Nợ TK 521 : Khoản chiết khấu thơng mại cha có thuế GTGT. Nợ TK 3331(33311) : Thuế GTGT đầu ra.
Có TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán.
Cuối kỳ tập hợp tất cả các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng bán trong kỳ, kế toán kết chuyển sang TK511 để hạch toán giảm doanh thu bán hàng trong kỳ.
Nợ TK 511 Có TK 521
2.2.6/ Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng:
Một trong những vấn đề quan trọng nhất trong kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là lạ chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
- Đối với chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: Chi phí bán hàng phân bổ theo hàng i = Chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng doanh thu * Doanh thu bán hàng i
- Đối với chi phí quản lý có thể phân bổ tơng tự:
Chi phí QLDN phân bổ theo hàng i = Chi phí QLDN cần phân bổ Tổng doanh thu * Doanh thu bán hàng i
Kết luận
Tiêu thụ hàng hoá có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại. Một chính sách tiêu thụ lành mạnh, hợp lý sẽ là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Gắn liền với hoạt động tiêu thụ thì công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh đóng một vai trò hết sức quan trọng. Đây là một công việc phức tạp và lâu dài.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thơng mại Vạn An em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Trên cơ sở thực tế tại Công ty và từ những lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ những tồn tại trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Các nhậ xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của Công ty.
Thời gian thực tâp tại Công ty, em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề “ Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thơng mại Vạn An”. Tuy vậy bài viết này không chánh khỏi sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề. Em rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của thầy cô và cán bộ trong Công ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn: GVC. Đào Bá Thụ cùng các anh chị phòng kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này./.
Tài liệu tham khảo
+ Kế toán tài chính doanh nghiệp - Viện Đại Học Mở Hà Nội. Chủ biên: PTS. Phan Trọng Phức - PTS. Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản tài chính 1999
+ Tài chính doanh nghiệp.
Chủ biên: TS. Nguyễn Văn Công - Nhà xuất bản tài chính 2004 +201 Sơ đồ kế toán Doanh nghiệp
chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công nhà xuất bản tài chính năm 2003
Mục lục
Lời nói đầu ... .1…
Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mai...…………..3
I. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thơng mại có ảnh hởng đến hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ hàng hóa ...…………..3
1.1/ Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thơng mại...3
1.2/ ý nghĩa của tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại ...……...4
1.3/. Vị trí của tiêu thụ, kết qủa và nhiệm vụ hạch toán ... ..5…
1.4/ Các phơng thức tiêu thụ hàng hóa ...6
1.4.1/ Các phơng thức bán buôn ...7
1.4.2/ Các phơng thức bán lẻ ...8
1.4.3/Gửi hàng đại lý và nhận bán hàng đại lý ...9
1.5/Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại ....10
II/ Các phơng pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ ...11
2.1. Phơng pháp giá bình quân . ...12…
2.3. Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO) ...14
2.4. Phơng pháp trực tiếp ……...14
2.5. Phơng pháp giá hạch toán ...……..14
III. Hạch toán tiêu thụ hàng hóa theo các phơng thức tiêu thụ ...15
1/ Chứng từ, thủ tục bán hàng ...15
2/ Tài khoản sử dụng ...15
3/ Phơng pháp hạch toán tổng hợp ...18
a. Hạch toán bán hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ...18
b. Hạch toán bán hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ ...22
IV. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu ...23
4.1/ Hạch toán doanh thu bán hàng .... ...… …... 23
4.2/ Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu ...…...24
V. Hạch toán chiết khấu bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh ...….....26
5.1/ Hạch toán chiết khấu bán hàng ... ...27…
5.2/ Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp …....28
5.3/ Kế toán xác định kết qủa kinh doanh ...34
4/ Sổ sách kế toán sử dụng trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa tiêu thụ ...36
Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thơng Mại Vạn An ...38
I. Đặc điểm kế toán và bộ máy quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Thơng mại Vạn An ...38
1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ...38
1.2/ Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ...39
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Th- ơng mại Vạn An ...41
2.1/ Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty... ...41
III. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thơng mại Vạn
An ...44
3.1/ Tiêu thụ hàng hoá theo phơng thức bán buôn...45
3.2/ Kế toán doanh thu tiêu thụ...55
3.3/ Kế toán giá vốn hàng bán...58
IV/ Hạch toán kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Thơng Mại Vạn An....60